机电协会十月活动总结书.doc

机电工程协会十月活动总结书日期：2011年10月 办公室：总结书协会招新活动结束后，为了让会员更加了解我们协会的性质以及日后活动的安排情况。协会特在十月十五日下午四点召开了第二十四届会员动员大会。同时在会员大会结束后进行干事选拔，为我们协会注入新鲜血液。为了让干事更加了解日后自己部门职责，以及充分调动他们的工作积极性，于是协会在二十二号早上十点召开了机电协会第一次干部干事培训大会。旨在让干事熟悉自己的工作以及加强协会内部团结，利于日后活动安排等。一、与会人员：机械工程学院党总支副书记杨长牛、钟晓峰、协会指导老师谭力源、机电协会24届全体会员以及协会各级干部。二、活动前期安排：1、办公室：购买大会所需的一切物资以及第一次干部干事培训大会的策划和场地申请，并做好会议记录并连同科技部、宣传部、编辑部布置会场和会后收集会员和干事的意见；2、组织部：维持会场秩序，组织会员进行签到作为后期评奖的依据，以及协调其他各个部门工作；3、宣传部：负责现场黑板的布置。前期宣传工作，主要以海报和横幅为主，海报要有新颖力，力求让每个会员和干事都知道此次会员大会以及第一次干部干事培训大会的时间、地点，并能准时到场；4、专业部：策划会员大会的活动以及申请活动场地；5、科技部：连同办公室、宣传部、编辑部布置会场；6、公关部：联系其他社团拉横幅以及现场的迎宾工作；7、编辑部：负责打印干部登记表，编写以及打印邀请便签和现场拍摄工作和新闻稿的编辑等。三、会员大会活动流程：1、 嘉宾、会员依次入场就坐；2、 主持人宣布会员大会正式开始；3、 领导讲话；4、 理事会成员讲话；5、 各部门做部门介绍。各部门派一名代表上台演讲，展示自己门的风采，为会员提供一个方向，以此决定报哪个部门；6、 由会长主持现场互动环节，会员进行现场提问，由相关人员做 详细解答；7、 会长通知招干的时间、地点和其他安排；8、 活动结束后，协会所有干部负责清理会场，并及时做活动总结。四、第一次干部干事培训大会活动流程：1、由公关部组织嘉宾就坐；2、由主持人进行开场白并宣布会议开始；3、由嘉宾上台发言，我们协会的指导老师谭老师就我们学校社团的性质以及对我们机电协会的性质做了详细的阐述，并对我们协会的全体干部干事提出了希望和要求；4、由理事会成员发言，协会秘书长就我们协会的一些活动开展以及经费预算和计算的一些具体事宜做了详细的阐述，同时也明确了各个部门的日后活动安排以及对活动人员组织也做了一定的说明；5、由理事会组织各个部门干事发言；6、由理事会成员组织安排后续事宜；7、由公关部组织嘉宾有序离场，活动结束。五、活动的不足：1、活动时间安排不是很好导致在会员大会时候会员到场等待大会开始的时间过长；2、在会员大会后的招干过程中，由于前期准备不是很充分，导致在招干过程中场面有一点混乱；六、活动后期安排：1、由办公室总结活动并存档，以及活动经费的结算和收集整理会员以及干事的意见，并在下次会议中给会员做出回复；2、由编辑部写新闻稿，以及会刊的排版、制作等； 在这个月的会员大会和协会的干部干事培训大会中，我们协会表现出了很强的凝聚力，各个部门的工作都做的很到位。从而这两次活动的开展都十分的成功，这对会员日后参加我们协会活动以及干事对工作的激