行政助理高效工作手册(doc 99页).doc

1+1岗位高效工作手册系列行政助理高效工作手册目 录1.行政部组织结构设计流程图结构设计前期结构设计中期结构设计后期组织生命周期组织变革方向和目标战略梳理了解企业主价值链与主流程组织管控模式现行组织结构诊断确定组织设计的影响因素组织运行模拟组织设计原则组织变革风险识别组织变革的影响2.招聘计划表部门情况录用部门录用职位概况考核方法等其他内容职位名称专业人数资格条件考试方法招考范围招考对象公司核定编制数本年度缺编人数本年度拟录用人数备注3.求职人员登记表填表时间： 年 月 日姓名性别出生日期学历籍贯家庭住址身份证号专业毕业学校联系方式性格类型与特点简述性格弱点简述请回答下述问题你所不擅长的是什么请你概述一下自己的人生观请你概述一下自己的职业观进入本企业你有什么希望到本企业前，你的工资收入是多少你希望在本企业得到多少收入你对本企业的印象如何简述你的工作态度假如有更好的职业，你会怎么办印象（本栏由公司填写）4.面试表面试职位姓名年龄编号居住地址联系方式毕业时间毕业学校专业学历期望月薪专长工作经历问题回答评价（分数）15分理由123分数总计综合评价（分数）考官评语5.复试表应聘职位面试人初试合格人复试人数人应试人姓名专业知识工作积极性及领导能力发展能力要求待遇其他面试人员意见6.新员工培训计划表编号： 日期：受训人员姓名培训期间辅导员姓名学历部门专长职称项次培训期间培训日数培训项目培训部门培训员培训课程及内容7.试用员工考核表姓名岗位名称部门直属上级员工评价员工（签字） 日期： 年 月 日主管领导评语主管（签字） 日期： 年 月 日试用期得分行为得分出勤得分业绩得分总分人力资源部意见总经理意见8.员工培训计划表编号： 培训部门：培训名称培训时间培训课程时数及负责人课程培训时间负责人起止时间课程培训时间负责人起止时间参加人共 人，人名单如下：部门职务姓名部门职务姓名部门职务姓名费用预算人均费用9.员工培训需求调查表部门：_ 填表日期：_ 年_ 月_日培训类别培训内容是否同意参加人员培训方式自愿指定部门全体课堂授课实践中演示标杆座谈提问其他企业文化公司成长史、组织结构和主要业务公司规章制度及福利待遇心态和工作责任其他工作技能根据各自岗位特点提出需求是否同意参加人员培训方式自愿参加指定人员部门全体课堂授课在实践中演示标 杆座谈提问其他管理知识文件制作电脑运用生产岗位技术填表说明：1.表内所列内容仅供参考。2.在同意的项目栏打，也可列出自己需要的内容。3.必要时可另附纸说明。10.员工培训反馈调查表员工培训反馈调查表培训课程：主办部门：培训师：培训时间：说明：1.受训学员请详实填写本表，并请于结束培训以后交行政部门。2.为了提高公司的培训质量，使大家获得更好的培训知识，请受训人员如实填写。（1）课程内容如何？（ ）优（ ）好（ ）尚可（ ）劣（2）教学方法如何？（ ）优（ ）好（ ）尚可（ ）劣（3）讲习时间是否适当？（ ）优（ ）好 （ ）尚可（ ）劣（ ）适合（ ）不足（4）参加此次讲习感到有哪些受益？（ ）获得适用的新知识（ ）可以用在工作上的一些有效的研究技巧及技术（ ）将帮助我改变我的工作态度（ ）帮助我印证了某些观念（ ）给我一个很好的机会，客观地观察我自己以及我的工作（5）训练设备安排感到如何：（ ）优 （ ）好（ ）（ ）劣（6）将来如有类似的班次，你还愿意参加吗？（ ）是（ ）否（ ）不确定（7）其他建议事项： 11.出勤登记表序号姓名出勤天数假别请假天数迟到早退出差天数备注12.月度绩效考核流程维持原结果修订意见接受主评者上级主管各级被考评员工各相关部门行政部公布各级工作人员月度考核结果考核申述调查结果及意见考核结果申述表组织调查接受调查，反馈情况申述反馈考核结果调整裁定解释沟通13.员工绩效评估申诉表填写日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日姓名部门职位被评估期间主评估人上一级主管评估结束日期主评估人是否曾经与你进行过正式的绩效交流是（） 否（）申诉理由描述申述人签名： 年 月 日申诉调查描述调查人签名： 年 月 日主评人处理意见主评人签名： 年 月 日分管总经理仲裁意见仲裁人签名： 年 月 日特别说明14.工资调整申请书日期： 姓名： 工号：职称： 工作部门：担任工作：雇佣日期：记录： 优 好 普通现在工资： 调整后的工资：理由（任选一种） 晋升 调整工作 考绩优良 年资增加最低工作率 工作等级上一个工作需要条件：新工作需要条件：备注：申请者批准者签章日期15.员工离职移交手续清单离职人职别姓名离职事由会签单位单位记事主管签章总务科移交物品与文件由直属主管指定： 签章：人事科仓库工具室食堂会计室服务单位警卫室接交人说明16.行政工作流程图（一）行政工作流程图（一）总经理登记归档秘书筛选总经理主管归档业务部门公函归档私函自理部门信函个人信函收件人签收值班室收函登记表17.行政工作流程图（二）访客总台应对推销商秘书上茶文员上茶进接待室电话业务员客户进办公室电话秘书进接待室电话受访人总经理朋友朋友总台询问18.行政工作流程图（三）当天回收复印人申请复印定时清点清点报告入库登记注册资料整理登记表保密标识借阅人复印申请登记借阅借阅登记19.行政主管岗位说明书职位名称行政主管职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政经理薪金标准填写日期核准人职位概要负责制订和监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；为公司其他部门做好辅助工作。岗位职责请根据公司实际情况制定。任职资格教育背景u 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。培训经历u 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织和财务会计基本知识等方面的培训。技能技巧u 较强的管理能力。u 良好的中英文写作、口语和阅读能力。u 熟练使用办公软件。态度u 做事客观、严谨负责、踏实、敬业。u 工作细致认真，谨慎细心、责任心强。u 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。工作场所u 办公室环境状况u 舒适危险性基本无危险直属下级间接下级晋升方向转轮岗位20.总经理秘书岗位说明书职位名称总经理秘书职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况负责文件的汇签和收发管理；协助总经理处理日常行政事务，包括会议、接待、活动、报销单的整理等工作；负责总经理和各部门主管的联络工作；整理总经理的相关文件。岗位职责请根据公司实际情况制定。工作关系与各部门联系密切直属下级无21.行政助理岗位说明书职位名称行政助理职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；督导员工日常行为；管理办公区域和日常行政事务。岗 位 职 责请根据公司实际情况制定。工作关系各相关部门直属下级无22.前台接待岗位说明书职位名称前台接待职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况礼貌热情地接转电话；接待来访客户；预订票务；邮件快递；订水；完成部门经理安排的打字、复印等工作。岗位职责请根据公司实际情况制定。工作关系各部门员工、来访客户、供应商直属下级无23.岗位工作计划表制表日期： 年 月 日工作编号岗位名称员工人数制表人姓名检查人姓名工作内容概要工作时间正常班（实际工作 小时）加班（约 小时）轮班制（ ）工作程序和方法说明：工作种类单独作业 共同作业（ 人）连续作业 间断作业（ 人）工作地点公司内外（ %） 高空（ %）室内外（ %） 地上（ %）车上（ %） 水上（ %）其他工作资源机器设备：其他：附加说明：24.图表式工作总结项目主要内容效果描述独立完成的工作别人协助完成的工作尚未完成的工作工作中的问题25.会议纪要模板隶属部门关于_的会议纪要题目内容处理意见责任人期限1序号项目议题题目责任人内容处理意见隶属部门期限2日期 年 月 日26.会议记录表会议名称时间地点出席人缺席人主持人记录人会议发言记录：主持人（签名） 记录人（签名）27.会议议程表时间月 日 时 分地点出席者姓名缺席者姓名及原因会议安排时 分至 时 分第一项：会议开始时 分至 时 分第二项：领导致词时 分至 时 分第三项：说明议题、议案时 分至 时 分第四项：补充说明、报告时 分至 时 分第五项：讨论问题（质疑应答）时 分至 时 分第六项：其他时 分至 时 分会间休息10分钟时 分至 时 分第七项：决议事项确认时 分至 时 分第八项：第二次讨论事项确认时 分至 时 分第九项：司仪（主席）散会致词时 分至 时 分第十项：会议结束确认事宜备注28.会议决议实施监控表决议事项部门执行负责人实施目标及期限成果评价每月执行情况监控月实施目标进度监控月实施目标进度监控17283941051161229.外出申请单部门外出时间申请人姓名计划返回时间目的地外出理由（说明办理事项）联络方式审批人（签字） 时间： 年 月 日30.差旅费报销单出差人： 部门：年月日出差日期地点交通费膳杂费住宿费杂费其他费用合计说明月日起止费用总计人民币美元万千佰拾元角分整预支旅费应付（支）金额会计核准审核收款签字31.派车申请单申请日期： 年 月 日 申请单位申请人及职称单位主管签章事由及前往地点联络电话搭车人数共 人申请用车时间自 年 月 日上下午 时 分起至 年 月 日上下午 时 分止备注32.派车单年 月 日申请单位需车时间年 月 日 时 分需车类型预计返回年 月 日 时 分需车事由地点车载物品名及规格数量出入时间年 月 日 时 分出厂守卫签章年 月 日 时 分入厂主管： 科长： 申请人：33.人员、车辆出入证 年 月 日 姓名或随行车辆号码车型车号随车人数事由说明车辆出入情况入厂重量出厂重量载货重量记事栏车辆载货车辆空车载货种类及品名出入记录入厂时间保卫人员签字核发出入凭条出厂时间外来人员入厂去向洽谈或者经办人签字经理 主管 经办人34.物品出厂凭证编号 年 月 日 兹有 先生（女士）货运或携带（装运）下列物品，请检查无误后放行。 物品名称单位数量签放部门：门卫室 签放人：35.产品企划调查分析表公司产品现状描述公司产品优势分析同行业类似产品的发展情况公司产品的市场占有率消费者需求调查公司产品劣势分析改进建议及方案36.企划表（一）（企划名称）提出单位： 日期： 年 月 日企划要点提示企划内容执行方法执行人完成期限任务方法费用及资源注意事项问题对策附件资料提出人（签字） 日期： 年 月 日37.企划表（二）企划书提出单位 提出时间本企业主旨本企划目的背景介绍及市场调查企划内容执行计划步骤条件费用时间安排效果预测意外对策实施障碍实施困难可替代方案前例成功案例提出人（签章）38.企划实施表活动项目备注名称目的内容进程安排实施要点预算承办者准备协助实施过程（各参与部门）协助关联外包关联结果报告检讨39.员工工资登记表部门： 年 月 日 员工编号姓名核定工资实发工资底薪技术津贴工龄补贴职务补贴工作补助合计审核人（签字） 记录人（签字）40.员工工资调整表部门 年 月 日 页 次员工编号姓名底薪技术津贴工作补助合计原工资调整后原工资调整后原工资调整后原工资调整后增加率合计41.印章使用申请表部门(盖章)： 年 月 日用印事由用印类别行政（ ）公司（ ）领导名章（ ）份数经办人部门负责人批准人意见及签字42.文件更改申请表 记录编号： 保存期限： 更改文件名更改内容更改原因经办人申请时间批准人批准时间43.收文与发文流程图办理完毕办理完毕送主管下载签收拆分点份信函其他刊物资料文件一份送批其余备份收文登记拟办主管批示传阅相关部门文书人员催办平时立卷批办上报文件材料主管领导审阅同意发文登记编文号 盖章 上报 存档 44.文件处理单来文单位或部门来文时间文件标题领导处理意见处理结果归档时间45.文件签收单来文日期来文字号件数附件名称归档日期签收者签收日期46.文件收发登记表时间：文件名称：经 办 人：序号部门通知打印稿电子稿47.文件发放登记单部门/分发号接收人签名/日期文件序号文件编号文件名称48.文件分发单序号文件编号文件名称分发部门负责人签收日期49.文件报废审批单编号： 版本： 份数：文件名称报废原因： 申请人： 日期：所在部门意见：签名： 日期：文件保管部门意见： 签名： 日期：管理者代表意见： 签名： 日期：50.文件报废记录表序号文件号文件名称数量报废日期报废原因处理人备注51.文件督办回告单密 级： （ ）第 号领导批示（承办单位名称）_ 第 页52.电子文件归档流程图电子文件归档流程图著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件)归档鉴定设置分类、期限及相关信息归档直接进行目录输入及链接相关电子文件对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接形成归档文件目录整理相应的纸质移交53.归档文件整理流程图（纸质文件）归档文件整理流程图组织工作文件鉴定1 确定整理环节2 注重平时积累3 建立制度4 加强指导、监督和检查1 原则和标准2 归档范围3 保管期限整理与装订1 整理单位2 文件修整3 文件装订分类与排列1 文件分类2 文件排列文件的编号、编目、装盒54.归档文件目录的格式（纸质文件）件号责任人文号题名日期页数备注归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图：归档文件目录全宗名称年 度保管期限机 构55.档案盒格式长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm档案盒封面 全宗名称公司行政部 盒脊全宗号年度保管期限机构起止件号盒号56.文件管理归档范围和保管期限表档案门类类目名称归档范围保管期限备注文书档案经营管理l 经营合同、协议 l 联营、合作投资方面的文件材料l 股份制方面文件材料l 兼并、破产方面形成的文件材料l 工商管理执照的申报、登记、审批材料l 资产投资经营材料l 产权界定材料l 计划统计材料l 农产品收购、经营、销售计划l 原材料、物资供应计划l 经营管理活动材料 l 质量管理、仓库管理材料及统计 l 产品销售活动记录、销售统计l 市场调查、用户反馈有关材料 l 其他应归档的文件材料永久永久永久永久永久永久或长期永久长期短期短期长期长期短期短期永久或长期会计档案凭证原始记账凭证15年账薄l 现金日记账、出纳账l 银行存款日记账l 总账l 明细账l 固定资产明细账25年25年15年15年报废后保管5年报表年度财务报表永久其他l 会计移交清册l 会计档案保管清册l 会计档案销毁清册15年永久永久实物档案l 反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等l 反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌l 本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品l 反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物l 与其他载体档案有密切联系的实物永久设备档案文件材料及使用说明书等材料l 购置计划、市场调查材料 l 购买合同、协议 l 购货凭证 l 开箱验收单、随机材料及图样l 调试、安装记录 l 维修、调整记录l 报废登记短期长期短期长期短期短期短期设备报废后保管35年声像档案照片录音录像磁盘光盘l 反映本企业主要职能活动和工作成果l 领导人和著名人物参与本企业有关重大活动l 本企业组织或参加的重要外事活动l 本公司概貌、变迁及基础设施l 记录本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾害及异常现象l 各种证书、奖状、锦旗和奖品等l 形成的照片、录音带、录像带、VCD和DVD永久57.公文写作流程图公文写作流程图眉首部分主体部分1公文份数序号2秘密等级和保密期限3紧急程度4发文部门标识5发文字号6签发人标识1公文标题 2主送部门 3公文正文4附件5成文日期6附注7印章版记1 主题词 2 抄送标识 3 印发部门4 打字与校对人排版规格1 公文用纸2 公文页边与版心尺寸3 公文页码4 公文制版5 公文印刷装订、正式公文公文三部分58.企业提案申请表编号： 年 月 日部门提案人员现状说明提案内容实施步骤经费开支预计效果审核批准部门经理意见 年 月 日主管