档案论文：数码照片归档与管理

1 数码照片归档与管理 内容摘要 近年来 随着数码相机的普遍应用 形成了大量的数码照片 为丰富 充实档案库存提供了有利条件 因此做好数码照片档案管理工作具有 重要的意义 本文对数码照片的产生 归档要求和管理进行了论述 首先阐述 了数码照片档案管理的必要性和重要性 具有很强的现实意义 数码照片管理 的完善化 规范化 不但可以实现优化地提供查找利用 而且可以促进数码照 片管理水平和质量的不断提高 促进企业经营生产的发展 因为数码照片档案 真实记录了本单位或企业的重大活动和事件 保存它是本单位为日后查考凭证 和参考借鉴之用 接着 对数码照片的归档范围进行了界定 明确凡是在本单 位活动中直接形成的 反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收 集范围 同时 介绍了数码照片的收集归档方法和要求 在做好前期收集工作 的基础上 数码照片的档案管理关键在于数码照片的整理和保管 本文将数码 照片分为七类 对数码照片的整理分类提出了参考意见 对于数码照片的保管 本文从技术上指出了注意事项 以保证数码照片档案的长期有效 文末指出数 码照片档案的研究是新生事物 尚处于摸索阶段 还有待于积极研究数码照片 档案的特点 不断完善数码照片的管理 关键词 数码照片 档案管理 2 数码照片归档与管理 近年来 随着数码相机的普遍应用 形成了大量的数码照片 为丰富 充 实档案库存提供了有利条件 因此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义 一 数码照片档案管理的重要性 1 定义 数码照片是指用扫描仪 数码照相机等设备获得的 以数码形式 存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统阅读 处理 并可在通信网 络上传送的静态图像文件 数码照片档案是指国家机构 社会组织以及个人在 社会活动中形成的 有保存价值的数码照片 2 数码照片的特点 传统的纸质照片档案管理中 要求底片 说明 照片 3 位一体 才是一份完整的照片档案 但是在实际收集过程之中 往往不是缺 说明就是少底片 此外在相当多的机关和部门 由于原底片的唯一性 冲洗复 制的资金问题 使得照片档案收集成为一项难题 数码照片可以较好的解决以 上问题 数码照片数据 它既是照片又是数据底片 数码照片的属性数据库里 可生成或填入标题 时间 作者 注释 关键字 种类 数据描述等等信息 这些信息是自动随着图像数据可以复制的 这就避免了底片 说明 照片之间 对应时产生的差错 数码影像的原数据 应该说就是相机拍摄后 没有调整或 修改的数据 并不能简单认为 相机存储卡上面的数据才是原数据 因此原数 据收集比原底片收集容易的多 3 数码照片档案的管理 数码照片档案的管理主要是对在生产经营过程中 产生的数码照片按照其保存和使用价值进行有序的管理 数码照片管理的完善 化 规范化 不但可以实现优化地提供查找利用 而且可以促进数码照片管理 水平和质量的不断提高 促进企业经营生产的发展 因为数码照片档案真实记 录了本单位或企业的重大活动和事件 保存它是本单位为日后查考凭证和参考 借鉴之用 二 数码照片档案的收集 1 收集归档范围 凡是在本单位活动中直接形成的 反映本单位主要职能活动和工作成果的 数码照片均属收集范围 至少包括以下几方面 3 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的数码照片 本单位组织或参加的重要外事活动的数码照片 记录本单位重大事件及异常现象的数码照片 与本单位其他载体档案有密切联系的数码照片 本单位其他具有保存价值的数码照片 2 收集归档方法及要求 数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂 应采取集中收集 与捕捉信息随时收集 零散收集相结合 定期收集与不定期收集相结合 关键 还是要在数码照片形成后 档案管理人员要督促摄影者或承办部门及时整理 向档案管理部门移交 尽快归档 特别值得注意的是 一定要确保数码照片档 案有一个完整的文字说明 准确地概括出数码照片所反映的全部信息 数码照 片档案由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后 及时向档案室归档 或随 其他载体档案一起归档 完整的数码照片档案应包括数码图像文件 纸质数码照片和文字说明 部 分 数码照片收集时应统一将其转换为 JPEG TIFF 格式 文字说明以 EXCEL 电 子表格形式 以张为单位 写明照片题名 拍摄者 拍摄时间等 照片题名 简 明扼要地反映每一张照片的具体内容 包括地点 人物 事由 背景等要素 拍摄者 照片的拍摄单位或拍摄人 拍摄时间 照片的拍摄时间 用 8 位阿拉伯 数字标识 如 20070104 永久 长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档 纸质照片档案管理参照国家标准 GB T11821 2002 照片档案管理规范 执行 纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号 3 数码照片档案的整理 对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除 反映同一场景的数码照片一 般只收集一张 归档的每一张数码照片都要确定保管期限 保管期限的划分参 照文书档案 将数码照片按其形成年度分类 不同年度的数码照片应分别整理 每一个年度建立一个文件夹 文件夹下存放数码照片文件 数码照片文件按时 间先后排列 一组联系密切的数码照片应排列在一起 文件夹内的每一张数码 照片按其排列顺序编号 形成数码照片号 数码照片目录的拟写 按组 每组 照片先有一个总说明 后附每张照片的分说明 若只有一张照片 每张照片名称 4 写详细说明 照片目录放在照片前 数码照片目录使用归档数码照片登记表 见附表 1 照片档案一般分以下几种形式 1 会议照片 一般会议 带会标的全景照片一张 照片说明写明 照片号 会议时间 地点 会议名称 参加人员 主持人 姓名 职务写全称 摄影者 拍摄时间 参见号 重要会议 如职代会 可保存大会会场 大会主席台 主 持人讲话 重要领导人讲话 代表讨论 代表表决照片各一张 照片总说明写 明 会议时间 起止时间 地点 会议名称 参加人员 主持人 摄影者 拍 摄时间参见号 分说明写明照片号 场景内容即可 如 大会会场 科技成果 鉴定会 大会会场 主持人 鉴定专家 注明身份 现场考察观摩照片各一张 总说明 会议时间 起止时间 地点 会议名称 会议内容 参加人员 主持 人 摄影者 拍摄时间 参见号 若考察现场较多 可在总说明中将考察的各 个地点写明 选择与鉴定成果最为密切关联的照片 1 2 张 分说明写明照片号 场景内容 2 重大活动照片 重要领导人和外宾来访 接待照片一张 参观点位照片 各一张 总说明 来访时间 重要来访人的身份 包括职级 陪同人员情况 主要活动事项 拍摄者 拍摄时间 参见号 拟写分说明时 按照照片拍摄的 顺序 要写明第一次出现的重要人物的身份 包括职级 在照片中所处的位置 文化节等重大活动 开幕式 主要场景 闭幕式各一张 总说明 活动的起止 时间 活动的内容 特点 摄影者 拍摄时间 参见号 分说明写明照片号 场景内容 3 重大事故 主要位置 正面 侧面或俯视 近距离照片各一张 总说明 发生事故的时间 地点 事故名称 原因 摄影者 拍摄时间 参见号 分说 明写明照片号 场景内容 4 重点工程 未开工 原址原貌 开工 施工基础 重大设备安装 试 车 竣工 正式生产 或使用 各一张 总说明 工程名称 投资情况 计划 开工与竣工时间 工程的意义或产生的影响 摄影者 拍摄时间 参见号 分 说明写明照片号 场景内容 5 设备大 中修改造 改造前 改造后照片各一张 总说明 设备大 中 修改造名称 改造时间 完成时间 摄影者 拍摄时间 参见号 分说明写明 5 照片号 场景内容 6 设备 产品照片 重大设备开箱验收合格后 拍一张照片 写明照片号 设备验收时间 设备名称 摄影者 拍摄时间 参见号 研制出新产品后 拍 一张照片 写明照片号产品研制时间 产品名称 摄影者 拍摄时间 参见号 7 实物档案 接收实物后 奖杯 奖状 荣誉证书 锦旗 拍一张照片 写明照片号 获奖时间或接收时间 实物名称 摄影者 拍摄时间 参见号 三 数码照片的保管 数码影像数据来的快走的也快 由于病毒 硬件故障 误操作使得数据遗 失损坏并不鲜见 现在常用的光盘存储也有许多不安全隐患 有人认为国内光 盘质量参差不齐 一般的光盘四五年就会出问题 为了保证数码照片档案信息 不被修改 归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光盘上进行脱机保存 禁 止使用软 硬磁盘等作为数码照片长期保存的载体 数码照片光盘应一式三套 一套封存保管 一套供查阅使用 一套异地保存 同一年度的数码照片应刻录 至一盘或多盘光盘中 不同年度的数码照片一般不应存储在同一盘光盘中 在 刻录的光盘盒上贴上档号 保管期限 硬件和软件环境 文字处理平台等说明 说明的内容与对应的纸质数码照片档案内容一致 保存数码照片档案的库房要干燥 凉爽 严禁烟火 并有较好的防尘措施 光盘应放在坚硬的惰性塑料包装盒内竖立存放 光盘存放要远离强磁场并与有 害气体 强紫外线隔离 光盘一般每满 年检查转存一次 保留时间不少于 年 同时 建立数码照片档案定期检查制度 发现问题 及时解决 人们常说 现在是信息时代 而且是信息读图时代 的确 一图胜千文 图像在记录历史反映客观事物方面有着文字无法替代的重要作用 当前 数码 照片在许多图像记录领域大量产生 而数码照片档案管理则处于初级阶段 因 此 应积极研究数码照片档案的特点 不断完善数码照片的管理 6 附表