档案管理规定

档案管理标准作业规程1.0 目的规范档案分类、整理、保管及查询工作。2.0 适用范围适用于公司各类档案的管理。3.0 职责 3.1 各部门/服务中心的档案由本部门、本服务中心负责档案的管理。 3.2 行政及人力资源部负责除会计档案及经济合同、租赁档案外公司所有档案的管理。 3.3 财务部负责会计档案及经济合同的管理。3.4 经营拓展部负责租赁档案的管理。4.0 程序要点4.1 档案的分类4.1.1 外来文件根据发文单位进行分类。4.1.2 内部文件按照归档制度中的范围进行分类。4.2 档案的编号4.2.1 体系文件编号以文件代码为准。 4.2.2 档案编号格式：CA 档案顺序号 类别（或单位） 4.3 档案管理分类4.3.1 公司档案行政综合类、接待宣传类、劳资管理类、后勤管理类，人事档案类，培训类，创优类，企业文化类，标书、合同类，声像档案类、实物档案类以及日常管理运行的记录资料。4.3.2 财务部会计档案、经济合同。 4.3.3 经营部租赁档案。4.3.4 服务中心物业管理区域文件材料归档范围 一、行政后勤管理材料 （一）行政综合 1物业服务中心组织沿革、大事记及工作计划、总结 2服务中心会议纪要、会议记录 3规章制度 4文秘、档案、印章管理记录 5文件、档案接收及移交、销毁清册 6物业管理发展规划、计划、总结 7物业管理的请示、批复、报告、通知等 8专题调查、调研、考察、普查工作材料 9物业管理区域验收、接管记录 （二）接待宣传工作 1国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料 2专题新闻报道、采访、新闻发布会材料3来访领导题词签名册（三）劳资管理 1机构设置与人事管理规定 2员工花名册 3员工考评记录 4员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩 5人员增补申请表 （四）后勤管理 1固定资产登记册 2办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录 3行政办公设备领用、维修、报废记录表 4物料采购计划表、分包方评价记录 5物料管理、盘点资料、调离人员移交清单 6水电管理、员工宿舍 7职工食堂管理材料 8区域通讯工具管理材料 9员工福利管理材料 二、业主、住户资料 1业主住户入住通知、购房合同复印件 2业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记 3管理公约 4租住户登记表 三、物业装修材料 1装修申请审批表 2商铺楼宇装修审批表 3装修违章处理通知单 4装修税单 四、业主大会、业主委员会材料 1业主委员会筹备、选举等材料 2业主委员会的请示、报告、批复 3业主委员会制度 4业主大会材料 5楼长评选、增补、改选记录 6有关收支情况公告 五、日常运行材料 （一）日常运行综合 1业主、住户问卷调查表 2员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录 3日常工作检查记录 4事务助理工作总结 5分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告 6家访表、联络单7服务要求评审记录8突发事件处理记录、预防措施报告 9公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录 （二）园林绿化 植物档案及补种、病虫害检查、防治材料 （三）保洁工作 1保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表 2环境卫生消杀记录 （四）治安工作 1治安队工具领用、维修、报废记录表 2治安事件处理记录 3带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、 4来访人员登记表、搬运放行记录登记表 5车辆进出登记表、异常车辆进出登记表 （五）设备运行记录 1供水、供电设备汇总表、月统计表 2供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录 3电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表 4电梯故障（事故）处理单 六、消防工作材料 1消防中心值班情况记录 2消防设备月、季度检查记录表、维修记录表 3消防设备运行记录表 4消防安全检查记录表 5火险隐患整改通知书 七、创优资料 1国家级创优评比资料 2省、市级创优评比资料 3行业评比资料 4企业内部创优评比资料 5企业ISO9000认证及其它认证材料 八、社区文化 1社区大型庆典、文化活动材料 2社区文艺体育活动材料 3团组织及青年文明号活动材料 4社区科普教育、社会公益性活动材料 5各类专题座谈会、学习参观考察活动材料 6和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料 7人文事件方面材料8员工文化生活材料九、基建档案 1工程竣工图 2土建综合材料、水电综合材料 3楼宇住房验收交接材料 4业主工程维修项目价格表 5公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料 十、设备档案 供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料 十一、人事档案 1聘用员工档案 2专业技术人员档案 3辞工员工档案 十二、声像档案 国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料 十三、实物档案 本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等4.4归档要求4.4.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。4.4.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。4.5归档的方法和步骤 4.5.1 将文件材料按年度区分，计划、总结、统计报表放在文件内容针对的年度。 4.5.2 在每个年度内按文件或来源进行分类，每一组相互具有密切联系的文件材料就是一个案卷。案卷厚度一般控制在200页左右，卷内文件按时间顺序排列、编号，并填写卷内文件目录和案卷目录。 4.5.3 每个案卷要拟写题名，题名力述简明确切，最后案卷按档案分类方案排列、编号。4.5.4 归档的文件原则上应是原件，若无原件，可用复印件代替，但需由经办人注明原因。 4.6 归档时间4.6.1 各种质量记录表格质量记录一览表规定的归档时间及时归档。4.6.2 一般文件材料每年归档一次。4.6.3 基建档案在竣工验收后六个月内归档。4.6.4所购设备在采购时必须会同档案管理人员进行技术资料核对登记，于试验后连同试验记录等文件材料立卷归档。4.6.5 公司各职能部门按照归档制度中规定的时间2个月内，填写档案移交清单并定期交行政及人力资源部进行统一归档；各服务中心可根据档案内容自行增加分类类别，并定期进行归档。4.7 归档的份数4.7.1 各类文件一般归档一式一份。4.7.2 重要和利用频繁的文件材料可归档一式两份，或适当增加其归档份数。4.8 不归档文件材料的范围4.8.1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。4.8.2未经会议讨论和领导审阅签发的、未生效的文件。4.8.3上级单位发来供参考的文件。4.9立卷和编制目录4.9.1立卷：按照质量记录归档封面的项目进行登记。4.9 .2编制目录：在档案盒内首页位置准备活页卷内文件目录，每一份文件归档时，均需将该份文件登记在卷内文件目录中，以便查阅。4.10 档案的保管期限4.10.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.10 .2 各部门/服务中心应依照部门或服务中心的工作情况及有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定和标注。4.11 档案的密级4.11.1 档案的密级分为二级：机密、普通。 a) 机密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的文件、财务类档案、ISO9001体系文件、重要的会议纪要（记录）和其它属机密的档案； b) 普通档案包括：公司收发文、工程图纸、日常运作记录、维修、回访记录、计划、总结等普通性文件。4.12 档案查阅的权限4.12.1 总经理可查阅公司所有档案。4.12.2 主管领导（总经理助理）可查阅分管工作的档案。4.12.3 部长、服务中心主任可查阅该部门、服务中心所有档案。4.12.4 其他人员根据批准查阅有关档案。4.13 档案的查阅/借阅/复制4.13.1 查阅/借阅/复制人需在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。4.13.2文件管理员审核其查（借）阅资格： a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； b) 权限外的，档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续：档案的归属部门/服务中心的负责人负责审批; c) 机密档案复制由档案归属部门/服务中心负责人审批。4.14 档案的销毁4.14.1超过保存期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限（详见程序文件记录一览表）每年编制销毁计划及清单，报所属部门负责人审核。4.14.2总经理、分管主管领导负责审批分管部门的销毁计划和清单，物业部负责审批服务中心的销毁计划和清单。5.0 记录5.1 文件查阅/借阅/复