规范劳动合同管理

1/25规范劳动合同管理如何规避风险，规范劳动合同管理？有关劳动合同内容的制订，以及劳动合同的签订、续签、变更、终止、解除等的办理，法律是有明确规定和严格要求的，具体操作时需要注意防范哪些风险？又该如何合理合法规避？今天就来探讨学习一下吧，请问：1、你们公司的劳动合同是如何签订的？内容有哪些特别之处？2、在以上的劳动合同各种管理环节，你们都采取了哪些规范性的操作和必要的举措来规避风险？结合企业实际，请分享你们的经验和做法。本周仍然是针对制度规范与法律风险防范展开继续的讨论和学习，其实，定制度、防风险本来就是HR部门要做的首要、关键工作，其中，劳动合同的规范管理就是重中之中的工作，在这方面，我们投入的人力、物力和时间是不遗余力的，下面简单分享下劳动合同的过程管理。1、1、学习劳动合同法。自XX年1月1日劳动合同法颁布实施以来，公司组织HR部门和各部门负责人、公司领导参加过多次当地劳动部门组织的学习和研讨，其中了解了许多在企业实2/25际工作中违反劳动合同法的实例，同时不少企业因此被员工投诉到仲裁庭，甚至输了官司，回来后大家都写了学习心得体会，HR部门还组织了好几次各部门领导参加的关于公司相关规定与劳动合同法不完全一致的讨论，以此提升公司各管理层对劳动合同法的理解和重视，根据公司和各部门实际情况，逐渐修改各规章制度，达到制度上不违法。2、2、制订劳动合同书。HR部门建议。我们从当地劳动部门买来劳动合同书样本，复印后HR部门人手一份，各自根据劳动合同法提出自己的修改意见，然后召开部门会议，将大家的意见综合起来，HR经理根据自己的理解和公司实际情况，去除不必要的意见，形成部门修改的劳动合同书初稿。收集其他意见。HR部门将劳动部门的合同样本复印给各部门负责人，希望大家结合自己的工作实际和劳动合同法的规定，提出自己的增删意见，HR部门将大家的意见进行整理汇总。公司领导审核。将HR部门和各部门负责人的意见汇总后，召开HR部门经理、公司法律顾问、公司副总以上领导参加3/25的讨论会，经过多次反复研讨和核实后，形成公司特色的劳动合同书，保证从字面上无违反劳动合同法。3、3、签订劳动合同书。签订时间。我们一般会在员工入职后一个月内签订，一般不会入职当天就签，也不会超过一个月，一是因为员工试用期中离职率高，二是利于部门考察员工试用期表现而不会过于担心解雇。当然，五险是从入职就开始办理的。签订形式。HR部门员工关系专员将每人一式二份劳动合同准备好，公司填写的地方全都填写好，以免让员工填写时错误，只让员工在乙方姓名、日期上签名，并要求按上大拇指手印，同时给员工一份并签收。签订提醒。在劳动合同书最后有一段文字，是说员工已经全部看清并理解劳动合同书的内容和所有条款，包括主件、附件，并同意其中内容，然后再签名。合同期限。我们一般第一次签订的期限是一年，当然试用期就是一个月。4、4、变更劳动合同书。经过一定时间后，可能出现员工岗位调动、工作职责变化、薪资调整或HR部门收集到的相关意见并经公4/25司领导同意而不得不变更劳动合同内容的，我们一般会在年底或特殊时期进行修改，先与当事员工和部门负责人进行协商，说明修改的理由和事实，一般不会涉及降低员工福利待遇的修改，达成协议后以补充条款的方式附在劳动合同书后面，这样的变更涉及个别、部分或集体变更，涉及集体变更时会征询职工代表的意见。5、5、续签劳动合同书。签订形式。这其实比较简单，有两种情况，一是大多数员工岗薪不变的就打印一份劳动合同续签书就可以了；二是少数员工岗变、薪变的就在续签书上标准新岗、新薪、起止时间即可。注意事项。在续签前，HR部门需在合同到期前一个月发出劳动合同续签意见书，征询部门负责人及员工的续签意见，愿意续签就办理续签手续，如果不愿意则走辞职或劝退手续。6、6、终止劳动合同。劳动合同法第44、45条有非常明确的规定，终止劳动合同有退休、合同到期、当事双方出现意外情况或约定条件的法定条件，不受公司其他意愿而左右，我们目前只有到期、退休、员工工作或死亡三种情况，一般给予5/25员工终止劳动合同证明书并签收即可。7、7、解除劳动合同。依法解除。按照劳动合同法的规定，劳动合同的解除有协商和单方面解除，相关的法律规定都十分详细，用人单位没有随意发挥的权限。尤其要注意的，提前通知、工伤或女职工等其他不可解除劳动合同的条件，如果违法劳动合同，其承担的代价或公司受到的影响将是非常大的，同样，解除劳动合同证明书需要员工签收。其他解除。公司如果裁员或因员工业绩不好而证据不是太充分的情况下，公司想解除与员工的劳动合同；或者员工自己认为在公司的发展前景不好，而找到更好后路或想离开公司。这时，员工与公司都可以坐下来协商解除劳动合同，并就一些补偿事宜达成一致，以免引起不必要的纠纷，毕竟和谐劳动是和谐社会的一部分啊。8、8、保存劳动合同。公司将劳动合同书、终止证明、解除证明、员工离职证明、补充协议、培训协议、保密协议、竞业禁止协议、续签协议等与劳动合同相关的材料全部归入员工个人档案中，并保存至员工离职后2年，任何人借阅必须经相关领导审批，并只能在指定地点进行看阅，且不得拍照、6/25复印等，期间如果员工主动来调档案，则按档案调转流程实施，如果过期就会按照规定由相关领导审批后，相关人员共同监督着销毁。9、9、协商沟通是关键。劳动合同的法律规定无疑将越来越细致和规范，各用人单位在劳动合同管理方面将不得不更加受到约束，劳动合同的管理涉及面很广，难以穷尽叙述。如何减少或规避公司因劳动合同问题带来的法律风险才是HR部门要重点注意的，面对种种复杂的劳动合同问题，要将风险控制在不暴发的状态，唯一而十分有效的就是“加强有效协商和沟通”。一般而言，员工在公司工作过一段时间，只要不是受到特别不公、特别窝火的待遇，员工多少都会对公司有点感情的，即使遇到公司在劳动合同方面有些违法的事情时，如果其直接上级、部门负责人或HR者及时介入，礼貌的会见员工，同时表达出因为公司管理不完善给他带来的麻烦表示道歉，公司愿意进行沟通协商处理，请不要急躁，公司会认真负责的解决好。如果遇到员工非得要走上仲裁或诉讼的渠道，也可以讲明这段时间、所耗精力、精神伤害等，最终也不一定能得到那么多的回报，为了一口气或什么的，那么费时、费力不值得，最终对公司和员工本人都是两败俱伤的事，公司经济和名声受损，员工时7/25间、精力、精神和在行业的名声也受到一定的影响。如果本着协商，相互都让一步的角度来处理所有的问题，是不是会好很多，同事不再做、友谊可保持啊。总之，及时、充分发挥沟通协商的作用，劳动合同问题基本都可以得到较好的化解和处理，从而为公司达到“规避风险，规范劳动合同管理”的目的。1、公司关于劳动合同管理的规定一、人力资源部代表公司与员工在规定时间内签署劳动合同；二、正式劳动合同期限为一至三年；三、试用期内双方均可提出解约,除违反国家法律或公司纪律外,双方不承担违约责任。四、劳动合同续签。双方于劳动合同期满前一个月进行劳动合同续签的商议,经批准后,办理劳动合同续签的手续。2、特别之处目前公司的合同期限均为3年，所有员工的劳动合同中的试用期均为4个月，而非3个月，这样可以提前考核，避免之前讨论的试用期延长状况的发生。实际操作中可以适当调整试用期的约定时长，为公司加强试用期管理和考核提供支持。3、风险规避8/251）关于合同签订的时限问题必须要在入职一个月之内签订书面劳动合同，否则面临双倍工资、无固定期限劳动合同等方面的法律风险；2）合同期限和试用期的约定必须在法律规定范围之内进行试用期的约定，具体参考劳动合同法第十九条。此处切记不能签订仅约定试用期的劳动合同；3）关于合同中工作地点的内容一些公司可能会在省内或市内有多个办公地点或办事机构，在这种情况下，可以约定工作地点为一个省或某一城市，而非具体至其入职时的某一个行政区域，这样对于存在上述经营管理需要的公司在施行内部人员调配的时候能够很好的起到风险规避的目的；4）劳动合同续签征询的时限控制至少提前一个月进行征询和通知，同时也要在一个月之内完成合同的续签。另，由于目前所在城市要求劳动合同签署后以及合同条款变化时均需要到劳动保障部门进行鉴证，因此，在出现降职降薪情形时务必进行合同变更的手续。1、你们公司的劳动合同是如何签订的？内容有哪些特别之处？我们公司关于劳动合同的规定：一、合同分类9/25员工合同分为劳动合同、试用期合同、保密协议、竞业限制协议、培训协议。二、合同期限按公司规定新入职人员均签署12年固定期限劳动合同，试用期为12个月。三、合同签订程序公司在聘用员工时，要求被聘用员工出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳动关系的其它凭证，经证实确与其他用人单位没有劳动关系后，方可订立劳动合同，或另行签订试用期合同。员工进入公司报到之日起接受岗前培训，了解和认可公司的劳动合同条款及岗位职务说明书确定的职责，确定合同期限，员工与公司双方可签定劳动合同。公司出资培训招聘的人员，已经按有关规定与公司签订了专项协议书，在与公司订立劳动合同时，合同期不得短于服务合同或协议尚未履行的期限。在合同履行过程中，公司对出资培训的员工应按规定计算培训服务期；若培训服务期超过劳动合同期限，应延长劳动合同期限至培训服务期满。四、合同变更由于签定合同时所依据的客观情况发生重大变化或机构调整等原因，致使原合同无法履行的，经双方协10/25商同意，可以变更原合同的相关条款。五、合同续签合同期限届满，劳动关系即告终止。公司与员工双方经协商同意可以续订合同。公司与员工在原合同期满前30天向对方表示续订意向。六、合同解除、终止有下列情形之一，公司可以随时解除合同，而无须向员工支付赔偿：1、试用期内，员工被证明不符合录用条件的；2、员工严重违反劳动纪律或公司规定的各项规章制度的；3、员工严重失职、营私舞弊，对公司利益造成重大损失的；4、员工泄露公司商业秘密，给公司造成严重损失的；5、员工被司法机关追究刑事责任的；6、提交任何虚假资料欺骗公司的；7、员工未办理离职手续，不辞而别的；8、全年累计旷工达20日以上者；9、迟到或早退当月累计10次者，全年累计30次者；10、全年累计受2次记大过处分者。11/25有下列情形之一，员工可以随时解除合同，而无须向公司支付赔偿：1、在试用期内；2、公司以侵害员工合法人身权利手段强迫劳动的；3、公司不能按照合同规定支付劳动报酬或者提供劳动条件的。有下列情形之一，公司可以解除合同，但应提前30日以书面形式通知员工本人：1、员工患病或非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事公司另行安排的工作的；2、劳动合同订立时依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经当事人协商不能就变更劳动合同达成协议的；3、公司频临破产进行法定整顿期间，或者生产经营发生严重困难，征求过职工代表会等组织或员工意见的。有下列情形之一，劳动合同终止：1、劳动合同期限已满的；2、员工死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；3、公司被依法宣告破产的；12/254、公司被吊销营业执照，责令关闭、撤销或公司决定提前解散的；5、法律、行政法规规定的其他情形。七、员工提出解除劳动合同提出离职的员工，应提前30天向所在部门递交员工离职申请表，部门总经理签署意见后，交人力资源部，人力资源部安排与离职员工进行面谈，并作出回复。部门经理以下的员工离职，由人力资源经理或其指定的专门人员，负责与员工进行面谈，报人力资源经理或主管副总经理决定；部门经理以上职级的员工离职，由人力资源经理或直接主管进行面谈，报公司总经理决定。员工申请离职批准后，在规定时间内持离职交接表到各有关部门办理交接手续，并经各有关部门负责人签字证明完成交接清理手续，人力资源部核实批准。离职者持经签批的员工离职申请表和劳动合同，到人力资源部办理解除合同、人事档案关系和社会保险关系转移手续。并由人力资源部开具解除劳动合同通知书，由人力资源部和离职者各执一份。八、劳动争议的受理和调节劳动过程中的任何劳动纠纷，员工可通过申诉程序向上级负责人或人力资源部申诉，公司不能解决时可13/25向市劳动和社会保障局仲裁机构申请仲裁。2、在以上的劳动合同各种管理环节，你们都采取了哪些规范性的操作和必要的举措来规避风险？1、不可以与员工单独约定试用期合同，这点违法，但目前情况试用期员工流动率太大，如果试用期与员工签定正式劳动合同，办理保险，会有很多徒劳的工作，只增加工作量，没有什么作用。好在公司员工的试用期大部分都是一个月，而且员工主动上保险的意识不强，所以目前试用期合同没有出现投诉。2、公司有一部分员工不想办保险的，公司与其签定了劳务合同，严格的说无效，但在发生仲裁时有一定的作用，比如：劳动法规定，录用员工30天内未与员工签定合同的，按工资额给予双倍补偿，如果签定了劳务合同，可以免去这部分补偿。3、虽然规定了,保密协议、竞业限制协议、培训协议但未执行，尤其是竞业限制协议，即使签了，公司也未打算支付协议期的工资，需要加强领导的法律意识。4、管理制度里未提及无固定期合同，原则上公司不与员工签定无固定期合同。即使员工第三次签合同，公司也按固定期合同办理。存在风险，但问题不大，没有员工纠结这方面的事情。14/25劳动合同的签订，首先是要确认劳动合同的内容及条款是否合法，签订年限、约定试用期限、约定工资、工作时间、工作地点、工作内容、工资发放时间等是否符合国家要求。为了避免劳动合同内容的合法性与员工有争议，我们公司都是从劳动局购买劳动合同，劳动局的合同在内容上都是大同小意，如果企业还有保密协议及竞业协议的，就作为劳动合同的附件使用，与劳动合同同等使用，也具同等法律效力。1、初次签订劳动合同，员工办理入职时签订或是员工入职后一个月内签订，总之劳动合同签订不能超过一个月还未执行，否则就得向员工支付2倍工资。为了避免漏签劳动合同之现象，我们公司在办理员工入职培训时，就签订劳动合同，这样操作会有个别员工入职后自离现象，浪费劳动合同及HR人员工作量，但还是保险一点，HR主管/经理在签核人事申请表时就可以检查是否有签订劳动合同。2、劳动合同签订年限，初次签订劳动合同为三年，劳动合同上约定试用期六个月，劳动合同上的工资为基本工资，也就是不含津贴及加班费用工资，而面试时约定的结合工资，则在工资核定表中全部列清楚，如：基本工资+绩效工资+全勤奖+岗位津贴+周末加班费+平日15/25加班费+住宿补贴+伙食补贴等项目，而且由员工本人签名确认。3、劳动合同订签内容，直接用劳动局印刷的劳动合同，内容条款是合法，而且也不会有问题。在劳动合同空格处填写好所在部门、职务、工作内容、工作地点、工作时间为五天八小时、工资为计时工资，起初工资为基本工资，工资发放时间。4、第二次续签，劳动合同到期后续签，续签劳动合同期限为五年，无试用期，所有续签之劳动合同HR都会提前一个发出书面劳动合同到期通知书至部门，由部门转给员工本人，如果企业不再与员工续签将发出劳动合同终止通知书，员工填写离职申请书劳动合同到期，待员工到期后办理离职手续，公司按国家法律法规支付经常补偿金。在同等薪资福利待遇下，如果员工不再与公司续签的，同样填写离职申请书，但对于员工不续签的，是无补偿。5、第三次续签劳动合同，企业必须签订无固定期限劳动合同，虽说是无固定期限，也不代表就是铁饭碗。如果员工不能胜任岗位的工作，企业只要提供足够的证明依据，仍然可以解除劳动合同。但是法律规定签订无固定期限劳动合同，是让企业不能随便解决劳动合同，给员工在就业方便有保障16/25劳动合同的签订及规避风险的具体作法：1、一个月之内签订劳动合同新员工入职一个月之内签订劳动合同，防止一个月后签订出现双倍工资的风险。劳动合同当面签字，防止有些员工让他人代签的形象发生。如有员工想回去先看完合同，再签字，也允许，不过签名还是必须当面签字为准。2、合同期限及试用期限基本采用固定期限合同，合同期限多数采用3+7的形式，即首次签订为3年，第二次续签为7年。积少数技术研发岗位采用的4+6或者5+5的形式。试用期限一般合同上标明是6个月。3、工作地点及任职岗位公司员工大多在厦门上班，但偶尔也有外派福州、泉州工作情况。所以劳动合同的工作地点一般填写“福建省”，防止人员调动引起的地点发生变更，不去报到形象。任职岗位都按照岗位说明书的职位名称与条件进行填写。4、谨慎填写试用期工资试用期工资填写最低工资吧，有试用期工资低于转正工资80%的风险。试用期工资填写实际工资吧，社保的缴纳标准又以最低工资标准为基数，也有风险。最终17/25还是以实际工资填写风险较小。目前也正在商议社保缴纳标准以实际工资标准更为合理。5、慎重填写支付工资的日期对于工资支付日期，根据本企业的人员结构及数量，合理预算一个合适的日期，在此日期之前确保工资的及时支付。防止出现拖欠工资的现象发生。6、合理追加劳动合同附件约定对于劳动合同附件其他约定，如员工手册的遵守、技术发明声明、培训费用等1）.乙方必须严格遵守甲方公司的各项规章制度和员工手册。2）.乙方应服从公司的安排在规定的场所工作。3）.乙方在合同期内，属其岗位职务行为或主要利用甲方的物质技术条件所产生的所有专利、版权和其他知识产权归甲方所有，乙方无权进行商业性开发。4）.乙方因自身原因如不能胜任本岗位工作，个人品质，身体状况，团队精神，职业操守等方面在不能适应甲方工作要求或在合同期间乙方恶意串通，跳槽等给甲方造成经营及危害的甲方有权解除劳动合同并提出赔偿要求。5）.双方签订本合同后，乙方不得在合同期内18/25再受聘其他任何单位从事与甲方相同或类似或有竞争冲突的业务工作。6）.乙方对在合同期间得到的有关甲方及其关联公司的情报、信息等商业秘密进行保密，不得将其泄露给任何第三者。甲方定期每月以工资支付乙方保密费。乙方违反保密义务则被视为严重违反本合同，并认为有足够的理由被辞退。此种保密义务在本合同终止或期满后的任何时间对乙方仍有约束力。7）.甲方为乙方支付培训费进行的专项培训，并约定服务期限为三年。若乙方违反服务期限约定的，应当按照发生培训费用和服务期限比例向甲方支付违约金。8）.商业秘密和竞业限制、专项培训只在主合同中做原则约定，另行签订协议处理。7、给员工的合同，及时签收为证劳动合同双方盖章签好之后，公司必须要给员工一份劳动合同。这个同时做好签收证明，公司已经送达员工签收。防止员工合同丢失，归咎公司没有给其合同。8、每月定期整理劳动合同花名册，及时通知续签合同每个月定期整理，劳动合同花名册，合同到期的是否需要续签、或者不再履行合同。对于续签合同的及时做好通知。不再续签的，做好终止合同、补偿金的手续。19/259、劳动合同终止，及时出具解除劳动合同证明对于各种原因劳动合同终止的，及时去劳动局备案，终止劳动关系。并为离职员工开具离职证明。一、劳动合同签订：1、签订劳动合同的时间：必须在员工入职一个月内签订劳动合同。2、劳动合同的内容：必须具备劳动合同法中要求的内容。用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。同时，劳动合同的内容要与当初与员工约定的20/25内容一致，至于一些违背法律的条款就不要写在其中了，比如不交社保什么的，写了也是无效的。劳动合同中要明确试用期的期限，且符合法律规定。即劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。这里需要注意一点，法律条款中的一年以上是包含一年的，也就是说签订的合同期限是一年，试用期可以是一个月也可以是两个月。3、劳动合同的现场签订：劳动合同最好与员工当面签订，避免让员工自己把劳动合同带走，现场签订有什么问题员工可以直接向HR咨询，HR有义务向员工讲解清楚，同时能保证签字的有效性。员工确认合同内容无误签字后还应让与员工按上手印，公司方面加盖印章后还应盖骑缝章，这对员工来讲是一种保障，对企业来讲是彰显诚信的一种做法。同时，还要注意一点小细节，劳动合同交由员工签字时必须将相关内容填写清楚后给员工，就算你说你填写的内容和当初约定的一样，但是员工会没有安全感，对公司产生不好的印象。这里还要注意一种情况，员工自己不愿签订劳动合同的：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位21/25应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。4、劳动合同的下发：劳动合同是一式两份，盖章后应交由员工一份，HR存档备案一份，劳动合同交付员工时应有签收登记，登记表要做好存档保管。二、劳动合同终止与续签1、续签意向征求：一般来讲，在员工劳动合同到期前一个半月HR就应该着手准备相关工作，向员工下发续签意向表，让员工签署续签意向并按手印。若员工不同意续签，要及时与员工沟通了解情况，并下发书面通知，与员工确定离职时间及相关事项，这种情况公司不需支付任何补偿金；若员工同意续签，就及时将员工的续签考核表移交给部门负责人，进行相关的续签考核。续签考核手续审批后，及时将续签结果告知员工，及时与员工续签劳动合同，具体注意事项同上。2、合同续签期限：这里要注意一点，如果是签订第二次劳动合同，建议服务期限可以稍长些，毕竟到了第三次劳动合同续签，就要签无固定期限的，个人认为有期限的和无期限的没什么区别，员工严重违纪一样可以开除，公司违约一样要赔偿，对公司没什么影响，反而让员22/25工觉得公司做法即合法又有人性。签订无固定期限劳动合同时要注意对于法律规定的满足签订无固定期限劳动合同的，无论员工是否知晓、是否要求，都应主动与员工签订无固定期限的，否则就是违法。3、合同续签内容：如果在续签时需变更合同内容，必须与员工协商一致，否则不得变更。用人单位更不能以提高与员工工作难度、降低工资等手段逼使员工主动提出离职。4、终止劳动合同：如果是用人单位单方面终止劳动合同，员工不同意，则应提前一个月下发终止劳动合同书面通知，约定好相关事项，同时向员工支付赔偿金，即2N，员工工作每满一年，按一个月计算，不满半年按个月计算，超过半年不满一年按一个月计算。如果没有提前一个月通知员工，赔偿金即为2N+1。如果用人单位要求终止劳动合同，且与员工协商一致，则同样要提前一个月下发终止劳动合同书面通知，并签订协商一致解除劳动合同书，约定好相关事项，此时向员工支付就是补偿金，即为N，若未提前一个月通知员工，则为N+1。这