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对写作、策划等有用 学生环保社团项目管理培训之文书写作有关会议的一些文书写作会议在一个组织的发展以及项目实施过程中是非常重要得一个环节，会议的效果决定着组织的成败以及项目的好坏。 以开展项目为例，项目实施前要开会协调安排，实施后要总结分析，还要搞评估。 因此在项目中用得最多的文书就是与会议有关的文书。 我看过很多类似的文书，但是没有多少是令人满意的，可以说是“四不像”，不像会议记录、不像会议纪要、不像会议总结、不像会议决议。 在本文中将重点介绍以上几种与会议有关的文书的区别和联系，以及相关的写法。 在写这些之前按照会议的流程我先介绍一下会议通知的写法。 会议通知会议通知是一个说明介绍性的文书，它写的效果好决定着会议的成败。 我相信一个写得不详细、没有什么吸引力的会议通知是没有多少人愿意参加这个会议。 首先，正规的通知要求的几要素是必不可少的。 简单的会议通知至少要包括以下几个方面时间、地点、主题、参会人员。 时间至少要精确到十分钟，能够精确到分钟最好，这样大家看到通知后就会知道这个会议要求很准时，而不是一个大概得的整点，这样的时间通知一般都会有人迟到；通知的地点应该准确到哪一间房子，怎么走，做什么车可以到达等，这样才能避免出现模糊概念，对参会人员造成误解，耽误到会时间；在会议通知中将会议主题说明，能够让参会人员提前做好准备，了解相关情况，如果可以，最好将议题做一个列举，这样更好；对于参会人员的要求也要准确，“有关人员”是非常笼统的说法，必须指明需要参加会议者的身份。 如果是比较详细的通知，可以写清楚会议的目的，也就是为什么要开这个会，必要时还可以加上一些其他的可以吸引参加的，与会议内容有关的内容。 会议记录及会议纪要 一、会议记录做一个项目，一般都需要成立一个专门的项目组来具体负责项目的实施。 作为一个项目组，有一定的成员，经常会在一起讨论项目的各方面的问题，也就是开会。 有时候的会议没有主题，有时候的会议有主题；有时候主题比较大，有时候主题比较小；有人主持，没有人主持。 无论是哪种情况的会议，都应该有会议记录。 它是会议情况的原始记录，是最后总结经验、分析项目的原始参考资料。 不要求写很多，但是要求将会议真实、准确反映出来，同时要求记录人员耳灵手快、会后及时。 首先，会议记录中需要详细记录会议的基本内容。 需要将会议的名称、时间、地点、主持人、出席人数（人数较少可以直接记下出席人的姓名，人数多的时候可以采取签到的形式）、会议记录人等，如果比较正规，还需要写出列席人员、缺席人员等。 第二，要讲会议内容做详细的记录。 包括会议的议题、讨论过程、会议发言和讲话内容、传达的问题或者做出的决议等。 在我们很多会议中，经常犯的错误就是只将会议的最后结果进行了总结公布，我们从会议记录中看不到参会人员的观点，对一些问题的讨论等，这样的会议记录是没有什么作用的。 在项目过程中，大多数的争论是在会议上商量具体实施方案的时候，如果不能将大家担心的或者可能出现的问题的讨论情况进行记录，我们以后可能还会犯同样的错误。 因此，会议记录一定要按照会议的实际进程详细记录开会情况和发言者的发言，真实反映发言人每个议题的看法和意见，不能随便删除。 一般说是发言人如何说就怎么记，不能人为地加以和归纳，尤其是在会议某问题上出现分析的时候，会议记录更要准确详尽的将分歧意见完整的记录下来，以实现会议的实际全貌。 二、会议纪要一些比较重要的会议结束后需要发会议纪要。 会议纪要是对会议记录的归纳和概括。 因为会议纪要会议记录，但又明显不同于会议记录。 会议纪要是一种正式的公文，它记载的是会议的要点（与会各方所达成的共识），诸如会场气氛、会上的分歧、每位发言人的详细发言等过于细致的情况在会议纪要中是不可能得到完整全面的反映的。 会议纪要要求的比较多，在这里主要谈谈会议纪要的结构及其写法。 会议纪要一般由标题、开头、主体、结尾四部分组成。 1.标题，要求标明是何单位、何种性质的会议，也有的只有会议名称和文种组成。 例如“西安大学生绿色营垃圾调查项目组项目中期总结会议纪要”或者就是“垃圾调查项目中期总结会议纪要”。 2.开头。 简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议的结果等方面。 例如西安大学生绿色营垃圾调查项目组中期总结会议于xx年6月10曰在大学教室举行。 西安大学生绿色营执行委员、以及项目组全体成员共23人出席了本次总结会议。 项目组副组长主持会议，项目组组长总结了项目组上一阶段的工作和项目实施情况，分析了项目实施过程中出现的问题和已经取得的成绩，对项目组的工作提出了几点要求，为搞好下一阶段的工作提出了几点对项目的具体要求。 3.主体。 紧接开头，具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的主要精神和成果全面、具体、详细的反映出来。 常用的有概括叙述式或者发言记录式两种写法。 4.结尾。 一般会议纪要不单独写结尾，主体最后一个问题写完就结束全文。 有些会议纪要要单独写一段结尾。 会议总结和会议决议 一、会议总结一些组织的会议总结，可以说它不是总结。 有的就是会议前制定的会议流程，有的根本就不能看出会议到底开得怎么样。 与其这样还不如不总结。 一个好的会议总结应该能够说明这次会议召开的时间、地点、会议主题、主持人等信息包括在内，更重要的是要讲会议的成果写进去，本次会议讨论了哪些方面的问题，在哪些方面达成了共识，对组织或者项目有什么促进（积极的）作用，会议有什么不足，为什么有这些不足我认为会议总结如果包含了这些方面才能算是一个比较好的总结，因为总结应该是一份经验的总结。 二、会议决议会议决议实际上主要内容就是会议总结中的达成的共识。 有的没有达成真正的共识，但是根据组织的一些规定达到了一定的比例通过的问题即上升为决议。 决议可以是一致通过的，也可以是参会人数达到了应参会人数的一定比例，应参会人数中的一定比例的赞同，符合组织通过决议的数量即为通过决议。 决议的内容也应该包括时间、地点、什么性质的会议（表明是否有权通过相关的决议）、应到会人数、实际到会人数、每个决议的内容（可以包括通过的情况）以及执行者等内容。 决议是一个组织的比较正式的文书，相当于国务院的法律一样，具有一定的权威性，有效的决议要求组织或者项目成员严格按照决议的内容去执行。 大多数学生社团在实际操作的时候，有两个文书是必不可少的，一个是会议记录，一个是会议总结。 如果能够将这两样做好了就差不多了，在必要的时候可以加上其他的一些文书。 这些文书有效处理能够对项目起到一定的促进作用，在项目结束时的总结分析等环节以及组织经验的积累上也能够发挥其重要的作用。 从文书的写作可以显示出一个组织的现状及其发展趋势，写得好，管理得好，说明这个组织走上了正规了，其发展将比较顺利，一切行为都有章可循；而写得不好的则表现出其组织管理得混乱，后面的路还很艰难。 建议各个组织能够从这些小事做起，扎扎实实的做好组织和项目的工作。 策划书写作指导教材(校园版本）协会策划一个活动的思想协会策划活动，要符合下面三个要求之一。 一提高会员的公关能力，增加会员的公关知识。 二增加公关协会在华农大和在其他高校的影响力。 三协助社联完成团委交下的任务。 协会策划活动的原因一要完成社联分配的任务。 二为会员，理事提供知识和实践机会。 三完成答应商家的任务。 协会举办活动的流程一在委员和理事大会上征求活动方案，经过大会的意见和可行性分析，确立活动。 二由秘书部书写策划书，其他部门可以给提供资料和提出修改意见，最后由会长团通过。 三策划书上交社联，团委审批，包括经费，场地，海报张贴，横幅张挂等等。 四拉赞助。 五完成具体工作计划六。 开展活动。 一策划书的一般内容1主题2前言3活动介绍4工作计划5宣传计划6商家补偿计划7经费预算二策划项目的简单分析1主题a dot有明确的中心思想b.有现实的意义2前言a.策划的宗旨b.活动背景的分析c.活动必要性d.活动可行性e.活动意义3活动介绍a.活动目的b.组织机构c.活动时间d.活动地点e.活动内容f.效果预测4工作计划a.申请审批b.寻找合作组织c.寻找赞助单位d.邀请嘉宾e.筹备资金f.现场布置g.活动进程h.人员分工i.清场处理5宣传计划a.活动宣传b.商家宣传6商家补偿计划a.效果预测b.宣传方案（加强）7经费预算a.立项周密b.项目细化三部分策划项目的详细分析1商家补偿计划a.冠名权b.传单宣传c.小册子宣传d.海报宣传e.易拉宝宣传f.展板宣传g.宣传栏宣传h.横幅宣传i.网站宣传j.广播台宣传k.刊物宣传l.奖品宣传m.产品宣传n.工作人员用品宣传o.咨询点宣传p.促销点宣传q.幕布宣传r.嘉宾发言s.现场鸣谢t.问卷调查u.媒体宣传v.形象策划w.产品代理X高校发布会Y提供学生业务员拉赞助指导教材1熟悉自己的学校，自己的协会或学生会。 2收集最近学校内外的活动信息，通过收集这些信息可以让你清楚什么公司有兴趣，什么公司没有兴趣。 3锁定公司后，先对该公司有点初步了解，寻求话题和合作点。 4出发前准备多一些资料，可以是学校同类型活动好的一面和协会一些历史经典资料。 5选择好你的拍挡，每次拉赞助最好23个人一组，男女搭配。 分好工，谁做记录，谁解说，谁回答问题。 6选择好去的路线和明确公司地址（最好一次去多家），并且与公司负责人先用电话约好时间。 7外出拉赞助，除了拉赞助外。 你的一行一动都代表着协会的形象。 所以注意言行，装束。 8拉赞助最大的财富不是拉不拉得到赞助，是你可以接触一个公司，甚至一个公司的高层。 了解他们的运作和思维。 然后把它变成你的经验和财富。 如何拉赞助在曰常交往中，我发现有些同学对“拉赞助”存在误会以为“拉赞助”就是磨嘴皮子，说白了就是“骗”；这么说来，我不仅是个骗子，还是个“惯骗”、“巨骗”我无力也不愿承受这个“罪名”因此向您“申诉”，同时期待您的批评指正。 在我看来，拉赞助可分为四个阶段策划、交涉、落实、反馈。 每个阶段有不同的工作重心及应对方法。 一、策划阶段。 首先，策划的目标要明确说服对方，使之与你建立合作关系。 如何说服？这是问题关键。 我认为，整个说服过程是建立在双方合作可行性的基础上的，即在分析双方利弊后提出一个使双方受益的合作方案。 （一），对方需要什么？虽然需求各不相同，但是归根到底，有一点是很明确的，即对方希望通过合作产生宣传效益，进而带来经济效益；希望投入1块钱能给他带来10块甚至更多的收益（部分有复杂关系赞助活动另论。 ）（二）我方优势何在，如何发挥？这是对前一问题回答，是说服对方与你而非与他合作的依据。 （三）两者结合，分析双方合作的基础，提出使对方宣传效益有起码保障的合作方案，即策划书。 当然，做策划书之前，首先要根据以上思考作调查研究，寻找可行性较大的合作伙伴，尽可能做到有的放矢。 在寻找合作伙伴过程中，需特别考虑我方优势与对方的契合点。 比如说校电台具有宣传方面的优势；各协会也各有特点，比如计算机协会去找电脑商；足球协会去找体育器材专营商，健美协会、时装协会，因女生多，去找美容美发、时装化妆等商家，从理论上说成功率比较高。 此外，就活动本身也各有特色，譬如普通话大赛与书店合作，比起歌舞晚会来，就会觉得更为“对口”。 这当然也是说服对方的重要条件。 做策划书时，务必注意自我定位，即要强调是平等的合作伙伴关系你提供财力，我提供人力，我们一起把活动搞好；我得到你的支持使活动顺利开展，你在活动过程得到广告宣传，双赢。 所以，自我定位，固然不可过高过傲，但也不宜太低太“*”，因为拉赞助本质上是合作。 这就要求我们在策划书要尽可能表现得客观严谨，尽可能突出宣传方式及实施细节。 此外，须坦诚以待，能做什么，不能做什么，有什么优势，可以如何发挥一目了然，绝不开空头支票，力求让商家看完你的策划书有这种感觉你是负责任，你是有经验的，你是替他着想的。 校园策划书一般有几个组成部分前言，活动介绍，工作计划，宣传计划，商家补偿计划，经费预算等等。 至于如何写策划书，这是后话，但值得一提的是写策划书时应这样思考我的目标是说服对方与我合作，那么应该准备哪些素材、素材应该如何组织，一切围绕着怎样才能最有力地说服对方展开，因为衡量一份策划书的最终标准是是否达到说服对方的预期目标。 对于经费预算，大家要特别重视。 尽可能做到明确而详实，需要多少现金和物品，现金花在哪儿，物品有何用，一目了然。 力求留给对方一种印象不是漫天要价，而是为了保证活动顺利进行的基本要求；每一分钱你都用到点儿上，你是有合作诚意的。 二、交涉阶段。 如果策划阶段是“示爱”，那么交涉阶段应该“确定关系”了。 因此，该阶段的工作重心是化解对方的疑惑，商讨合作细节，最终确定具体的合作模式。 首先应该注意一些礼仪上的细节问题，比如 （1）衣着整洁，并尽可能稳重些，给对方暗示我是尊重你的；我是干练的，有经验的； （2）不迟到，向对方表明我是守时的，我是守信的，跟我合作没错； （3）无不良习惯，如抠鼻子，挖耳朵，跷二郎腿，讲粗话这些问题务必十分注意，尤其是双方初次见面的时候。 当然，这就要求我们平时就要培养良好的习惯。 其次，要充分利用语音、语调、语气、语速、手势表情等感染对方。 须知只有事先说服自己，才有可能说服别人。 当然，这里涉及一个“度”的问题务必注意不要太过火，否则，过犹不及，适得其反。 如何把握“度”的问题，这就要求你仔细观察，灵活应变，比如发现对方已被调动起来，你可适当再提一提；若对方稍流露出一丝不耐烦，那么你要马上压一压。 此外针对策划书的合作条款，或简要列举，或重复强调，也要因人而异。 那么，如何观察？观察脸部神情，尤其是观察眼睛，是最有效。 我曾和一位朋友吃饭时，换了VCD，朋友抬头瞥了一眼，这个眼神被我捕捉。 我会揣摩她不是喜欢这位明星，至少也喜欢这首歌，或者她与这首歌有一段“故事”。 事后证实我的猜想。 有人说，处处留心皆学问。 如果我们把人际交往当作是一门学问，那么这门学问的治学捷径正是心细。 当然，这里又涉及一个“度”的问题，即是“注视”而非非“逼视”，否则会使对方恼火，使双方尴尬。 如何把握这个“度”还是老方法观察对方的反应灵活处理。 以上谈的都是一些交往过程中应该注意的问题，事实上该阶段的重要任务是与对方商讨合作细节问题，真正目标是确立合作关系。 当然，前提是态度要诚恳。 能做什么，准备如何去做，要求明确而详尽，特别要注意的是，没有把握的事项不能随意答应下来，因为这些讨价还价将是协议的条款依据，一旦签约，白纸黑字，是要负法律责任的。 交涉过程中，应该强调的是宣传方式，即你能做什么，准备如何落实而不是一味夸大宣传效益。 因为广告就是一种投资，投资就是要承担一定风险的。 这里有两层含义首先，宣传效益不等于经济效益，利弊得失的判断工作应该由对方去完成；其次，宣传效益最终要通过宣传行为来实现，因此哪些宣传方式准备如何落实才是我们自始至终要强调突出的，这实际上是消除对方的后顾之忧，引导对方作出有利于我方的判断。 经费预算，是谈判工作的重中之重。 如果能够作价格调整，该退让的还是要退让的，以免因小失大。 如果无法让步，那么要特别注意说话技巧。 曾有一家商家很有合作意向，只待我在经费上作出让步，而我协所列的经费是非常实在的，没有任何的调整空间了。 那我就谈了三层意思 （1）我方的价格是很实在的，而且基本上都用在宣传方面，我方是有诚意的； （2）合作双方要有合作诚意，如果你方价格上还坚持另有要求，那么，就是你方缺乏合作诚意的表现（备注大概意思就是这样的，但话不能这样说，否则换作是你，也会受不了的；但是意思还得表达清楚，否则就达不到准确表意的目标；然而对方真正了解你的话意后，还是会觉得不舒服，那么，一定要加上第三句话）； （3）一起把活动搞好，是我们的共同目标，必需的经费是不能“偷工减料”的；我方价格很实在，所以我们不应该把时间花在一二拾、一两百的讨价还价中，而应该商讨如何保证地把活动做得最好，这才是对双方都更有利的（事实上，合作细节已经谈好了。 我只是想很冠冕的引开话题）。 结果，对方经理现场拍板同意合作，其实，整个正面交涉过程实际上就是揣摩对方心理，并有针对性地一一化解矛盾的过程。 最后强调一点，在整个交涉过程中，确确实实要站在对方利益角度来考虑问题，理由很简单只有对方认识到你有为他着想，他能从活动中受益，他才愿意投资，你才能获得资助。 这是整个过程的关键。 三、落实阶段。 在很多同学想象中，拉赞助仅局限在前两步，以为拿到钱就结束了。 其实这是一种误解。 签合同，拿到钱，只是合作的开始，真正的工作刚刚展开，比如还要落实协议条款，还要提供反馈资料。 对于协议条款的落实问题，不仅仅是态度问题，还是性质问题，决定了双方是合作关系还是欺诈与被欺诈关系。 如果是前者，双赢；如果是后者，看起来是一赢一输，实际上是“双输”，往往是被欺诈者“一朝被蛇咬，十年怕井绳。 而斯诈者“捡了芝麻，丢了西瓜。 举一个例子，我协曾给嘀嗒网站办砸了一件事，对方投入不少，但宣传效果不是很好。 按理说，对方再也不敢找我合作，但其后的讲座活动依然找我们合作，而且“资金由我们操控，物品由我们支配，”问题是对方为何继续信任甚至更加信任我们呢？原因很简单活动不顺利，主要是由种种客观因素造成的（包括天公不作美），而在这整个过程中，我们是负责的，我们的表现是让他们满意的，因此并不影响下一次的合作。 能把坏事办出个好结果来，最能体现一个人的综合素质，而这关键不仅在于你的处事能力，更在于你是否有责任心。 如何做好落实工作，我以为最佳方式即与对方经常沟通，一起探讨，并付诸实施。 这里还涉及到积极反馈的问题。 四、反馈阶段先回答一个问题为什么要反馈？首先，要求反馈，这就鞭策你把承诺落实到位，工作做到家。 ；其次，从学习和锻炼的角度来看，只有反馈，与商家多沟通才能总结经验，吸取教训，从而得到提高。 第三，广告就是投资，投资就有风险，因主观原因，谁都不可能做每一次每一项都让商家百分之百地满意（更何况有些商家的期望值过高），那么在反馈过程中多与商家讨论问题何在，有无补救办法一般说来，只要你的工作确实到位甚至基本到位，商家一般不会太难学生的，商家最恨的是拿钱之前软磨硬泡，拿钱之后不见踪影；商家最怕的是被骗的感觉，特别是被“学生蛙”骗的感觉，这种感觉可能比丢了几个钱更让他们难受。 此外，反馈也是有“工资”的。 第一，好的服务方能招来“回头客”，第二，这些“回头客”往往乐于从中穿针引线，帮你介绍他人，大家可以想象这类合作的成功率极高；第三，如果你善于交际，你们可以探讨一些其他共同感兴趣的话题，往往可以建立良好的人际关系，而对方往往是有着丰富生活阅历的长者，你可以从中学到许多为人之道，这比什么都重要。 更何况一旦对方信任你，欣想你，他们将全力支持你。 最后，作一点小结。 拉赞助的要诀是“胆大、心细、脸皮厚”。 这其实是追求女孩子的“七字金经”，我把它稼接到交际领域也是管用的，可见不愧是“金经”。 引用，在一个与我们具有相同性质的社团里看到的对于如何提高部内工作效率，缩短开会时间，我提出以下意见0首显烩个是非常基本的，实在不应该被强调但我现在不得不强调的守时！一个人迟到浪费的是全部部员的时间，请不要做出迟到这种过分的事情。 如果是有事不能来的话请一定一定提前告诉部长，以免大家虚等。 1部长们在开会前要分好工，谁主持会议，谁做会议记录，谁做会议总结等要事先商量好；对开会流程要清楚，并按流程一项一项进行，不能扰乱会议程序；在某些干事的发言偏离正题太远是部长要及时控制发言方向，某些干事发言过长时要控制发言时间。 2每次开会前干事都必须做好总结工作的准备，对自己之前的工作进度要有清晰了解，并在会议上挑重点来说，切忌由于没发言准备而没话找话拖延时间来思路。 3由于部内工作是分组进行的，对于每组的工作计划其他人只要有大概的了解就行了，所以大家在交代工作时没必要全部都说，只要说能让其他组明白其进度就行了，不用交代太多细节，细节留在自己组内讨论时说。 4在新项目组成时召集组员时也不用说太多细节，虽说组员不明白工作有时会难决定是否加入工作组，但大家加入志协，有时间的话也想尽量多参加活动，而一些活动不参加进去是不知道是否适合自己的，即使真的不适合也可以当是对自己的挑战，所以是否加入工作组的决定准则应该是时间，而非兴趣，这样的话对细节的了解就不是决定是否参加的必要因素了。 所以细节方面一定要留到工作组中讨论，节省大家时间。 5对于自己一组的工作如果需要大家的想法帮忙的话，请在说完工作总结候提出，以免大家对整件工作尚未