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OFFICE基础知识 目录 第一部分办公软件之WORD 第二部分办公软件之EXCEL 第三部分办公软件POWERPOINT WORD 1 新建文档 通过 开始 菜单的 新建office文档 命令来建立 通过快捷键来建立 在word中按ctrl N键可以建立一个空白的word文档 在word中使用 文件 菜单的 新建 命令来完成 找到word的快捷方式位置直接双击 在电脑桌面点击右键 新建 命令来完成 2 打开文档 通过 开始 菜单的 打开office文档 命令来打开 通过快捷键打开 在word中按 ctrl O 键打开 在word中使用 文件 菜单的 打开 命令来完成 找到word的位置直接双击右键打开 4 自动保存 打开 工具 菜单 单击 选项 命令 单击 保存 选项卡里面有个 自动保存时间间隔项 默认时间为10分钟 可以更改时间 3 保存文档 在word中使用 文件 菜单中 保存 命令 在word中点击工具栏中的来保存 5 字体的更改 在word中使用 格式 菜单的 字体 命令中更改 在word中点击工具栏的更改字形 字号 和颜色的按钮更改 在word中鼠标右击选择 字体 命令更改 6 工具栏的快捷键 在word中使用 视图 菜单的 工具栏 命令中选择 7 插入符号 打开 插入 菜单 点击 特殊字符 命令 打开 插入特殊符号 对话框 在这个对话框中有6个选项 分别列出了6类不同的特殊符号 从列表中选择要插入的特殊符号 单击确定按钮 选中的字符就插入到文件中 8 插入日期 打开 插入菜单 选择 日期和时间 命令 打开 日期和时间 对话框 使用默认格式 在 语言 下拉列表框中选择 中文 单击确定按钮 在文档中就出现了windows系统的中文日期 9 查找和替换 打开 编辑 菜单 单击 替换 命令 就出现这样一个 替换 对话框 在查找内容文本框中输入要替换的内容 如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉 那就直接单击 全部替换 完成后word会告诉替换的结果 如果不是想替换什么 而只是想查找的话 可以使用查找项 单击 查找 选项卡 在 查找内容 输入框中输入要查找的内容 单击 查找下一处 按钮 就可以招待文档中下一处使用这个字的位置了 在word中查找和替换的快捷键分别是 查找是ctrl F 替换是ctrl H 10 段落间距 把光标定位在设置的段落中 打开 格式 菜单 选择 段落 命令 打开段落对话框 在间距选择区中 单击 段后 设置框中向上的箭头 设置为 2行 单击 确定 按钮 这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了 这里的段和段之间并不是用回车来分开的 11 对齐方式 在word中我们通常用的对齐方式有四种 分别是两端对齐 居中 右对齐和分散对齐 我们可以在 段落 菜单中常规选项卡中选择对齐方式 13 页眉和页脚 在word中打开 视图 菜单的 页眉页脚 命令 可以键入 页眉页脚 的文字或者图片 14 打印 在word中单击 常用 工具栏上的 打印 按钮 在word中选择 文件 菜单的 打印 命令 快捷键 ctrl P组合键 12 段落行距 行距就是行与行之间的距离 选中全文 打开 格式 菜单 单击段落命令 单击对话框中 行距 下拉列表框中的下拉箭头 选择 1 5倍行距 单击 确定 按钮 就可以改变整个文档的全部行距了 15 绘制和插入表格 绘制表格 在word中单击 工具栏上的 表格和边框 按钮 鼠标的形状好像是一只笔 在这个单元格的左上角按下左键 拖动鼠标到单元格的右上角 松开左键 就在单元格中加上一条斜线 还用这支笔在表格中添加横线和竖线来拆分单元格 绘制斜线表头 打开 表格 菜单 单击 绘制斜线表头 命令 打开 绘制斜线表头 对话框 在左边的表头样式列表框中选择样式 右边选择字体大小 行标题 数据标题中输入 已经插入表格的条件下 插入表格 打开 表格 菜单 单击 插入 选项 单击 表格 命令 打开 插入表格对话框 设置要插入表格的列 行 单击 确定 按钮 插入表格还可以使用 表格和边框 工具栏中的 插入表格 按钮 单击 插入表格 按钮拖动光标就可以插入表格了 16 插入图片 打开 插入 菜单 单击 图片 选项 单击 来自文件 命令 选择要插入的图片 单击 插入 按钮 图片就插入到文档中了 选中这个图片 界而还会出现一个 图片工具栏 插入图片单击 图片 工具栏上的 插入图片 按钮 可以打开 插入图片 对话框 17 插入EXCEL工作表 在word中直接打开EXCEL建立的工作表 也可以在word中直接插入一个新的EXCEL工作表 在word中插入新的EXCEL工作表 单击 常用 工具栏上的 插入MicrosoftEXCE L工作表按钮 同选择表格一样选择插入工作表的数目 插入EXCEL工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的EXCEL菜单和工具栏 可以像在EXCEL中一样进行数据处理 打开 插入 菜单 单击 对象 命令 选择对象列表中的 MicrosoftEXCEL 工作表项 单击 确定 按钮 也可以在word文档中插入一个EXCEL工作表 打开 插入 菜单 单击 对象 命令 单击 文件创建 选项卡 单击 浏览 按钮 从文件列表中选择要插入的文件 单击 插入 按钮 单击确定 按钮 文件就作为一个对象插入到word中来了 EXCEL 1 工作表和工作簿 打开新的工作簿 在EXCEL中选择 文件 菜单的 新建 命令 EXCEL就会在工作区域右边显示一个 新建工作簿 任务窗格 有两个选项一个是空白工作簿 一个是根据现有工作簿 打开一个现有的工作簿 在EXCEL中选择 文件 菜单的 打开 命令 允许我们从我最近的文档 桌面 我的电脑和网上邻居进行选择 添加和删除工作表 添加工作表 首先单击要添加新的工作表处的工作表标签 然后选择 插入 菜单的 工作表 命令 则在当前工作表前添加一个新的工作表 一次可以添加多个工作表 删除工作表 单个工作表可以右击此工作表的标签 在弹出的菜单中选择 删除 命令 移动和复制工作表 可以把工作表移动到同一个工作簿的另一个位置 也可以移动到另一个工作簿中 在同一个工作簿中移动工作表 单击这个工作表标签 然后拖动到适当的位置 松开鼠标键即可 要复制工作表 过程是一样的 只是在拖动工作表之前要按住ctrl键 并且是在释放工作表之后松开ctrl键 移动复制到另一个打开的工作簿 右击要移动的工作表标签选择 移动和复制工作表 命令 从下拉菜单中选取工作簿 移至最后或者前面 要复制工作表就选择 建立副本 选项框 2 自动填充连续标签 EXCEL有连续填充的性质 允许我们填充一连串的标签 而不需要一个个输入 单击单元格按住鼠标左键拖动单元格 3 合并单元格和添加单元格批注 合并单元格 选定想要合并的单元格区域 右击选定区域选择设置单元格格式命令 单击对齐选项卡 选中合并单元格 或者在工具栏中点击合并按钮 单元格批注 右击单元格选择插入批注命令 输入我们想要批注的内容 管理批注 选择 工具 菜单的选项命令 视图选项卡中有一个标有 批注 的列表框 这个列表框中的三个选项控制批注的显示 4 改变行高和列宽 改变列宽 把指针放在两个列表标签中间的分界线上 单击鼠标左键 向左或者向右拖动分界线 或者在 格式 菜单中 列 命令中选择 列宽 打开对话框 输入你要调整的列宽 单击确定 改变行高 把指针放在两个列表标签中间的分界线上 单击鼠标左键 向左或者向右拖动分界线 或者在格式菜单中 行 命令中选择 行高 打开对话框 输入你要调整的行高 单击确定 5 隐藏列和行 显示行和列 隐藏列 单击列中任一单元格 选择 格式 菜单中的 列 命令中选择隐藏 隐藏行 单击行中任一单元格 选择 格式 菜单中的 行 命令中选择隐藏 显示列和行 选择隐藏单元格两侧的列和行 在列表中右击 从弹出的菜单中选择 取消隐藏命令 6 使用自动套用格式 选择想要应用自动套用格式的单元格区域 选择 格式 菜单的 自动套用格式 命令 它显示了很多预先设计好的格式供我们选择 选择其中的一个单击确定 7 设置单元格字体 选择想要设置的单元格 选择格式菜单中的单元格命令选择字体 在字体对话框中选择 8 数据格式对齐和应用边框 在选定单元格或单元格区域右击 从弹出的菜单中选择 设置单元格格式 命令 打开单元格对话框选择对齐选项 对齐对话框中有文本对齐方式和文本控制 文字的方向选项卡 单击想要应用边框的单元格右击选择单元格格式命令 单击边框选项 选择想应用边框类型的按钮 要选择线型 在边框选项卡右面的样式框中选中一种线条 想给边框加个颜色 单击样式框下面的颜色下拉列表框 单击确定 选择想要用图表表示的数据范围 单击工具栏中的 图表向导按钮 在图表类型中选择要创建的图表类型的种类 如果还需要更多的图表类型 单击自定义类型选项卡 选择完图表类型 9 使用图表向导创建图表 单击下一步按钮 出现图表向导的第二步对话框 图表源数据 这步展示了最终图表形状的更精确的表述 在默认的情况下 数据系列选自上面所选区域的行 如果想要从列上选择 单击列单选按钮 如果想看一下每一行或列的数据源单元范围 单击系列选显卡 单击下一步按钮继续 这样打开图表向导的第三步图片选项对话框 在 图表标题 文本框中输入图表的标题 如果想要在图表的下面显示一些文字 在分类X轴文本框中输入 如果想要在图表左边从上到下显示一些说明文字 在数值Y轴文本框中输入 单击下一步按钮 打开数据向导 单击完成 10 更改图表 更改图表类型 单击 右键 所要更改的图表选择图表菜单下的图表类型菜单命令 在图表类型对话框中选择一个新的图表类型 单击确定按钮 修改和添加数据源 单击所要更改的图表选择图表菜单的源数据命令 出现源数据对话框 要改变所绘图表的整个区域 请在数据区域框中填入新的范围 如果仅要对图表的一小部分的数据进行操作 单击系列选项卡 从系列列表中选择一个我们想要修改的部分 或者单击添加按钮创建一个新的数据系列 改变图表选项 选择图表菜单的图表选项命令 会得到和图表向导相同的图表选项对话框 选项卡有 标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志和数据表 1 改变标题 要改变已存在的标题 选中当前的标题并且在它的位置输入新的标题 2 改变坐标轴 坐标轴选项卡允许我们选择是否显示每一个主坐标轴 以及要添加的次坐标轴 如果要从图表中去掉水平坐标轴 取消选定分类X轴复选框 如果要删除图表的垂直坐标轴 则取消选定数值Y轴复选框 改变网格线 网格线选项卡允许我们决定在分类X轴和分类Y轴上显示什么样的网格线 改变图例 图例选项卡有一个复选框和5个单选按钮 显示图例复选框仅有一个功能 包含图表上的一个图例 如果选择了它 单选按钮变成活动项目 分别允许把图例放在图表的不同地方 底部 右上角 靠上 靠右 靠左 改变数据标志 数据标示选项卡中数据标签中有系列名称 类别名称 值三个选项 修改数据表 数据表选项卡中有显示数据复选框和显示图例项标示 11 添加趋势线 选择图表菜单的添加趋势线命令 显示添加趋势线对话框 趋势线是用于对应的数据系列 该数据系列是在类型选项卡下端的选择数据系列下选定的 共有六种趋势线类型可供添加 线性 对数 多项式 乘幂 指数和移动指数和移动平均 在 选项 选项卡中可以为我们的趋势线设置更多的选项 12 公式和函数 创建一个公式 创建一个公式必须用 开始 选择要填入公式的单元格输入 输入一个具体的数值或者单元格引用 输入一个操作符和另外一个数值或者单元格应用 例如在单元格中编辑 3 A1 按回车键 公式就会出现在单元格中 理解操作符优先权 EXCEL并非对所有的操作符一视同仁 有一部分会在其他操作符之前先行执行 这就是优先权 其中有一些操作符的优先权是一样的 例如 和 和 比较符号 和 有着相同的优先级 例如 B3 B4 B5 因为乘号优先级比加号高 乘号会比加号优先处理 如果要改变操作符的处理顺序可以使用括号 因为在括号内部的任何符号优先级比括号外面的高 例 B3 B4 B5 当遇到同等优先级的操作符号的 执行顺序应该是按从左到右的顺序 例如 B3 B4 B5 显示和编辑公式 包含公式的单元格通常不是显示公式本身 而是直接显示公式的结果 公式只会在单击一个包含公式的单元格时 显示在公示栏上 要使一个工作表中的所有单元格默认显示他们的公式 选择工具菜单的选项命令 单击视图选项卡 选中标记为公式的复选框 单击确定 编辑公式可以在公示栏上编辑 只要在它里面单击一下进行编辑 复制和移动公式 可以通过标准菜单或者工具栏移动和复制包含公式以及函数的单元格 EXCEL也允许拖放来实现这两个过程 当移动一个单元格时 公式中的单元格引用不受任何影响 他们原封不同的保留 当复制一个单元格时 就不是这样了 单元格引用反应单元格的新位置 13 插入函数 选择想要放置公式结果的单元格 单击 插入函数 按钮 或者选择插入菜单中的函数命令 打开插入函数对话框 14 使用自动求和 选择想显示求和结果的单元格 最好是在单元格所有求和数字的单元格的结尾 单击自动求和按钮 EXCEL默认想要求和的单元格紧挨在选定单元格的左方和上方 并且自动把这个区域放入函数公式中 这个区域就用不停闪动的虚线标出来 如果所选单元格的左方和上方都有数据 EXCEL默认选择上方的区域 如果EXCEL默认的区域并非我们所要的区域 可以通过单击要选定区域的第一单元格并且拖动鼠标到区域结尾的单元格 来改变区域 单击回车 15 使用求平均值 选择所要求平均的单元格 单击插入函数按钮菜单选择AVERAGE函数 选择你想要求平均的数值 单击确定 16 求最大值和最小值 MAX函数返回一系列单元格中最大值 MIN函数相反 从一系列单元格中选取最小值 我们可以在单元格中输入MAX MIN公式 例如 MAX B7 50 MIN B32 032 18 排序和筛选数据 对数据排序 选定数据库中的任意单元格 选择数据菜单中的排序命令 在排序对话框中默认的排序方式是按升序根据活动单元格所在的字段进行排序 可以单击下拉列表选取数据库中的任一字段 通过单击选择区域右边的适当单选框 为这个字段选择升序排列或者降序排列 在对话框 次要关键字 区域选择一个字段可以通过另一个字段进行排序 数据库首先以顶端的字段排序 然后根据中间的字段 最后根据下面的字段进行排序 没有必要三个关键字都使用 如果需要的话 我们可以执行只在两个字段上的排序 单击确定 19 筛选数据 1 选定数据库中的任一单元格 选择数据菜单的筛选命令 自动筛选为数据库中的每个字段创建一套下拉菜单 在字段名的未端放置一个箭头 单击这些箭头显示菜单选项 除了数据库中的字段列出所有的值以外 菜单还有选项 全部 前10个和自定义命令 从下拉菜单中选择 前10个 命令 打开自动筛选前10个对话框 默认值是要在列表中显示前10项 我们可以选择最大或者最小 可以把数值10改为1到500中的任一值 也可以选择百分比而不是项目 因此我们可以选择显示前80 或者后5项 虽然我们可以选择一个超过100的百分比 单是结果与选择100是相同的 2 从下拉菜单中选择自定义选项打开自定义自动筛选方式对话框 里面有显示行菜单中选择 单击确定 20 分类汇总数据 根据想要分类的字段对数据库进行排序 在数据内选择任一单元格 选择数据菜单下的分类汇总菜单命令 在分类汇总对话框中 单击标签为分类字段的下拉列表 并且选择想要分类汇总的字段 从汇总方式下拉列表中选择一种函数 在选定汇总项框中选择想要显示分类汇总的字段 单击确定按钮 21 保护工作表和工作簿 保护工作表 选择工具菜单的保护命令中的保护工作表选项 在保护工作表对话框中 可以精确的指定对保护的工作表想要进行的操作 我们可以输入密码 虽然这是可选项 只有在绝对需要的时候才这样做 如果我们为工作表设定了密码 那么没有这个密码文件将不能被撤销保护 单击确定按钮 保护工作簿 选择工具菜单的保护命令 选择保护工作簿对话框 打开保护工作簿对话框 在对话框中有结构和窗体两个复选框 刻根据需要对其进行选择 我们可以输入密码只有绝对需要的时候才这样做 单击确定按钮 22 撤销保护工作表和工作簿 撤销工作表或者工作簿的保护与添加菜单的保护是一样的 唯一区别是菜单的选项从保护工作表变为撤销保护工作表 从保护工作簿变为撤销保护工作簿 23 向EXCEL工作表中添加图片 从剪贴画图库导入 选择插入菜单的图片剪贴画菜单命令 或者单击绘图工具栏的插入剪贴画按钮 EXCEL在工作表区域的右边打开剪贴画任务窗格 在搜所文字文本框中 输入想要插入的剪贴画的描述 使用搜索范围和结果类型下拉列表来限制搜索返回的图片 单击搜索按钮 符合搜索条件的图片将会显示在任务窗格中 单击想要使用的图片的下拉箭头 提供一些选项 从下拉菜单中选择插入命令 就可以导入图片到EXCEL中 从其他存储媒介中导入 选择插入菜单的图片来自文件命令 或者单击绘图工具栏上的插入图片按钮 使用插入图片对话框 在包含我们想要导入的文件夹中查找 选择想要插入的图片 单击插入按钮 24 添加自选图形 在工作表中放置自选图形 在工具栏中选择插入图片自选图形 单击工作表 并且鼠标处于按下状态 如果使用默认的大小 直接释放鼠标即可 如果需要重新设定大小 在释放鼠标按键之前 需要拖动鼠标 使用艺术字 单击视图工具栏的艺术字按钮 在艺术字 单击需要的样式 打开艺术字文字对话框 在对话框的文字区输入文本 在对话框的顶部的选项指定字体 字号 是粗体还是斜体 单击确定 POWERPOINT 1 如何复制幻灯片 打开已经制作好的演示文稿 在左边的幻灯片区中 选中需要借用的幻灯片 执行复制操作 然后切换到当前演示文稿中 右击鼠标 在随后弹出的快捷菜单中 选择粘贴选项 或直接按常用工具栏上的粘贴按钮 即可 小技巧 1 在复制幻灯片时 原演示文稿所使用的母版不被复制过来 而是使用了当前演示的母版 2 按住shift键 在大纲区中的幻灯片上拖拉 即可同时选中多张连续的幻灯片 按住ctrl键 在大纲区中的幻灯片上分别点击 即可同时选中多张不连续的幻灯片 2 如何将演示文稿保存为图片 打开相应的演示文稿 执行文件另存为命令 打开另存为对话框 按保存类型右侧的下拉按钮 在随后弹出的下拉列表中 选定一种图形类型 再取名保存 此时 系统会弹出一个对话框 根据需要 单击其中一个按钮即可 小技巧 1 同一演示文稿保存为不同格式的图形文件 gif格式容量小 wmf格式容量最大 3 如何将表格插入到幻灯片中 将表格编辑成适当在幻灯片中播放的大小 并去掉相应的网格线 再启动PPT 选定一张幻灯片 执行插入 对象命令 打开插入对象对话框 选中其中的根据文件创建选项 然后通过浏览按钮选中需要插入的表格文件 按下确定按钮 表格即刻被插入到幻灯片中 调整一下大小就可以了 4 如何处理超级链接 动作设置 选中一行标题文本 单击鼠标右键 选择动作设置命令 弹出动作设置对话框 在单击鼠标选项卡中 我们选择超级链接到项 下面的列表框就变实了 列表框中所给的缺省选项是下一张幻灯片拉开对话框 选取幻灯片项 打开超级链接到幻灯片对话框 对照右面的幻灯片预览图 选取想要跳转到的幻灯片 如果要添加声音 可以添加播放声音复选框 在下拉类表框中选择一种声音 如果给定的声音不满意 就单击其他声音选项打开添加声音对话框选择一种声音 再弹出动作设置对话框 选择其它文件 然后选择一个WORD文档 完成设置 这时幻灯放映时 就会启动WORD程序 打开这篇文档 超级链接 选中要链接的对象 然后单击鼠标右键 选择超级链接命令 打开插入超级链接对话框 在这里我们提供了很丰富的选项 你可以链接幻灯片 自定义放映等 还可以链接到最近打开的文件 网页 单子邮件地址 在对话框的左部有一个链接到区域 里面提供了四个带图表的选项 如果选中第一项所有文件或者网页 对话框中间部分分列出三个选项 近期文件 已浏览过的网页和插入链接 选取其中一项后 就会在列表框中列出符合条件的文件或网址 十分方便 如果里面没有所需的项目 还可以按对话框右部的按钮进行查找 如果选中第二项本文档中的位置 你就可以在中间的列表中选择要链接的幻灯片或自定义放映了还可以预览幻灯片 如果选中第三项新建文档 可以链接到一个新建的文档中 文档可以有空儿再进行编辑 如果选中第四项电子邮件地址 就可以从列表框中选取最近用过的邮件地址 或者输入新地址 动作按钮 1 超级链接的对象很多 包括文本 自选图形 表格 图表和图画等 此外 还可以利用动作按钮来创建超级链接 POWERPOINT带来一些制作好的动作按钮 可以将动作按钮插入到演示文稿并为之定义超级链接 单击幻灯片放映菜单上的动作按钮命令 有很多动作按钮 2 我们插入一个动作按钮 选择上一张按钮 将光标移动到幻灯片窗口中 光标会变成十字形状 按下鼠标并在窗口中拖动 画出所选的动作按钮 释放鼠标 这时动作设置对话框自动打开 在链接到列表中给出建议的超级链接 也可以自己定义链接 最后单击确定 完成了动作按钮设置 删除超级链接 选中被超级链接的对象 然后单击鼠标右键 选择超级链接命令 从中选择删除超级链接就可以了 如果用动作设置做的链接怎么删除呢 选择被链接的对象 然后单击鼠标右键 选择动作设置命令 然后再选择无动作单选按钮就可以了 5 插入其他对象 插入艺术字 单击插入菜单中的图片项 从子菜单中选取艺术字命令 打开艺术字库对话框 里面列出了30种艺术字格式 有横着排的 也有竖着排的 对话框的最后一列就是竖排艺术字格式 双击其中的一种 打开编辑艺术字文字对话框 在对话框中可以输入要做成艺术字的文字