销售合同管理办法

1/17销售合同管理办法销售合同管理制度第一条、为了加强销售合同的规范管理。保证合同的严肃性、有效性，规避销售风险，减少销售损失，降低销售成本，根据中华人民共和国合同法及其相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第二条、总则1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。3、合同的签署应坚持“规避风险，降低成本，实现效益最大化”的原则。4、合同的执行实行营销业务员负责制，即每一合同由营销业务员全权负责管理。负责合同的洽谈、起草、签订、履行以及结算。5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作，其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。第三条、合同的洽谈1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。2、营销业务员在洽谈合同时，应做到：遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。遵循公司产品的种类及质量体系。遵循公司对各类产品的定价原则。2/17尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。规避各类风险，尤其是合同回款的风险和汇率风险。第四条、合同的起草1、营销业务员负责合同的起草工作。2、合同起草应遵循以下原则：合同应依据中华人民共和国合同法及有关国际贸易规则，完整、准确地表述各项条款。必须从供需双方的利益出发，明确合同供需双方的权利和义务。所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写，同时应及时登记在销售合同台帐上。第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行第六条、合同的签订1、对产品的要求确认后，由授权人代表公司与客户签订合同。2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。3、销售合同章由专人管理，只有当合同签署授权人签字后，才可加盖合同章。4、合同为多页的，应加盖骑缝章。第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行第八条、合同的执行1、合同的执行工作由营销业务员负责。2、产品3/17生产:对无现货的销售合同，营销业务员应严格按照合同的要求，及时填写客户定单，通知市场部物流专员。物流专员结合生产情况及时合理下达生产订单送达生产单位备货。对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写产品发货详情单，经财务部签字后组织安排发货。生产单位接到生产订单后，立即根据要求，保质保量地组织生产货物，并按时交付。第九条、合同的修订当合同的内容由于某种原因需要变更时，合同应及时修改。如有必要，对变更后的内容再次进行评审。变更后的条款必须经过顾客书面认可。第十条、合同的管理及保密1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严格保密，违反者将按照公司有关制度进行处罚。2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外，其他任何部门取阅合同，须经销售经理批准。3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放，避免合同被他人偷阅。4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档，业务部门应保证合4/17同的有效性、完整性。附：销售合同管理流程图销售合同管理流程图客户调查制度第一条制定客户调查制度的目的：为规范宁夏西香记食品有限公司的客户调查管理行为，推行客户标准化管理，提升公司客户服务质量，增加客户满意度，与公司客户建立长期稳定的业务关系，增强市场竞争能力，特制定本制度。第二条公司客户调查制度的基本原则是：根据客户情况的变化，不断加以调整客户关系管理，并做跟踪记录；客户关系管理的重点是维护现有客户，不断开发未来客户或潜在客户；及时收集和整理客户关系资料，提供给销售公司经理和关联人。利用客户资料对客户进行分析，使客户关系资料的作用得到充分发挥。建立客户管理档案，由客户管理档案员负责管理，制订严格的查阅制度。第三条客户调查制度的内容包括：收集、分析、保存客户信息，填写客户基本信息表客户清单，积累有关客户与竞争对手的信息。定期对客户的情况进行分析，包括客户的构成、与公司的交易数量金额、货款回收、销售区域等。定期对客户进行回访，了解客户对公司产品质量、5/17包装、运输方式、服务等方面的意见和建议。对客户的投诉意见进行整理，联系相关责任部门，对提出的处理意见或建议及时反馈给客户。制订客户计划，挖掘现有客户的合作潜力，开发新的客户，重点是终端大客户。第四条、客户调查制度实施细则：1、营销业务员与客户交谈过程中，注意了解客户家庭状况、个人信息、个人经历、兴趣爱好、业务专长、价值观念等做详细的调查，对此调查记录应严守保密。销售合同管理制度一、目的为了规范销售合同签订、加强销售合同管理、合理规避合同风险，根据中华人民共和国合同法及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司销售合同/定单的签订、审批、变更、保管等各项事项的规范和管理。三、公司销售合同格式应至少包括但不限于以下内容。1、供需双方全称、签约时间和地点。2、产品名称、质量标准、单价。3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及6/17验收方法应具体、明确。4、付款方式及付款期限。5、免除责任及限制责任条款6、违约责任及赔偿条款。7、具体谈判业务时的可选择条款。8、合同双方盖章生效等。9、销售经理按月检查客户经理对违约赔偿事项的管理情况，并将结果汇总上报给主管销售副总经理与总经理。10、若客户不愿意签订销售合同，由客户经理填写免签销售合同申请单，报销售部经理审核，经主管销售副总经理和总经理审批后免除签订销售合同；销售订单应按“销售订单评审流程”中“XX条款”执行。四、职责与权限1、公司采用同一的销售合同模板,有市场销售部编制,总经理批准,经综合部备案后发行使用；2、销售部主管业务员负责来自顾客方队产品的要求好而技术指标等，并依照销售合同模板具体拟定销售合同；3、销售部负责销售合同的评审；4、总经理或总经理授权代理人负责销售合同的签署。7/17五、实施程序一）销售合同的评审与签订1、销售合同在正式签订之前，必须进行合同评审。合同评审主要是对顾客信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核，旨在降低销售风险。1)一般要求的销售合同由销售部主管业务员或部经理直接进行评审；2)特殊要求的销售合同由销售部会同其他相关部门，包括研发部、工艺部、生产部、品质部、技术部等共同进行评审；3)合同金额巨大或比较关键的销售合同评审，应在总经理和其他有关副总经理的主持下进行。4)合同评审中如有异议，应及时与顾客进行沟通协商，在不损害公司利益的前提下，力争达成一致。2、合同经评审后，无异议，方可正式签订销售合同。1)销售合同必须使用公司标准模板，统一编号，编号方式为：SZ+对方缩写+年月日-，编号不得重复。8/172)签订销售合同时，必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。3)销售合同经双方代表签字盖章后生效，合同一式四份，甲乙双方各执两份。二）销售合同的汇总与保管1、市场销售部人员负责销售合同的汇总和管理，并建立“销售合同管理台账”；2、销售合同统一保管，按顾客、签订时间等进行分类分册保管；3、销售部负责保管3年以内和未履行完毕的销售合同；4、综合部档案室负责保管3年以上且已经履行完毕的销售合同。三）销售合同的履行与跟踪1、销售合同依法签订，具有法律效力。双方必须本着“守法、守信”的原则，严格履行合同所规定的权利和义务，确保合同的全面履行。1)销售部人员负责将已签订合同/订单录入公司A6管理系统中；2)销售部人员负责确认合同/订单中各项产品的完成方式，比如外购、开发、生产、外包等等：9/17需要外购的产品，信息传达给采供部采购人员，由其完成采购；需要生产的成品产品，与生产部门勾通并下生产计划单到生产部进行生产；需要外包的产品，由由市场销售部人员从档案室调出图纸，交予有资质的合格外协厂家进行生产。3)销售部人员负责销售合同/订单中指定产品的交付和跟踪，以及使用情况的信息收集。四）销售合同的变更与解除1、客户提出变更、解除合同的要求时，销售部经理应从维护本公司利益的角度出发，采取恰当的处理方式，保证公司的合法权益不受侵犯。2、销售合同的变更或解除，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在双方协商达成一致后，应签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议只作为原销售合同的附件，共同使用产生法律效力。五）销售合同纠纷的处理1、因客户原因造成合同变更与解除的，销售部经理必须要求其赔偿本公司损失。2、因本公司过错造成客户要求变更与解除合同的，应主动承担责任，以免造成双方损失扩大。10/173、因双方原因造成客户要求变更与解除合同时，应与对方积极协商，共同解决。4、合同纠纷的处理原则：1)在处理合同纠纷时，必须坚持以事实为依据、以法律为准绳，保障公司合法权益不受侵犯。2)合同纠纷处理以双方协商解决为主、其他解决方式为次。3)本公司员工在处理纠纷时，及时上报，积极主动，不互相推诿、指责。5、合同纠纷的处理方法：1)因对方责任引起的纠纷，应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则。2)因本公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少双方损失。3)因合同双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4)协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。六、相关记录1、销售合同管理台账11/172、销售合同七、合同的管理1、销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件。2、销售合同及相关档案属于公司机密文件，保管和借阅按公司档案管理制度机密文件要求执行.销售合同管理办法1.目的为规范公司合同管理，确保公司签订的销售合同合法、有效，降低或避免销售合同签订、履行过程中的风险和损失，结合公司实际，制定本办法。2.范围各市场部应明确一名兼职合同管理员，部门负责人是销售合同管理的第一责任人。公司授权总裁办公室就合同的订立、履行、变更、解除、终止及合同纠纷解决进行督查和指导。本办法适用于公司对外销售产品和提供加工承揽服务的经营活动。3.销售合同的订立合同签订前，销售员必须充分了解客户资信情况，根据客户信用管理办法建立客户档案，办理客户信用审批手续。销售员对客户资料的真实性负责。12/17除标的额小且即时清结的合同外均须采用书面形式。采用数据电文和电子邮件订立的合同应当采用书面形式确认。订立合同应使用由总裁办公室提供的格式文本或示范文本。总裁办公室应根据法律要求和市场状况对相关条款内容作适时调整。使用格式文本时条款内容必须填写齐全。使用示范文本拟写合同时应争取己方为主，条款齐全、文字准确、权利义务明确、相关附件完备。业务必需，而格式文本或示范文本中未涉及到的内容应予补充。对格式文本或示范文本作重大变更，删改或增加一些涉及双方根本利益，可能产生潜在风险的条款，业务经办人及所在部门应及时与总裁室沟通，对合同条款风险进行评估。与长期稳定客户发生业务可参照合同变更适当简化程序。4.销售合同的审核合同必须经部门负责人审核，重大合同还应组织评审。合同审核要点：严密性：内容合法；条款齐全；文字准确；权利13/17义务明确；相关附件完备。经济性：产品报价必须在核定范围内；成本及费用核算涵盖内容必须全面。对毛利率低于各市场部控制线的、或需支付佣金、或买进卖出的贸易合同均要编制利润概算表报总裁室审批；新产品定价须编制“新产品报价审批表”经市场部总经理审核，分管领导审批后方可对外报价。技术与安全：技术措施完备、可行；技术标准和参数科学、真实、齐全；无泄露公司知识产权；无损害公司商誉。客户信用审批符合客户信用管理办法要求。合同经审核批准后交总裁办公室盖章，总裁办公室对合同是否符合审批程序承担责任。对不利于我公司权益的相关内容提出修改意见，是否修改由市场部负责人决定。5.销售合同履行合同依法签订生效后，经办人应及时检查了解履行情况及客户资信变化情况，发现问题及时处理，并向部门负责人汇报。如遇合同不能履行或不能完全履行，部门负责人应及时向分管领导汇报。合同变更、解除应当采用书面形式。销售员对合同订立、履行、变更、解除过程应作14/17详细记载。与客户往来原件资料必须收集好并及时移交合同管理员。销售员与合同管理员应办理移交、登记手续。6.应收账款管理销售员应严格按照公司信用管理办法、应收账款管理办法控制应收帐款。定期与客户对账，形成对账单；对应收帐款进行分析、核对，并向市场部负责人如实汇报。销售员岗位变动，必须在岗位变通前检查债权资料是否全部移交；对其经办的应收账款从客户资信、履约能力、联系人状况等情况作详细分析。部门负责人向客户发函，通知我公司经办人变更情况并核对账目，形成对账单。市场部负责人是销售合同管理的第一责任人。对本部门合同审核、履行和档案归档情况应作全面跟踪，所属经办人违反本办法给公司造成损失的，应承担领导责任。7.销售合同台账的建立销售合同台账是记录与客户往来合同签订、履行、变更、解除、终止情况的记载。销售合同台账由销售员通过公司专用平台详细记载。8.销售合同档案资料的管理销售员负责收集和临时保管合同原件档案资料并15/17及时办理移交手续；各部门负责人应将合同档案资料的管理列入客户关系管理和维护公司权益的重要内容。合同档案资料包括但不限于：双方签字盖章的合同；与合同相关的技术资料、双方确认的封存样品及其他附件；由合同经办人签字确认的签订合同意见书；客户信用审批表；客户营业执照副本、税务登记证复印件、反映工商登记情况其他反映对方资信情况的有关资料；与合同履行相关的人员身份情况、名片等；质量检测报告、履行交货、交接票据等证明履行合同义务情况的相关资料证据；合同发生争议和变更、解除合同处理过程中双方的往来函件，包括传真信函、邮件、图表、视听资料、广告、各种资料跟踪查