电子表格处理软件.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除电子表格处理软件（Excel）基本操作（一） 2012-11-14 10:32:39 来源： 转本无忧 9.1.1 Excel基础1、Excel基本功能(1)方便的表格制作。Excel提供了丰富的格式化命令，如数字显示方式、文字对齐、数据颜色、增加框线等。对已经格式化的工作表，还可以作为模板存储，若需要制作同样格式的工作表时，只要调用该模板，键人数据即可。(2)强大的计算能力。Excel提供了11类函数，利用这些函数可以完成各种复杂的计算。(3)提供丰富的图表。Excel提供了各种格式的图表，仅需几个按键就能制作出精美的图表。(4)具有数据库管理功能。管理数据库可用专门的数据库管理系统，如Visual FoxPro、Access等，Excel也提供了类似的数据库管理功能。通过系统提供的命令和函数，把工作表的行作为数据库文件的记录，而列作为字段，可进行各种编辑、排序、检索和分类汇总等操作。(5)数据共享。利用数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件。2、Excel的启动与退出(1)启动Excel。启动Excel有多种方法： 双击桌面上Excel的快捷方式。 单击“开始”菜单中“程序”子菜单“Microsoft Office”中的“Microsoft Office Excel”的快捷方式。 双击Office安装目录下的Excel.exe文件。 直接双击一个Excel图标的文件。(2)退出Excel。退出Excel也有多种方法： 单击Excel工作表窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。 单击Excel窗口中“文件”菜单中“退出”命令。 双击Excel窗口左上角的Excel控制图标。 单击Excel窗口左上角的Excel控制图标，打开控制菜单，单击“关闭”命令。 按组合键+。 右键点击任务栏上的Excel窗口，选择“关闭”。 启动任务管理器，选择应用程序中Excel，结束任务。9.1.2 Excel基本概念1、Excel窗口Excel启动后，有两个窗口，一个是主窗口(即应用程序窗口)，另一个是工作簿窗口。Excel常用部分名称如图9-1所示。工具栏的显示或隐藏可参考第8章Word中工具栏的显示或隐藏。Excel中单元网格线可以被隐藏，也可以改变颜色。隐藏网格线的操作方法是：选择要隐藏网格线的工作表，单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“视图”选项卡，清除“窗口选项”中“网格线”复选框的复选标记。如果要恢复网格线，只要选中“网格线”复选框的复选框即可。改变单元网格线颜色的方法为：同样在“选项”对话框中的“视图”选项卡“窗口选项”中，从“网格线颜色”下拉框中选择一种颜色，单击“确定”即可。状态栏可以显示均值、计数、计数值、最大值、最小值、求和的结果以及键盘上、等键的状态。2、工作簿和工作表(1)工作簿。Excel保存的电子表格其实就是工作簿文件(其扩展名为XLS)，首次创建的工作簿被命名为book1，依次创建的工作簿被命名为book2、book3其中可以包含一个或多个表格。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。例如，新华书店的图书销售量统计表、图书销售额统计表及相应的统计图等可以存放在同一个工作簿中。工作簿是计算机存储Excel数据的文件。建立工作簿文件有以下几种方法： 启动Excel，即建立了一个工作簿文件，默认的文件名是book1.xls。 单击Excel窗口中“文件”菜单中“新建”命令，在Excel窗口右侧打开“新建工作簿”任务窗格，如图9-1右侧所示，点击“新建工作簿”任务窗格下新建中的“空白工作薄”。 单击图9-1所示中“常用”工具栏中的新建按钮。 在目标文件夹内单击鼠标右键，选择“新建”“Microsoft Excel工作表”，就会在此文件夹内建立一个名为“新建Microsoft Excel工作表.xls”的文件。打开已有的工作薄文件的方法有以下几种： 双击已有的Excel工作簿文件。 在Excel工作窗口中，单击“文件”菜单中“打开”命令，弹出“打开”对话框，如图9-2所示，在打开对话框中选择要打开的文件。在Excel工作窗口中，单击“文件”菜单中“最近使用文件列表(默认为4个)”所要打开的文件。 单击图9-1所示中“常用”工具栏中的打开按钮，弹出图9-2所示“打开”对话框，选择要打开的文件。保存工作簿文件的方法有： 在Excel工作窗口内，选择“文件”菜单中“保存”命令，或者用快捷键+，或者单击图9-1所示中“常用”工具栏中的保存按钮。这种方法在第一次保存的时候，则会弹出“另存为”对话框，如图9-3所示，对需要保存的文件设置文件名及类型，以后的保存过程就只是直接对该文件覆盖的操作。 在Excel工作窗口内，单击“文件”菜单中“另存为”命令，每次都要在“另存为”对话框中对需要保存的文件设置文件名及类型。Excel可以打开的文件类型有：所有Microsoft Excel文件、Microsoft Excel文件、文本文件、所有网页文件、XML文件、所有数据源文件、dBase文件、工作表、工作区、备份文件等。Excel可以保存的文件类型与打开文件类似。常见的类型有：Microsoft Excel工作簿、XML表格、XML数据、单个文件网页、网页、模板、文本文件、Excel 4.0工作表、DBF文件等。(2)工作表。工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。工作表最大列数是256，最大行数是65536。Excel工作表中能够处理的数据有四种类型：字符型、数值型、日期型、时间型。一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为sheet1、sheet2、sheet3，在工作区域的左下角有相应的标签。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。若工作表较多，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来滚动显示各工作表名称，如图9-1所示。单击 ，可显示第一个工作表;单击 ，可显示最后一个工作表;单击 ，可显示前一个工作表;单击 ，可显示后一个工作表。用此方法使所需工作表出现在工作表标签行，单击它，使之成为当前工作表。3、单元格与当前单元格工作表中行列交汇形成的区域称为单元格，它可以保存数值、文字、声音等数据。如图9-1所示，窗口左侧的1，2，表示工作表行号，上方的A，B等表示工作列号，它们构成单元格的地址。单元格有列和行的组合标识，如单元格B2，其中B代表列，2代表行。最右下方的单元格为IV65536。即列从AIV(AZ，AAAZ，BABZ，IAIV)，行从165536。工作表中的鼠标指针为空心十字，将它移到某个单元格并单击，则单元格的框线变成粗黑线，称此单元格为当前单元格(或称活动单元格)，粗黑框线称为单元格的指针。单元格指针移到某个单元格，则该单元格就成为当前单