某公司代销品标准作业暂行规定(doc 5页).doc

厦门夏商旅游集团酒店管理公司代销品标准作业暂行规定 制订：财会部修订日期：2008年2月 一、制定目的：加强门店代销品销售项目管理，明确代销品在订、购、验、存、领、售等环节的作业流程和岗位职责。二、制定依据：厦门夏商旅游酒店管理公司财务内控管理制度之09采购管理暂行规定及之08存货管理暂行规定。三、业务操作：分别请购，统一定购，分别配送，分别支付货款。四、业务性质账务处理：根据合同内容此项业务性质是代购代销性质，但实际操作是供货商的销售发票开给各单位，各单位此项收入并入客房收入，统一开具住宿专用发票，据此确定此项业务的实际性质是进销行为。代销商品分为客房代销品和大堂代销品，财务处理以进销性质进行核算，客房代销品收入在营业日报表客房收入项目的“客房酒吧”栏体现，大堂代销品收入在营业日报表客房收入项目的“商务中心-商务代销”栏体现，账务依此计入“客房收入-其他收入”科目核算，成本根据月末销售月报表的品种、数量计入“客房成本-其他成本”科目核算。五、作业流程：1、订购环节：（1）订货：采购小组确定代销品的供应商、品种、进价、代销价格、付款方式等，签订购销合同；（2）购货：各单位根据需要，填制“材料申购单”，注明采购商品的编号、名称、规格、数量，并经责任人审批后送酒店管理公司采购专员，管理公司采购专员接单复核签字，统一定购。“材料申购单”的仓库联退还请购单位（定购与请购有差异的应及时与请购单位确认）。采购专员保存采购联单，详细登记各单位的进货时间、金额。货款由各门店根据购货情况由各门店根据审批流程分别支付。2、验收环节：供货商送货上门，由各单位的采购经办人和仓管员根据仓库联内容验收，按实际验收的品种和数量填制“验收进仓单”（实际验收与请购内容有差异的及时告知管理公司的采购专员并附验收单复印件）。3、入库保管：仓管员负责代销品的实物保管工作，根据验收单的内容登记仓库账，摆放好实物。4、领用销售：客房或总台（以下称销售部门）根据需要领用的品种、数量填制“材料申请领用单”，经部门主管审批后到仓库领取；仓管员根据实际领用的品种、数量填制“材料领用出仓单”，经领用人、仓管员签字确认后，领取实物，并登记仓库账；销售部门根据实际需要将代销品摆放在货架上，并按酒店管理公司要求摆放相应商品的价格标签。剩余的代销品存放于部门二级仓库，货架上应制作一价格目录表注明代销品的存放数量。5、定价管理：门店所有代销品应按酒店管理公司统一制定的售价进行销售。在销售过程中若对商品的销售价格及品项有调整建议，应告知酒店管理公司采购部门，待公司领导同意后统一执行。所有代销商品的品项及售价应报备管理公司财会部，以便财会部核对。 6、销售管理：（1）客房代销品：客人在房间消费完后退房结账的，楼层服务员查房后应先电话通知前台服务员先填写代销品销售清单并入账（切记前台服务员应重复楼层服务员所报客人消费代销品的品名、数量、金额），事后与楼层服务员及时核对，如有特殊情况客人需补充代销品的由楼层服务员填写“代销品销售清单”经客人签字后交前台服务员签字入账；门店客房部应由一名人员负责代销品的进、销、存管理，每天依据领用单、代销品销售清单等相关单据做好客房代销品台账并每天根据当天代销品的销售情况填写“客房代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在核对每天日报表的同时要核对消费明细，并对账单、杂项单进行消号（代销品销售清单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；（2）大堂代销品：客人消费时，前台人员填写“杂项消费单”并及时将此收入录入客房收入的“商务中心-商务代销”栏目。每天根据当天代销品的销售情况填写“前台代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在核对每天日报表的同时要核对杂项消费明细，并对账单、杂项单进行消号（杂项单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；各门店应由一名人员负责代销品的进、销、存管理，每天依据领用单、杂项消费单等相关单据做好代销品台账；客人发生消费时，前台服务员应先填写“杂项消费单”，再根据“杂项消费单”录入电脑，否则一经发现视作违规，将视具体情况按公司奖惩规定执行。7、月末统计：月末由资金管理员根据每天的“代销品销售清单”统计当月销售代销品的品种和数量，填制“代销品销售统计表”（样式附后