日常公文的工作与处理 PPT课件

日常公文的工作与处理 1 一 公文 公文是党政机关 社会团体 企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 广义 公文的指称范围包括机关 团体 企事业单位的各种文件 电报 报表 会议文件 调查资料 记录 登记表册等 狭义 范围包括通用公文和专用公文 2 公文的特点1 鲜明的政治性 2 法定的权威性 3 严密的科学性 4 体式的规范性 5 法定的程序性 3 公文的处理水平关乎一个单位的利益关乎一个单位的形象关乎一个单位的效率 4 三 公文的作用1 法规行政约束作用 2 领导指导作用 3 联系公务作用 4 宣传教育作用 5 沟通信息作用 6 依据凭证作用 5 二 日常公文的处理 制发 处理 管理 文件的制发 如文件的撰写 核稿 签发 校对 缮印 监印 封发等 收文的处理 如文件的签收 登记 分办 拟办 传阅 承办 催办等 文件的管理 如平时的归档 年终的立卷 查阅 归档等 公文处理的基本要求 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 6 二 公文的用纸 公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为210mm 297mm 公文页边与版心尺寸公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 7 8 三 公文的排版规格与装订要求 一 页边距 上 3 7cm 下 3 5cm 左 2 7cm 右2 5cm 二 纸张大小 A4纸 三 版式 距边界页脚 2 8cm 四 文档网络 每页22行 每行28个字符 字体设置 正文为仿宋 常规 3号 五 段落 行距 固定值24 5磅 段前 段后为0行 9 制版要求 版面干净 字迹清楚 尺寸标准 版心不斜 印刷要求 双面印刷 页码套正 印品均匀 字面清晰 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1 4 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 10 三 公文的基本排版格式 1 书面格式 眉首 正文 版记组成公文的要素划分为 眉首 主体 版记三部分 眉首 红头文件 首页上的红线 叫做 反线 反线以上的内容都叫做眉首 主体 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素版记 置于主题词以下的各要素 11 眉首 主体 12 主体 版记 13 2 公文中各要素标识规则眉首 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 用3号仿宋 居中排布 例如 湖医药青字 2012 1号湖医药学字 2012 1号 14 3号仿宋字体 居中排布 15 主体 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 印章等 一 公文标题红色反线下空2行 用黑体小二号字体 可分一行或多行居中排布 二 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用三号仿宋体字 回行时仍顶格 必须使用主送机关的全称 规范化简称 16 公文标题 黑体小二加粗 主送单位 正文 仿宋三号字体 17 三 公文正文 主送单位下一行 正文用三号仿宋字 每页22行 每行28个字 每自然段左空2字 回行顶格 注意事项 1 每自然段左空2字 回行顶格 2 结构层次 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 第四层为 第五层为 18 19 四 附件正文下空1行 左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 如 附件 多个附件 为附件1 附件2 注意事项 附件也为正文的一部分 20 正文下空1行 左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件内容也为正文的一部分 21 附件应与正文一起装订 并在左上角第一行顶格标识 附件 字样 附件的序号应与名称前后一致 22 五 成文时间 印章日期右空4个字 用汉字将年 月 日标全 例如 二 一二年十月一日 零 写为 印章与正文必须同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 23 24 版记 主题词 印发机关 印发日期等 1 主题词 主题词 用3号黑体字加粗 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用三号宋体字加粗 词目之间空2字 词目最多不超过5 2 印发机关 位于主题词之下 占一行位置 用三号仿宋字 印发机关左对齐 印发日期右对齐 25 黑体三号加粗 宋体三号加粗 三号仿宋字 26 3 印发