前台文员工作汇总

广州市轩辕网络科技有限公司人力资源与行政部内部流程行政工作指导书目录1、 前台工作流程.12、 执行行政管理制度.23、 文档管理.24、 办公用品管理.35、 饮用水管理.36、 办公设备管理.47、 办公室日常事务管理.48、 员工活动组织.59、 其它工作.5一、 前台工作流程1. 电话转接:接听来电(您好!轩辕)询问找访谁转给相应的人(ICM-分机号-TRFR。当来电要找的人不在公司时，需要将来电人的联系方式记录在来电登记表中，并尽快通知相关人员回复。2. 电话广播功能操作：拿起话柄按ICM按“8”“0”广播内容3. 来宾接待：带来宾进等候室并询问拜访谁-通知相关人员接待（对于一些与公司确实没有业务来往或公司不想见的人员来访，应尽量打发他们。）4. 重要来宾接待：根据来宾人数准备相应的饮料（目前公司供应的是小瓶矿泉水）、水果洗好摆好，欢迎牌放于公司大门位置（大厦大堂是否需要放欢迎牌须根据实际来决定）。5. 来文（传真件）登记：在传真签收表进行登记-通知相关人员-签收6. 收件邮寄：投寄人填写好快递单，将投寄物包装好，联系速递公司在每天两个时间点：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司现使用的速递公司是顺丰快递，月结号：。电话：）二、 执行行政管理制度1. 根据平时的观察，对于执行得不好的制度加于强调。2. 每月初对上月执行制度的情况进行总结，总结中反映发现的问题及对问题进行分析。3. 每天检查员工的考勤状况：每天早上上班后，打开考勤软件，检查员工是否准时打卡上班，对于无考勤记录的人员，查问去处，记录于出勤登记表中，在09：00前提交给主管审阅。4. 每月4号下班前统计公司全体员工的出勤记录：迟到、休假、出差、加班，统计好后，制度成电子版提交给行政总监及抄送一份给财务总监。三、 文档管理1. 文档管理：一般文档一年一存档（一年一独立文件盒），重要文件如租赁合同等则随时存档（同一文件盒可以使用多年），文件盒贴好标识，方便查找。建立文件借阅一览表，对于重要的文件借阅应登记借阅表中，以保障重要文件的安全。2. 保管公司证书原件：1）ISO质量体系认证证书（中英）；2）高级项目经理证书；3）项目经理证书；4）华为网络工程师认证证书；5）ITIL认证证书。四、 办公用品管理1. 采购申请，完成办公用品，办公设备消耗的采购工作，并对采购、使用进行登记：办公用品采购：找固定的供应商，价格和服务都对公司比较有利。2. 办公用品领用：员工可以领用办公用品：1） 计算器一个（一般业务才用）2） 名片本一个（一般业务才用）3） 笔一支4） 笔记本一本5） 铅笔一支6） 胶水一瓶7） 告示贴一本以上标准随员工在公司服务时间可重复领用（计算器和名片本除外）。3. 检查办公用品库存领用登记拿领用品4. 员工领用后在“领用登记簿”上登记并签字。五、饮用水管理1.饮用水的选用：水质保证可以通过其营业执照、水质检验报告等资料来确诊。对于刚开始合作的公司，第一次试用不应签太多数量，经过使用后，在质量、服务及价格方面觉得都不错了，再签一定的数量。即使已建立了诚信的合作了，在合同签定后，也不能一 次把所有水票购买，应分期购买，用完一批再买下一批。2.饮用水订购：联系供水公司-（订水）报客户编号-报需要的数量-水到登记或付水票，现公司的饮水公司是景田饮用水，卡号：J52413。六、办公设备管理1.新购设备管理：对购买的新设备进行贴标并编号-录入设备档案。2.员工领用、借用、调用设备：在洽谈室拿相应的表格填好后，呈部门经理、行政部经理、总经理批准后，领用、借用、调用设备。单据在财务做好账后，在行政部保管，行政部根据员工领和的设备，录入员工领用设备一览表中。3.员工领用贵重设备-笔记本电脑，需与其签定设备领用责任协议书。4.设备归还：员工离职时或在职工领用新设备前，填写设备归还单，表示设备的使用权力及保管义务交还给公司。5.设备报修:报修人填写设备报修单，呈行政部经理批准后，报修设备交由公司网管或技术人员检查故障是否需要维修，检查人签名确认后，交由行政部联系维修点，当维修费用超过500元时，须呈总经理批准。6.打印机管理：公司打印机的耗材用品及配件维护由广州市凯祺办公设备公司统一管理，管理费以每次加碳粉来计算：HP1320：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张），HP2015：135元/次（加碳粉一次打印2000-2500张）。管理费每季度或每半年结算，7.复印机管理：复印机日常维护由广州金穗隆公司管理，维护费450元/元，如无特殊故障，日常维护每月上门一次。复印机碳粉也由金穗隆公司供应：250元/瓶，一般每瓶碳粉可以复印6000-8000张。七、办公室日常事务管理1.办公室绿化：绿化：寻找合适的租赁公司，租赁一定量的摆物在公司适当位置摆放，起点缀作用。现绿化月结是200元/月。2.办公室卫生：办公室日常卫生找专人负责，办公桌及垃圾每天一次，吸尘每周一、三、五，电话半个月消毒一次，玻璃一个月清洗一次。保洁费450元/月。3.名片印刷：员工详细填写名片印刷申请单，交由上级主管审批后，交到行政部，行政部再安排印刷。名片印刷20元/盒。4.协助出差人员进行订票，出差人与上级主管定好交通工具后，协助其订相应的票。八、员工活动组织1.公司组织活动、联欢：在网上寻找相关资料-找到联系方式-知会上级主管。2.根据公司的会议时间安排（一般是每年的4月和10月），完成对会议场所的订制，以及会议所需的所有资料。3.市外会议：应选交通便利、最好在公司附近的会场，会场环境好、空气流通好、设施好。4.市外会议：一般由旅行社找会场，因为不能到现场察看，所以应对会议室要标跟旅行社说清楚，必要时将这些要求写进合同中。5.会议室布置：讲台应是国际会议讲台（即台面只能放一台笔记本电脑宽站立的讲台），麦克风与音响很重要，一定要在会前试好，不管会场是否提供投影仪，都要把公司的投影仪拿到会场备用，会场座位只摆参加会议人数的座位，这样可以避免大家不愿往前坐的现象。6.如果会上陈统董事长需要发言，应将会议时间在原基本上增多半小时的时间安排。九、其他工作1.企业港澳商务报备证年审：根据上一年证书的有效期限提前一个月在广州市金盾网上进行年审。须上传到网上的材料：1）下载往来港澳商务备案申请表，并填写所需信息：如企业负责人签名和公司公章样式等；2）公司营业执照副本。需要采集的数据：上一年度地税、国税总纳税额（应提前让财务开好纳税证明）网上申请成功后，一周内将过期的报备证寄往广州市出入培管理处。年审时间：10个工作日2.陈统等港澳通告证签注，须备的证件：1） 身份证原件及复印件2） 户口本原件及复印件（非广州市户口