采购系统的细化.doc

采购系统目录1. 采购系统的简介。22. 采购订单采购开单入库单流程模式。33. 采购订单入库单采购开单流程模式。34.几个概念4.1采购计划。34.2采购询价。44.3采购订单。44.4采购开单。54.5采购费用分摊。55.采购的流程和制度 5.1制定采购计划。5 5.2编制采购预算。6 5.3收集供应商信息。6 5.4 询价。6 5.5议价。6 5.6 评估。6 5.7订购。7 5.8 进货验收。7 5.9结算。71. 采购系统简介采购系统是企业生产经营过程不可缺少的环节，主要核算企业采购货品的业务过程，首先可以根据企业的经营规划制定相应的采购计划，然后与供应商签订采购协议，在收到货品时根据订单来编制收货单，并将货品办理入库手续，如果收到货品时未收到发货方的发票等单据，则可以在月末结账前将货品办理暂估入库，待下月收到发票账单时再将原暂估入库数冲回重新办理入库手续。采购的货款则可以通过应收应付系统进行处理。2.采购订单采购开单入库单流程模式 1用户结合生产、销售及库存情况，并针对公司、部门或业务员制定年度、季度、月份的采购计划，再根据采购计划生成采购询价单，在没有编制采购计划的情况下，也可以手工编制采购询价单。 2当询价完毕确定好采购的供应商时，再根据采购询价单生成采购订单，在没有编制采购询价单的情况下，也可以手工编制采购订单。 3当收到货品时（同时收到发票），可以根据采购订单生成采购单。 4如果采购的货品已到，但发票还没到时，可编制估价入库单，或者根据采购订单来编制。 5等收到发票后，可由估价入库单生成相应的采购单。 6仓库管理人员根据采购单生成入库单。 7在发生估价入库时则根据估价入库单生成。 8支付货款时，根据审核过的采购单生成相应的付款单。 9在采购过程中，发生需要分摊费用时，根据审采购单生成相应的采购费用分摊单。10支付采购费用时，根据审核过的采购费用分摊单生成相应的付款单。 发生退货业务时，填制采购退货单，据此生成出库单，估价入库的货品发生退货业务时，需要填制估价冲回单，然后据此生成出库单。3.采购订单入库单采购开单流程模式 在该模式下，出入库单可以手工编制，其窗口将提供选择订单功能键，采购订单为出入库单提供选择项，采购单和其退货单是通过选择出入库单生成的，不能手工录入，采购单不跟踪退货过程。开采购单时，将单据界面上的单据选择由订单和估价单改为选择入库单和估价单，如果入库单已被估价入库单引用过，则在开单时，不再被提供。 1 用户结合生产、销售及库存情况，并针对公司、部门或业务员制定年度、季度、月份的采购计划，再根据采购计划生成采购询价单，在没有编制采购计划的情况下，也可以手工编制采购询价单。 2当询价完毕确定好采购的供应商时，再根据采购询价单生成采购订单，在没有编制采购询价单的情况下，也可以手工编制采购订单。 3发生采购业务时，首先由仓管部门开具入库单将货品办理入库。 4货品入库后，采购单不可手工编制，只能通过选择入库单生成，退货采购单也只能引用出库单来生成。 5当采购的货品已到，但发票还没到时，可编制估价入库单进行处理，估价入库单不可手工编制，只能引用入库单生成。手工编制的估价冲回估价入库单只能引用单据类型是估价入库的出库单生成。 6等收到发票后，可由估价入库单生成相应的采购单。 7在采购过程中，发生需要分摊费用时，根据审采购单生成相应的采购费用分摊单。 8支付货款时，根据审核过的采购单生成相应的付款单。 9支付采购费用时，根据审核过的采购费用分摊单生成相应的付款单。【小提示】 发生退货业务时，只能手工编制出库单做货品出库处理，再根据出库单生成采购单或估价入库单。4.几个概念4.1采购计划采购计划是企业结合当前生产、市场销售及库存情况，对公司、部门或业务员制定的年度、季度、月份或某批产品的购买计划，系统提供了三种计划类型：公司、部门、业务员，并预设了计划区间，因而企业可以根据公司整体、单个部门或业务员来编制采购计划，并制定相应计划区间，完全满足不同企业的个性化需求，系统还提供了全面跟踪计划的功能，企业可以依照采购计划，对各货品采购情况进行跟踪，合理调整库存量，有计划地安排采购业务。4.2采购询价采购询价单是根据企业的采购计划，或者在需要采购货品时，预先通过采购部门向市场的询价过程，记录各供应商的相对应的货品价格，全面跟踪采购部门和业务员的采购货品的价格情况，由于结算方式、运输方式的不同有可能导致货品的价格不同，所以系统提供了记录结算方式、运输方式功能，在有可能向以其他货币结算的供应商询价时，系统还提供了其他货币开单的功能。4.3采购订单采购订单是企业进行采购业务时，预先向供应商发出的用来列明采购货品名称、规格、数量、价格、交货日期、地点等信息的业务单据，表明企业与供应商间的购销契约关系，因而也可以视同企业的订货合同书。企业应根据生产、销售、资金、库存等情况，合理制定采购数量、安排交货日期。4.4采购开单采购开单是企业确认采购收货的依据，用户可实现现款采购、赊购及采购退货业务（采购收货单的红字即为采购退货），在实际处理时您可以将其视同采购发票，该单据将跟踪整个采购业务过程，比如采购结算情况、采购退货情况、采购入仓情况等。4.5 采购费用分摊企业在发生采购过程中，会产生一些特殊的费用如运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费、挑拣费等采购费用，本系统在用户支付上述费用时，可以通过采购费用分摊来进行处理，这些费用将被摊入采购货品的成本当中。5.0采购流程与制度采购流程为：5.1制定采购计划采购部根据生产部、技术部和行政部的经部门经理和总经理审批后的采购请购表汇总，编写月度采购计划表和年度采购计划表。5.2编制采购预算计划表上报采购部经理审批后，由预算专员进行采购预算，预算所有表格要得到采购部经理审批和总经理审批。5.3收集供应商信息供应商信息的收集和调查由采购部负责。调查的内容包括：材料供应状况、材料品质状况、专业技术状况、机器设备状况、管理水平、财务及信用状况。根据收集信息对供应商进行初步评价，评价时成立供应商评审小组，小组成员由采购部、生产部、质量管理部和财务部人员组成。评价内容包括价格水平、质量水平等。评价标准为下表为依据。根据评价结果选择达到企业初步要求的供应商。5.4询价采购员根据初评的结果接触供应商，向供应商询问所需材料的品质、规格、价格和供货情况，做好记录，填写采购询价记录表。5.5议价谈判前要建立谈判小组，作计划和准备原始数据，订立谈判希望达成的目标和采取的策略；谈判时要注重战略战术和技巧的运用和谈判小组成员的互相配合；谈判结束后要按照谈判结果整理填写议价记录表，并归档，以便在进一部谈判时作为基础和依据。 5.6评估对初步确定的目标供应商根据他们的产品质量、价格、服务、信誉和技术力量等进行综合评估，最终确定一家或几家供应商。将供应商评估表上报主管采购副总和总经理审批。5.7订购与供应商采购签订合同，合同的条款主要包括数量、价格、品质、支付、检验、包装、装运、保险、仲裁和不可抗力等。5.8进货验收进货验收流程如下5.9结算包括采购资金结算、采购发票核销及采购返款管理。1)进货单、进货退回单、关联进货单、关联进货退回单生效后将自动产生往来应付2)采购发票核销。将收到的采购发票清单与相应进货单进行核销