GL-01-001-01标准和文件的编号规范.docx

合肥亿恒机械有限公司管理标准HFYH/GL-01-001-01管理基础标准管理标准和工作标准编写规范20146-9发布 20146-9实施合肥亿恒机械有限公司 发布 管理标准和工作标准编写规范1 目的和适用范围通过对企业管理标准、工作标准的编制原则、编制要求做出明确的规范，进一步完善企业管理标准体系。本标准适用于编制企业管理标准、工作标准的指导。2 术语和定义2.1 管理标准：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。2.2 工作标准：对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。3 职责3.1 企管部作为公司管理标准、工作标准的归口管理单位，负责组织公司管理标准、工作标准的编制、修订和管理控制工作。3.2 技术质量部作为公司技术标准的归口管理单位,负责组织公司技术标准的编制、修订和管理控制工作。3.3 各职能部门负责职能范围内相关标准的制订及修订工作。4 管理要点及流程4.1 编制原则4.1.1标准的条款应简洁、明确、合理，有助于提高企业管理水平和经济效益，确保建立起正常的生产、经营、管理秩序。4.1.2标准和标准之间要求协调统一，相关联的标准要求一致。4.1.3标准条款不得违背国标、行标、法律、法规等要求。5.1.4一般情况下，标准复审周期不超过三年。4.2 格式要求4.2.1标准的版面、字体、字号要求规范、统一。4.2.2标准一律采用“管理标准模板”、“部门工作标准模板” 、“岗位工作标准模板”格式进行编制。4.2.3标准条款层次及编号要求4.3 标准条款层次划分标准条款共分五个层次：a.第一层用阿拉伯数字1 2 3 4 5 6 7 进行编号,数字靠最左端加粗，数字后空一格开始描述；b.第二层用X.X编号（例2.4），编号靠最左端加粗，编号后不空格开始描述。c.第三层用X.X.X编号（例2.4.1），编号靠最左端，编号后不空格开始描述。d.第四层用a. b. c. 编号，编号靠最左端空两格，编号后不空格开始描述。e.第五层用表示，编号靠最左端空三格。4.4 行文规范4.4.1标准的标题、条款、内容、顺序和字体要求规范、统一。a.管理标准的条款和内容，包括：封面、名称、目的和适用范围、术语和定义、职责、管理要点和流程、相关文件、记录、检查与考核，必要时加“附件”、“附表”和“附则”。b.工作标准的条款及内容，分为：决策层和职能单位工作标准，包括：封面、名称、目的和适用范围、基本职能、职责内容与要求、权限与责任、检查与考核；岗位工作标准，包括：封面、名称、目的和适用范围、职责、岗位架构、岗位人员资格要求、工作内容内容与要求、检查与考核。字体要求：标准正文用四号宋体，其它要求以“管理标准模板”、“部门工作标准模板” 、“岗位工作标准模板”为准。（注：下划线的条款和内容为标准必备要求，其余视需要可增减。）4.4.2行文要求a.名称：应简明，确切反映管理活动主题。标准名称采用“管理活动主题”与“管理办法”或“工作标准”等词汇组合。b.术语和定义：根据需要，对标准涉及的概念进行准确地定义。c.职责：明确由哪些部门实施此项管理活动，他们的职责、权限。当管理活动涉及几个部门时，应规定主管部门，协作部门及相互关系。d.管理要点和流程：详细规定管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法。逐步列出进行此项活动的详细步骤，明确输入、转换的各环节和输出内容，包括：物资、人员、信息和环境等应具备的条件，与其他活动接口处的协调。明确每个过程中各项工作由做什么、谁做、怎么做、何时何地做、做到什么程度、应达到的要求，如何进行控制，可能的例外，特殊情况，必要时可辅以运作流程图。内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，可根据管理活动特点或类别，分别列出若干章，分别叙述。管理要求尽可能量化，不能量化的要求应当用可以比较的量化特性表达。流程图描述活动的起点和终点，过程中的关键点，关键点的活动描述，过程引用的文件，活动的输出及记录表格的名称，流程图以VISIO软件制作。程序文件的“流程图符号”使用规定为：A表示事件或活动的起始；表示阶段性事件或活动的叙述；表示判断或决策性的过程；表示事件进行的顺序、方向；表示事件或活动上下连接的过程。 表示事件或活动结束。相关文件：该标准引用或相关的管理程序、管理标准、工作标准等。记录：该标准行动的表格，规定记录要素、要求。检查与考核：明确该标准的监督检查部门及办法。4.5 标准编号规则和控制4.5.1编号原则a.采用上级标准：直接使用上级标准编号，纳入标准总目录中进行受控管理；b.新增标准：纳入相应职能标准，给出新的标准代号；c.换版标准：原标准代号不变，只更新其版本号。4.5.2编号规则和含义a.管理标准管理标准编号方式：HFYH/GL+职能标准代号+标准流水代号+版本号管理标准编号含义：管理标准编号中的“职能标准代号”来源于“职能标准代号规则（表1）”中的“职能代号”栏中的代号管理标准编号中的“标准流水号”使用阿拉伯数字顺序编码，即：001、002、003、管理标准中的“版本号”使用阿拉伯数字顺序编号，即：01、02、03、职能标准代号规则（表1）职能代号职能标准名称职能标准描述01管理基础标准各项标准编写规则等02营销与服务管理标准市场营销管理、售后服务管理等03人力资源管理标准人力资源管理、薪酬与福利等04质量管理标准标识及可追溯性管理、质量考核、质量检查与处置、质量活动等05财务管理标准财务成本定额管理、借款、报销、结账、物资管理等06经营综合管理标准方针目标管理、合同管理及合同格式文本等 07生产管理标准生产计划管理、生产资源配置管理、生产现场文明管理08采购管理标准供方选择与评价、采购产品验收等09设备与基础设施管理设备购置管理、验收安装管理、自制设备管理、设备维修保养管理、特种设备及危险物品的管理、备品备件管理、工具管理、设备技术档案管理、设备操作规程等10能源管理标准能源管理、能源消耗分析等11安全管理标准安全管理、工伤管理12环境管理标准工作环境管理、清洁生产及5S管理13信息管理标准ERP系统管理、网络管理、IT设备管理等b.工作标准工作标准编号方式：HFYH/GZ+职能标准代号+职能单位代号+版本号工作标准编号含义：工作标准编号中的“职能标准代号”来源于“职能标准代号规则（表2）”中的“职能代号”栏中的代号工作标准编号中的“职能单位代号”来源于“职能单位代号规则（表3）”中的“职能代号”栏中的代号工作标准中的“版本号”使用阿拉伯数字顺序编号，即：01、02、03、职能标准代号（表2）职能代号职能标准名称职能代号职能标准名称01决策层工作标准02通用岗位工作标准03职能单位工作标准职能单位代号（表3）职能代号职能标准名称职能代号职能标准名称01董事长02副总经理（管理）03总经理04副总经理（生产）05副总经理（销售）06财务总监10企管部11人力资源部12技术质量部13制造部14行政部15市场部16财务部17销售部18采购部19物资部20总经办4.6 标准编制/修订和发布流程4.6.1质量手册、程序文件编制/修订步骤：质量手册、程序文件起草/修订起草单位发出征求意见收集/答复意见必要时修订完善必要时再次征求意见质量手册、程序文件正式定稿后交企管部进行标准化审核起草单位、企管部签审分管领导或管理者代表审核总经理批准企管发布；4.6.2管理标准编制/修订步骤：a.公司的管理标准：标准起草/修订起草单位发出征求意见收集/答复意见必要时修订完善必要时再次征求意见标准正式定稿后交企管部进行标准化审核起草单位、企管部签审由公司分管领导会审总经理批准企管部发布；b.部门内部的管理标准：标准起草/修订起草单位发出征求意见收集/答复意见必要时修订完善必要时再次征求意见标准正式定稿后交企管部进行标准化审核起草单位部长审核公司分管领导审批起草单位发布企管部备案；4.6.3工作标准编制/修订步骤：标准起草/修订起草单位发出征求意见收集/答复意见必要时修订完善必要时再次征求意见标准正式定稿后交企管部进行标准化审核起草单位、企管部签审公司分管领导审核总经理批准企管部发布。5 相关文件5.1 文件控制程序 HFYH/Q-02-04-015.2 企业标准体系 管理标准和工作标准体系 GB/T19458-20036 记录（附件和附表）6.1 管理标准模板6.2 部门工作标准模板6.3 岗位工作标准模