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档案培训 1 档案培训的主要内容 1 档案法 及 档案法实施条例 2 河北融投置业有限公司档案管理办法 3 档案管理人员职责4 档案归档范围及要求5 归档文件整理规则 2 档案法 及 档案法实施办法 简单介绍 1 1987年通过了 档案法 并于1996年进行了修订 2 1990年11月19日国家档案局令第1号发布 1999年6月7日国家档案局令第5号重新发布 档案法实施办法 3 档案法 及 档案法实施办法 3 档案法 第二条档案定义规定 档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 4 档案法 从国家层面对档案管理 利用发布等方面进行了规定 4 河北融投置业有限公司档案管理办法 主要内容 第一章立卷归档管理第二章档案保管第三章档案借阅保密管理第四章档案统计 鉴定 销毁第五章档案利用管理第六章档案管理人员岗位责任制 5 档案管理人员职责 1 保密职责 档案管理人员应认真学习 保密法 自觉遵守保密纪律 2 忠于职守职责 档案管理人员应忠于职守 不得利用工作之便私自将有密级的档案带出档案室 不得摘录 复制或与无关人员谈论机密档案 3 管理档案职责 集中统一管理本部门全部档案 按照档案业务建设规范要求 做好档案形成 收集 整理 归档等工作 确保档案的完整 准确 4 档案保护 必须采取防盗 防火 防虫 防潮 防鼠等措施 确保档案的完整 安全 6 档案管理人员职责 续一 5 档案统计职责 要定期进行档案的清理核对工作 做到帐 物相符 建立档案和档案工作统计台帐 做好档案统计工作 及时 准确地上报各类档案统计表 对公司档案和档案管理情况做到心中有数 7 档案归档的范围及要求 档案管理制度 第二条做出了明确的规定 1 人力资源类档案由综合办公室人力专员负责归档和保管 包括 员工花名册 简历表 教育培训卡等 2 财务会计类档案由财务部负责归档和保管 公司财务档案管理按照公司 财务档案管理办法 有关规定执行 3 业务经营类档案由业务部门负责归档和保管 包括 公司业务活动中的各个项目纪事 协议 合同等资料 8 档案归档的范围及要求 续一 4 行政综合类和不能归入以上三类的档案 由综合办公室专人负责归档和保管 包括 重要的会议材料 各项规章制度 公司工商变更 大事记 年报等文件材料 发展规划 工作总结 工作汇报 集团公司下发的重要文件等 5 归档时间要求 在次年一月底前各部门档案管理人员负责本部门文件材料立卷工作 按规定要求完成立卷任务 经本部门负责人审定后 每年三月份移交综合办公室集中统一保管 9 档案归档的范围及要求 续二 一 综合办公室归档范围 1 政府及上级部门法规性文件资料 包括上级颁发 需公司执行的 或由行业发行的各种标准 规章制度等 2 公司内部文件资料 包括由公司股东会 董事会 监事会 总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料 会议记录 公司质量体系文件 公司总体计划或规划 公司年度 月度工作总结和调查报告 公司各类计划指标公司大事记等 10 档案归档的范围及要求 续二 3 公司内部资质资料 包括法人营业执照 企业代码证 资质证书 4 公司劳资人力资源资料 包括公司员工招聘 劳动合同 奖惩 考核 培训 任命 工资审核记录等相关资料 5 公司法律文书资料 6 公司荣誉证书资料 公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书 达标证书和证明等 11 档案归档的范围及要求 续三 7 声像制品资料 包括企业及下属各部门在其经营活动或政治 文件娱乐活动中 以及在外学习 考察时或外部门提供的 以声像形式记录下来的各种资料 如照片资料 录音资料 录像资料 影片资料等 8 题赠性资料 包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词 书画 工艺制品等 12 档案归档的范围及要求 续四 二 财务部归档范围 公司财务凭证及相关的财务档案 三 前期部归档范围 公司项目开发资料 包括国有土地许可证 建设用地批准书 建设用地规划许可证 施工许可证 预售许可证等以及前期手续跑办中的各种文件资料 13 档案归档的范围及要求 续四 四 工程部归档范围 1 公司工程技术资料 包括各类工程图纸等 2 公司项目合同审计资料 3 公司项目施工资料 包括公司备案资料 桩基竣工资料 标志牌申请表 竣工备案通知书 4 项目招投标所有的文件资料 5 其他涉及工程文件资料 五 合作发展部归档范围 1 项目考察过程中形成的文件资料 2 融资方面形成的资料 3 其他工作中形成的文件资料 14 档案归档的范围及要求 续五 立卷归档的要求1 各部室设立档案管理员 归档管理员在规定的归档时间内 把整理审定完毕的档案资料进行装订后 交档案室立卷归档 2 移交档案要填写移交清单 移交清单一式二份 双方签字后各执一份 3 归档的文件资料必须完整 真实 准确 请示和批复 印本和底稿 正文和附件必须立在一起 15 档案归档的范围及要求 续六 4 立卷时应编制好案卷目录 把文件的作者 标题 日期等项目填写清楚 概括而简洁地拟写好案卷标题 把案卷内容表达出来 装订整齐 牢固 填写备考表 注明保管期限 5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔 禁止用圆珠笔或铅笔 字迹应清楚 准确 6 立卷应以各部室形成的文件为主 根据文件形成的特点 保持文件的历史联系 适当照顾文件的保存价值 使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌 16 档案归档的范围及要求 续七 7 立卷应以部室为主 结合其他特征的方法组卷 把有密切联系的文件组合在一起 8 立卷应把上级文件与公司文件 除请示 批复外 按保管期限和文件年限分开立卷 9 立卷归档后 发现需立卷的文件资料 可按立卷原则进行插卷 17 档案归档的范围及要求 续八 10 文件组成案卷后 卷内文件应按照一定规律进行排列 系统地反映问题 做到查找方便 11 各种实物档案 奖品 奖杯 锦旗 奖章 证书 牌匾 馈赠品等 归档必须有原件 并保持其完好无损 12 声像档案摄录必须详细记录事由 时间 地点 主要人物 背景 摄录者 归档声像资料必须是原版 原件 清晰 完整 18 档案的借阅管理 档案管理制度 第十三条 利用者查阅保密档案 必须经分管领导批准 在阅档室阅读 确因工作需要带出 摘录或复制 须填写 档案借阅审批表 经总经理批准 做好 档案借阅登记表 1 档案只供本公司利用 一般不外借 如情况特殊 须经公司总经理批准后方可查阅 2 各部室工作人员可直接查非密级档案资料 公司重要文件和有密级的档案 经公司总经理批准后方可借阅 19 档案的借阅管理 续一 3 档案借阅者应负责档案的完整和完全 不得私自影印 复制 翻印 不得擅自拆散 调换 抽取 污损 加标注证 不得转借 4 对珍贵或易损的档案 应制成复制品提供使用 复制可采用复印 照片 重印副本 摘录等方式 复制件应仔细校对 与原稿无误后 注明档案编号 然后提供使用 如有必要 给复制件加盖公章 以示复制不会有误 20 档案的借阅管理 续二 5 借阅档案须妥善保管 若有遗失 将根据档案的价值和数量报公司领导批准后 责令其赔偿一切损失 6 档案利用者在查阅档案时 严禁喝茶 抽烟 必须爱护档案 不得任意拆卷 涂改剪切档案 如有发现 依法追究责任 并予以严肃处理 21 档案的保管档案保管 档案的保管档案保管工作应做到四不 不散 不使档案分散 不乱 不使档案互相混乱 不丢 档案不丢失不泄密 不坏 不使档案遭到损坏 同时 应做好防火 防潮 防晒 防虫 防损 防盗 防尘工作 以提高档案的安全性 对破损档案应及时修补 22 超期档案的销毁 1 经鉴定需要销毁的档案应编制 档案销毁清单 写出鉴定报告 由鉴定人签字 档案资料销毁审批表 经总经理和董事长审批后 方可销毁2 档案销毁由综合办公室负责 会同相关部门指派二人以上负责监销 3 经批准销毁的档案 可单独存放半年 经验证确无保留价值时 再行销毁 以免误毁 23 归档文件整理规则 1 档案局2000年12月6日批准 2001年1月1日实施 档案文件整理规则 2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 3 件归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 24 归档文件整理规则 续一 4 整理原则遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 5质量要求5 1归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 5 2整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 25 6整理方法6 1装订归档文件应按件装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文作为一件时 复文在前 来文在后 6 2分类归档文件可以采用年度 机构 问题 保管期限或保管期限 年度 机构 问题 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 26 6 2 1按年度分类将文件按其形成年度分类 6 2 2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类 6 2 3按机构 问题 分类将文件按其形成或承办机构 问题 分类 本项可以视情况予以取舍 27 归档文件整理规则 续二 附件2卷内文件目录顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注6 5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 6 5 1归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录设件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 6 5 1 1顺序号 收到顺序 6 5 1 2责任者 制发文件的的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 28 归档文件整理规则 续三 6 5 1 3文号 文件的发文字号 6 5 1 4题名 文件标题 没有标题或标题不规范的 可自拟标题 外加 号 6 5 1 5日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如19990909 6 5 1 6页数 每一件归档文件的页数 文件中有图文的页面为一页 6 5 1 7备注 注释文件需说明的情况 29 归档文件整理规则 续四 6 6 2备