档案领导小组成立及制度与流程

关于成立公司档案领导小组的通知公司各部门、所属各分公司：为了认真搞好集团公司的档案归口管理工作，经集团公司会议研究决定，成立档案归口管理领导小组，请各部门、所属分公司按照通知要求，认真做好档案整理工作，确保快速准确无误归档。（一）公司档案领导小组办公室组 长 ：王宁副组长 ：童政清、戴媛媛、周静南、向学慧、李娟、王树海、朱智勇、覃明星办公室主任：唐辉岸 档案主管 ： 张爱成 员 ：雷娟、刘慧、李丽、杨娟、彭艳、李红、徐进、胡秋红、李梦娟、冯小红、毕先红、周麦清、王小英、文娟、卢丽、莫婵、高鑫、赵艳萍（二）档案的定义及借阅权限1：档案：是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 2：借阅：广义借阅，包括查阅、借阅、复印等；利用方式。 3：档案管理部门：董办、总经办 4：档案分级定义一级档案;保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。 二级档案；保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。三级档案；保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。5：档案使用借阅权限借阅部门副总签字，然后经总经办主任、总经理签字，方可。（三）档案的分类与保管期限档案大致分为 1：人事档案(职工招聘、履历、培训、学历、身份等） ； 2：财务档案（会计原始凭证和报表所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等） ； 3：质管档案 （经营品种、购进记录、验收记录、销售记录、出库复核记录等）； 4: 采购档案（业务经营档案、销售合同、采购合同、基建相关合同、采购进出、钥匙、图纸、产权证件等 ） 5：后勤物业档案（物资管理、固定资产与低值易耗品管理、食堂、卫生、安保等） ； 6：电子声像档案（光盘、照片等） ； 7：行政档案（资质管理、公司发文、制度、公司会议纪要、工商税务等证等）。 档案保管期限1：公司有长远利用价值的档案，列为永久保存。永久保存：(公司章程、合同、股东名册、组织规范及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所以权及其他债券凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核实须永久保存的文书等) 2：凡是反应本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保存。长期保存（预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等）3：凡是在较短时间内对本公司有参考价值的文件，列为短期保存。短期保存（期满或解除之合约等）（四）档案的质量与整理的要求1：档案的质量 字迹要工整清晰、封面提名应能准确反映出卷内文件材料内容。 禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸、破损的档案要进行修复管理。2：整理的要求档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保存文件材料之间的联系，区分不同价值，便于保管和利用。 档案盒表面为归档文件目录，档案盒内第一页应根据档案内容拟定名称（归档文件目录）如下图所示：档号件号责任人文号题名日期页数备注档号 :归档时通过入档程序而来的条形码。件号 ：盒内文件的排列顺序（小流水号）。责任人：文件的署名者或发文部门，用全程或规范性简称。文号 ：文件制发机关的发文字号，包括代字、年度、顺序号全部填写，如常食药监发201629号。题名 ：合同或文件主题名。日期 ：即文件的形成时间，年月日，如页数 ：即文件的总页数，与袋章号的页数对应。备注 ：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况。3：装盒盒内材料按归档文件目录 归档文件备考表顺序存放。装盒步骤 在同一年度、同一类别、同一保管期下，按件号顺序盒方，一盒装不下，可装第二盒，排放在一起。 填写档案盒封面单位名称。（五）档案的日常管理 借阅借阅登记表如下图所示：文件借阅登记表部门负责人共几页序号文件（资料）名称编号借阅人借阅日期交还日期批准人 1：借阅手续 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并且借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 档案归还时，经档案员检查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案、不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。 用毕按时归还，借阅时间最长不得超过6个月，如需延长借阅时间，必须通过档案管理员另行办理续借手续。 注明：借阅人应于规定期限内归还，如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 2：已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清单报公司负责人审核批准，并指定其监督下后方可进行销毁。档案销毁清单需注明，销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签章、销毁时间。 销前，按照清册清点，销后，在清册上签字盖章，并将监销情况报告办公室主任，（档案销毁清单）需永久保存。 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结算的债权债务、未了事项、正在项目建设期间的建设单位、经核实仍有保存参考价值的，应单独抽出立卷，直到事项完结为止。 3：移交 需要移交的档案需由档案员编制（档案移交登记表），报公司负责人审计批准并指定其监交人后放可进行移交，档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接受方签章、移交时间、移交原因。 移交前，按照清册清点，移交后，在清册上签字，（档案移交登记表）一式两份，已交方与接收方各一份，并永久保存。 4：保密 维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员未经