行政事业单位内部控制与财务管理

行政事业单位内部控制,主讲：孙传君： 丰都县财政局 TEL：70707328ML：,管好单位的钱包！,主要讲解的问题,第一节 行政事业单位内部控制建设 第二节 行政事业单位内部控制基本规范第三节 行政事业单位货币资金与物资采购控制,第一节 行政事业单位内部控制建设,主要内容： 一、内部控制的基本问题 二、行政事业单位管理特点三、行政事业单位管理特点对内部控制的影响四、行政事业单位内部控制的主要内容五、内部控制建设程序,一、内部控制的基本理论问题,主要内容： 1、内部控制体系 2、内部控制研究特点 3、内部控制的理论逻辑起点 4、内部控制重点要解决的问题,（一）企业内部控制规范体系,“其他有关单位可以参照本规范建立健全本单位的内部控制。”,由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会：五部委联合颁布。2008.7号文。2009年7月1日实施。 内容同美国COSO报告。,包括；货币资金、采购与应付款、存货、对外投资、对子公司投资、工程项目、固定资产、无形资产、销售、筹资等10项。 具体执行时间暂时未定。,包括；担保、合同、财务报告编制、信息披露、预算、人力资源、计算机系统等7项。 具体执行时间暂时未定。,（二）内部控制研究特点,“先施以恩，恩尽则怠，先施以法，法治而不乱。” 1、以西方内部控制理论为基础，结合中国企业内部会计控制的特点研究内部控制相关问题； 2、强化实践性，紧密联系企业内部控制实践； 3、分析企业内部控制中各种可能舞弊现象，从中吸取教训，总结经验，为加强企业内部会计控制找出管理思路； 4、通过设计各种制度，制约企业内部控制中可能发生的各种不良经济事项； 5、将会计、财务管理、企业管理、法律、制度文化知识结合，研究企业内部会计控制制度设计。,（三）内部控制研究起点,起点研究决定着内部会计控制的发展方向。 1、“内部牵制”起点。 2、“不信任”理论起点。 内部牵制本身就是不信任的表现。但是，“不信任”不只采用“牵制”手段来解决问题，它还采用其他约束手段。对比之下：“牵制”主要针对“职务”，其对象是经管的财产物资，控制范畴为财产物资责任“点”，目的是保障财产物资的安全性；“不信任”也以控制“职务”为主，其对象是企业所有需要控制的经济业务活动，控制范畴为经营活动“链”，目的是在保障财产物资安全性的基础上，注重控制风险、控制效率与效益。 3、风险起点。认为一切控制都是为了防止风险。如会计信息的风险、资产管理风险、资本运作风险、经济责任风险等。,起于20世纪20年代至60年代。内部牵制的特点是：公司里任何个人和部门不得单独管理任何一项或一部 分业务，以及独立管理某项财产物资。即任何一项业务或者任何一方面的财产物资，都应当由多人一道管理，进行交叉检查与交叉控制。,起于20世纪70年代至90年代。“不信任”的特点是：公司里任何经济问题，在交给个人和部门办理时，在理论上都可能产生舞弊，必须针对可能产生的舞弊行为，预先设篱笆，构筑防范体系于事项未发生之前。,起于21世纪。风险理论的特点是：公司里任何事项，风险对财务资源的侵蚀远远大于舞弊。舞弊受范围的限制，其损害作用有限；而风险的范围不确定，其损害力度可能非常大，是最应当重点控制的内容。,（四）内部控制要解决的主要问题,内部控制应当解决三项基本问题： （1）内部控制要在各个重要的岗位实现职务分离。以便：落实责任、履行手续、相互制约、达到保护资产的目的； （2）内部控制要明确处理每一项经济业务的规定程序。通过奖励程序，规范活动提高效率； （3）以信息沟通为基础，提高会计、其他业务资料和报告的正确性和可靠性，并贯彻执行管理方针。,二、行政事业单位管理特点,2018/1/2,9,行政事业单位的管理具有以下特点 （一）单位组织结构独特。 （二）行政与财务资源活动重心特殊。 （三）经济利益归属不明显。 （四）责任体系相对单一。 （五）控制与监督管理体系更倾向于内部化。,二、管理特点对内部控制的影响,2018/1/2,10,（一）行政事业单位独特的组织结构更要求其完善内部控制环境。 （二）特殊行政与财务资源活动要求内部控制的重点必须突出行政采购与经费控制。 （三）经济利益归属不明显决定要以政府公共财政管理配套。 （四）单一的责任体系要求强化将行政责任与其相关的经济责任结合。 （五）内部化的控制与监督管理体系需要公开与民主化。,三、行政事业单位内部控制重点,2018/1/2,11,（一）行政事业单位基本规范的内容：环境控制、风险控制、活动控制、信息控制、监督 。 （二）货币资产控制 （三）办公用品采购控制 （四）固定资产设施控制 （五）经费控制,四、内部控制建设程序,（一）内部控制设计的基本原则 1合法性 2制衡性 3全面性 4适应性 5效率性 6发展性 此外：成本效益、重要性等。,四、内部控制建设程序,（二）内部控制制度的设计程序 1、项目论证 （1）提出设计项目。A、设计项目要切合单位实际情况，能够满足生产经营的需要；B、设计项目的名称、基本内容与范围要明确；C、设计工作要求应具体；D、设计制度所起的作用要明晰。 （2）项目论证与审批。A、初步调查；B、基本论证；C、审批。 （3）指令设计,2、设计准备,（1）成立设计工作组织 （2）制定设计工作计划 （3）进行全面调查研究 基本调查工作包括7方面。,基本调查,（1）了解国家最新的经济政策、制度、原则、规定的发布情况。 （2）主管局、财政局等对会计的规定及地方政策。 （3）对行业或者企业的实际情况进行调查。包括一般性调查与具体调查。 （4）学习和了解先进的科学管理方法及其有关会计方面的最新研究成果与学术动态。 （5）征询领导、各职能部门、财务会计管理部门和主要会计管理人员的意见、要求、建议和设想。 （6）协调业务、审计、统计等部门的核算。 （7）搜集其他同行业的先进的内部控制制度设计资料。,3、实施设计,（1）文件表述法 文件表述是指用常见的文件格式来表述内部控制制度内容的方法。文件中通常应该具备如下要素：1）名称；2）设计原因，主要用简明扼要的文字说明为什么设计本制度；3）执行范围和执行起讫时间；4）制度基本内容，用简明且易于理解的，无缺陷的文字说明；5）解释权与补充说明，补充说明要根据单位情况确定，如果没有必要补充的，不必要设计补充说明的内容；6）审批情况；7）设计单位、人员、时间。 （2）程序图表述法 （3）图例表述法 （有的提到表格表述法）,4、试行与修订,内部控制制度设计是一项要求极高的工作，即使各单位在设计时已作了周密细致的安排和考虑，但仍有可能出现实际内容与管理要求不符合的情况。如某些内容过分繁琐，制度设计时不可能考虑到；某些环节之间衔接不严，管理要求存在疏漏；某些变化了的经济事项未予考虑，无法满足变化的需要等。因此，对设计出来的内部控制制度，应当经过一段时间的试行，以便在实践中检验其适用性和有效性，总结经验，发现问题，及时修订。 内部控制制度一旦批准实施，就要严格按照制度的条款认真执行。在执行中，各部门和相关人员都应一视同仁的对待，使制度真正发挥其应有的作用。,5、内部控制执行,（1）确定执行标准 （2）衡量结果 （3）分析差异 （4）采取补救措施 （5）综合检查与评价,第二节 内部控制基本规范,（一）内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。 （二）风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。 （三）控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。 （四）信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。 （五）内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。,（一）内部控制环境,古代的孟母教子是环境的典型例子。 任何单位的核心是单位中的人及其活动。人的活动在环境中进行，人的品性包括操守、价值观和能力等，它们既是构成环境的重要要素之一，又与环境相互影响、相互作用。环境要素是推动企业发展的引擎，也是其他一切要素的核心。 单位内部控制环境要素：组织构架建设、发展战略、文化与道德、劳资关系（人力资源政策）、责权分配、工作人员价值观、成员工作能力、企业地理位置与周边环境、生产条件与程序、管理技能（反舞弊机制）、与市场的协调关系。 重视环境是当代单位内部控制必须思考的问题。,行政事业单位的组织构架要解决： 1、行政责任与权力的分配、制约、监督与检查。解决党、政、工、代、审的关系。 2、重大事项集体决策制度； 3、职能部门设置的科学性； 4、权责关系与制约。,（一）缺乏明确的发展战略，可能导致单位盲目发展，丧失发展动力和后劲。 （二）发展战略脱离单位客观实际，可能导致过度扩张或发展滞后。 （三）发展战略因主观原因频繁变动，可能损害发展的连续性或导致资源浪费。,激励理论（如胡萝卜理论、拍背理论等）。 南街村（或兰街村）的文化。 杜邦公司：最高宣言：将按照最高道德标准而努力服务，努力不懈的工作，使公司获得最大的发展。 公司部门宣言：（1）遵守法律规定与履行各种义务；（2）保护环境、保护员工、顾客、社区的安全与健康；（3）以诚恳的态度对待客户；（4）避免个人利益与企业利益冲突；（5）保护和使用专用资料、资产与资源；（6）维护非公开资料机密，同时，不得利用该资料谋取不正当利益；（7）运用良好的判断力作任何政治捐献或使用政治影响力。,（一）员工的聘用、培训、辞退与辞职。 （二）员工的薪酬、考核、晋升与奖惩。 （三）关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度。 （四）掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定。 （五）有关人力资源管理的其他政策。,（二）风险评估,风险评估是指企业对每一项经济活动，都应该确定相应的目标（营运和财务目标），这些目标必须和企业的销售、生产、行政管理、财务等作业相结合。单位在每一个目标中，必须建立可辨认、分析和管理的相关风险的控制机制，以便了解和控制自身所面临的风险。 1、风险要素： 内部风险、 外部风险。 2、风险识别。认识和预警的过程； 3、风险分析：标准、排序； 4、分析应对：规避、分担、降低、承受。,内部风险： 高级管理人员职业操守、员工专业胜任能力、团队精神等人员素质因素；经营方式、资产管理、业务流程设计、财务报告编制与信息披露等管理因素；资金状况、费用开支与结余情况；服务项目的开发、技术投入、信息技术运用等技术因素；行政服务活动安全、员工健康、环境污染等安全环保因素；,外部风险： 外部风险因素一般包括：经济形势、国家政策、资源供给、融资环境、行业竞争等经济因素；法律法规、监管要求等法律因素；文化传统、社会信用、教育基础、消费者行为等社会因素；自然灾害、环境状况等自然环境因素。,（三）控制活动,控制活动是指单位发生的各项经济活动，必须制定控制政策及程序，并要求按控制目标执行。控制活动是“为保证其控制目标的实现，其用以辨认并用以处理风险所必须采取的行动业已有效落实”。 控制活动的内容或者要素包括： 职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等。 控制活动是内部控制制度的执行、分析与调整的过程，良好的控制活动过程是企业内部控制的核心。,职责分工的基础是“不相容职务分离控制”： 要求单位全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。 授权是职责分工的具体落实。,授权审批控制要求单位根据常规授权和特别授权的规定，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。,会计系统控制要求; 建立完善的会计组织体系； 设置总会计师（不得设副职） 企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。,财产保护控制： 要求单位建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保财产安全。,预算控制要求： 单位实施全面预算管理制度，明确各责任单位在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，强化预算约束。,经济活动分析控制要求： 单位建立经济活动分析制度，行政负责人应当综合运用行政管理、行政服务和财务管理等方面的信息，通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法，定期开展行政单位经济活动分析，发现存在的问题，及时查明原因并加以改进。,业绩考评控制要求： 单位建立和实施业绩考评制度，科学设置考核指标体系，对单位内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。,（四）信息与沟通,信息包括单位内部的行政管理信息与财务信息。 信息沟通是指围绕在控制活动周围的信息与沟通系统。这些系统可以满足单位内部的员工能够在其执行行政活动过程中，取得执行、管理和控制行政过程所需的信息。 信息沟通要求：信息必须畅通、信息必须有用（预测、决策）、信息能够预警、信息应该全面、信息传递的方式应该灵活、信息质量必须保证能够引导企业管理。 控制重点：利用信息为行政获利，不能利用信息谋取私利。 现代单位内部控制的信息应该建立数字化的信息系统。,（五）监督,监督是指对整个内部控制的过程施以恰当的监视、检查、督促、修正的过程，通过监督活动促进其规范运转，并在必要时加以修正。 监督要求： 标准明确、措施得当、评价规范公允、一视同仁、发现问题及时修正。,第三部分 货币资金与用品采购控制,本问题的主要内容 ： 1、货币资产管理中的风险及控制 2、用品资产管理中的风险及控制,一、货币资金控制,（一）货币资金控制中的风险及目标 1、货币资金控制中的风险 （1）管理制度不完善带来的风险 （2）授权与分工管理的风险 （3）程序不合理的风险 （4）审批与监督不合理带来的风险 （5）日常管理不到位带来的风险,一、货币资金控制,（一）货币资金控制中的风险及目标 2、货币资金控制中的目标 （1）确保货币资金的安全性 （2）确保货币资金的完整性 （3）确保货币资金收支的合法性与合理性,（一）货币资金控制重点,1、货币资金控制的节点 （1）授权。 （2）制取原始凭证。 （3）审签原始凭证。 （4）审核原始凭证。 （5）编制记账凭证。 （6）复核凭证。 （7）收付现金。 （8）登记日记账。 （9）登记总账。 （10）每日清点现金。 （11）存取款项。 （12）对账。 （13）现金盘点。,2、货币资金重点控制环节,1、职务分离中的控制 货币资金管理职责问题 （1）货币资金管理职责中的风险因素： 1）会计与出纳人员不分 ； 2）会计与出纳责任不分（出纳的职责：收付货币资金、办理结算、登记日记账、协助会计办理与货币资金、往来账项无联系的工作）注意：不得核对银行存款对账单。 （2）控制重点 1）强化职责分离。独立出纳负责货币资金收支； 2）实行出纳人员岗位轮换； 3）严格执行货币资金开支的审批，严格国家关于货币资金的管理制度； 4）按授权原则接触货币资金；,2、授权与程序中的风险与控制,A、授权：支付申请、 支付审批、 支付复核、 办理支付。 B、货币资金程序问题 （1）货币资金管理程序中的风险： 问题：不严格按照授权程序办理货币资金的收付结算。 （2）控制重点 1）按照国家规范要求：收支货币资金要按程序办理（支付申请、支付审批、支付复核、按要求支付）； 2）严格大综款项、投资、境外采购审批程序，支付款项要有多人集体审批。,货币资金控制程序,3、货币资金业务控制,（1）货币资金收入中的风险 业务款不按照规定收回和不及时收回，导致贪污挪用； 收入货币资金故意不列账或者少列账，私设小金库； 预借款项不及时报账，导致资金占用和报账中出现违纪现象； 收支不分，使现金使用失去控制；,3、货币资金业务,（2）货币资金支出业务中的风险： 不按规定开支现金，现金开支有诸多不准，但是不执行； “白条”抵库，挪用资金； 伪造账目，篡改原始凭证、私自列支项目； 报账不认真审核，虚报冒领工资（案例：山西）； 多头报销费用； 无证划款、私借公款、乱列其他应付款。 审批不严格、不定人，报批混乱，不及时记账等（案例：交通部案件）。,3、货币资金业务控制,（3）货币资金盘点与核对中的风险 不按规定及时盘点现金，导致账实不符等（案例：万州移民办、中科院儿童基金等）。 对账不及时，责任不清，导致账款不等。,3、货币资金业务控制,货币资金收付控制 1）制定现金定额； 2）按制度规定收支货币资金； 3）收入款及时入帐，不得挪用货币资金和设置“小金库”； 4）加强银行存款开户的管理； 5）及时催收预借款项； 6）不定期盘点库存现金和和定期核对银行存款账。,4、印章管理中的风险,（1） 管理中的主要风险： 1）管理不定人； 2）集中一人管理； 3）事先在空白凭证中盖章。 （2）如何控制 1）落实管理者的责任 2）加强职务分离管理措施 3）制定管理制度 4）对用章实行签字与登记,5、结算凭证管理中的风险,（1）结算票据中的风险： 1）普通收据任意入账； 2）空白凭证管理不严； 3）支票等票据填制和领用管理不严 ； 4）票据的真实性鉴定管理不严； 5）重大的结算票据审核程序不严。 （2）如何控制 1）落实管理者的责任，制定管理制度 2）严格保管措施 3）强化领