岗位说明书 撰写

2020 4 6 岗位说明书编写 2020 4 6 课程目标 通过本次学习 您将掌握以下内容 岗位分析的定义及在企业人力资源管理中的作用与意义岗位分析收集的信息及主要方法编写岗位说明书的基本思路及主要模式 2020 4 6 美国加利福尼亚大学的学者做了这样一个实验 把6只猴子分别关在3间空房子里 每间两只 房子里分别放着一定数量的食物 但放的位置高度不一样 第一间房子的食物就放在地上 第二间房子的食物分别从易到难悬挂在不同高度的适当位置上 第三间房子的食物悬挂在房顶 数日后 他们发现第一间房子的猴子一死一伤 伤的缺了耳朵断了腿 奄奄一息 第三间房子的猴子也死了 只有第二间房子的猴子活的好好的 究其原因 第一间房子的两只猴子一进房间就看到了地上的食物 于是 为了争夺唾手可得的食物而大动干戈 结果伤的伤 死的死 第三间房子的猴子虽做了努力 但因食物太高 难度过大 够不着 被活活饿死了 只有第二间房子的两只猴子先是各自凭着自己的本能蹦跳取食 最后 随着悬挂食物高度的增加 难度增大 两只猴子只有协作才能取得食物 于是 一只猴子托起另一只猴子跳起取食 这样 每天都能取得够吃的食物 很好的活了下来 做的虽是猴子取食的实验 但在一定程度上也说明了人才与岗位的关系 故事分享 岗位难度过低 人人能干 体现不出能力与水平 选拔不出人才 反倒成了内耗式的位子争斗甚至残杀 其结果无异于第一间房子里的两只猴子 岗位的难度太大 虽努力而不能及 甚至埋没 抹杀了人才 有如第三间房子里的两只猴子的命运 岗位的难度要适当 循序渐进 如同第二间房子的食物 这样 才能真正体现出能力与水平 发挥人的能动性和智慧 同时 相互间的依存关系使人才间相互协作 共渡难关 2020 4 6 案例分享 工作分析是否能这样进行 2020 4 6 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 管理者经常遇到的困惑 思考 2020 4 6 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 2020 4 6 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么会产生上述这些问题呢 2020 4 6 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少员工 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 2020 4 6 我们应该这样做 我们应该做工作分析岗位说明书 2020 4 6 拿来主义 消化不良 借鉴其他公司的样本 照搬照抄闭门造车 自我杜撰 根据个人主观愿望编写 岗位说明书的编写弊病 2020 4 6 岗位分析 1 概念亦称职务分析或岗位职责分析 是指为了达到更好的组织与人的匹配 对组织中各职位的基本信息 工作职责 工作内容 工作权限 考核标准以及任职资格等相关信息进行获取 处理和分析 以形成职位说明书和职位规范 并应用于各项人力资源管理活动 2020 4 6 岗位分析 2 含义是一个过程 包含一定的流程和方法针对岗位最终目的是实现组织与人的更加匹配结果包括工作说明书和工作规范两份人事文件 2020 4 6 岗位说明书的作用 明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导 对于任职者 2020 4 6 更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制订计划提供参考绩效考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 对于管理者 岗位说明书的作用 2020 4 6 岗位说明书的作用 为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定的基础绩效考核的依据 对于人力资源专业人员 2020 4 6 什么是岗位 岗位是组织的基本单位 标准构件岗位基于组织而非个人岗位为组织的目标和价值而存在岗位是个人与工作之间的纽带任职者变换 岗位的根本特征即所从事任务及主要活动不变 2020 4 6 岗位的特征 岗位属于组织岗位存在不取决于担任岗位的人 而是组织的需要 岗位与任职者截然不同 人的特征表现于其工作风格 方法和行为 岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任 岗位是动态的随着组织策略和结构的变化 岗位会发生变化 但岗位的动态性并不否认其明确性和固定性 为避免组织重叠和资源浪费 更需清楚界定岗位的责任 2020 4 6 岗位 职务 任务 职务 头衔 岗位称谓 例如 经理 主任 专员岗位 职能 头衔任务 指一项具体的工作 例如 职务 主任 专员岗位 办公室主任 招聘专员任务 指派打印一份文件 2020 4 6 岗位分析的专业术语 工作要素 工作中不能再分解的最小单位 任务 达到某一目的的要素集合 如为客点菜 职责 某人担负的一项或多项相互联系的任务的集合 职位 指一定时期内 组织要求个体一项或多项相互联系的职责集合 职务 由一系列近似的或性质相同的职位构成 职业 在不同时期 不同组织中 工作要求相似或职责平行的职位集合 工作族 由性质相同的若干种职业或工作组成 2020 4 6 岗位分析的内容 工作主体 责任人工作内容 工作任务 工作职责 工作流程等 工作时间 工作的具体时间工作环境 物理环境和社会环境工作方式 完成工作所需的资料 机器设备 材料 确定完成工作的方法和程序 工作原因 工作对该岗位工作者的意义工作关系 工作中与其他人的关系 2020 4 6 岗位分析流程 岗位信息搜集 岗位说明书撰写 岗位分析 收集有关岗位内容和岗位之间关系的信息 资料研读法问卷调查法访谈法观察法工作日记法 对岗位信息进行分析整理 分解为几个关键部分 以简洁的方式固化岗位分析结果 通常为岗位说明书 岗位分析6要素 岗位说明书模版 岗位分析方法 2020 4 6 岗位分析的方法 1 问卷法问卷设计问卷发放填写说明与解释问卷回收整理 2020 4 6 2 观察法直接观察阶段观察工作表演 2020 4 6 观察法的优点 信息广泛 第一手资料 客观和正确观察法的缺点 1 干扰 2 无法感受或观察到特殊事故 3 对心智活动 成效有限 2020 4 6 运用观察法的注意事项 1 选择外显特征明显的职位 2 观察对象相对静止 3 尽量避免打扰工作人员 4 准备详细的提纲 2020 4 6 3 访谈法 1 分类 个别访谈 集体访谈 管理人员访谈 2 优缺点优点 可以了解工作者的工作态度和动机运用面广具体准确有助于管理者发现问题有助于与员工沟通缺点 需要专门技巧费时费力信息可能受到扭曲妨碍生产 2020 4 6 3 主意事项访谈尽量结构化面谈过程中应保持友好 亲善态度直接与工作执行者及直接主管面谈根据提问单的问题 2020 4 6 4 关键事件法对岗位工作任务造成明显影响的事件 1 应主意的问题调查期限不易过短关键事件足够正反两方面的事件都要兼顾 2020 4 6 2 优点可深入了解工作的动态性行为是可观察 可衡量的 记录的信息容易被发现 3 缺点费时难以涉及中等绩效的员工不适用于描述日常工作 2020 4 6 5 工作日志法 2020 4 6 工作分析的步骤 发展趋势反馈影响 2020 4 6 1 准备阶段明确工作分析的意义 目的 方法 步骤 选择岗位分析人员 制定岗位分析计划 2020 4 6 2 调查阶段编制各种调查问卷和提纲 灵活运用各种调查方法 如面谈法 问卷法 观察法 参与法 实验法 关键事件法等等 广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据 重点收集工作人员必需的特征信息 要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定 2020 4 6 应收集的主要信息 工作过程信息工作环境信息工作内容信息工作人员信息 2020 4 6 3 分析阶段仔细审核已收集到的各种信息 创造性地分析 发现有关工作和工作人员的关键成分 归纳 总结出工作分析的必需材料和要素 编制工作描述 工作规范 2020 4 6 4 完成阶段根据对资料的分析 编写工作说明书 对整个工作分析过程进行总结 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于以后更好地进行工作分析 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面 真正发挥工作分析的作用 2020 4 6 二 工作分析的方法 问卷法观察法访谈法工作实践法 参与法 关键事件法 2020 4 6 1 问卷法利用已编制的问卷 要求被试者填写 来获取有关工作的信息 是一种快速而有效的方法 一般岗位分析问卷1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是 请选择 下同 A 男性B 女性C 男女均可 3 最合适任此职的年龄是 A 20岁以下B 21 30岁C 31 40岁D 41 50岁E 51岁以上 2020 4 6 4 能胜任此职的文化程度是 A 初中以下B 高中 中专C 大专D 本科E 研究生以上5 此职的工作地点在 A 本地市区B 本地郊区C 外地市区D 外地郊区E 其他6 此职的工作主要在 指75 以上的时间 A 在室内B 在室外C 室内外各一半7 任此职者的一般智力最好在 A 90分以上B 70 89分C 30 69分D 10 29分E 9分以下8 此职工作信息来源主要是 A 书面材料 文件 报告 书刊杂志 各种材料等等 B 数字材料 包含各种数据 图表 财务数据的材料 C 图片材料 设计草图 照片 X照片 地图等等 D 模型装置 模型 模式 模板等等 E 视觉显示 数学显示 信号灯 仪器等等 F 测量装置 气压表 气温表等各种表具 G 人员 消费者 客户 顾客等等 2020 4 6 推销员岗位分析问卷说明以下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 标在右侧的横线上 1 和客户保持联系 2 接待好每一个客户 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 7 善于微笑 8 送产品上门 2020 4 6 9 参加在职培训 10 把客户有关质量问题反馈给有关部门 11 准备好各种推销工具 12 每天拜访预定的客户 13 在各种场合推销本企业产品 14 讲话口齿清楚 15 思路清晰 16 向经理汇报工作 17 每天总结自己的工作 18 每天锻炼身体 19 和同事保持良好关系 20 自己设计一些小型促销活动 21 不怕吃苦 2020 4 6 2 观察法在工作现场运用感觉器官或其他工具 观察员工的实际工作运作 用文字或图表形式记录下来 来收集工作信息的一种方法 操作原则观察的工作应相对静止适用于大量标准化的 周期短的体力活动为主的工作要注意工作行为样本的代表性观察人员不应干扰被观察者的工作不适用于以智力活动为主的工作观察前要有详细的观察提纲和行为标准观察法的观察提纲 2020 4 6 岗位分析观察提纲被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品多少件 7 平均多少时间完成一件产品 2020 4 6 8 与同事交谈几次 9 每次交谈约 分钟 10 室内温度 度 11 抽了几支香烟 12 喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 16 噪音分贝是多少 2020 4 6 3 访谈法 通过与员工和管理者的访谈 可以获取更多的细节和更准确的信息 一般有三种访谈的方式 1 与该工作的主管人员进行访谈 2 与从事该工作的每个员工交谈 3 与从事相同工作的员工群体进行交谈 2020 4 6 访谈法的评价 优点 一是既可以获得标准化工作的信息 也可以获得非标准化工作的信息 二是既可以获得体力工作的信息 也可以获得脑力工作的信息 三是由于工作者本身也是自己行为的观察者 因此 他可以提供外人不易观察到的情况 缺陷 一方面 工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练 这种方法耗时也很多 因此 成本较高 另一方面 由于工作者的不肯合作和工作分析者问一些含糊不清的问题 往往导致收集到的信息失真 2020 4 6 工作实践法也称参与法 它是指工作分析人员通过直接参与某项工作 从而细致地 深入地体验 了解 分析工作的特点和要求 工作实践法的优点 当一些有经验的员工 由于不善于表达 或并不了解自己完成任务的方式等原因 无法提供有效的工作分析信息时 工作分析者的亲自参与可以获得第一手的工作分析信息 工作实践法的缺点 比如对于一些危险的工作 就不适合用这种方法来收集信息 另外 对于现代企业中许多高度专业化的工作 工作分析者往往由于不具备从事某项工作的知识和技巧 因此无法参与实践 4 工作实践法 2020 4 6 5 关键事件法 关键事件是指对实际工作中特别有效或无效的工作者行为的简短描述 当大量的这类小事例收集起来以后 按照他们所描述的工作领域进行归纳分类 最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解 关键事件法的优点是 能直接描述人们在工作中的具体活动 因此 可以揭示工作的动态性 由于所研究的行为可以观察和衡量 所以 这种方法获得的资料适用于大多数工作分析 2020 4 6 职务分析的时机 1 新成立的企业对于新成立的企业要进行职务分析 这样可以为后续的人力资源管理工作打下基础 企业新成立时 职务分析最迫切的用途是在人员招聘方面 2 职位有变动当职位的工作内容等因素有所变动时 应该对该职位的变动部分重新进行职务分析 3 企业没有进行过职务分析有些企业已经存在了很长时间 但由于企业一直没有人力资源部 或者人力资源部人员工作繁忙 所以一直没有进行职务分析 2020 4 6 岗位分析方法 岗位分析6要素 岗位分析6要素 岗位目的 主要应负责任 岗位工作权限 最低任职资格 工作关系 基本信息 2020 4 6 岗位说明书模板 2020 4 6 岗位说明书内容 2020 4 6 1 基本信息 部门 岗位说明书 岗位名称 职能 职务 尽量与业界一致 便于比较和交流 坚持名实相符 保持内部层序清晰 对外如市场销售等岗位可灵活一些 2020 4 6 2 岗位目的 组织为什么需要这个岗位 这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么 岗位价值 对部门KPI的支持 分析要点 2020 4 6 2 岗位目的 分析要点 岗位目的分析要点这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么 组织为什么需要这个岗位 岗位目的表达形式 为 在 做 组织贡献 约束条件 主要活动一般只有一句话 在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话 也就是那些有 多种角色