谈总结类文体的写作方法和技巧

1/14谈总结类文体的写作方法和技巧谈总结类文体的写作方法和技巧总结类文体的主要功能是反映和评判自身实践活动，它主要包括各种总结、述职报告、以第一人称撰写的典型经验材料、部分演讲稿等。可以看出，这类文体的使用范围之广，频率之高，与人们的关系之密切，作用之重要，远远超过其他任何一种或一类文书，可以说，它已深深融入到我们每个人的工作、生活和学习之中。但这类文体的写作难度较大，写作实践中出现的问题也较多。因此，把握总结类文体的写作方法和技巧，通过回顾和审视自己，不断提高、完善和超越自我，是每个人和每个单位都要重视的问题。一、突出一个核心撰写总结类文体的主要目的之一是肯定成绩，总结经验。因此其内容主要包括做法、成绩和经验三个方面?问题、教训或今后打算一般比较简略，不是文章重点?做法是指开展了哪些工作，采取了哪些步骤、方法和措施，写作时要具体展开。成绩即收获和效果，可以作为文章的一部分从几个方面具体说明，也可以在开头概括说明，同时在做法中作为说明每一步骤、方法和措施的效果具体出现。经验是对做法的提炼和升华，2/14说明哪些做法是成功的或行之有效的。做法和成绩一定要能表现经验，经验则是用成绩或收获证实了的规律性认识。在三者中，做法和成绩是基础，经验是核心。总结类文体无论采取什么写法，一定要突出经验，即规律这个核心。因为总结的使命就是将感性认识上升为理性认识，探寻工作和学习的规律性，找到连接过去和未来的纽带，为以后的工作导航。不论哪种形式的总结，都要以准确、充分地把握工作和学习的规律性为己任。这也是衡量一篇总结类文体水平高低、成功与否的尺度。不过，经验在文章中的表现形态并不一样，大致有显性和隐性两种。显性表现是指把归纳出的经验直接以文章的全部或部分形式反映出来。全部反映是以经验为线索安排全文结构，成绩和做法作为论据材料隐含其中；部分反映是在成绩和做法之后，以“体会”的形式归纳几点经验。隐性表现是指文章在结构上只有“成绩做法”两部分或“做法”一部分，经验只是通过成功的步骤、方法和措施来间接说明。一般来说，不能要求每个人在总结中都要单独写出与众不同的经验，只要把体现自己实践的成功做法写出来就可以了。所以，写作实践中采取隐性表现的方法更为常见。二、选好五类材料实践活动中积累的材料是丰富多样的，撰写时3/14要注意选用多种类型的材料，使文章的内容更充实，更有说服力。反映自身实践的材料主要有如下五类：典型事件材料，典型集体材料，典型人物材料，典型综合材料，对比材料。三、解决四个问题一是次序问题。文章先写什么，后写什么，是按时间顺序写，还是按不同性质、不同方面写，这要根据总结的目的和内容而定。像破案总结这种过程性较强、较明显的文体一般以时间为顺序安排层次，而大部分总结类文体则把内容分为性质不同的几个方面；二是分合问题。同一观点的不同方面，或说明同一观点的不同事例，是分开写，还是集中写，这要根据文章所采取的次序与结构来定；三是详略问题。一般来说，总结类文体中成绩、做法和经验要详写，教训和问题要略写。但同样是成绩、做法和经验，也有个详略问题。成绩有很多，主要成绩是什么?芽同是做法和经验，其分量和价值也不一样，有的具有普遍的指导意义，有的则只有一般指导意义或局部借鉴价值。属于重点、主要的东西，要详写；属于非重点、次要的东西，则可以略写或不写；四是逻辑关系。即要弄清文章各层?包括各段或各观点?是什么关系，是并列关系、主次关系，还是递进关系、因果关系。有的文章层次之间有多重逻辑关系，如几4/14个不同性质的问题属于并列关系，但把哪个问题放在前面，哪个放在后面呢?芽这就又有了一个主次关系。这里的主次关系往往是隐性的、内在的。如学校工作总结主要包括三方面内容：教学、管理和后勤。三者属于并列关系，但在学校工作中，教学无疑是第一位的，应该排在前面，然后是管理、后勤。四、熟悉六种结构一是“做法”式。文章除开头和结尾，主体部分只讲做法，具体可以分几个方面；二是“成绩做法”式；三是“做法体会”式；四是“成绩做法体会”式；五是阶段式。按时间先后分几个部分，每部分既写成绩，又写做法和经验；六是“体会”式。五、区分四类观点句掌握观点句的提炼和概括方法，对写好总结类文体至关重要。不同的内容，可以归纳出不同类型的观点句，主要有“成绩句”、“做法句”、“做法成绩句”、“体会句”等，如：成绩句：句式一：强化了治安保卫工作责任制。句式二：治安保卫工作责任制得到了强化。做法句：搞好专项斗争，深入开展重点整治工作。做法5/14成绩句：及时处置突发事件，从而维护了辖区的社会稳定。体会句：句式一：争分夺秒，抓住战机，是迅速破案的关键。句式二：正确处理好“两个关系”，牢固树立服务第一的思想。文章采取“做法体会”式结构时，“做法”部分的观点句可以采用“做法句”，也可以采用“做法成绩句”。提炼和概括观点句，要注意三个问题：一是文章同一部分内容的几个观点句应尽量做到整齐、对称，句式结构一致，如“成绩”部分或采用句式一，或采用句式二，不能两种句式交互使用；二是不同类型的观点句不能交互使用，如有份总结在第一部分“一年工作的回顾”中讲了四个问题：巡警工作得到了进一步加强。派出所规范化建设和勤务制度改革取得了新进展。妥善处理紧急治安事件，加强大型活动安全保卫工作。加强场所行业治安管理，净化了社会治安6/14环境。这里，、句是“成绩句”，句是“做法句”，句是“做法成绩句”。同一部分同时采用了三种类型的观点句，显得参差不齐，杂乱无章；三是要表明自己的态度、观点和意见，不能用“思想方面”、“组织方面”、“后勤保障方面”等作为观点句，因为它们并没有表明观点。所以观点句一般表现为判断句，较少陈述句，这也是观点句和小标题的区别之处。六、避免七种倾向一是避免写成“流水账”，口罗口罗唆唆，不得要领；二是避免陈词滥调，每次或每年总结总是那么干巴巴几条，没有任何新意；三是避免为了追求新意，不顾实际情况，牵强附会地联系、拔高，显得生硬虚假；四是避免歪曲事实之间的因果关系，把多因一果说成一因一果，或把不是原因的说成原因，不是结果的说成结果，甚至硬让新因结旧果；五是避免报喜不报忧，或多报喜少报忧。有的单位写总结有内容不同的两种文本，一份用来上报，以讲成绩为主；一份用来在本单位的会议上宣讲，成绩和缺点都有。“成绩讲透，问题点到”是许多单位领导的思维习惯；六是避免自我估价过高或过低，把握不好尺度和分寸。如有的总结在评价工作成绩或效果时，本该说取得了“一定的收效”，却非要说取得了“明显的收效”或“显著7/14的收效”；七是避免形式主义。有的人喜欢用“顺口溜”来总结经验或评价自己，如“群众高兴地说：政策对了头，干活有奔头；政策开了放，致富当榜样”，“大家赞扬说：领导办事有头脑，摸规律，跟形势，看动向，抓盈利，这样的领导是好样的”。有的人总结体会或经验喜欢用“?是关键”、“?是基础”、“?是保障”、“?是重要条件”、“?是必要条件”、“?是前提”等，这样就难免牵强附会，生拉硬凑。写好领导讲话稿应从四个方面下功夫写好领导讲话稿是秘书的重要职责，是做好办公室工作不可缺少的组成部分。日前，不少领导感觉秘书撰写的讲话稿长而空，主要表现为：空洞议论多，叙述过程多，面面俱到多。如何克服这些问题？我认为秘书人员应从四个方面下功夫：一、关门“当领导”。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意，这是文稿的“生命线”。为此，秘书在文稿立意时，要尽可能地切实领会领导、意图，体现领导意图。具体地讲，就是要求秘书在写作构思过程中，一定要进入“忘我”境界，忘记自己的身份，关起门来“当领导”，从领导的角度去思考问题，做到“平时我学领导，写前我问领导，写时我是领导”。一是要吃透大政方针。及时准确地了解上级文件和会议精神，高度关注8/14每阶段突出强调的方针政策，因为领导意图从本质上讲是上级会议精神、方针政策和人民意志的具体体现，秘书只要把握住这个总抓手就把握住了领导的总体思路。二是捕捉工作重点领导活动是领导意图的直接体现，了解领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时也有利于把领导意图具体化。三是发掘思考热点。要敏捷地掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况就会有系统、整体的理解。四是领悟思维方式和讲话习惯。领导风格千差万别。要尽量多地了解领导的思路、想法、语言风格等，明白领导想讲什么、怎么讲，想突出什么、强调什么、提倡什么、反对什么等。重要的文稿事先可请领导谈谈思路和要求，使文稿内容与领导意图相吻合，以求收到更好的效果。二、少说“普通话”。思想性、鼓动性如何，是一篇讲话稿成功与否的关键环节。思想越丰富，听者就越入神；鼓动性越强，领导就越满意。讲话稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说“普通话”。就像“烧莱”一样，必须有特色、讲口味，才能赢得“消费者”。首先，少说“普通话”，就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。秘书一定要对领导的文风爱好有9/14透彻了解，因人而异，写出符合领导“口味”的文稿。其次，少说“普通话”，就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时，不能忽视听众的身份。要针对听众的不同身份，注意运用符合听众身份的语言，并适当地穿插一些符合听众习惯的事例，这样才能使讲者“动情”、听者“入神”。如在机关职工会议上的讲话，要讲究点文采，理论性、逻辑性可以强一些；如果听众是基层干部和群众，就要注意语言的平实，必要时引用一些民谚俗语，这样，才有可能拉近与听众的心理距离，收到较好的效果。再次，少说“普通话”，就是要讲反映真实情况的话。关键的问题是敢于讲实话，善于讲实话，讲究讲实话的艺术。这就要做到把握分寸，不讲没有做或做不到的话，不讲夸大的话，不讲“过头话”；把握场合，只适宜在一定范围或部分人员中讲的，就不要在全体人员大会上讲，必须考虑效果。三、执笔“三分主”。撰写一篇质量较高的讲话稿，秘书必须有发挥的机会和空间，这就要求有“三分主”。做好这“三分主”，重在创新。创新是一切工作进步的动力是事物发展的要求。起草领导讲话稿也不例外。讲话稿只有创新，才能打动读者，才能发人深省，才能更好地传达意旨。一是观点要新。观点是讲话稿的生命和灵魂。绝不能当“二道贩子”，贩卖别人的东西。要善于思考，在理论与实践的结合中，在上级决策部署与本地10/14实际的结合中发现问题，提炼观点。要善于“沙里淘金”，面对浩瀚的材料，善于鉴别，善于去伪存真，去粗取精。要善于从老问题中挖掘新内容，从多角度去分析它、把握它，从中挖掘出新的观点，“化腐朽为神奇”。二是结构要新。讲话稿起草不同于文学创作，它在结构上有一定的模式和规范。但结构是为主题服务的，为了满足主题的需要，在结构安排上就不能凝固僵化，而要有所创新，让听众容易把握脉络，使听众产生一种美感。三是语言要新。讲话稿固然要求平实、朴素，但这绝不等于排斥语言生动和创新；固然不需要像纯文学创作那样讲究辞藻华丽、绘声绘色、灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法，可以大大增强文稿的可持续性、新鲜感。四、锤炼“基本功”。一是要勤于学习。学海无除子涯，学无止境。不学习必定落后于形势，落后于领导，落后于同事。要养成勤于学习的习惯，不能流于形式、浅尝辄止。要通过向报刊学习、向书本学习、向领导学习、向同志学习、向群众学习，深入钻研，融会贯通，提高素质。二是要善于积累。巧妇难为无米之炊。如果平时不注意积累，做起文章来就难以得心应手。要学会观察，经常留意所见、所闻并记录下来，特别是注意记录领导的言论；要学会分类，对各种材料进行归纳、分类；要学会“剪辑”，11/14从报刊上裁剪一些有用的文章，以备后用；要学会“上网”，利用现代媒体查阅、下载、存储资料等。通过不断积累，储备观点，做到有备无患，需则用之。三是要苦练内功。古人说“功夫在诗外”，就是要热爱文字工作，有热情才有激情，有激情才有灵感，有灵感就会有好文稿；要苦下功夫，耐得住寂寞，吃得了苦；要有进取意识和责任意识，如果因粗心而在文稿的核对校正上出现一两处纰漏，即使文稿写得再好，也会事倍功半。二、少说“普通话”唐太宗李世民说过：?语言者，君子之枢机，谈何容易！”，皇帝都感到说话不容易，可见，说话真不是一件容易的事。少说?普通话?，就是要多讲领导想讲的话，多讲能体现领导?水平?与?特色?的话，少说空话，大话、套话。当然，也不是要领导多讲方言。要想让领导讲出?水平?、体现?特色?，需要做到下面的?四要?。一要“文如其人”。这里的?人?不是讲话稿的撰写者，而是指讲话稿的使用者-领导。讲话稿是领导的讲话稿，必须反映出领导的个体特征。具体来说：一是要体现领导性格。大家知道，?人上一百，形形色色?，千人千面，领导首先是人，而且是性格各异的人，有的豪放率真，有的沉稳含蓄，有的幽默风趣，有的沉闷古板。不同性12/14格的领导，其讲话的风格必然不同，对事例、句式、有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文采、偏爱对仗工整。作为秘书，一定要因人而异，?看人下菜?，写出体现领导性格的讲话稿。切不可?千人一面?，更不能?张冠李戴?，使领导风格错位。二要符合领导身份。这里所讲的身份主要是指领导所担任的职务。具体到某位领导其职务总是一定的，不同职务的领导，讲话的角度不同，讲话的内容也有区别。三要流露领导情怀。刚才讲过，领导也是人，人是有感情的，领导也不例外。大凡处在一定位置的领导，绝大多数对党的事业是忠诚的，对人民群众是有深厚感情的，写不出领导真情实感的讲话稿，也不能算是成功的讲话稿。二要“有的放矢”。这里?的?有两方面所指，一是讲话的内容，二是讲话的对象。从讲话内容来讲，要言之有物，不能虚无空洞。因为领导讲话都是有目的的，或解决问题，或阐明思想，或发表评论，或兼而有之，所以讲话稿写作要体现鲜明的导向性和现实的操作性，不要讲假话、套话、空话。最好是简洁明了，开门见山，一语中的，不能让人听了不解其13/14意，听了半天，不知?你要干什么?、?要我怎么干?；拿破仑对秘书们一再重申的训令就是六个字：?要清晰！要明白！?从讲话的对象来说，秘书不仅仅要考