关键控制管理文件说明.doc

关键控制管理文件说明中国石油西南销售分公司关键控制管理文件是在全面梳理中国石油西南销售分公司（以下简称西南分公司）业务流程的基础上，按照COSO内部控制框架体系，对相关业务流程进行风险控制分析，并对现有的控制规范进行整理、完善和修改，形成了西南分公司相关业务流程风险管理制度文件，从而实现规避风险、强化管理的目标。目前，西南分公司已经编制完成了关键控制管理文件，现将有关情况说明如下：一、编制依据1、国家相关法律法规；2、股份公司和炼油与销售分公司相关管理制度；3、股份公司下发的关键控制管理文件；4、西南分公司内控体系建设实施方案和现行管理制度；5、西南分公司的管理现状及要求。二、主要内容西南分公司按照股份公司2005年内控体系建设的总体目标，基于股份公司内部控制体系关键控制管理文件，确定了与对外财务报告和披露事项相关的重要业务流程：一级流程11项，所属末级流程105项。目前，西南分公司针对上述105项重要业务流程纳入了此次编制关键控制管理文件的范围。关键控制管理文件主要内容包括：1、业务流程图。业务流程图是在对西南分公司业务流程现状进行梳理的基础上，按照股份公司规定的描述标准和模板，对相关业务流程的主要控制环节、控制步骤和操作程序进行的规范性描述，并标注相关风险点和控制点。业务流程图的描述，是西南分公司开展风险控制风险的前提和基础。目前，西南分公司已对上述105项重要业务流程全部描述了流程图。2、风险控制文档。风险控制文档是在对西南分公司业务流程进行描述的基础上，依据股份公司下发的风险数据库，按照一定的风险控制分析方法，通过风险分析，对现有控制现状进行归纳、整理、完善和修改，并对相关控制的实施证据、制度文件进行对应、整理，从而形成相关业务流程的风险控制管理的分析性文档。风险控制分析是内控体系建设的核心工作之一，也是编制重要业务流程程序文件的前提。西南分公司已完成了105项重要业务流程的风险控制分析，并编制了相应的风险控制文档（简称“RCD文档”）。3、控制证据。证据是验证控制实施的依据。控制活动必须留下实施证据，控制过程才能得到验证。公司对重要业务流程中关键控制的相关证据进行了重新梳理，采取清理、收集、完善和修改等方法，收集了105个业务流程相关的104个关键控制示范证据式样。4、程序文件。程序文件是在进行上述几项工作后，将相关业务流程的适用范围、风险、流程相关部门职责、控制、管理制度、控制证据、控制证据示范等内容进行全面汇编，从而形成业务流程的管理规范文件。西南分公司对105项重要业务流程全部编制了程序文件。三、实施要求1、西南分公司的关键控制管理文件是内部控制体系中重要文件之一，是所属单位必须执行的控制规范。各单位在实际工作中必须严格执行关键控制管理文件中的各项规定。2、正确处理控制环境与关键控制管理文件实施的关系。按照COSO内部控制理念，控制环境是一切控制活动的基础，只有控制环境的相关制度得到了落实，关键控制管理文件才会得到有效的实施。因此，各单位必须做好控制环境相关管理制度的学习、宣传和执行工作。3、所属单位在执行相关控制时，必须全面、准确、完整地记录控制证据。4、所属单位在执行关键控制管理文件过程中，发现的问题要及时向西南分公司内控项目组报告，以便内控项目组对发现的问题及时进行处理。四、持续改进由于国家法律法规、上级公司管理制度、经营管理环境、经营管理策略等方面均会发现变化。因此，西南分公司关键控制管理文件有必要进行持续不断的改进与更新。1、西南分公司的内控管理部门负责关键控制管理文件的更新与维护。2、更新与维护工作一般每年进行一次，一些重要的更新可随时进行。3、西南分公司的内控管理部门应随时收集关键控制管理文件的执行情况和其他情况，与相关业务部门进行会商，提出修改建议，报西南分公司领导班子会议审定后修改。4、考虑关键控制管理文件持续改进的需