Excel 2003电子表格处理.ppt

第4章Excel2003电子表格处理 4 1电子表格处理软件的功能4 2Excel2003工作环境4 3Excel2003的基本操作4 4制作图表4 5数据管理和分析4 6打印工作表 Excel2003是MicrosoftOffice的主要组件之一 具有很强的图形 图表功能可用于财务数据处理 科学分析计算 能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织 4 1电子表格处理软件的功能 电子表格处理软件是一种专门用于数据计算 统计分析和报表处理的软件 与传统的手工计算相比有很大的优势 它能使人们解脱乏味 繁琐的重复计算 专注于对计算结果的分析评价 提高工作效率 电子表格处理软件一般具有以下功能 创建 编辑和格式化工作表制作图表管理和分析数据打印工作表 我们已经学过如何启动和退出word2003应用程序 能否举一反三呢 4 2Excel2003工作环境 最常用的启动方法是单击 开始 所有程序 MicrosoftOfficeExcel2003 命令 执行该命令后就会进入Excel2003的工作窗口 编辑栏 4 3Excel2003的基本操作 4 3 1创建工作表 4 3 2编辑工作表 4 3 3格式化工作表 4 3 1创建工作表 启动Excel2003时系统将自动打开一个新的空白工作簿 也可以通过下面3种方法来创建新的工作簿 单击 常用 工具栏中的 新建 按钮按快捷键Ctrl N执行 文件 新建 菜单命令 数据的输入方法和质量直接影响到工作效率 在工作表中输入原始数据的方法有4种 直接输入数据 快速输入数据 利用 自动填充 功能输入有规律的数据 利用命令导入外部数据 1 在工作表中输入原始数据 1 直接输入数据 文本型数据的输入数值型数据的输入输入日期时间 2 快速输入数据 记忆式输入是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时 系统将自动填写其他字符 选择列表输入在选取单元格后 单击右键选择 从下拉列表中选择 命令或按Alt 键 显示一个输入列表 再从中选择需要的输入项 3 利用 自动填充 功能输入有规律的数据 自动填充根据初始值来决定以后的填充项 用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块 称为填充柄 此时鼠标指针更改形状变为黑十字 然后向右 行 或向下 列 拖曳至填充的最后一个单元格 即可完成自动填充 自动填充分3种情况 填充相同数据 复制数据 填充序列数据填充用户自定义序列数据 4 利用命令导入外部数据 执行 数据 导入外部数据 菜单命令 可以导入其他数据库 如Access FoxPro Lotus123等 产生的文件 还可以导入文本文件 Excel的主要功能不在于它能显示 存储数据 更重要的是对数据的计算能力 它允许使用公式和函数对数据进行计算 2 使用公式和函数计算数据 使用公式计算数据公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式 它以 开始 后面跟表达式 算术运算符 加 减 乘 除 百分比 乘方 关系运算符 文本运算符 引用运算符 空格 例4 1 有 公司员工工资表 xls 使用公式计算每位员工的实发工资 使用函数计算数据对于一些复杂的运算 如开平方根 求标准偏差等 如果由用户自己设计公式来完成会很困难 Excel2003提供了许多功能完备易于使用的函数 涉及财务 日期和时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 信息等多方面 2 在展开的函数列表中进行选择 1 在需要使用函数的单元格中输入 号 函数功能说明 3 选择或输入函数参数 例4 2 使用插入函数法统计 公司员工工资表 中所有员工的基本工资 奖金 扣款额和实发工资的平均值 相对引用 当公式在复制或填入到新位置时 公式不变 单元格地址随着位置的不同而变化 绝对引用 指公式复制或填入到新位置时 单元格地址保持不变 混合引用 指在一个单元格地址中 既有相对引用又有绝对引用 公式和函数中单元格的引用地址 例4 3 绝对引用地址示例 在 例4 2 的工作表最后添加一列 评价 如果员工的实发工资低于平均值则显示 低工资 否则不显示任何信息 4 3 2编辑工作表 工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑 单元格 行 列的插入和删除 以及工作表的插入 移动 复制 删除 重命名等 工作表的编辑遵守 先选定 后执行 的原则 Excel中有清除和删除两个概念 它们的区别在于 1 工作表中数据的编辑 清除针对的是单元格中的数据 单元格本身仍保留在原位置删除针对的是单元格 是把单元格连同其中的内容从工作表中删除 要替换目标单元格的数据 通过执行 编辑 剪切 或 编辑 复制 菜单命令 再执行 编辑 粘贴 菜单命令实现 也可以利用 常用 工具栏中的相应按钮 编辑快捷键或快捷菜单要保留目标单元格的数据 在执行 剪切 或 复制 命令后 执行 插入 剪切单元格 或 插入 复制单元格 菜单命令 选择性粘贴 命令先选定数据 执行 编辑 复制 菜单命令 再单击目标单元格 执行 编辑 选择性粘贴 菜单命令 在 选择性粘贴 对话框中进行相应设置 数据在输入时难免会出现遗漏 有时是漏掉一个数据 有时可能漏掉一行或一列 这时可以通过插入操作进行修改 2 单元格 行 列的插入和删除 单元格 行 列的插入操作可以通过 插入 菜单中的相应命令实现删除操作则可以通过执行 编辑 删除 菜单命令 在 删除 对话框中选择相应的命令完成 如果一个工作簿中包含多个工作表 可以使用Excel提供的工作表管理功能对工作表进行管理 常用的方法是 在工作表标签上单击右键 在出现的快捷菜单中选择相应的命令 3 工作表的插入 移动 复制 删除 重命名 4 3 3格式化工作表 工作表的格式化主要包括格式化数据 调整工作表的列宽和行高 设置对齐方式 添加边框和底纹 使用条件格式以及自动套用格式等 要设置数据格式 可以通过 格式 单元格 菜单命令或右键快捷菜单中的 设置单元格格式 命令打开 单元格格式 对话框 在 数字 选项卡中完成 1 格式化数据 如果数据格式比较简单 可以直接通过 格式 工具栏对应的数据格式按钮来实现 要取消数据格式可以通过执行 编辑 清除 格式 菜单命令完成 通过 单元格格式 对话框中的 字体 选项卡来对数据进行字符格式化 2 调整工作表的列宽和行高 设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的手段调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成 要精确调整列宽和行高 可以通过 格式 列 格式 行 菜单中的相应命令执行 3 设置对齐方式 输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型 在Excel中不同类型的数据在单元格中以不同的默认方式对齐如果只需简单地把数据设置成左对齐 居中 右对齐 可以直接单击 格式 工具栏字符格式化的相应按钮 41 可编辑 如果数据的水平对齐方式和垂直对齐都要进行设置 通过 格式 单元格 或右键快捷菜单中的 设置单元格格式 命令打开 单元格格式 对话框 在 对齐 选项卡中进行相应设置 43 可编辑 除了设置对齐方式 在选项卡中还可以对文本进行显示控制 有效解决文本的显示问题 4 添加边框和底纹 选择相应的区域 打开 单元格格式 对话框 在 边框 选项卡中进行设置 如果是添加简单的边框 可以直接单击 格式 工具栏的 边框 按钮 通过 单元格格式 对话框的 图案 选项卡来为工作表加上背景颜色或图案 如果只是添加简单的背景颜色 可以直接单击 格式 工具栏的 填充颜色 按钮 例4 4 对 例4 3 中的 公司员工工资表 进行格式化 设置实发工资列小数位为1 加千位分隔符和人民币符号 设置标题行高为25 姓名列宽为10 将A1 I1单元格区域合并 标题内容水平居中对齐 标题字体设为华文彩云 20号 加粗 工作表边框外框为黑色粗线 内框为黑色细线 姓名所在行底纹为黄色 效果如图所示 5 使用条件格式 条件格式可以使数据在满足不同的条件时 显示不同的格式 例4 5 对 例4 4 中的工作表设置条件格式 将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色 加粗 倾斜 浅灰色底纹 基本工资小于500的单元格设置成红色 加双下划线 其效果如图 6 自动套用格式 选定要应用格式的工作表区域 执行 格式 自动套用格式 菜单命令 打开 自动套用格式 对话框 4 4制作图表 4 4 1创建图表 4 4 2编辑图表 4 4 3格式化图表 用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一 Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表 更直观地揭示数据之间的关系 反映数据的变化规律和发展趋势 使我们能一目了然地进行数据分析 常用的图表类型有柱形图 条形图 饼图 折线图 XY散点图等 创建图表有2种方式 4 4 1创建图表 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表利用图表向导创建个性化图表 通过执行 插入 图表 菜单命令或单击 常用 工具栏中的 图表向导 按钮来完成 图表向导之一 图表类型 1 选择图表类型 2 选择子图表类型 3 单击 下一步 进入步骤二对话框 表向导将显示4个对话框分4个步骤来创建图表 图表向导之二 图表源数据 1 选择数据源区域 2 选择行或列作为系列 3 单击 下一步 进入步骤3对话框 图表向导之三 图表选项 3 单击 下一步 进入步骤4对话框 1 输入标题名称 2 输入分类轴名称 1 选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中 2 单击 完成 按钮 整个图表创建过程完毕 图表向导之四 图表位置 例4 6 根据 例4 5 工作表中的姓名 基本工资 奖金 实发工资产生一个簇状柱形图 如图所示 并嵌入到工资表中 图表标题为公司员工工资表 X轴标题为员工姓名 Y轴标题为元 显示图例靠上 图表建立好后 适当改变大小 并移动到工作表中空白处 4 4 2编辑图表 在创建图表之后 还可以对图表进行修改编辑 包括更改图表类型和对图表中各个对象进行编辑等 图表中各个图表对象如图所示 对图表的编辑工作主要包括 调整图表的位置和大小更改图表类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式 建立图表后 可以对图表的各个对象进行格式化 最常用的方法是 双击要进行格式设置的图表项 在打开的格式对话框中进行设置 4 4 3格式化图表 例4 7 将 例4 6 中的簇状柱形图的图表标题 公司员工工资表 设置为黑体 红色 12磅 改变绘图区的背景为白色大理石 效果如图所示 4 5数据管理和分析 4 5 1建立数据清单 4 5 2数据排序 4 5 3数据筛选 4 5 4分类汇总 4 5 5数据透视表 数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域 即一张二维表 又称为数据列表 它的特点有 记录 数据清单中的每一行 第一行称为字段行 字段 每一列称为字段 每一个字段的数据类型必须相同 数据清单中不允许有空行或空列 否则会影响Excel检测和选定数据列表 不能有数据完全相同的两行记录一个数据清单占一个工作表 格式的修改不影响数据清单 4 5 1建立数据清单 使用 数据 记录单 命令以记录为单位来输入数据及编辑 Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序 1 简单排序在数据清单中任选一列数据中的某一单元格根据需要单击 常用 工具栏上的 升序 或 降序 按钮 即可完成操作 4 5 2数据排序 2 复杂排序单击数据区域的任意单元格 单击菜单 数据 排序 命令 打开 排序 对话框 选择 主要关键字 次要关键字 第三关键字 单击 确定 按钮 例4 8 对 公司员工工资表 排序 按主要关键字 部门 升序排列 部门相同时 按次要关键字 基本工资 降序排列 部门和基本工资都相同时 按第三关键字 奖金 降序排列 1 自动筛选通过 数据 筛选 自动筛选 命令实现在所需筛选的字段名下拉列表中选择符合的条件 若没有 单击其中的 自定义 输入筛选条件 4 5 3数据筛选 例4 9 在 公司员工工资表 中筛选出销售部基本工资大于等于1000 奖金大于等于1000的记录 筛选结果如图所示 2 高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间 逻辑或 的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域 条件区域至少是两行 且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行 数据 筛选 高级筛选 命令 在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择 筛选结果可在原数据清单位置显示 也可以在数据清单以外的位置显示 1 建立条件区域 同一行上的条件关系为逻辑与 不同行之间的关系为逻辑或 2 执行 数据 筛选 高级筛选 命令 3 打开高级筛选对话框 4 选择数据区域和条件区域 5 单击 确定 按钮 例4 10 在 公司员工工资表 中筛选销售部基本工资 1000或财务部基本工资 1000的记录 并将筛选结果在原有区域显示 筛选结果如图所示 定义 是对数据清单按某个字段进行分类 将字段值相同的连续记录作为一类 进行求和 平均 计数等汇总运算 针对同一个分类字段 还可进行多种汇总分类 简单汇总 指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总嵌套汇总 指对同一字段进行多种方式的汇总 4 5 4分类汇总 例4 12 在求各部门基本工资 实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数 汇总结果如图所示 分类汇总适合按一个字段进行分类 对一个或多个字段进行汇总 如果要对多个字段进行分类并汇总 这就需要利用数据透视表 4 5 5数据透视表 例4 13 在 公司员工工资表 中 统计各部门各职务的人数 创建好数据透视表后 数据透视表 工具栏会自动出现 如图所示 它可以用来修改数据透视表 数据透视表的修改主要有 更改数据透视表布局改变汇总方式数据更新 通过 文件 打印 命令打开 打印内容 对话框 在 打印内容 栏中进行相应设置来实现 4 6打印工作表 为节约纸张 节省时间