档案分类规范资料

档案分类规范 第一条 为适应公司档案信息化发展需要 进一步规范公司 档案的分类与编号 根据中国石油化工集团公司现行 企业档 案 分类规则 结合公司实际情况 制定本规范 第二条 公司档案分类以立档单位的全部档案为对象 依据 本单位管理职能 结合档案内容 形成特点 保持档案之间的 有 机联系 便于科学管理与开发利用 第三条 一级类目的设置 一 公司档案设置一级类目 15 个 即党群管理类 行政 管理类 包括经营管理类 生产技术管理类 产品类 科研类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 干部员工档案类 教 育工作类 礼品类 声像类 荣誉类 印章类 照片类 光盘 类 第四条 二级及二级以下类目 按照公司部门 车间 专业 管理职能和档案形成特点设置 见附件 1 设置方法如下 一 党群管理 行政管理 教育工作类的二级类目 按保 管期限设置 二 产品 科研 设备仪器类的二级类目 按专业性质设 置 三级类目分别按产品类型 科研课题 设备仪器类型设置 三 基本建设类的二级类目 按工程项目 或装置 设置 三级类目按阶段设置 四 会计档案类的二级类目 按文件材料形式 名称 设 置 三级类目按所属单项内容设置 五 干部员工档案类的二级类目 按员工身份设置 六 礼品类的二级类目 按制成材质设置 七 声像类下设录像带 录音带 数字磁带 盘 二级类 目 三级类目按内容设置 八 荣誉类的二级类目 按奖品种类设置 九 印章 照片类下设党群工作 行政工作二级类目 十 光盘类的二级类目 按数据类型设置 第五条 全部档案应按一 二级类目分类 三级类目一般只 作分类排架的依据 是否采用由各部门根据本单位档案数量 内容构成和形成特点确定 第六条 类目标识的构成 一 一级类目采用阿拉伯数字 01 02 03 04 依次 标识 二 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字 01 99 标识 三 各级类目号之间 全宗号与类目号 类目号与年度号 之间均使用间隔号 隔开 案卷号 或件号 与其它代号 之间 一律使用连接号 相连 第七条 档号的结构 一 档号一般包括全宗号 分类号 案卷号 全宗号按公 司各车间 部门的编号标识 见附件三 一些类别档案还将年 度号放入档号中 各类别档案的档号具体结构执行第八条规定 二 分类号是档号的主体 一般由一 二级类目代号组成 有扩展到三级类目的 还应包括三级类目代号 第八条 各类档案的档号标识方法与标识示例如下 一 党群管理类 行政管理类 教育工作类档案的档号结 构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 件号 年度 保管期限 一级类目 全宗号 例 106 01 01 2015 013 第 13 件 2015 年 永久 党群管理类 公司办公室 二 产品类档案的档号结构与标识为 XXX 05 XX XXX 案卷号 二级类目 一级类目 全宗号 例 107 04 04 02 012 第 12 卷 石油化工产品 产品类 监察部 分析化验 三 科研类档案的档号结构与标识为 XXX 05 XX XXX 案卷号 二级类目 一级类目 全宗号 例 201 01 05 03 002 第 2 卷 石油化工 科研类 生产车间 天然气制氢 四 基本建设类档案的档号结构与标识为 XXX 06 XX XX XXX 案卷号 阶段代号 项目代号 基本建设类 全宗号 例 202 02 06 26 43 006 第 6 卷 竣工图 消防水池 基本建设类 动力车间 公用工程 1 小型工程 公用工程 民用建筑等档案的档号 可采用以下结 构 XXX 06 XX XXX 案卷号 项目代号 基本建设类 全宗号 例 301 02 06 12 007 第 7 卷 变配电所 基本建设类 机电仪车间 电气 2 技改 技措项目档案的档号 可采用以下结构 XXX 06 XX XX XXX 案卷号 技改技措次数 原项目代号 基本建设类 全宗号 例 202 01 06 05 61 006 第 6 卷 第一次技改技措 液化气球罐 基本建设类 动力车间 油品 3 公用工程 民用建筑等有子项 分项 的项目 其子项编 号由各单位档案部门确定 五 设备仪器类档案的档号结构与标识为 XXX 07 XX XXX 案卷号 二级类目 设备仪器类 全宗号 例 201 01 07 01 005 第 5 卷 炉 设备仪器类 生产车间 天然气制氢装置 六 会计档案类档案的档号结构与标识为 XXX 08 XX XX XXXX XXX 案卷号 年度 财务部门代号 二级类目 会计类 全宗号 其中 财务部门代号 由公司档案部门根据实际情况确定 例 104 08 01 01 2015 016 第 16 卷 2015 年 财务部办公室 凭证 会计档案类 公司财务部 七 干部员工档案类的档号结构与标识为 XX XX XX XXX 案卷号 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 09 01 015 第 15 卷 干部档案 干部员工档案类 公司办公室 八 礼品类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 件号 年度 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 13 01 2015 013 第 13 件 2015 年 金属 礼品类 公司办公室 九 声像类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XX XXXX XXX 盘号 年度 三级类目 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 14 01 01 2015 013 第 13 盘 2015 年 新闻录像带 录像带 声像类 公司办公室 十 荣誉类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 件号 年度 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 15 01 2015 009 第 9 件 2015 年 奖杯 荣誉类 公司办公室 十一 印章类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 枚号 年度 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 16 01 2015 010 第 10 枚 2015 年 党群工作 印章类 公司办公室 十二 照片类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 序号 年度 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 17 01 2015 002 第 2 张 2015 年 党群工作 照片类 公司办公室 十三 光盘类档案的档号结构与标识为 XXX XX XX XXXX XXX 盘号 年度 二级类目 一级类目 全宗号 例 106 18 01 2015 006 第 6 盘 2015 年 图像光盘 光盘类 公司办公室 第九条 件号 案卷号的编制 一 件号 是指文件的排列顺序号 党群管理类 行政管 理类和教育工作类档案的 件号 是结合二级类目和年度进行 编制的 即同一大类同一保管期限和年度下的文件 按文件归 档的先后顺序从 001 开始标注文件号 二 案卷号 是指案卷的排列顺序号 产品 科研 设备 基本建设等类档案的 案卷号 是对档案号中最小一级类目下 的所有案卷依次进行排列 如 产品类档案号中最小一级类目 是 二级类目 则其下面的所有案卷从 001 开始排列案卷号 会 计档案类档案的 案卷号 是在二级类目下 对同一财务部门 的所有案卷跨年度地从 001 开始排列 干部员工档案类的 案 卷号 是在二级类目下从 001 开始排列 三 印章 声像 光盘 荣誉 礼品 照片等类档案的枚 号 或盘号 件号和序号 按二级类目对其下面的所有档案跨 年度地从 001 开始排列 第十条 案卷的排架 一 档案按大类分别排架 大类之间不得交叉混排 二 党群管理类 行政管理类 教育工作类档案 分别按 大类 保管期限 年度排架 即把同一大类的案卷按永久 30 年 10 年分排 再将同一保管期限的案卷按年度排列 三 产品类 科研类 基本建设类 设备仪器类档案 分 别按大类 项目 一个产品 一个课题 一项工程 一台设备 仪 器 排架 其中基本建设类的图纸案卷 按专业顺序排列 见 附 件 2 四 会计档案类档案 按会计凭证 会计帐簿 会计报表 和工资奖金表分别排架 五 干部员工档案类 礼品类 声像类 荣誉类 印章类 照片类 光盘类档案 分别按大类 二级类目排架 六 底图对应其蓝图整理顺序 单独平放排列 第十一条 本规范适用于临沂沂河石化有限公司 沂河集团分公 司 第十二条 本办法由公司办公室 财务部负责解释 第十四条 本办法自下文之日起施行 附件附件 1 公司档案分类表 一 二 三级类目代号 一 二 三级类目名称 01 党群管理类 01 01 永久 01 02 30 年 01 03 10 年 02 行政管理类 02 01 永久 02 02 30 年 02 03 10 年 04 产品类 04 01 石油产品 04 01 01 燃料 04 01 02 溶剂与化工原料 04 01 03 润滑剂 04 01 04 沥青 04 01 05 焦 04 01 06 其它 04 02 石油化工产品 04 02 01 基本有机化工 04 02 02 合成树脂与塑料 04 02 03 合成橡胶与合成胶乳 04 02 04 氮肥 04 02 05 其它 04 03 精细石化产品 04 03 01 催化剂 04 03 02 石油添加剂 04 03 03 合成材料助剂 04 03 04 表面活性剂 04 03 05 水处理剂 04 03 06 其它 04 04 石油化工机械产品 04 05 其它 05 科研类 05 01 基本理论 05 02 石油炼制 05 03 石油化工 05 04 精细石油化工 05 05 分析测试 05 06 仪表自动化 05 07 高分子材料 05 08 环境保护 05 09 树脂加工应用 05 10 其它 06 基本建设类 06 项目代号 二级类目项目代号由公司综合管理部统一排定 06 项目代号 阶段号 三级类目阶段号及内容如下 阶段号 阶段内容 1 前期准备阶段 11 工程前期文件 12 工程管理文件 13 工程设计基础资料 14 其它 2 涉外部分 21 合同谈判 22 设计审查 23 设备检验 24 外籍人员现场服务 25 其它 3 设计阶段 31 总体设计 32 初步设计 33 最终设计 技术设计 设计专利 34 施工图设计 最终版施工图 35 设计标准 规范 36 其它 4 竣工验收 41 竣工验收材料 42 交工文件 43 竣工图纸 44 监理文件 45 声像材料 46 其它 5 生产技术准备 51 生产技术准备 52 试车阶段 53 其它 6 技改技措 07 设备仪器类 07 01 炉 07 01 01 加热炉 07 01 02 转化炉 07 01 03 燃烧炉 硫磺 07 01 04 重沸炉 07 01 05 热载体炉 07 01 06 其它 07 02 塔 07 02 01 板式塔 07 02 02 填料塔 07 02 03 焦炭塔 07 02 04 干燥塔 07 02 05 冷却塔 07 02 06 吸附塔 07 02 07 其它 07 03 反应设备 07 04 贮罐 07 04 01 金属贮罐 07 04 02 非金属贮罐 07 04 03 球形罐 07 04 04 气柜 07 04 05 其它 07 05 换热设备 07 05 01 管壳式换热器 07 05 02 套管式换热器 07 05 03 水浸式换热器 07 05 04 喷淋式换热器 07 05 05 回转 蛇管 式换热器 07 05 06 板式换热器 07 05 07 板翅式换热器 07 05 08 管翅式换热器 07 05 09 废热锅炉 07 05 10 其它 07 06 石油化工机械 07 07 橡胶与塑料机械 07 08 化纤机械 07 09 通用机械 07 09 01 泵 07 09 02 压缩机 07 09 03 鼓风机 07 09 04 冰机 07 09 05 阀门 07 09 06 减变速器 07 09 07 其它 07 10 动力设备 07 10 01 工业锅炉 07 10 02 汽轮机 07 10 03 蒸汽机 07 10 04 内燃机 07 10 05 电动机 100 千瓦及以上 07 10 06 交直流发电机 07 10 07 变压器 100 千伏安及以上 07 10 08 开关柜 07 10 09 其它 07 11 仪器 仪表 07 11 01 测量仪表 07 11 02 控制仪表 07 11 03 检测仪表 07 11 04 计算机 07 11 05 其它 07 12 机修设备 07 13 起重运输与施工机械 07 14 其它 08 会计档案类 08 01 会计凭证 08 01 01 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 08 01 02 公积金凭证 08 01 03 企业补充保险 08 01 04 增值税抵扣税款凭证 08 01 05 涉外凭证 08 01 06 其它 08 02 会计帐薄 08 02 01 总帐 08 02 02 日记帐 08 02 03 银行对帐单 08 02 04 明细帐 08 02 05 固定资产卡片 08 02 06 辅助帐薄 08 02 07 涉外会计帐薄 08 02 08 其它 08 03 会计报表 08 03 01 年度会计报表 决算 08 03 02 月 季会计报表 08 03 03 财务快报 08 03 04 其它 08 04 工资奖金表 08 04 01 工资表 08 04 02 奖金表 08 04 03 独生子女表 08 04 04 保健表 08 04 05 其它 08 05 其它 08 05 01 会计档案移交清册 08 05 02 会计档案清册 08 05 03 会计档案销毁清册 09 干部员工档案类 09 01 干部档案 09 02 工人档案 09 03 健康档案 10 教育工作类 10 1 基础教育 中小学 10 2 中等教育 10 03 高等教育 10 03 01 综合事务 10 03 02 教学管理 10 03 03 学藉管理 10 03 04 学生毕业与分配 10 03 05 公司干部职工培训 10 03 06 教职工进修与培训 10 03 07 教学科研 10 03 08 教学设备仪器 10 03 09 其它 11 医疗卫生类 12 商业服务类 13 礼品类 13 01 金属 13 02 玉质 13 03 瓷质 13 04 木质 13 05 其它 14 声像类 14 01 录像带 14 01 01 新闻录像带 14 01 02 专题录像带 14 02 录音带 14 02 01 党群工作 14 02 02 行政工作 14 03 数字磁带 盘 14 03 01 数字磁带 14 03 02 数字磁盘 15 荣誉类 15 01 奖杯 15 02 奖牌