年度总结大会策划书.doc

四川理工学院机电协会20112012年终总结暨表彰大会策划书机电协会2011年12月20112012年终总结暨表彰大会策划活动主题：机电协会20112012年终总结暨表彰大会活动时间：12月10日下午2：30活动地点：四川理工学院黄岭校区一教127参加人员：机电协会24届理事会成员、各部门干部干事及部分会员活动目的：随着12月份的到来，学校各级部门、各社团的学生活动都将走进尾声，在新年的钟声敲响之前，协会的活动也应当画上一个完美的句号。此次大会旨在对协会本学期工作进行总结；对协会过去的工作中存在的问题进行系统剖析；了解各部门工作总体进展，为协会后续发展续航掌舵；同时对本学期以来协会出现的优秀会员、积极的干事进行表彰并颁发奖状。活动意义：协会作为大学生展示自我、锻炼能力的非常重要的平台之一，在大学生活中发挥着不可或缺的重要作用，此次总结表彰大会在为加强协会领导层同会员、干事、干部的交流搭好了平台，起到了了解会员动态的目的。同时，也起到了提升会员与协会之间的默契和感情的作用。前期的准备和各部门的分工：1、办公室：负责在活动前期负责购买所有活动所需要的材料，并且做好记录。2、组织部：负责组织策划及通知各部门干部干事，会前签到以便以后的优秀评选。3、宣传部：做好活动前期的宣传工作，主要是要做好海报、横幅，以确保让尽量多的会员参加；教室黑板布置。4、专业部、科技部：协同组织部维持现场的秩序、会后做好现场清洁工作。5、编辑部：做好现场摄影工作，并做好会议记录。6、公关部：负责联系其他社团拉好横幅；做好现场的迎宾工作；另在出现突发事件时配合在场的负责人组织所有人员安全撤离。具体流程：1、 各部门按照前期准备做好相应的安排，准备活动充分，确保总结大会如期进行。2、 提前召开干事大会，分配各部门的任务，确保准备工作有序进行。公关部联系其他社团预祝本协会活动圆满成功。3、 各干事各司其职，共同协作完成大会教室的安排工作，等待与会人员进入教室。4、 会议前期、中期以及后期，编辑部需要做好相应的图样采集，便于以后对此次活动做好总结。5、 会议议程详见附页。后期工作：办公室：做好本次大会的活动总结及财务开支。编辑部：写好新闻稿。专业部、科技部：协同组织部清理现场，确保活动后现场清洁。经费预算：项 目（材料）单价/元数量合计/元车 费720140合 计 140活动注意事项：1、必须保证会议的纪律。2、活动结束后做好活动的文稿，采集好照片，做好总结。3、保持活动地点的整洁干净，相关人员做好现场卫生的整理。4、各部门应通力合作，齐心为此次活动出力，确保一切顺利。安全预案： 配合校团委、黄岭保卫办工作，做好一切的防护措施，同时，安排相关执勤人员，确保遇到突发事件能够安全有序的疏散现场。机电协会2012年12月07日附页：会议详细议程：1、 由会议主持人致开幕词，宣布会议开始。2、 协会理事会会长杨国龙总结协会学期取得的成绩并作点评。3、 协会理事会副会长古波作学期总结。4、 协会理事会副会长何显成做学期总结。5、 协会理事会秘书长作总结，并对协会的财务工作做相关的公示。6、 协会理事会理事廖荣强作总结。7、 协会各级干部按照办公室、组织部、宣传部、公关部、编辑部、专业