招标管理制度含供方管理

目 录第一章 总则1第二章 定义和解释1第三章 招标机构及工作范围3第一节 招标机构设置及职责3第二节 单项招标需求的分工界定5第四章 招标人的界定5第五章 招标需求的内容及招标节点时限5第六章 招标工作主要流程7第一节 招标采购模式、方式及原则7第二节 招标公告9第三节 投标人的准入与确定9第四节 招标文件的编制与审批11第五节 发标12第六节 招标文件的澄清12第七节 截标13第八节 参考标底的编制13第九节 开标13第十节 技术标评审13第十一节 商务标的评审及决标14第十二节 定标方式15第十三节 定标结果的审批16第十四节 样品封样及招标文件归档17第十五节 档案的保管及移交18第十六节 合同的签订及备案时限18第七章 价格监控19第八章 供方管理19第九章 与政府招投标管理部门的工作对接21第十章 附则22第一章 总则第一条 为规范公司的各类招标活动，健全各司其职、各负其责、同步配合的工作机制，提高工作效率和降低成本，确保质量、成本、工期、信誉、品牌符合战略经营目标，争取经济效益和社会效益的最大化，结合集团实际情况，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于公司所有开发项目或经营活动中发生的工程、货物、服务类的商业活动，包括但不限于拆除、勘察、咨询、设计、施工、监理、材料及设备采购等。第三条 工程类造价 50 万元以上、货物类价值 15 万元以上、服务类额度 10 万元以上的商业活动项目，必须采用招标方式。第二章 定义和解释第四条 本管理办法中，相关词语的定义及解释如下：(一) 集团：*置业有限公司。(二) 子公司：宁波*置业有限公司、*(三) 指定分包：开发单位指定的由总包单位与其签订合同的分包人，或在合同中指明要求总包单位向其分包某些工作的分包人。其施工内容在施工图纸中包含但不属总包单位自行施工范围内，但需总包单位对其现场施工的质量、进度、安全文明施工等方面进行管理的分包人。(四) 独立分包：是指开发单位直接发包的、从事总包单位承包范围之外的但却与本合同工程有关的其它工作的分包人。(五) 单项招标需求：指对单个招标项目的技术文件及商务文件的统称。(六) 招标需求单位：是负责总体协调、组织、督促相关部门确定单项招标需求的责任单位。特指所辖子公司在工程开发或经营活动中发生工程、货物、服务类的商业活动时，作为合同签约甲方时的法人单位(指定分包或指定供应按照“谁指定、谁为招标需求单位”的原则)。无法界定时按“谁需求，谁为招标需求单位”的原则。(七) 招标人：指具体实施招标采购活动的组织者，包括公司和子公司。(八) 二级公司：在招标体系中，指子公司。(九) 供方与投标人：供方指能提供产品或服务的企业，包括施工总承包商、专业承包或分包商、材料设备供应商、监理、咨询、设计等服务商等；投标人指针对某个招标项目，招标人拟发给其招标文件的供方。(十) 供方级别：基于供方履约能力进行的分级：1战略供方库：是指公司实施招标的，确定了战略合作价格并签订了战略商业活动协议的战略供方。同类项目二级公司不许重复招标。2一级库：合格供方库：有过合作经历且阶段性(以竣工、结算完毕、保修期完毕为节点划分三个阶段)累计综合评估80分的供方；未确定战略价 格的战略合作伙伴。3二级库：试用供方库：指有过合作经历但阶段性累计综合评估65得分80分的供方：经招标向我方提供产品或服务的初次中标供方；经审批准许纳入本库的某些知名企业；与我方无合作经历，但经资格审查与考察符合某招标 项目投标人资格条件的供方。4三级库：待用供方库：指资格初审合格，但尚未考察的供方。5禁用供方库：指有过合作经历但阶段性累计综合评估得分1000万时，投标人不得少于5家。第二十五条 供方的考察及投标人的拟定：(一) 供方的考察：1分散采购模式下的供方考察：由需求单位负责组织。考察小组组长由需求单位的招标小组组长指定，考察小组的组成不得少于2个部门，人员不得少于3人。由考察小组组长组织填写相关考察记录、供方考察结果备案表及考察报告，报集团或公司招标小组。经考察合格的供方进入二级库。2战略合作、战略采购、集中采购模式下的供方考察：由集团或公司组织。考察小组组长由集团指定，考察小组的组成不得少于2个部门，人员不得少于3人，由考察小组组长组织填写相关考察记录、供方考察结果备案表及考察报告，报集团或公司。3特殊情况处理：当招标时间紧急，在报批投标人审批表时，可注明采用先行招标，再对入围单位进行考察的后考察方式。(二) 投标人的拟定1分散采购模式下的投标人拟定：由公司或子公司负责拟定投标人名单。2战略合作、战略采购、集中采购模式下的投标人拟定：由集团或公司负责拟定投标人名单。第二十六条 投标人的审批：1标的估算额300万元的，投标人由需求单位招标小组组长审批；2标的估算额300万元的，须报集团审核。3特殊情况处理：分散招标采购模式下的单项招标项目，集团作为招标人时，需求单位不能及时拟定投标人而影响招标工作节点的，集团或公司可自行拟定投标人名单。第四节 招标文件的编制与审批第二十七条 招标实施部门依据会签后的技术文件及商务文件编制合成招标文件。公司及子公司为招标人的，招标文件报本级招标小组组长审批。第二十八条 招标文件及拟签合同必须参照集团或公司参考样本编制，无参考样本的，由招标人根据项目特点另行编制并报相关部门会签。第二十九条 招标文件中应规定出实质性要求和条件，并注明“不满足其中任何一项实质性要求和条件的投标将被拒绝”；没有规定的要求和条件在评标时不得作为实质性要求和条件。对于非实质性要求和条件，应规定允许偏差的最大范围、最高项数，以及对这些偏差进行调整的方法。第三十条 涉及到总包管理或配合的独立分包、指定分包项目的招标文件，其中的生产、生活提供条件须征询总包单位意见。第三十一条 招标文件内容：(一) 投标邀请书(二) 投标人须知：包括招标人简介、项目名称、建设地点、资金来源、招标范围、标段划分、计划工期、质量要求、投标人资质条件及能力和信誉、现场踏勘和答疑安排，投标截止时间、投标有效期、投标保证金、签字或盖章、投标文件副本份数、装订要求、递交投标文件地点、开标的时间和地点、开标程序、履约担保等；(三) 评标办法(四) 合同条款及格式(五) 报价清单(六) 图纸(如有)(七) 技术标准和要求(八) 投标文件格式第五节 发标第三十二条 投标人及招标文件经审批后(其中招标文件封面及投标邀请书须盖章)，由招标部门向投标人发放“投标邀请书”，并要求投标人限时回复“投标邀请回执”以便统计应标投标人数量。第三十三条 应标投标人数量未满足本办法要求时，须按规定增补投标人数量至满足为止，并相应延长回标时间。第三十四条 所有招标项目原则上必须按规定向投标单位收取投标保证金及图纸资料费，投标保证金金额按标的估算额的1-2的比例取整收取，最低不少于一万元，最高不得超过八十万元。第三十五条 投标保证金及图纸资料费由招标人所属财务部门代为收取、保管及开具票据。第六节 招标文件的澄清第三十六条 技术标牵头部门根据投标人对招标文件提出的问题，确定开澄清会议还是采用书面答复。第三十七条 招标文件澄清会议由招标部门组织，技术标牵头部门负责技术澄清，招标部门负责商务澄清。第三十八条 澄清纪要经相关人员确认后及时发送给各投标单位，作为招标文件的补充。第七节 截标第三十九条 在截标时间后送达的投标文件原则上招标人将不予受理；未交纳投标保证金的投标文件按无效标处理。第四十四条 回标人数要求：标的估算额100万时，不得少于3家；100万1000万时，不得少于5家。如回标的投标人数量不满足要求，应重新增补、审批投标人，待回标人数量符合要求后方准予开标。第八节 参考标底的编制第四十条 工程类招标项目，必须按招标图纸编制标底，工程实物量清单应作为单项招标需求的附件，标底应在发售招标文件前编制并审批完成。第四十一条 技术方案要求的产品档次必须与成本控制指标一致并且标底价不得突破成本控制指标；如果标底价已经突破成本控制指标，原则上必须先报成本指标制定及批准部门审批，获准调增后方可作为标底价的编制依据。第四十二条 无法提供标底价和成本控制指标的特殊项目，则必须说明原因并报成本控制主管部门审批。第九节 开标第四十三条 投标文件的开标：招标部门填写开标确认表根据招标权限报招标小组组长确认后，与其它部门组成不少于2人的开标小组进行联合开标，并对投标文件中的要素内容进行逐页联名签署。第四十四条 公司及子公司自行招标的项目标的估算额500万元时，集团招标领导小组视具体情况派人主持或参与商务标和技术标的评审。第十节 技术标评审第四十五条 技术标开标后，由招标部门将技术标分发至各技术标评委详细研读，各评委按时限将书面疑问卷提供给技术标评审牵头部门(技术标评审牵头部门为地产集团相关技术部门；公司及子公司为招标人时技术标评审牵头部门为工程技术部或其它指定部门)，由技术标评审牵头部门视情况决定是否召开技术质疑会，并形成正式质疑问卷汇总，确定最终的技术标准及要求，发至投标人，要求投标人对技术质疑回复澄清。第四十六条 详评：招标部门将投标人的澄清分发给各技术标评标人，进行技术标的详细评审。评审人数不得少于5人。第四十七条 技术评标的重点：工程类项目重点研读施工组织设计或施工方案的合理性、可行性及科学性；材料类项目重点查看材料的检测报告，有投标样板的要综合样板评审情况；设备类项目重点查看设备检测报告、设备及元器件清单，核对产地、品牌、性能指标等是否符合招标文件要求。第四十八条 技术评审合格的投标人数量要求：标的估算额100万时，不得少于3家；100万1000万时，不得少于5家。技术评审合格的投标人数量不满足要求时，须另增补投标人直至满足要求，特殊情况下无法达到此要求时，招标人须以工作审批单的形式报集团审批。第十一节 商务标的评审及决标第四十九条 技术标评审不合格单位的商务标不予评审。待投标人按重新确定的技术标准及要求回复商务标后，即可组织商务标清标工作，并通过书面或质疑会的形式要求投标人澄清有关商务问题。第五十条 在投标人对拟签合同与商务条款均无疑问后，组织技术标评审合格的投标人进行决标报价。开标前，必须确认各投标单位商务标书的密封性、合法性，且各投标单位应对评标定标原则进行书面确认。第五十一条 为体现招标的公平、公正、公开的原则，招标项目的商务标决标一般采用公开开标的形式进行，且商务标书由投标单位当场递交。第五十二条 不均衡报价的处理：(一) 招标经办人在对拟中标人的报价进行对比时，在总价最低的情况下，如发现部分单价高于标底价同时也高于其他单位报价时，则需要求其在总价不变的前提下调整单价，以避免存在不均衡报价。(二) 若拟定中标人不同意调整价格，并说明了不能调整的理由，则须分析其理由是否合理，同时与次低报价比较其价格是否具有绝对优势，若有明显的不均衡报价，经招标小组组长审批后可取消其中标资格，初定次低报价单位为中标人。但所有分析过程必须在审批记录中注明并同时报批。第十二节 定标方式第五十三条 在满足技术要求的前提下：常规材料、设备采用“合理最低投标价法”的定标方式；施工类、复杂的材料、设备采用“合理最低评审价法”的定标方式；特殊或重大项目采用“综合评定谈判法”的定标方式。第五十四条 合理最低评审价单位的投标报价低于标底价可初定为中标人。若投标人报价皆高出标底价，须与评审报价最低的三家单位进行议标，议标后确认的价格作为本次开标的最终报价。第五十五条 当最终报价出现以下情况时，应对定标结果的合理性进行认真评估：(一) 最低报价高于标底价；(二) 最低报价低于标底价15以上；(三) 最低报价低于次低报价10以上；(四) 特殊项目未编制标底价的。第五十六条 根据评估结果，如认为高于标底价的最低报价是合理的，在不超成本控制指标的前提下，则可建议定标；若超过成本控制指标，则须向设计部门提出调整方案的建议；如设计部门明确无法优化方案，集团成本部门复核成本指标后再定标，根据生产需要必须定标的，则提供相关依据，及时报批。第五十七条 对于最低报价低于标底价15以上或最低报价低于次低报价10以的情况，应重点对最低报价单位的技术条件和报价进行认真复核。若技术复核不合格，则取消最低报价单位的中标资格，以次低报价单位为初定中标人。若技术复核合格，应加大中标人缴纳的履约保证金或银行履约保函额度。第五十八条 综合评定 (一) 对于特殊或重大项目(雕塑、绘画、广告、软件、特殊工程、特殊设备等特别注重艺术效果、技术水平或有其他特殊技术要求的招标项目)，经集团或公司招标小组批准后，可通过综合评定确定中标人。(二) 评定人员由集团或公司负责人、相关职能部门的负责人组成。综合评定原则：由评定人员结合投标单位的投标报价与技术标评定情况，根据项目实际需要，选择技术最好或性价比最高的单位初定中标。综合评定结果须经全体评定人员确认。第五十九条 两个以上中标人的确定特殊项目（如因工程量过大，一个供方不能满足需要的项目），招标需求中未分标段，定标时根据需求部门的建议和最低报价单位实力，经集团、公司招标小组审批后，可对一个项目确定多家中标人。确定原则如下：(一) 确定评审价最低者为首个中标人；(二) 接受中标价的其他单位定为中标人；若接受中标价的单位数量超出所需，则以技术标评标得分较高者依次确定为中标人；第十三节 定标结果的审批第六十条 招标部门履行定标结果的备案或审批程序，履行中标通知书审批程序并发放至中标人。第六十一条 招标项目的定标结果须报集团备案。第六十二条 定标结果未超成本控制指标的项目，定标金额100万元的，由公司及子公司合约部负责人审核后，报招标小组组长审批；100万500万元的，报集团审批。第六十三条 定标结果超成本控制指标的项目，需报设计部，待优化方案后重新招标；如确认已无法优化方案的，须经集团领导审批后，由需求单位向集团成本管理部门申报调增成本控制指标后定标，按规定程序报批。第六十四条 定标结果超成本控制指标的项目，新调增的成本指标未获批准，但生产需要必须定标的，均须报集团招标领导小组组长审批。第六十五条 采购标的估算额在招标限额以下的零星采购：招标采购单位可以通过三家(含)以上单位采用比价方式确定中标人，但定标结果超过标的估算额10以上且超过本办法规定的招标限额时，则按限额以上的相关规定执行，特殊情况须以工作审批单的方式报集团审批。第十四节 样品封样及招标文件归档第六十六条 须有样品辅助才能更加体现其技术标准的招标项目，包括但不限于所有非隐蔽的观感性材料(所有的精装修材料)、专业工程小样(如外墙涂料样板、幕墙节点等)、功能性材料(包括但不限于管材、阀门等、门窗及五金、配电箱、消火栓箱、信报箱、风口等)均须进行封样。封样内容包括实物、承诺书、检测报告、合格证书及相关技术资料。第六十七条 封样工作组织人：(一) 集团作为招标人时：集团组织相关人员在样品上会签，同时会签样品会签单后移交样品，原则上应保证一式两份，样品经相关人员签认后，一份由需求单位保管，一份移交给监理公司存放于现场样品间，由监理公司保管。没有聘请监理公司时，样品封样由需求单位留存。(二) 公司及子公司作为招标人时：需求单位组织相关人员在样品上会签，同时会签样品会签单后移交样品，原则上应保证一式两份，一份由需求单位保管，一份移交给监理公司存放于现场样品间，由监理公司保管。没有聘请监理公司时，样品封样由需求单位留存。第六十八条 封样标准：样品应能充分体现其材质、功能或工艺，经会签确认、审批同意的样品作为验收标准之一；如在特殊情况下需更换材料，必须重新履行封样程序。样品必须来自为永久工程供货的实际源地，且样品的尺寸和数量应足以显示其质量、型号、颜色表面处理、质地、误差和其他要求的特征。第六十九条 样品是作为批量供货时的检验标准之一，监理公司及履约单位作为第一责任人，对批量货物进行验收是否合格负全责。第十五节 档案的保管及移交第七十条 集团招标的项目：确定中标人后3个工作日内，按照招标过程顺序，依次整理各阶段招标过程批件及相关文件，有签字的则保存扫描版，其它文件可保存电子版。整理归档后将电子档案移交给招标需求单位。纸质文档与电子文档同时存档。第七十一条 公司及子公司自行招标项目的定标结果，必须在审批后5个工作日内将采购过程档案交相关部门备案。第七十二条 公司及子公司比价采购的项目，在审批后5个工作日内集团备案。第十六节 合同的签订及备案时限第七十三条 签约单位必须在收到定标结果资料后30个工作日内与中标人签订完合同，并于合同签订后5个工作日内报集团备案；因特殊原因无法签订合同的，必须在收到定标结果资料后5个工作日内向集团反馈。上述合同如发生变更或增加补充协议的，必须在5个工作日内报集团备案。第七章 价格监控第七十四条 公司及子公司合约部门要设立专门的价格、合同管理岗位，进行价格信息监控与合同跟踪服务。第七十五条 公司建立价格信息平台，通过各种渠道、方式收集市场价格信息，建立市场价格信息资料库；根据定标结果，建立合同价格信息资料库，将动态价格在信息平台上发布，对集团内部专业部门实现资源共享。第七十六条 由于市场波动，材料价格上涨或下调时，由合同签约甲方(指定分包合同为指定方)组织合约、材料相关部门与原合作单位及其他供方进行商务谈判，调价结果经集团公司招标小组组长签批后，方能执行。第八章 供方管理第七十七条 经招标确定的供方均纳入公司的供方履约评估管理体系，集团负责对供方履约评估工作进行指导、检查和监督。第七十八条 供方履约评估分三个阶段：1)“过程履约评估”阶段；开工至竣工期问；2)“履约后评估”阶段：竣工结算完成后；3)“保修期评估”阶段：自保修之日起到保修期满。第七十九条 “过程履约评估”、“履约后评估”的评估责任单位为履约公司；“保修期评估”的评估责任单位为物业(酒店)管理公司。未与我方直接签订供货合同的战略采购供方的“过程履约评估”的评估责任单位为开发单位。第八十条 供方履约评估节点：(一) “过程履约评估”：工程、货物类供方于开始履约的第一个月进行一次评估，以后每季度评估一次，竣工验收的当月评估一次；服务类供方自履约之日起每月评估一次；(二) “履约后评估”在竣工结算后公司由合约部门对供方进行一次成本管理方面的评估；(三) “保修期评估”自保修之日起到保修期满，每年度评估一次；第八十一条 评估各阶段实行100分制评分办法，评估责任单位应将评估结果及时通知供方：(一) 得分9l一100为优秀； (二) 得分8090为良好；(三) 得分6679为合格，对供方存在的问题，履约单位应要求供方及时解决并备案；(四) 得分5565为较差，须建立预警机制：履约单位应立即通知供方高层领导来现场解决存在的问题，提出整改措施，限时进行整改，并形成书面纪要；将整改情况和效果报集团备案。(五) 得分55分以下为极差，须立即建立预警机制：履约单位总经理出面要求供方高层主管领导来现场解决存在的问题，提出整改措施，限时进行整改，并形成书面纪要；情况严重可停工整改，供方制定详细整改方案，并经履约甲方以及监理单位审批通过后方可实施；将整改情况和效果报集团上级主管部门备案。第八十二条 各评估责任单位应于每月25日前向集团上报履约评审报告，相应的履约评估表作为履约评审报告的附件。集团依履约评估表同步进行汇总登记，形成各阶段及最终的综合评估结果。其中“过程履约评估”权重70，“履约后评估”权重12，“保修期评估”权重18。第八十三条 供方库的管理和维护：(一) 依各评估阶段的累计综合评估得分分三次调整供方库：集团依各评估单位的履约评估表，同步汇总累计综合评估。“过程履约评估”、“履约后评估”、“保修期评估”每阶段评估完成后，按累计综合评估得分依下述原则调整供方库级别，并更新供方档案。1累计综合评估得分高于79分的，调入一级库合格供方库；2累计综合评估得分6679分的，调入二级库试用供方库；3累计综合评估得分低于66分的供方，调入禁用供方库。(二) 发生下列情况的供方将被列入禁用供方库：1在招投标过程中有过围标、串标、行贿等行为之一的，2发生过重大产品质量事故、重大施工质量事故以及其它引起较大社会影响的不良事件的。(三) 列入禁用供方库的程序1公司及子公司发现有前述禁用供方库情形出现时，应及时将不合格的事由及单位报集团；2参照申报单位上报资料落实具体情况。 (四) 列入禁用供方库的供方永不得参与集团范围内所有招标项目的投标活动。第九章 与政府招投标管理部门的工作对接第八十四条 按照国家及工程所在地有关规定必须进入有形市场招标的工程总包、材料、设备等招标项目，由需求单位牵头，集团相关部门配合，遵照相关规定履行招投标程序，办理相关手续。第十章 附则第八十五条 本办法由集团、公司及子公司负责解释并进行日常管理，当情况不适应发生变化时，由招标小组