采购流程文件.doc

1.0 目的1.1 为使一切采购事宜有规范可循，特制定此程序。2.0 范围2.1 凡公司各部门对外一切采购事宜均属之。 3.0 权责3.1 请采购权责项次项目请购部门采购人员采购协办部门3.1.1办公总务用品/日常杂项/消耗品需求部门行政-3.1.2生产设备维修耗材需求部门采购维修3.1.3固定资产3.3.1 生产设备/仪器生产部门采购生产部门3.3.2 检验部门使用设备/仪器设备/仪器检验采购检验部门3.3.3 房屋建筑、设备及相关工程发包需求部门行政需求部门3.3.4 电脑等资讯设备需求部门行政需求部门3.3.5 其它福利需求部门采购需求部门3.1.4原物料/转售产品生产部门采购-3.1.5转售产品（部分批量采购品）业务处采购-3.1.6检验部门使用耗材(料)检验部门采购检验部门3.2 财务部：负责办理采购付款事宜。3.3 生产部：负责提供生产物料需求计划事宜。4.0 名词说明4.1 原料：凡现存供直接生产用之原料或须经过加工后才供生产用者皆属之。4.2 物料：凡直接供生产使用但无法直接计入产品成本，如铁桶、 塑料桶、包装用纸箱等。4.3 转售产品：凡直接自外界购入，不须经加工过程即可供应销售之货品皆属之。4.4 资材设备(台帐)：包括不动产、生产设备、电脑设备、运输设备经济耐用年限超过一年者，金额人民币2000元(含)以上者统称之。4.5 保管品(列管)：指耐用年限超过一年，但金额超过200元不超人民币2000元者，且需以财产编号列管的物品。4.6 办公总务用品及日常杂项：指一般所需之文具、清洁用品、日用品、电脑耗材、公司制服等。4.7 消耗品：系指除原物料外之厂务制造需要耗品，如打包带、气泡纸、PE膜手套等。5.0 作业说明 5.1请购5.1.1 请购辅料配件由需求部门先向生产部门提出需求，并由生产部门开出请购单交采购部门采购，到货时间应符合采购周期表之规定。5.1.2 若向设备厂家请购配件，需求部门向采购提出需求，交采购部沟通采购。（需提供样品或图纸）5.1.3 请购单交单时间原则上定于每天上午9：30，下午14：00各一次。*（每周三外购一次）5.1.4 采购周期和最少采购量如采购周期表。 5.1.5 资材设备请购列明所购物品具体名称、型号、技术服务等条款， 确保所购物品满足我公司要求，特别订制的物品，需技术部门与供应商签订技术协议，并由技术人员与供应商双方签字认可，技术协议作为合同的附件与合同一样具有法律效力。5.1.6 劳保类及化学品实验室消耗类请购 需求部门填写物品需求单经签核后，交由部门统计人员定于每月1日和15日将汇总后的物品需求单交于采购人员，采购人员每月进行两次集中采购。5.1.7 紧急采购由申请人填写暂支单，须经权责主管核准后方可采购，发票带回交给采购报帐。5.2.询/比/议价 5.2.1采购执行部门收到需求部门之请购时，即应决定对需求之物品进行采购作业。 5.2.1.1原物料采购部分询比议价流程 （A） 采购人员应在相关网站对所需之物品了解其 即时的价格行情。 （B）主要原物料，采购人员应与需求部门协调整 短期或长期的用量，经询比议价后，方可与供应商签定短期或长期采购合同。（C） 未有签定短期或长期合同之原物料，除特殊原因外，采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价， 唯经权责主管确认之供应商和价格方可进行后续之采购作业。5.2.1.2.杂项采购部分询比议价流程：（A）采购人员须找寻2-3家供应商供采购询比议之用 (劳防用品/五金耗材用品/实验室耗材). (B) 快速消费品，经主管核准后，可以在大型超市进行采购。5.2.1.3资材设备部分询比议价流程 (A) 采购人员对二家(或二家以上)厂家进行询价之后，连同供应商确认之报价单(每家供应商均需有报价单)，方可进行后续之采购作业。（B）家用电器类物品，如在国美，苏宁等大型家电厂商购买，经主管核准后，可以进行采购。 5.3.采购5.3.1 一般性采购：依规定由采购执行部门负责对外采购事宜。5.3.2 资材设备之采购：依财产管理办法规定办理,通过ERP请、采、验。5.3.3 生产部依采购周期提前向管理部提报生产需求。5.3.4 原料、物料之采购。5.3.4.1 采购人员根据生产部门提供之请购单向现有合格供应商采购，开立采购订单。内容包括品名、数量、交货期、单价、制造厂商以及供应商名称。5.3.4.2 原物料从采购到到货需要一定时间，公司原料从请购至到货的时间以制定采购周期为准。原则上应该在合理的时间内执行采购行为。 (A) 紧急采购 （a）相关定义 紧急采购：请购要求到货周期小于采购周期之采购行为。请购要求到货周期：要求到货日期-请购日期（遇到双休日-2天） （注：当天之请购单在下午4:30以后提出则 当天之采购日期为无效采购日期；采购周期为1天之采购，请购需于当天14:00前提出，反之为紧急采购。）（b）同一原物料非常规采购若达三次，须建立供应商基本资料并填写原材料承认单送QS2E部门评估，依材料承认控制程序执行。同时将相关单据（如产品说明书/产品检验报告/MSDS）其中之一附于原材料承认单后。 （c）生产部设备突然损坏所急需的维修配件，以及由于无法拒绝客户的临时紧急订单产生的急需原物料，申请部门在填写请购单或者物品需求单时标明“紧急”标识，转交采购人员安排采购，采购安排紧急订单时产生的相关疑义需经采购主管同意。紧急采购完成后，请生产部门安排卸货接收，申请部门以及采购部门在一个工作日内补齐相关流程单据5.3.5 危险品之采购 5.3.5.1 供应商评估合格后，供应商须提供危险化学品经营许可证，生产厂商须提供危险化学品安全生产许可证。5. 3.5.2 采购人员须对供应商提供的证件进行登记备案，每年须对证件的有效性进行更新。5.4采购审核 5.4.1所有采购项目，若需购销合同盖章审核的，则连同采购订单及款到发货项目，请购人员填写的付款申请单和经主管（及以上人员）核准，方可盖章。5.5.订货 5.5.1 订货时，须确定名称、规格、数量、单价及交货日，若无法符合请购单要求的到货时间（采购周期内），采购人员应及时与原请购部门协商到货日期，并在相应的采购订单上日期修正为实际到货日期，并要求供货商提供相应的检验报告及批号，以便验收，若该供货商无法提供品质相关文件，则需另寻合格供货商予以淘汰。 5.5.2 订购后需请供货商于出货时或于出货后尽速将发票寄出，最晚不得超过隔月月底。 5.5.3 订货时，若该合格供应商二年内并未向其采购原物料时，应依材料承认控制程序重新办理材料承认。 5.5.4 供货商要求预付货款，由采购执行部门填写付款申请单依核决权限核准后，连同经过核准的采购订单一并交予财务部门付款。5.5.5 采购部门接获请购部门变更或撤消订购书面通知时，应向供货商接洽变更或撤消事宜，经厂商确认同意后，将变更事项重新开立对外订购单并注明原变更或撤消单号后传真厂商确认，呈权责主管签核。若供应商只需口头通知的，无须重新开立对外订购单，若厂商不同意变更或撤消，将不能变更或撤消原因呈报权责主管裁示。5.7点交 5.7.1 原料、物料及转售产品由仓储部门负责点收，其他由请购部门或使用部门负责点收。 5.7.2 原物料的验收依仓储管理办法规定执行。 5.7.3 点交人员签收时，若发现数量不符或货品状况有问题时，须注明在收货单上，并立即通知采购部门处理。5.7.4 采购人员应定于每天在ERP中查询未结采购订单状况。5.8验收 5.8.1 原物料的验收依仓储管理办法规定执行。 5.8.2 固定资产之验收依财产管理办法办理。 5.8.3 各部门请购之零星物品由相关部门进行验收，并将检验 结果记录于物品需求单或零星采购明细表。5.9入库5.9.1 原物料的入库依仓储管理办法规定执行。5.9.2 资材设备及保管品经验收合格后，依财产管理办法作业规定办理。5.9.3 量规仪器除依5.5.3办理外，另由使用或保管部门通知检验部门依规定，纳入校验计划中。5.9.4 五金备件的入库依维修备品进出管理办法作业规定办理。5.9.5 进货退出与折让5.9.5.1 采购部门依据生产部门提供由检验部门出具的不合格品鉴审单，将资料输入电脑后，出具不合格评审单给采购以及仓储部门，完成原物料进货退出资料的维护。5.9.5.2 所交货品如因检验不合格退回更换者，则交货日期应以调换补送到达日期为准。5.9.5.3.验收入库之原料、物料，如事后发现有品质异常时，经检验部门判定待退并提出不合格品鉴审单后，由采购部门协同仓储部门办理退货事宜。5.9.6 采购及退货会计账务处理 A 如已购进货物未生产退货，且财务部收到采购退货通知单、采购退货单后，将采购发票复印后带上述资料至税务机关开具“开具红字增值税发票申请单”、“开具红字增值税发票通知单”，交供货单开具负数发票。B. 如已购进货物以生产 ，由生产部门计算产生的费用交于采购协商解决。填写（损失费用单）5.10请款5.10.1 原物料由采购填写相应的付款申请单，由采购确认后交主管审核后交财务进行后续付款事宜。5.10.2 少量物品的采购，采购执行部门填写费用报销单，经主管部门审核后交财务部门。5.11付款5.11.1 财务部门核对各项付款凭据确认无误后办理付款事宜，若采购人员需要付款凭证的，则予以