房地产公司公文管理制度.doc

房地产公司公文管理制度 房地产公司公文管理制度第一节总则 一、根据国家标准GB/T9704-1999规定，为做好公司、公司各部门、各分公司的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据公司实际，制定本办法。 二、本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 三、本制度归口管理部门为公司行政部，由其负责制度的实施、维护和完善工作。 第二节公文种类 一、公文主要种类有命令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。 二、公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。 绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。 绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。 秘密文件由阅文人妥善保管。 三、文件机密级数，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 第三节公文格式8 一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。 如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。 注请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。 二、公司的红头文件等正式公文格式规范如下 1、公文使用纸张 (1)、使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为210mm297mm (2)、公文用纸天头（上白边）为371mm (3)、公文用纸订口（左白边）为281mm (4)、版心尺寸为156mm225mm 2、排板规格与印制装订要求 (1)、排版规格正文为3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 (2)、印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。 (3)、装订要求公文应左侧装订，不掉页。 两页页码之间的误差不超过4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。 3、公文中的各要素标识规则公文分为眉首，主体和版记三个部分，公司各部门在使用时，做如下规定 (1)、眉首发文机关标识以机关简称+字+年号+文号构成，字体00为仿宋体小3号字。 签发人用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名； (2)、主体公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，加寿时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。 附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；成文时间用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；单一发文印章单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识文时间；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当联合行文需加盖两个印章时，就将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。 附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行。 (3)、版记主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关；印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。 印发机关左空1字。 印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准。 用阿拉伯数码标识。 三、信函、通知、会议纪要等非正式的公文格式规范如下 1、函、通知、会议纪要等公文使用纸张使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为210mm297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。 发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。 每行居中排28个字。 发文机关名称及双线均印红色。 主体（参见红头文件规范执行。 ） 2、信函、命令、会议纪要等公文中的各要素标识规则参见红头文件规范执行。 3、有关信函、命令、会议纪要发文机关标识的规定以机关简称+函（令，纪要）+年号+文号构成，字体为仿宋体小3号字。 为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的信函、命令、会议纪要再加流水号。 第四节公文的收发、上报、批转 一、各部门都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。 二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由行政办负责处理。 行政办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。 阅示完毕后，根据文件性质由行政办收回归档。 有明确单位的可由收发室直接送达目标部门。 三、对公司内部公文，原则上对口受理，其他类文件由经管部受理。 四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由行政办附加特变房地产开发有限责任公司公文处理单，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。 五、公文处理单的填写应注意以下几个方面 1、所有提交文件部分必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写接受文件单位均可以提出拒收。 2、所有公文分转前的都须进行电子文档登录。 3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见的签署。 4、公文最终的处理，是由行政办负责人对于最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。 六、未按照上述条款进行公文上报的，授文部门可以合理拒收。 七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门承办的公文，由行政办负责催办。 八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。 各部门收到承办公文后，要抓紧办理。 对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回行政办并申明理由。 九、各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。 需要签署具体意见的，要明确、具体。 十、公司所有发文印鉴统一由行政办审核、盖章。 公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。 有领导指示的，还应附批复件。 十一、董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。 十二、红头文件，只适用于需遵照执行