公务员礼仪修养之语言礼仪规范5

1/7公务员礼仪修养之语言礼仪规范5（二）封文格式封文，即写在信封上的书信内容。国内邮寄信函、国际邮寄信函与托人代转的信函，其封文有着不同的具体格式内容。1.国内邮寄信函。在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编。然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方，应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编。2.国际邮寄信函。在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大，与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。3.托带信函。在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”、“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写其地址。收信者和写信者的邮编均不2/7必写。不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，还有许多普遍的规范和要求，基层公务员应当严格遵守。一是信封款式。信封有直式和横式两种。直式信封以中间印有红色长方框的最为适宜；横式信封则以纯白色为佳。吊唁用的信函，当使用素色信封。二是封文字体。封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。三是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、“四叔”等。四是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整，一字一格。直式信封的邮票应粘于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时，需加贴标签。标签应粘贴端正。3/7二、回复与管理对于公务信函的发送者而言，重要的是信函的撰写；而对于公务信函的接收者而言，重要的则在于信函的回复和管理。（一）回复信函使用公务信函必然是有事要谈，有事要办。公务信函在发出后能否及时无误地送到预定对象手中，是发信者最牵挂的事。因此，基层公务员在收到公务信函后，务必要以适当的方式予以及时回复，以示对对方的尊重。1.回复及时。基层公务员在收到公务信函后应尽快回复，切不可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。否则便会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务也不能及时办理。2.回复方式。公务信函的回复应遵循“照旧”原则，即以函复函。如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。为尽早消除对方的担忧之情，可在收到重要信函后先挂电话告诉对方信函已收到，然后再及时复函。复函时除对对方的提议、要求作详实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。如果双方信函往来频繁，更有必要这么做。如告诉对方：“您于3月6日发出的信函，我在11日收到了。”4/73.解释延误。基层公务员在收到公函后，如果当时确实无法及时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，切不可不予理睬、束之高阁，甚至在日后与对方见面时表示“并未收到”。即使帮不了忙，也应尽早答复，并致以歉意。要表现出坦诚的态度，以便早让对方另做安排。（二）妥善管理每一封公务信函都可算是各级行政机关开展公务的重要文件或资料，即使在回函之后也有一定的参考和保留价值。因此，基层公务员必须加强对公函的管理。1.严格保管。基层公务员应当对收到的公函进行分类整理，妥善保存于安全之处。按照常规，未经允许或批准，基层公务员不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。2.定期销毁。对于那些没有保存价值的信函，基层公务员可予以定期销毁。根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。销毁应当完全、彻底，不遗漏。5/7切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。公务员礼仪修养之语言礼仪规范5相关内容:公务员礼仪修养之语言礼仪规范4（二）收文程序收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。.公务员礼仪修养之语言礼仪规范6三、特殊的公函除了上述一般的公务信函之外，基层公务员还会在工作中经常遇到一些有特定目的和使用场合的公函，例如祝贺信、感谢信、慰问信、邀请信等。每一种特定公函都有相应的写作规范和使用要求，基层公务员应当予以严格遵守。公务员礼仪修养之语言礼仪规范7一、基本的要求基层公务员在立据时，所立之据不论是凭据性的，还是说明性的，都必须严格遵守一些共同的规范性要求。（一）立据态度基层公务员所立之据多使用于平辈之间，而且更多地使用于熟人之间。6/7公务员礼仪修养之语言礼仪规范8（一）说明性条据说明性条据，又称函件式条据，通常指用来传递信息、道明原委的条据。其作用主要是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求。因此说明性条据具有更强的礼仪规范，要求在措词用语甚至使用上都要表现得谦恭、礼貌。公务员礼仪修养之语言礼仪规范9（三）公务名片公务名片，即是指基层公务员正式使用于公务活动之中的名片。值得注意的是，身边如果没有公务名片，可用社交名片代替。但如果没有社交名片，则不能用公务名片代替。可见公务名片有着很强的公务性规范。公务员礼仪修养之语言礼仪规范10三、名片的用途在现实生活中，名片是一种不可或缺的交往工具。对基层公务员而言，名片的基本用途共有如下几种。（一）常规用途1.介绍自己。初次与交往对象见面时，除了必要的口头自我介绍外，还可以名片作为辅助的介绍工具。公司职员礼仪守则第一条职员必须仪表端庄、整洁。具体要求是：1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职