人力资源信息系统(E-HR)人员管理业务管理办法.doc

*股份有限公司人力资源信息系统（E-HR）人员管理业务管理办法1目的为规范人力资源信息系统（E-HR）中人员管理模块业务的维护与管理，特制定本办法。2范围本办法适用于*股份有限公司及其下属子（分）公司对人力资源信息系统（以下简称“E-HR”）中人员管理模块业务的维护和管理。3 定义3.1 人员基本信息：指人员的基本情况及各种履历的最新状态信息，通过系统界面直接显示，包含的信息范围以人力中心根据实际设计的为准。3.2 人员子集信息：记录人员各种发展过程的履历信息，包括工作经历、教育经历、培训经历等，包含的信息范围以人力中心根据实际设计的为准。3职责3.1信息化管理中心负责E-HR系统软硬件的技术支持、数据库的维护与备份，确保系统的正常稳定运行。3.2人力资源体系建设与发展保障中心（以下简称“人力中心”）3.2.1负责制定E-HR系统维护与管理办法并监督执行；3.2.2负责审核新分配员工基本信息并导入EHR系统，将生产基地、子分公司、中心提供的子集信息导入系统；3.2.3管理、分配各级单位对系统的业务权限；3.2.4定期组织更新、核实系统中信息。3.3生产基地、子（分）公司人事行政部门（以下简称“人事行政部门”）3.3.1根据系统管理办法采集新员工基本信息，采集、审核各部门提报的员工子集信息；3.3.2 配合人力中心定期更新、核实系统中信息；3.3.3 负责根据公司相关文件更新生产基地、子分公司人员奖惩信息。3.4员工所在部门3.4.1要求采集新员工的子集信息，上传照片和证件电子版，并对有变动的信息核实、汇总。3.4.2 配合人力中心定期收集、核实系统中信息；3.4.3 负责根据公司相关文件汇总各部门人员子集信息。4业务管理4.1人员信息的新增人员信息的新增，是指新员工入厂时初次提供的信息，包括人员基本信息、人员子集信息、照片和相关证件等。4.1.1 人员基本信息的新增人员基本信息的新增由人事行政部门根据员工本人填写的应聘登记表，按照规定格式整理、初审后提报人力中心，人力中心根据规定、标准审核后统一导入系统。4.1.2 人员子集信息的新增各生产基地、子（分）公司人事行政部门负责人员子集信息的新增由人事行政部门根据员工本人提供的履历，在新员工基本信息导入E-HR系统3日内，按照规定格式整理新员工子集信息，经各生产基地、子（分）公司人事行政部门审核、签字后送人力中心，由人力中心导入E-HR系统。4.1.3 人员照片、证件的新增人员照片、证件由人事行政部门按照规定格式采集、审核直接导入系统。4.2人员信息的变更、更新人员信息的变更，是指员工在公司工作期间其基本信息、子集信息、照片和证件等。4.2.1 人员基本信息的变更、更新4.2.1.1基本信息中联系电话、政治面貌、入党入团时间、婚姻状况、家庭住址信息发生变更、更新时由生产基地、子（分）公司人事行政部门负责，以上信息变更、更新由车间提交更改申请并附相应证明材料，经车间主任、人事部门负责人签字后更改、备案。4.2.1.2人员基本信息中姓名、身份证号码、最高学历、毕业学校、所学专业、毕业时间、受教育形式、入司时间等由人力中心维护。以上信息需要变更、更新的，由生产基地、子（分）公司人事行政部门根据员工提供的信息，向人力中心提出更改申请，经生产基地、子（分）公司人事部门负责人签字后，报人力中心核实后更改、备案。4.2.2 子集信息的变更、更新在职人员子集信息变更、更新时，除公司定期统一组织更新外，其余由员工本人或变更单位向人事行政部门或人力中心提供信息及相关证明，由人事行政部门或人力中心在系统中记录更新信息，并将相应材料存档。（修改流程见附件2）4.2.3 照片、证件的更新除公司定期统一组织更新外，照片的更新由人事行政部门负责采集、更新，证件需要更新的，由员工本人或变更部门向人事行政部门或人力中心提供信息及相应证件，人事行政部门或人力中心对证件原件审核后在系统中更新信息，并保存证件复印件。（修改流程见附件3）每年12月份，各生产基地、子（分）公司人事行政部门负责组织车间人事专员，按照在职工人子集信息建立个人鉴定表，经员工、车间负责人确认、签字后，交人力中心存档。4.2.4人力中心每年至少组织一次员工信息变更登记、核实并将相关资料存入员工人事档案归档，确保员工信息更新及时。4.3 人员调配人员调配包括人员在单位内部和单位之间的变动、人员在部门内岗位变动。4.3.1 人员单位变动不同单位间的调动由人力中心根据调配批示在系统中进行调配，同一单位内部的调动由生产基地、子（分）公司人事行政部门人事管理员根据调配批示进行调配。4.3.3 人员在部门内岗位变动岗位变动由人事行政部门根据岗位变动批示在系统中调配。4.4 离职业务管理人员离职后，人事行政部门根据各单位上报的离职人员登记表在系统中完成离职业务，各职能中心的离职业务由人力中心在系统中完成离职业务。5 权限管理系统中权限的分配由人力中心各业务模块根据业务需要统一分配具体权限，权限分配应根据业务需要遵照“分级、分业务对业务设置有限权限”的原则分配，各级别、各业务人员只能拥有本级别、本业务范围内的字段权限，不得超范围设置权限，级别、业务发生变化时权限应立即取消。权限的取消、新增、变更由人事行政部门统一向人力中心申请，人力中心审核后办理。 6保密各级人事管理部门要做好员工信息保密工作，员工信息一律不得对外公开或提供，人力中心是唯一对外提供人员信息的部门，人员信息只能对司法部门在出具公文的情况下提供，其余一律不得提供。7监督评审人力中心定期对各业务部门的系统运行情况