学生管理文秘 PPT课件

1 目录 管理文秘 管理文秘概述管理文秘的历史沿革管理文秘人员管理文秘机构管理文秘工作管理文秘的人际关系管理文秘实务之一辅助决策管理文秘实务之二调查研究管理文秘实务之三文书管理管理文秘实务之四会议管理管理文秘实务之五信访工作管理文秘实务之六督查工作管理文秘实务之七保密工作管理文秘实务之八信息处理管理文秘实务之九接待工作管理文秘实务之十印信管理工作 2 第一章管理文秘概述 2学时 一 管理文秘的含义 一 秘书 为领导机关 社会团体或个人提供辅助管理 综合服务的人员 二 文字秘书 文秘 指主要从事文字工作的秘书人员 三 管理文秘 指在管理工作中主要从事文字处理的秘书人员 二 管理文秘的研究对象管理文秘是关于管理文秘工作规律及其应用的科学 三 管理文秘的研究内容包括 1 史 学科发展历史 管理文秘人员 工作活动 机构等的起源 2 学 基本原理 基本方法 基本知识 管理文秘概念 学科性质 学科内容 工作方法 基本要求等 3 术 基本原理 基本方法 基本知识的应用 管理文秘中的决策 会务 信访 督查 信息 文书 档案管理等 3 四 管理文秘的性质1 应用性2 综合性五 管理文秘的研究方法1 理论联系实际2 分析与比较六 管理文秘与相关学科的关系1 管理学2 文书学3 档案管理学4 应用写作5 领导科学6 心理学7 会务学8 秘书学七 学习管理文秘的现实意义思考题 1 管理文秘与秘书学的关系 2 学习管理文秘有何现实意义 4 第二章秘书工作的历史沿革 第一节中国秘书工作的历史沿革 一 先秦至清末的秘书工作 1 尧舜 巫 纳言 2 商 太史 史 3 周 大史 小史 内史 外史 御史 4 春秋战国 大史 御史 左史 右史 尚书 5 秦 御史大夫 御史 尚书6 汉 尚书 尚书仆射 7 魏晋南北朝 秘书令 中书省 门下省 尚书省 8 隋 内书省 门下省 尚书省 9 唐 中书省 门下省 尚书省 翰林院 集贤院 学士院 匦使院 10 宋 政事堂 中书省 门下省 尚书省 翰林学士院枢密院 5 11 元 中书省 参议府 翰林兼国史院 翰林蒙古院 12 明 内阁 六科给事中 通政司 文书房 13 清 国史院 秘书院 内阁 军机处 通政司 奏事处 南书房 二 民主革命时期的秘书工作 P74 77 三 新中国成立后的秘书工作 P77 79 第二节国外秘书工作的发展 一 国外秘书工作的简介 1 工作性质 2 资格要求 3 培养 二 发展趋势 1 社会化2 现代化3 专业化4 妇女化 第三节中国秘书学的发展简介 6 思考题 1 试析国外秘书工作发展趋势及其对秘书教育的影响2 国外秘书等级制度的启示3 美 日等国管理文秘工作的经验对我国管理文秘工作改革的启示 小测试 下列职业中你会选择哪一个 单选题 1 秘书2 会计3 广告策划4 公关人员5 律师6 教师7 导游8 推销员9 心理咨询师10 计算机工程师 重点 第二节 参考书 秘书理论与实务朱传忠 叶明 杭大 秘书学基本理论吕发成 方国雄 兰大 当代秘书学教程陈天恩 政法大学 新编秘书学石耿立等 天津社科院 7 第三章管理秘书队伍 一 管理文秘人员的职业道德 政治修养 一 政治修养1 内容 A 远大的人生理想B 坚定的党性原则C 较强的政策水平D 较强的法制观念E 较高的工作责任感2 提高政治修养的途径A 加强理论学习树立正确世界观B 加强政治学习提高政策水平C 加强纪律观念尊纪守法 8 二 哲学的修养1 哲学修养的意义 A 树立正确的世界观B 有利改进思想方法和工作方法C 有利于改造世界观2 内容 A 要客观地看问题避免主观地看问题B 要全面地看问题避免片面地看问题C 要发展地看问题避免静止地看问题D 要用多种思维方法避免单一的思维方法E 创新思维 三 作风修养1 实事求是2 主动负责3 艰苦奋斗4 联系群众5 快 准 严 细的作风 9 四 职业道德1 内容 A 热爱工作甘于平凡B 不记报酬不辞劳苦C 自尊自重克己奉公D 谦虚谨慎平等待人E 严守机密克服虚荣2 培养途径 A 学习理论B 内省C 见贤思齐D 慎独E 接受监督F 持之以恒 10 二 管理文秘人员的能力 知识结构 一 能力1 智力 学习能力A 观察力B 注意力C 记忆力D 思维力E 想象力2 能力 改造能力A 语言表达能力 书面与口头 B 协调能力 关系 利益等 C 管理能力 会务 公文 档案 督查 D 信息处理能力 收集 处理 提供利用 E 交际能力F 操作能力 a 计算机b 速记c 公关d 双语e 通信f 邮政g 会计h 礼仪i 摄影j 其它办公自动化工具的使用 幻灯 投影仪 录音机 放像机 复印机 传真机等 11 二 知识结构 初级秘书职业技能标准 1 基础知识 扎实 A 现代汉语基础知识B 英 日 俄语等其中一门外语知识2 专业知识 精深 A 公文撰写与处理的基本知识B 档案管理C 信访工作D 会务工作E 保密工作F 值班工作G 公共关系H 社交礼仪 12 3 相关知识 宽广 A 法律知识B 管理基本知识C 财务基本知识D 速记基本知识4 知识吸取与能力培养的途径 1 完善的教育网络 外部条件 普通国民教育与职业技能培训相结合 2 个人的终身学习 内部条件 思考与讨论 1 论管理文秘的形象 2 知识经济时代的管理文秘工作对管理文秘人员知识与能力素养的挑战 3 管理文秘人员道德建设的反腐败意义 13 附 秘书国家职业技能标准 试行 l 代码 2 名称 秘书 3 定义 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 4 适用范围 本标准适用于在机关 团体 企事业 涉外机构等组织中 从事秘书工作的人员 也适用于有志从事秘书工作的人员 5 教育程度与培训期限 具有初中毕业文化程度者 应经过3年以上系统专业培训 高中毕业文化程度者 应经过1年以上系统专业培训 大专以上相关专业文化程度者 应经过半年以上系统专业培训 6 等级线 初 中 高级 7 职业环境条件 办公室 8 职业能力倾向 要求具备较强的书面与口头语言表达能力 综合协调与合作能力 逻辑思维与分析能力等 14 秘书职业技能标准项目标准内容知识要求一 基础知识1 熟悉汉语基础知识 词 词组 单句 一般复句 病句修改 常用古汉语字词 逻辑知识 2 掌握英 日 俄语等其中一门外语知识 词汇 语法 日常用语 写作与翻译基础知识等 o二 专业知识1 掌握文书拟写与处理知识 2 熟悉档案工作的内容与要求 3 熟悉会务工作的基本内容与要求 4 熟悉调查研究工作 信息工作的基本内容和方法 5 掌握信访工作的基本内容 6 掌握协调工作的基本内容和方法o7 熟悉督查工作的程序与方法 8 熟悉公关工作的基本内容和要求 9 具备社交礼仪的基本知识 15 三 相关知识1 熟悉国家有关法律 法规o2 熟悉国家公务员制度的主要内容o3 了解世界主要宗教 习俗和节日 4 熟悉管理基本知识 5 熟悉有关会计 税收 金融等基本知识 6 熟悉有关市场经济的基本知识o7 熟悉速记与汉字快速记录法的知识 技能要求一 基本技能1 具有较熟练的汉语表达能力 2 能较熟练地使用英 日 俄语等其中一门外语 一般听力 持殊情景口头交流 较快速度阅读 一般信函的写作与翻译等 3 较熟练地使用计算机进行一般文件处理及应用数据库处理办公事务 16 二 专业技能1 熟练地拟写 处理备类公文 2 能按要求进行调研和信息档案管理工作 3 能组织中小型会议并能做好会务工作 4 按照要求完成督查工作 5 具备一定的协调能力 6 具有公关策划的实施能力 7 具有处理偶然性事务的应变能力 三 相关技能l 熟练地使用和维护复印机 传真机等办公设备 2 较熟练地摄影 摄像 3 能用速记起草文稿 记录讲话 17 秘书职业技能标准高级秘书项目标准内容知识要求一 基础知识1 掌握汉语知识 词 词组 复杂词组 单句 复句 多重复句 修改病句 修辞 逻辑 常用古汉语句式 2 掌握英 日 俄语等其中一门外语知识 词汇 语法 日常用语 写作以及翻译基础知识等 二 专业知识1 熟练掌握文书拟写与处理知识 2 熟练掌握档案的管理以及开发利用等知识 3 熟悉大 中型会务工作的基本内容与要求 4 熟练掌握调查研究工作与信息管理的基本内容和要求o5 掌握信访工作的方针政策 基本原则及工作方法 6 掌握协调工作的内容和方法 7 掌握督查工作的内容 特点 原则与方法 8 具有大型活动的公关与礼仪知识 9 掌握处理与上级以及同事关系的基本原则相方法 18 三 相关知识1 掌握国家有关法律 法规的基本内容 2 熟悉世界主要宗教 习俗和节日 3 掌握有关管理的主要知识 4 熟悉经济学 社会学 心理学等与秘书工作相关学科的基本知识 5 掌握有关会计 金融 税收 保险等知识 6 掌握速记赂写法的创制规则及应用常识 技能要求一 基本技能1 具有较强的汉语表达能力 2 能较熟练地使用英 日 俄语等其中一门外语 较好的听力和口语 较快速度阅读和短文写作等 3 能熟练运用计算机进行各类文件处理o4 能运用数据库并熟悉计算机网络技术 19 二 专业技能1 熟练地拟写各种公文及报告 讲稿 新闻报道等文稿 2 能独立完成信息 档案的管理和使用工作 3 策划大 中型会议并组织会务工作 4 熟练地组织调查研究并做好分析工作 5 能够按有关政策法规接待来访 处理来信 6 具备各方面的协调能力 7 具有大型专题活动的公关策划与实施能力 8 具备处理突发事件的能力 三 相关技能1 具备指导初 中级秘书人员使用各种常用办公设备的能力 2 运用速记起草文稿 记录讲话并整理成文 20 第四章管理秘书机构的设置 第一节管理秘书机构设置的原则 一 管理秘书机构的组织形式 人员配备必须符合精简 合理 高效的原则 二 凡独立的单位都必须有秘书机构 三 管理秘书机构的设置必须与所属机关的工作性质相一致 第二节管理秘书机构的设置 一 设置的形式1 分理制2 综理制 二 管理秘书机构的设置 一 中央政府管理秘书机构的设置 二 地方政府管理秘书机构的设置 三 军队管理秘书机构的设置 21 四 其它企事业单位管理秘书机构的设置 五 其它社会团体的管理秘书机构的设置 六 临时性秘书机构的设置 第三节秘书机构的领导关系 一 各级秘书机构只对所属机关负责 二 上级机关秘书机构对下级机关秘书机构有业务指导的关系 22 区政府办公厅设置示意图 23 第四节管理秘书的工作内容 一 秘书部门的工作内容 参与政务 管理事务 二 秘书部门的工作特点政治性 辅助性 机要性 事务性 综合性 被动性 第五节管理秘书工作的基本原则 一 保密二 准确三 迅速四 务实五 创新 二 秘书部门的职能作用1 参谋作用2 助手作用3 枢纽作用4 耳目作用5 门面作用 24 重点 机构设置的原则 思考题 1 怎样正确理解设置原则 合理设置秘书机构 2 试述管理文秘工作基本原则之间的辩证关系3 发挥管理秘书部门的门面作用 树立政府良好形象 25 第四章管理秘书机构与秘书工作 案例分析 据新华社郑州4月4日电 郑州市政府今天召开新闻发布会 正式宣布撤销市 区两级馒头生产销售管理办公室 1998年郑州市为加强对馒头市场的管理 取缔不卫生的馒头小作坊而成立了 馒头办 本是好心为老百姓办实事 但却因职能错位 部门利益作祟 引发了市 区两级 馒头办 乱收费 争权夺利等问题 经营企业苦不堪言 新华社播发了 馒头风波 的背后 一文后 河南省和郑州市政府对此事进行了调查 并按照市场经济规律办事 做出撤销两级 馒头办 的决定 使一场沸沸扬扬了三年的 馒头风波 最终得到了圆满的解决 从秘书部门设置的原则 试析 馒头办 风波给我们的启示 26 第四章管理秘书机构与秘书工作 据 日报 报道 省 市政府召开新闻发布 正式宣布撤销市辖区的动物检疫办公室 全市的动物检疫工作全部由市动物检疫办公室负责 同时撤销相关的多项针对生猪检疫的收费制度 至此 一场市 区两级动物检疫办公室争权夺利的争斗终于降下了帷幕 2001年 市政府为了加强生猪检疫力度 确保人民群众能吃上放心肉 在市已设立了动物检疫办公室的基础上 在市辖区又设立了针对生猪检疫的动物检疫办公室 因为关系没有理顺 部门利益作怪 市 区两级部门为了自己的利益 各不相让 以至于发生光天化日之下为了各自的利益而大打出手的恶性事件 严重影响了党和政府的良好形象 从秘书机构设置的原则分析 该案例给我们什么启示 27 第四章管理秘书机构与秘书工作 刘专员到李家镇考察农业综合开发情况 当看到一片新开垦的果林带时 心理十分高兴 李家镇镇长滔滔不绝地向刘专员介绍果林带的开垦情况 但当专员问及这片果林带的具体面积时 镇长因为没有统计 一时语塞 机灵的秘书见状 随口编了一个数字 约1 3万亩 秘书以为临场救了领导的急 非常得意 正等着领导表扬 没想到领导却说 具体准确的数字还没有统计 回来后 秘书受到了严厉的批评 从秘书与领导关系处理的角度分析 此案例给我们什么启示 28 第五章管理文秘的人际关系第一节人际关系的概述一 人际关系的含义人际关系 就是人们在社会交往过程中形成的社会关系 一般包括以下几个方面 亲属关系 婚姻关系 恋爱关系 工作关系 朋友关系和邻里关系等 人际交往 是指在社会活动中人与人之间传递信息 交流感情 沟通思想 建立人际关系的过程 二 人际关系的重要性人际关系的重要性体现在以下几个方面 1 心理方面 生活中最有意义的是莫过于建立人际关系 最痛苦的事莫过于失去人际关系 有助于延长寿命 影响人的心绪 2 工作方面提供帮助 有形的切实的帮助 信息传递 社会性结合 增加自信心与自尊心 提高处世能力 依赖感与贴心感 29 美国 幸福 杂志调查发现97 3 的人认为事业成功的关键因素是人际关系 卡耐基的调查显示 一个人的事业要成功15 靠专业技术 85 靠人际关系和处世技巧 JR人才调查中心调查显示每100个杰出的人才就有67个因人际关系不好而事业受挫 三 几种人际关系的行为准则 一 工作关系的行为准则 1 接受 分担应予承担的任务 不可有怨言2 尊重同事的隐私 不要过分地过问他人的私生活3 合作使用工作设施4 互相帮助5 信任对方6 对感情不融洽的同事 仍应积极配合 30 7 不在上级面前诋毁 贬低他人8 必要说可请求他人的帮助9 交谈时正视对方10 借东西要还11 对于别人即使是微不足道的帮助 也应致谢12 即使同事不在也应维护其利益13 不在大庭广众下对他人评头论足 二 邻里关系的行为准则1 适时给予帮助2 尊重邻居的私生活3 尽量不使噪音和其他活动引起邻居的麻烦和不快4 信任邻居5 努力沟通 加深了解6 宽容谦让 不侵占公共场所7 维护居住地的生活秩序8 对邻居给予的微小的帮助也要尽量回报 31 三 朋友关系的行为准则 1 在朋友需要时 自觉自愿地提供帮助2 尊重朋友的意愿3 保守朋友的私人秘密4 相互信任5 坦率的敞开心扉6 在公开场合不要互相指责7 注意必要的礼节8 尽量使朋友感到相处的快乐9 不唠叨10 发生矛盾时互相忍让11 遇事多征求对方的意见12 与朋友共同分享成功的快乐13 给朋友以感情上的支持14 对朋友的其他任何社会关系不怀任何嫉妒心15 朋友不在时 要维护其正当的利益16 交谈时注意力集中 32 四 秘书人际关系的意义 一 有利于提高效率 二 有利于收集信息 三 有利于身心健康五 秘书人际交往的原则 一 关系对等原则1 地位对等2 态度对等3 价值对等4 情感对等 二 互利互惠原则1 物质利益共分2 精神利益共享 三 诚实守信原则1 诚实2 守信3 重诺 四 宽容忍耐原则 33 六 秘书人际交往的一般方法 一 加强感情投资 四 学会倾听 微笑的技巧 二 注意换位思考 五 真诚赞美 关心别人 三 坚持求同存异 六 记住别人的名字第二节秘书与领导的关系一 秘书与领导关系的分析 关系的多维性 一 政治上的同志关系 二 人格上的的平等关系 三 组织上的上下级关系 四 角色地位上的从属关系 五 工作上的主辅关系 34 二 秘书处理与领导关系的方法 一 摆正位置 自觉服务1 要维护领导威信2 要尊重领导的意见和决策3 要尊重领导的职权4 要体谅领导的困难 为领导分忧5 正确对待领导的错误 二 正确领会 贯彻意图1 什么是领导意图2 如何对待领导意图3 传达贯彻领导意图时应注意的问题 三 加强与领导的思想沟通1 适时2 适地3 适人4 适言 四 自觉与领导联络个人的感情 35 三 秘书与领导班子关系的处理1 为主要领导人服务和为领导班子服务2 为中心工作服务和为日常工作服务3 处理好多头指示 避免酿成矛盾4 对口请示 避免交叉请示5 逐级请示 避免越级请示6 加强沟通 避免产生误会7 筛选信息 避免说是道非四 女秘书处理与男上司的关系1 充分发挥女秘书的优势 仪表优雅 细致周到 表示崇敬 2 保持自尊和稳重 以能力自立 恪守原则 不贪婪 不虚荣 保持人格平等 爱护 珍惜名誉 36 3 注意保持适当的距离 不轻易单独上门拜访上司 公共场所与工作场所注意保持距离 生理距离 心理距离 社交空间 不要单独与领导到娱乐场所 尽量不在私下谈论工作 第三节秘书与同事的关系一 秘书与同事关系的表现形态 1 合作的形态2 竞争的形态二 秘书处理与同事关系的方法1 互相尊重2 防止疾贤妒能3 善于雪中送炭4 待人宽容大量5 善于自制6 切忌多疑7 经常沟通 多合作 37 第四节秘书与部门的关系 自学 一 秘书与部门关系的形态 一 辅助形态 二 协调形态二 秘书处理与部门关系的方法1 强化部门观念2 体谅部门实情3 促进部门协调第五节秘书与群众的关系 自学 一 秘书与群众关系的表现形态 1 被动形态2 主动形态二 秘书处理与群众的关系的方法 1 强化服务观念2 加强下情上达的沟通3 积极为群众排忧解难第六节秘书与媒介的关系 自学 一 高度认识媒介的作用二 处理与新闻媒介的方法 1 四要 2 四不要 38 本章思考题 1 董事长收到一个代理商十分无礼的来信 大为光火 当即让秘书代为起草以牙还牙的信函 准备断绝关系 秘书应该怎么办 2 局里退休工人谭某有事找局长 局长太忙不便见面 就让张秘书打发谭某走了 一小时后 当张秘书出去办事时 发现谭某正与局长交谈 谭一见张秘书就指责张秘书撒谎 以后逢人就说张秘书的不是 张秘书应该怎么办 3 上级领导到A镇考察农业综合开发的情况 当看到一片新开垦的果林带时 心里十分高兴 镇政府秘书滔滔不绝地向上级领导介绍果林开垦的情况 上级领导顺便就问起这片果林的面积 而秘书恰好没有做统计 他应该怎么办 39 4 副县长第二天要到省城去开会 没有通知办公室主任 结果第二天上班时发现他的座车已被临时调给县长用了 他暴跳如雷地说 找不回他的车子 他就不去开会 后果由办公室主任负 请问 假如你是办公室主任 你应该如何做 5 一客户到公司来要求见经理 秘书知道经理今天没有外出 但不知道经理是否愿意见这个客户 这时秘书应该如何做 6 小梁是政府主席的专职秘书 人称 一支笔 写得一手好文章 一日 编委一个秘书也是小梁的密友找他 希望他能帮忙赶写一个材料 下午上班前要 小梁见是朋友就一口应承下来 没想到因为业务不熟悉 直到上班还没有拿出初稿 累了自己 又误了工作 还害了朋友 这个例子该我们什么启示 40 7 在一次承办会议晚会内容安排时 方秘书就近请示了会办黄副主任 黄副批 观看戏剧演出 方秘书随后觉得还应该请示一下正职贾主任 于是 方秘书又去请示贾主任 贾批 开电影晚会 方秘书这时候不知怎么办 和几位秘书商量后决定按贾的指示办 方秘书只好硬着头皮向黄副道歉 既影响了工作又影响了领导和秘书的关系 这个例子给我们什么启示 41 8 徐秘书的老板年纪不大 为人却很正统刻板 平日里也想和员工打成一片 可员工们总为他的老板身份和正经八摆的气势而与他保持感情距离 徐秘书早就发现这个问题 很想为老板做些什么 愚人节那天 几个同事想出一个捉弄人的点子 慌称某人结婚 请大家 有所表示 图谋用表示的钱去打牙祭 正收钱时 老板进来了 听到热热闹闹的议论 便问发生了什么事 大家一时语塞 聪明的秘书马上告诉老板 大家正在为某人凑份子 以贺新婚 老板笑笑 便走进自己的办公室 秘书随老板进来 谈完了工作是老板问 顺便问一下 我是否也该向那位新郎表示一下 秘书对老板道出了其中的奥妙 不过建议老板仍然认真地凑份子 然后一同去打牙祭 似乎更好 不一会 秘书告诉大家 老板为新郎随了一笔后礼 同时宣布下班后全体加班两小时 并不准告假 大家非常失望 到了下班时间 秘书说 老板也过愚人节 加班另有法儿 所有人来到一家歌厅 见到了正襟危坐的老板 欢迎各位来加班 一场娱乐以后 老板和员工的关系融洽多了 这个例子给我们什么启示 42 第一节决策概述一 什么是决策1 概念 为了实现一定目标而对各种不同的备选方案进行选择与决断 狭义 广义 包括调研 分析 拟订方案 选优等过程 2 特点 超前性 选择性 创造性3 要素 主体 客体 被决策的对象 决策依据等4 分类 A 从主体分 个人 集团 国家B 从数量分 竞争性决策和非竞争性决策C 从客体分 单目标决策 综合性决策D 从客体特点分 常规和非常规决策 程序化决策与非程序化决策 第六章管理文秘实务之一 辅助决策 43 二 程序化决策与非程序化决策1 程序化决策 决策对象反复出现 有法可依 可以照章办事 2 非程序化决策 决策对象首次出现 无法可依 无固定程序 有随机性 第二节辅助决策的程序与方法一 辅助决策的程序与方法 1 程序 发现问题 确定目标 认定价值准则 拟定方案 分析评估 方案择优 试验实证 普遍实施 2 方法 1 发现问题 A 何谓问题 应有与现有的差距B 怎样发现决策问题 抓重点 热点 难点C 解决问题的依据 理论依据 实际情况 可供借鉴的经验 44 2 确定目标A 目标分类 期成目标 可以定性 和必成目标 可以定量 B 目标确定 协助领导正确制定目标 既不可以太高实现不了 又不可以太低失去激励作用 3 认定价值准则 评价 选择方案的依据 A 可行性B 系统性C 效益性D 协助领导运用系统全面的观点看问题 解决系统性问题 运用经济原则指导决策 解决决策的效益性问题 运用实事求是的观点 解决决策的可行性问题 4 拟定方案A 必须形成两个以上的解决问题的方案B 形成方案的方法既可以是专家提供也可以向百姓 员工等征询C 协助领导做好咨询 信息 调研等工作 45 5 分析评估协助领导严格按照拟订的评价 选择方案的标准进行方案的可行性 系统性 效益性评估 6 方案择优协助领导选择最好的决策方案 7 试验实证A 协助领导将决策不打折扣的贯彻执行 进行跟踪 监督B 进行信息的收集和反馈 8 普遍实施二 辅助决策的注意事项1 摆正位置 谋而不断2 遵循科学决策程序3 划清决策界线 46 第三节实行民主化 科学化的决策一 实行民主化 科学化决策的必要性二 实行民主化 科学化决策的条件1 提高干部素质2 重视软科学的研究3 发挥专家 助手的作用4 完善决策支持系统 信息系统 咨询系统 监督控制系统等 重点 决策辅助的程序与方法及注意事项民主化 科学化决策的条件思考题 1 管理秘书怎样做好辅助决策工作 2 民主化 科学化决策的条件有哪些 3 管理秘书在辅助决策中的角色定位思考 47 第七章管理文秘实务之二 调查研究 自学 48 文件 是指法定机关或组织按照一定程序撰制的文书 具有指挥性 指导性 知照性和法定的权威性 它是公文的核心 第八章管理文秘实务之三 文书管理 第一节文书概述 一 文书概念与分类 一 概念 是人们在社会活动中 以一定的文字体式 用以表达某种意思 处理各种事务的书面材料 二 分类 私人文书和公务文书 二 公文的特点与作用 P299特点 鲜明的政治性 法定的作者 特定的格式 严格的办理程序作用 法规准绳 领导和指导 宣传教育 公务联系 凭证和依据 三 公文的分类 P302通用公文 专用公文 49 第二节公文的体式与行文规则 一 公文的体式 一 文种 P3941 文种 13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位和人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关的公文和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 50 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 请求批准和答复审批事项 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 二 格式 P3951 格式 如下图 公文一般由秘密等级 保密期限 紧急 缓急 程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 2 注意事项 51 NO 秘密特急国务院文件国发 2001 9号 关于 的紧急通知各省 自治区 直辖市人民政府 附件 国务院 印章 二00一年 月 日 此件不登报 主题词 抄送 国务院办公厅秘书局2000年 月 日印发共 份 52 2 注意事项 秘密等级 秘密 机密 绝密 机密与绝密级公文应当标明份数序号 保密期限 如无约定则按照以下原则进行认定 秘密10年 机密20年 绝密30年 2001 1 1国务院公报 紧急 缓急 程度 文件 特急 急件电报 特提 特急 加急 平急发文机关标识 通常由发文机关和文件二字组成 发文机关应当使用全称或者规范化的简称 发文字号 机关代字 年号 发文序号签发人 1 上行文应当在正式文件上注明签发人 会签人姓名 2 下发的文件只需在文件的成文稿上注明签发人即可 标题 一般由发文机关 主要问题和公文文种组成 除书名号外 一般不使用标点符号 主送机关 即收文机关 也称受理机关或上款附件说明 公文如有附件应当注明附件的顺序和名称 标注在主题词上方 53 2 注意事项 成文日期 1 以负责人签发的日期为准 2 电报以发出日期为准 3 联合发文以最后签发机关负责人签发的日期为准印章 除会议纪要和以电报形式颁布的公文外 所有的公文都必须加盖公章 盖章的要求 上压发文机关 下压发文日期 骑年跨月 联合上报公文 由主办机关盖章 联合下发的公文 发文机关都要盖章 附注 需要说明的其他事情也叫附注 应当加括号标注如阅读级限 此件发至军省级 此件可以登报等 主题词 主题词的标引应注意上行文按照上级机关的要求标注主题词 下行文按照本级机关要求标引 一份文件的标引 除类别词外最多不得超过5个主题词 主题词标在文件的抄送栏上 顶格写 标引时先标类别词后标类属词抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称的简称 统称 54 二 公文的行文规则 P396第三节收 发文的处理一 收文处理 P398 一 程序 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 二 注意事项 审核 上级发文下级不必审核直接拟办 下级上报的来文必须经过秘书审核 内容 是否本机关办理 是否符合行文规则 是否合法 是否已经会商会签 格式是否规范 拟办 秘书对来文提出初步的请示性的处理意见 批办 领导对来文提出的批示性的处理意见 承办 主管部门对需要办理的公文进行办理 凡属承办部门职权范围内可以答复的事项 承办部门应当直接答复呈文机关 凡涉及其他部门业务的事项要主动协商办理 凡需请上级审批的事项 应当提出处理意见并代拟文稿送上级审批 催办 秘书部门对公文的承办情况进行督促检查 紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 55 人民政府办公厅文件 政办 号 签发 办公会议意见 会办单位意见 核稿 主办单位和拟稿人 标题 校对人 56 人民政府办公厅文件处理笺编号 日期 来文单位 拟办意见 领导批示 备考 57 发文登记 58 二 发文处理 一 程序 P397草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 立卷归档 二 注意事项 审核 办公室应对所有送签发的公文进行审核 行文的必要性 行文的方式 行文的规则 拟制的要求 签发 以机关名义制发的上行文由机关的负责人或主持工作的负责人负责签发 以机关名义制发的下行文和平行文由机关负责人或者机关负责人授权的其他负责人签发 复核 审批 签发手续是否完备 附件是否齐全 格式是否统一 规范 同时提出缮印要求 59 三 立卷归档P268 一 立卷作用P268立卷含义 就是将处理完毕的零散文件 根据它们之间的内在联系 分门别类地组成一个或数个案卷 案卷含义 就是若干个具有共同特征和内在联系的经过系统整理的文件集合体 作用 1 保持文件之间的历史联系 便于查找和利用 2 保护文件的完整与安全 便于保管 3 为档案工作奠定基础 二 立卷范围P270 60 三 立卷归档P268 三 立卷方法 P2701 编制案卷类目案卷类目由若干 类 组成 每一类又由若干 条款 组成 它是秘书在每年的年初 正式文件尚未产生之前 根据单位的性质 职权范围 内部组织结构情况 当年工作计划 任务和一年中可能产生的文件情况 参照往年的案卷类目 按照立卷的要求 拟制出的案卷分类名册 是一种比较详细的立卷计划 2 灵活运用文件的六个特征 文种 问题 作者 时间 地区 通讯者3 适当照顾文件的保存期限 永久 长期 短期4 妥善进行案卷编目 四 归档1 归档含义P275归档 是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后 定期移交给档案室集中保管 61 三 立卷归档P2682 归档作用P275 P278作用 是文书工作的最后环节 又是档案工作的开始 直接影响档案工作的质量 是国家积累档案财富的重要保证 3 范围 凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料 都属于归档范围 4 时间 5 归档案卷要求 1 文件材料齐全 完整 2 文件和电报按其内容的联系 合并整理 立卷 3 保持文件之间的联系 区分保管价值 分类整理立卷 案卷标题明确 便于保管 62 卷内文件目录 第页 63 备考表 机关名称 组织单位名称 第号案卷目录第号案卷本案卷内共有份张文件案卷情况说明 立卷人 年月日检查人 年月日 64 第号全宗第号案卷目录第号案卷 65 案卷目录 第页 66 第四节档案管理一 档案工作原则P2811 作用P278 1 可作为单位工作查考的依据 2 可作为生产活动的依据和参考 3 可作为政治斗争的工具 4 可为科学研究提供必要的资料 2 工作原则P281 1 集中统一地管理国家档案 2 维护档案的完整与安全 3 便于国家各项工作的利用 二 档案工作程序和内容P279收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用 重点 公文的体式与行文规则 收 发文的处理程序档案工作原则 档案工作程序思考题 1 试述行文制度的科学性2 怎样处理 文山 的问题 3 发文处理要注意哪些事项 4 收文处理要注意哪些事项 67 第九章管理文秘实务之四 会务工作 第一节会议的种类与作用P152一 会议的含义与种类 一 含义 P152 二 种类1 从性质分 立法 党务 政务 经贸 文教 体育 艺术 科学 2 从内容分 交际 业务 国际学术论坛 综合 3 从规模分 特大 大 中 小 二 会议的作用 1 实施领导的重要工具2 民主化 科学化决策的手段3 信息沟通 行动协调的有效方法4 新的经济增长点 68 二 会中的服务1 做好签到工作2 安排发言3 会议记录4 选举5 其它后勤服务 第二节会务工作内容 党政 P156一 会议的准备 1 安排议题 确定步骤2 拟定与会者名单3 办理会议报批手续4 发会议通知 5 准备会议文字材料 文件 资料 证件 6 选择和布置会场7 排列座次8 办理后勤服务事宜 9 做好新闻发布工作 10 进行全面工作检查 69 第三节提高会议的质量一 会议的成本计算二 提高会议质量 一 会议制度建设1 会议审批制 目的 预算 规模 人员 2 限时限人制3 不陪会制4 并会套开5 无会日制6 会议落实责任制 二 严格会议纪律 三 会后的善后工作1 整理记录 印发简报2 统计到会人数3 印发会议纪要和决办通知4 催办5 其它后勤工作 70 重点 会议制度建设会议工作内容思考题 1 怎样提高会议的质量 2 怎样做好会务工作3 试论会议制度建设 71 第十章管理文秘实务之五 信访工作P246第一节信访工作的任务与作用P247一 信访工作的任务P247信访 是群众来信来访的简称 是社会成员通过写信访问等形式向社会组织管理者反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动 是一种客观存在的社会现象 信访工作 负责处理人民来信和来访的工作 就是信访工作 二 信访工作的作用P247内容 1 受理本地区 本系统 和上级领导机关交办的来信来访问题 2 定期综合研究人民群众来信来访的情况和问题 及时向有关部门反映 并提出解决问题的建议 3 向有关地区 部门和单位交办来信来访的问题 并有责任督促 检查 直到解决为止 4 协助党政领导机关检查本地区 本系统的信访工作 发现问题 解决问题 组织交流经验 72 二 信访工作的作用P247作用 1 有利于保障人民群众当家作主的权利 发扬社会主义民主 2 是沟通党 政府 企事业单位与人民群众的桥梁 3 是接受群众监督的有效途径 4 是维护安定团结的有利措施 5 是信息反馈的重要渠道 第二节信访工作的原则和制度P251一 信访工作的原则P2511 依法办事原则 2 实事求是原则 3 分级负责 归口办理4 把问题解决在基层 5 件件有着落 事事有结果二 信访工作的制度P257基本工作制度 1 登记制度 2 呈阅制度 3 交办制度 4 转办制度 5 催办制度 6 回告制度 7 审查结案制度8 复信制度 9 归档制度创新措施 1 首长对话机制 2 首问负责制 3 下访制4 微服私访 5 回访制 6 绿色通道 7 保密制8 回避制 9 网上信访 10 疑难信访听证制 73 第三节信访工作的方法和要求P259一 处理来信的方法和要求P259处理来信的要求 及时拆封 详细阅读 认真登记 准确交办 妥善处理程序 拆封 阅读 登记 办理 立案 复信二 处理来访的方法和要求P261处理来访的要求 热情接待 认真听记 恰当处理 耐心教育 维护秩序 程序 接待 登记 接谈 处理 立案 回访三 案件办理的方法和要求P264办理信访案件的要求 立案手续完备 案情清楚 定性准确 处理恰当 善后工作落实 程序 立案交办 直接查处 结案上报 督促检查四 综合反映P266重点 信访工作的方法和要求信访工作的原则和制度思考 1 做好信访工作 树立良好的政府形象2 试论信访工作的制度建设3 怎样坚持信访工作的基本原则处理好信访工作 74 案例分析 绿色通道 政府联系群众之道 给我的启示 谈信访工作制度与方法的创新2000年11月28日 柳州市政府决定改变以往信访工作的做法 发挥人大代表的作用 开辟一条绿色通道 人大代表可以利用一种专用的信封 贴上专用的标签 就可以把人民群众或者自己的意见和建议直接送到市政府领导的手中 10个工作日内 就可以得到领导的答复意见 绿色通道为300多位人大代表开辟了一条反映民意的民主渠道 尝到绿色通道的威力 群众有事都愿意找人大代表说一说 经过一年多的实践 市人大代表通过绿色通道向市政府提交了200多封信件 内容涉及经济建设 环境治理 城市建设 转变机关工作作风 行业不正之风等等问题 而每一封来信 市政府的领导都一一做了答复 试从信访工作制度的建设角度分析 这个案例给我们什么启示 75 第十一章管理文秘实务之六 督查工作第一节督查工作的概述P233一 督查的含义与特点1 督查的含义P233 督查 就是秘书部门协助领导 把看到 听到 查到的一些无人过问或解决不力的重大问题 从上而下检查督促 使之落实和办理 2 督查的特点二 督查的作用P2331 政策的落实 坚决杜绝上有政策下有对策现象2 民主化 科学化决策 3 克服官僚主义 改变领导作风第二节督查的范围和原则一 督查的范围P238二 督查的原则P241领导负责 秘书协助 分级负责 实事求是 不直接办案 讲究时效 76 第三节督查的程序 方法和制度一 督查的程序 一 决策督查 1 拟订方案 立项审批 拟订方案 定标定责 呈报审批 立项登记 下发通知 组织实施2 明确职责 联系协调3 掌握动态 督促落实4 综合评估 及时反馈5 立卷归档 二 专项查办1 立项2 查办通知3 催办4 协调处理5 结案反馈6 立卷归档二 督查的方法1 催报催办2 调查研究3 反馈通报4 专题汇报 77 三 督查的制度1 目标责任制2 查办审批制3 请示报告制4 工作检查制5 工作联系制6 归档保密制第四节督查的注意事项一 摆正位置二 走群众路线三 重视协调的作用四 重点放在改进机关工作作风上 重点 督查的原则 制度 方法思考 1 试述督查的反腐败作用2 试述督查的制度建设 78 第十二章管理文秘实务之七 保密工作一 保密工作概述 一 含义 保守机密 使不外泄 包括一切技术与管理方法与手段 二 作用 1 是国家工作的重要组成部分2 是国家安全的重要条件3 是国家政局稳定的重要条件4 是经济发展和科技竟争的重要手段5 是对敌斗争的一条重要战线 三 新时期保密工作的特点 1 保密的内容和范围趋于扩大2 泄密渠道日益增多3 窃密手段日新月异4 窃密活动十分猖狂 79 二 保密工作的指导思想与范围 一 保密工作的指导思想1 提高革命警惕是思想基础 2 突出重点 积极防范是重要的方针 3 坚持内外有别 既便利工作 又确保秘密是重要的工作原则 4 确保党和国家的核心秘密 有领导 有控制地放宽对非核心秘密的限制是一项重要的政策 5 更好地为社会主义现代化建设服务是出发点和归宿 80 二 范围 1 文件 从思想上认识文件保密的重要性 严格把好用人关 严格遵守 执行各项文书制度 2 会议召开秘密会议必须做好会场安全保卫工作 尽量不在内外宾混住的宾馆开会 必须对会议的设备进行保密检查 会议文件散发一定要严守保密纪律 加强与会者的保密教育 3 新闻正确划分保密范围和保密项目 坚持内外有别的原则 加强对保密刊物的管理 建立和健全审查制度 4 科技明确科技保密的范围 国家批准的发明 指获得国家发明奖的项目 可能成为发明的阶段性成果 国外虽有 但是属于保密的其他科技成果 国外没有 或国外虽有 但是属于保密的技术诀窍及传统工艺技术 明确分工 归口管理 建立和健全科技保密规章制度和机构 指定切实可行的保密措施 81 三 保密工作的措施与方法 一 措施 1 加强保密的教育 增强保密意识 保密法律 保密法规 保密知识和业务 保密特点 保密技术和方法 2 把好用人关 3 建立健全各种保密制度 审批制 保密纪律 文件 会议 科技 新闻等保密制度 4 正确划分秘密等级 绝密 凡是直接记载党和国家政治和实力的核心部分 或者记载某一个重要方面 某一个重要问题的核心部分 如被敌人得知会直接使我在对敌斗争中遭致严重的损失的文件 如我在国际 国内对敌斗争的方针 政策 部署等等 82 5 堵塞漏洞 4 正确划分秘密等级 机密 凡是对党和国家政治和实力的核心部分 或者对某一个重要问题 某一个重要方面的核心部分有所涉及 或者由此可以推测得出国家政治和实力的核心情况 如被敌人得知会直接使我在对敌斗争中遭致一定的损失的文件 如一切重要的政治 军事 经济等方面的活动情况和发展规划 比较重要的决定 批复 决议 指示通知等等 秘密 上述绝密和机密以外的在一定程度上反映了我国政治和实力的内容 如有泄露也不利于对敌斗争的文件 如重要的人事工作情况 干部的考核 上未公开的会议内容和有关文件等等 83 重点 保密的指导思想 措施与方法思考 1 新时期保密工作的特点有哪些 2 试论保密工作的指导思想 二 方法 84 第十三章管理文秘实务之八 信息处理 一 信息概述P1951 信息的含义及其与相关概念的区别P195信息是客观事物特征和变化的直接和间接的表述 信息 知识 情报 资料 新闻 消息等 2 信息的特性P197客观性 共享性 传递性 时效性 开发性 3 信息的作用P198人类社会发展所必需的重要资源 是决策的基础 是科研的指路明灯 85 二 信息工作的原则 要求 P2021 准确 是信息的生命 是信息工作的最基本的要求 2 及时 时效决定信息的价值 是提高信息价值的保障 3 适用 信息工作的目的 4 全面 信息工作质量的有效保障 86 三 信息工作的程序和方法P2031 收集 调查法 阅读法 交换法等 2 整理 A 筛选 a 去伪存真b 去粗存精c 鉴别价值B 校核 对筛选出来的信息进一步验证真伪C 加工 a 充实内容b 综合分析c 提出结论D 编写 对信息进行有序化 编写成信息文稿 3 传递 要求 准确 迅速 保密等途径 单通道传递 多通道传递等 方法 口头 书面 电讯等 87 4 信息的利用和储存A 信息的利用B 信息的储存 a 分类b 著录c 建立储存检索系统d 保管 四 信息化社会对秘书信息工作的影响 1 改变了秘书信息管理的方式 服务对象扩大 服务方式增多 收集内容广泛 范围扩大 2 对信息管理机构提出新的要求3 对管理信息的秘书提出更高的要求4 对信息管理的制度也提出新的要求 88 讨论与思考 1 信息的作用 2 信息化社会对信息工作的影响 案例分析 从大庆油田泄密学习日本信息分析处理的方法技巧 89 第十四章管理文秘实务之九 接待工作一 接待工作含义是指社会组织在交往与联络中所进行的迎送接待 联系商洽等服务性活动 二 接待工作原则1 关系对等体现民族尊严2 尊重各地民族风俗习惯3 礼仪安排有针对性4 保守国家秘密 三 接待工作的基本内容程序和方法 正规团组的接待 1 掌握情况 作好准备 确定迎送规格 活动日程 2 接待 安排食宿3 组织活动 安排落实4 送别 90 四 接待工作的基本礼仪要求思考与讨论 发挥接待工作的窗口作用 树立组织良好形象 91 课堂作业 一个英国贸易访华团应广西区人民政府的邀请到广西参加南宁国际民歌节暨贸易洽谈会 现请你为政府接待工作做一个接待计划 内容至少包括 1 迎送规格2 食宿安排3 欢迎宴会4 参加民歌节开幕式5 参加贸易洽谈会6 桂林旅游7 参加民歌节闭幕式8 离开南宁 送别 9 注意提出领导和礼仪官员的礼仪要求 时间可以虚拟 92 第十五章管理文秘实务之十 印信管理工作一 印信的含义 种类及其作用1 即印章与介绍信2 种类 机关单位的公章 领导公用的私章 秘书部门的公章 单位专用的印章 3 作用 机关印章是机关权利的标志 合法职权的象征 具有凭证的作用 二 印信的式样 规格与制发1 国家行政机关和企业事业单位 社会团体的印章 一律为圆形2 省 自治区和直辖市人民政府的印章直径为5CM 中央刊国徽 国徽外刊机关的名称 自左向右环行 由国务院制发 市 地 印章和县印4