“情况报告”相关指导(1)

1/6“情况报告”相关指导(1)一、情况报告的概念界定中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法对报告的“功用”分别作出如下规定：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。依据这一功用，我们很容易将“工作报告”与“情况报告”区分开来：用于向上级机关汇报工作的即为“工作报告”，反映情况的即为“情况报告”。这本来不应该出现任何歧义。但是问题在于：这里的“情况”是指的什么?芽在谈及“报告”的功用这一特定场合下，“工作情况”是否还应属于“情况”的范畴?所谓“情况”，即“情势状况”。从普泛意义上说，任何方面的情势状况都叫“情况”;但条例与办法对报告的表述，无论是从逻辑形式还是表达内容上看，“工作情况”都是被排斥于“情况”之外的：从逻辑形式看，“汇报工作”与“反映情况”一次性平行摆列，形成互不相容的并列式逻辑关系;从表达内容看，所谓“汇报工作”，就是汇报工作情况，报告既已有了“汇报工作”的功用，那么“反映情况”的功用中就不应再包含对“工作情况”2/6的反映。情况报告中所反映的“情况”，应是一种“非常性”情况，即正常工作秩序之外的某些新生现象、突发问题、偶发事件或意外事故等。情况报告，应该是体现“情、因、策”的报告，其写作目的在于，要向上级机关汇报以下几个问题：出现了什么情况?芽为什么会出现这种情况?芽怎样应对这种情况?这便自然地构成了情况报告所特有的行文思路：陈述情况分析原因提出对策。省人民政府关于市第三棉花加工厂特大火灾事故检查处理情况的报告，可以视为情况报告的范例。二、范文结构与内容分析范文全篇凡10个自然段，除末段作“结语”以外，其余9段可分三个部分：1、2两段“陈述情况”;3、4两段“分析原因”;5-9段“提出对策”。具体分析如下：1.陈述情况第1段交待损失情况。文章一开篇便点明了时间、地点和事件，作为全文的总起;接着，以一连串数字说明了损失之惨重，突出了事故的严重性。第2段交待了抢救情况与善后工作，以省府机关组织实施的“调查处理”点题，并以此作为“分析原因”和“提出对策”的依据，为下文张本。2.分析原因3/6对于事故发生的原因，作者从主观、客观两个角度作出了全面深入的分析。第3段为“主观”原因分析，这是分析的重点。作者首先以“调查核实”为依据，认定这是一起“重大责任事故”;然后，从“直接责任”和“领导责任”两个方面作出分析：“直接责任”在于临时工李违反劳动纪律所致;而“领导责任”则涉及到厂领导、市领导、省领导三个层次，按照责任“由重到轻”、级别“由低到高”的逻辑顺序一路写来，显示了十分明晰的条理。第4段为“客观”原因分析，它虽然处于次要位置，但在整个原因分析中也是必不可少的一项内容，有了它才能保证分析的全面、客观与公正性。3.提出对策所谓“对策”，是指应对某种情况的策略与方法。在情况报告写作中，“对策”的表现形态有两种：有些是已经、正在或将要实施的，这时的“对策”便以“措施”的形态出现;另有一些属于发文机关职权范围以外的“对策”，这时作者只能以“建议”形式提出，供上级机关作为决策的参考。不过，无论采用哪种形态，都必须有明确的针对性，应针对具体的“情况”以及产生这种情况的“原因”拿出切实可行的对策，这就是所谓“因情陈策，据因陈策”的原则。4/6范文的“对策”部分，是以“措施”的形式表述的，作者针对这一责任事故以及安全生产的某些薄弱环节，说明了已经采取的三项措施：其一，建立健全安全生产规章制度;其二，进行安全生产大检查;其三，善后工作及惩处决定。文章最后一个小段，以“惯用结语”作结。全文内容充实，结构严谨，显示了章法的完整性与条理性。三、范文的表达特点范文的表达也颇具特色。主要表现在以下几个方面：1.三种表达方式有机结合人们常说“报告是一种陈述性公文”，“行文一般采用叙述的表达方式，围绕所要汇报的工作或情况，告而少论，甚至告而不论。”其实，并非尽然。所谓“陈述”，是指“有条有理地叙述说明”;对于工作报告、答复报告、报送报告等几个文种来说，以“陈述性”来标志其表达特征，还是可以的，但它却不能涵盖情况报告的表达方式。情况报告是“情、因、策”的报告，其中，“分析原因”是“陈述情况”的必然延伸与深化，同时又是“提出对策”的基础与依据，因此它处于全文的核心与重点位置，而这种“分析”恰恰是运用“议论”方式，倘若“少论”或“不5/6论”，将何以写出全面而深刻的情况报告呢?范文“陈述情况”部分，主要运用了“叙述”方式，其中谈“损失”的一段文字，又兼用了“数字说明”法。“分析原因”部分，主要运用了“议论”方式，同时又兼用了“叙述”手法：其中对于各种“责任”的分析，往往采用事实在前、论断在后的“据事说理”法，形成“叙议叙议”反复交叠的形式。“提出对策”部分，则以“说明”为主，其中对有关事实的交待，又兼用了“叙述”手法。如此，叙述、议论、说明三种表达方式各司其职，又相互穿插、有机配合，从而让报告的内容得到全面、深入、充分、准确的表达。2.两种分析角度纵横交*本文对事故原因的分析，包含着三个逻辑层次：在总体上，首先从主观原因、客观原因两个角度，展开第一个逻辑层面上的“横向”分析。在对主观原因的分析中，作者又从直接原因、领导责任两个角度，展开第二层次的“横向”分析。而在间接原因的分析中，则由“厂