销售、收款程序及管理办法.doc

销售、收款程序及管理办法（试行） 1. 总则 1.1.制定目的为使本公司有关销售业务的处理有所遵循，加强内部控制，以利于营销业务的推展，特制定本办法。 1.2.适用范围凡本公司国内业务的销售作业，均依照本办法管理。1.3. 权责单位管理单位：业务部结算单位：财务部仓储单位：生管部监督：稽核室、总经理室1.4. 核准权限说明本规定中，各单据的核准需严格按要求执行。当相关授权主管均不在时，需指定代理人代理行使其权限。指定代理人时，需由授权主管出具书面证明，注明代理人及代理时限，并书面通知相关部门。2市场调查管理办法 2.1. 权责： 2.1.1.市场情报、资讯搜集：业务部。 2.1.2.资料分析、策略拟定：业务部销售经理。 2.1.3.策略核准：总经理。 2.2. 作业内容： 2.2.1.业务员利用拜访客户时，搜集下列市场资讯：（1） 与本公司有关的讯息：客户对本公司品质、价位、服务、交期等是否满意，本公司产品在市场上的竞争优势等。（2） 客户情况：客户销售量、零售价格、与客户对款情况、客户库存情况、客户经营现况等。（3） 同业竞争者的相关讯息：市场活动状况、经营/价格策略、有无推出新产品等。 2.2.2.业务员将收集到的资料填注于出差报告与每次出差归来两日内报业务部经理。 2.3. 资料分析、策略拟定：业务部经理就业务部所得的相关调查报告分析其状况，进而对公司产品市场的行销策略提出修正或对策，以寻求产品的通路；扩大产品覆盖领域。并每月向总经理室提报营销策略报告3销售计划管理办法3.1. 权责:3.1.1.资料收集: 业务部3.1.2.资料分析、计划制定：业务部经理。3.2. 作业规定3.2.1.业务部于每月中旬前依据最新订单，及以往的销售资料，预测今后三个月可能接受的订单并制定销售计划，填注于今后三个月销售计划明细表。3.2.2.业务部经理于每月“产销协调会”上报告今后三个月销售计划为各工厂制定生产计划的依据。3.2.3.业务部每月还须编制以下统计表：各月份产品平均售价变动表，各月份产品销售分布比较表，各月份各客户销售计划表，月份销售目标、实绩比较表，客户毛利分析表。4.销售业务的取得4.1. 权责： 4.1.1报价及联系业务：业务员。 4.1.2产品订货单核准：l 销售价格是否低于公司定价：业务部经理、财务部经理l 客户货款收回是否符合公司要求：业务部经理、财务部经理l 特殊情形销售及销售折让：业务部经理、总经理室4.1.3.销售合同/代理商协议的签订：业务部经理4.1.4.销售合同/代理商协议的审核：总经理室 4.2. 作业内容： 4.2.1 销售业务的取得 (1) 客户以各种方式订货，或由业务员主动取得销售业务后，业务员依公司要求的价格向客户报价，客户同意报价后，业务员应与客户就交货品种、数量、交货期、交货地点、付款方式以及是否需要发票等签定购销合同。(2) 以上事宜确定以后，业务员根据库存数量情况办理业务如下：(A) 对于一般现款现货来厂自提的客户可由业务部直接开出产品出货单及销售发票交财务部收款员盖章确认收款后，可到仓库去提货。(B) 对于长期客户，由业务员按照所签合同约定，开出产品订货单交经理审核（经理不在时由副经理代理，下同），若业务员出差，可由其电话或传真通知业务部内勤人员代开，填制产品订货单时应同时注明所执行的合同编号、结算方式，产品订货单一式二联，第一联应由业务部传真给客户并经客户盖章确认后传回留业务部存查，第二联交成品库备货，并由成品库留存。(C)(3) 门市部零售业务：(A).产品零售价格：公司所有产品（包括外购商品）的零售价格为：批发价（1+ %）。业务人员在实际销售中可有按该产品零售价 %的下浮权利；门市部经理可有 %的下浮权利。超出此限须报总经理批准，并由总经理室填制产品出货单后交财务部办理结算手续(总经理批示留财务部备查)。门市部依据加盖财务印章的产品出货单予以发货。(B).销售日报：门市部应做好日常的销售记录工作，并于每日终了前做出当日的门市部销售日报表(已开发票的销售应做出标注)连同当日的销售货款上缴至公司财务部。门市部销售日报表一式二份，经门市部负责人签字后，一份经财务盖章确认收款后退回门市部，一份留财务部做相应的帐务处理。(C).月末结算：每月终了前，门市部应将当月销售的产品按照品名、规格、等级进行汇总编制门市部商品发出汇总表上报财务部据以结转销售成本。月末，门市部应根据当月的商品进销存情况填制门市部商品进销存汇总表上报业务部及财务部。(D).门市部日常的零售作业，至少应由两人在场，并应一人开单，另一人收款同时做日报表。不得简化为一人经办。(E).商品的购进：门市部可根据市场需求安排购进适销对路的商品。首先，门市部应填制商品销售计划表经业务部经理签字后报财务部及总经理室备案。然后比照采购、付款程序及管理办法相应执行“请购、采购、验收、请付款”的作业。 4.2.2产品订货单的审核(1) 初审：业务部经理依当月销货价格表及应收账款明细表对销售价格和客户回款情况进行初步审核，当价格符合价格表及符合货款回收管理办法时，方可签核。(2) 复审：业务部经理签核后，交财务部经理复核签字。成品库见有业务部和财务部经理的签字后，方可备货、装车。 4.3 表单 4.3.1. 产品订货单4.3.2. 销货价格表4.3.3. 门市部销售日报表4.3.4. 门市部商品发出汇总表4.3.5. 门市部商品进销存汇总表5. 出货 5.1 权责5.1.1备货、装车: 生管部成品库。5.1.2开出货单、运输：业务部。5.2 作业内容: 5.2.1出库: (1).对于一般现款现货来厂自提的客户，成品库可依据经财务部确认收款盖章的产品出货单予以出货。(2).对于按照合同约定需要送货的业务：(A) .属于委托汽车运输公司直接运至客户的：成品库依签核后的产品订货单安排备货及装车。备货完成后，成品库主管确认装车数量，并通知业务部内勤开产品出货单。业务部内勤依实际装车数量开出产品出货单同时填制一份货物承运单 (应每车1单)让承运人签字后交财务部，财务部暂将货物承运单留存作为索款依据并在产品出货单上加盖财务印章，经成品库主管签字后出货。同时，业务部应做好货物承运记录。对于按合同约定货到付款的业务，业务部应责成货物承运人及时将由客户签收的产品出货单的客户返回联（第五联）及货款带回，并于回公司的当日上缴至财务部。对于按合同约定货到暂不付款的业务，业务部应责成货物承运人将客户签收的产品出货单的客户返回联带回的同时，还应向客户索要欠款凭据(凭据上应有欠款人签名并加盖欠款单位印章)，并于回公司的当日上缴至财务部。产品出货单一式六联，第一联业务部留存、第二联交财务部、第三联成品库留存，第四联交客户、第五联客户签收后返回、第六联交门卫。(B) .属于委托铁路运输的：成品库依签核后的产品订货单安排备货及装车。成品库主管确认装车数量后，通知业务部内勤开产品出货单，并将铁路货运单一同交财务部。财务部确认收妥货款或取得了向客户收款的凭据后加盖财务印章，经成品库主管签字后出货。(3).对门市部出库：门市部根据日常销售的需要申领公司的产品用于零售时，应填制领料单报业务部经理批准后，业务部开出产品出货单交财务部加盖“转讫”印章，仓库根据盖章后的产品出货单予以发货。财务部将领料单存留财务部作为转帐依据做如下帐务处理：贷记：产成品仓库产品；借记：产成品门市部产品。 (4).因特殊情况需出货时，须经总经理签字同意后,由总经理室填制产品出货单交财务部办理结算手续。 5.2.2出库记录：(1) 出库员在出库时应在产品出货单上登记好承运车辆的车牌号码。(2) 成品出库后按照产品出货单依品名、规格不同，登录出货明细表。(3) 成品库每日制作成品库存日报表报业务部、生管部。(4) 每月终了前，成品库应依据出货明细表与财务部、业务部核对准确后，编制产品发出汇总表（发往门市部的产品应单独汇总）报财务部椐以结转销售成本。 53表单 5.3.1.产品出货单5.3.2.出货明细表5.3.3.成品库存日报表5.3.4.产品发出汇总表5.3.5.货物承运单6收款及应收帐款管制6.1. 权责6.1.1.收款：财务部6.1.2.催收：业务部6.1.3.应收帐款控制：财务部6.1.4.清欠：资源开发部 6.2. 作业内容6.2.1. 现款现货：对于一般现款现货来厂自提的客户，财务部根据业务部开出的产品出货单及销售发票收取货款。以应收票据结算的，必须先经财务部经理审查批准后方可办理。6.2.2. 送货业务的结算：(1).对于按照合同约定需要运输公司汽车送的业务，财务部应将有承运人签名的货物承运单与产品出货单的会计记帐联临时登录货物发运登记簿。(A).货到付款的：待货物承运人交回货款后，财务部将货物承运单退还给承运人，并在货物发运登记簿上予以相应注销。同时财务部依据向银行的交款单、销售发票的记帐联及产品出货单的会计记帐联做相应的帐务处理。(B).货到暂不付款的：货物承运人应将客户的欠款凭据交至财务部，财务部将货物承运单退还给承运人，并在货物发运登记簿上予以相应注销。同时财务部依据客户的欠款凭据、销售发票的记帐联及产品出货单的会计记帐联做如下帐务处理：贷记：销售收入产品销售收入，贷记：应交税金增值税借记：应收帐款客户。 (2).月末时，财务部应将货物发运登记簿与存留的货物承运单进行核对并协同业务部查明原因，对属于正常跨月的业务应做如下帐务处理： 贷记：销售收入产品销售收入，贷记：应交税金增值税 借记：应收帐款承运人。6.2.3.业务部应按客户设立销售台帐，及时记录开单、发货、收款及欠款情况。6.2.4.财务部负责对应收帐款进行监督管制，当客户欠款超过合同规定的付款时限时，须及时通知业务部，并每日将应收账款明细表报业务部与业务部登记的客户往来帐核对，以利业务部掌握客户欠款情况及时催收货款。6.2.5.财务部每月制作客户对账单交业务部核实后，由业务部与客户对账，并经客户签字盖章确认后，交回财务部。6.2.6.对催收无效的逾期应收帐款需经法律程序解决的，由资源开发部立案办理，并按公司规定，追究相关人员责任。6.3. 表单6.3.1. 应收账款明细表6.3.2. 客户对账单7销货折让处理7.1. 权责：7.1.1.销货折让申请及管理：业务部7.1.2.销货折让核准：总经理室7.2. 作业内容:7.2.1.每年由业务部经理依客户销售及回款情况向总经理室提报销货折让申请，经总经理室批准后，方可实施折让。7.2.2.业务部每月依客户当月销售额计算应给折让，经财务部审核后报总经理室批准，于下月与客户结算，当月折让须于下月结清，过期不补。7.2.3.账务处理：业务部在客户台账上应分开收款金额与折让金额，以便统计与核对。8客诉处理作业8.1. 权责8.1.1.客诉的受理与回覆： 业务部8.1.2.客诉的原因分析： 生管部8.1.3.改善对策的研究制度： 生管部 8.1.4.改善对策的执行： 工厂 8.1.5.客诉的登录与归档： 业务部 8.2. 作业内容8.2.1.发生客诉时，由业务部受理后，对于可回复解决者应立即处理；若此事涉及相关单位，需其配合或征询其意见的，以客诉处理单详细内容提请相关单位澄清，此处相关单位系指品管部，生产工厂及其它当事单位。必要时业务部及相关单位可派员实地查证。8.2.2.由各单位会签意见后判定责任归属，若不是本公司原因造成的，则由业务部以委婉方式向客户说明、沟通，并于确认后归档。8.2.3.若责任判定应由本公司负责，应先向客户说明，并责成相关单位依裁示执行改善措施；如需退货、折价/理赔，按【退货/折价/理赔作业程序】处理。所有客诉经改善完成后应回复客户。8.2.4.对于责任判定或改善方式执行结果仍有争议时，应征询客户同意，并请专业人员判定，以求得解决方式。客诉处理单一式两联，第一联业务部留存，第二联由执行改善的相关单位留存。8.2.5.客诉处理结案后业务部应填写客诉处理案件登记表，客诉处理资料与记录应保存于业务部，以作为日后改进的参考，或提供管理审查之用。8.3. 表单 8.3.1.客诉处理单 8.3.2.客诉处理案件登记表 9退货、理赔/折价9. 1.退货9.1.1.业务部接获客户退货要求后，若为客诉则依【客诉处理作业程序】处理；若非客诉的其它原因退货应先由管辖该区域的业务员书面报请业务部经理核准，并通知品管部。决定同意退货后，业务部即通知客户，并与客户协商、确定退货时间及方式。9.1.2.退回货品到达后业务部填写退货通知单，报总经理室核准。退货通知单一式五联，第一联业务部留存，第二联交财务部冲帐，第三联交成品库，第四联交品管部，第五联回复客户。9.1.3.品管部依退货通知单检验退回货品，必要时应重新判定等级，将检验结果记录于退货通知单，并会同成品库点收数量，将实际入库数量记录于退货通知单“数量”栏内。退货通知单应有品管部经理签字。9.1.4.若客诉为本公司责任则应在退货时由品管部开立质量异常通知单一式两联，第一联由品管部留存，第二联交执行改正的相关单位留存。9.1.5.成品库依退货通知单负责点收退回公司的产品，并贴上客户退货标签。9.1.6.客户退回的货物应存放“退货区”，并做标示，退货品应适时申报处理。9.1.7.业务部、品管部及相关单位应对退回货品做退货原因分析，并提出改善策略，报总经理室。9. 2. 理赔/折价9.2.1.