会议运营管理.docx

会展运营管理第一章 绪论第一节 会议的基本概念一、会议的起源：会议起源于前几个世纪的政治性与宗教性的会议以及随之的商业会议与经济贸易的发展。1896年美国底特律成立了全球第一个会议局。随之各地区涌现出不少会议局组织，会议成为一种沟通与奖励的手段。二、会议的发展：1.会议的类型多元化 2.会议基础设施的建设 3.现代信息技术的革新三、会议的定义：是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。四、会议的特征：1.有明确的目的 2.有明确的主题和各种议题 3.有一定的结果 4.人数不少于三人 5.有主持人 6.遵循的一定的规则 7.是一种短暂性的行为第二节 会议的本质属性一、会议的信息性会议是一种信息传递、交流、创造活动二、会议的社会性会议是一种社会活动第三节 会议的类型一、 按会议的性质划分二、 按会议参加者的国别划分（一） 国际会议1. ICCA统计国际会议的标准2. UIA统计国际会议的标准3. 中国国际会议推展社团组织为国际会议确定的标准（台北）4. 日本国际观光振兴会统计国际会议的标准（二） 国内会议三、 按会议的主办者来划分1. 公司类会议：是会议市场的重要组成部分2. 协会会议：行业协会 专业或科学协会 退伍军人和现役军人协会 教育协会 技术协会3. 非营利性机构：政府机构 工会 宗教团体 教育部门第四节 会议的目的一、 召开会议的目的1. 树立提高自己的学术地位2. 促进行业内的信息交流，跟上不断前进的现代技术3. 保持正确的销售目标4. 培养团队精神5. 激励和奖励优秀员工6. 开发人力资源，提高员工素质7. 盈利8. 贯彻精神与统一思想9. 沟通、管理和决策10. 沟通思想、商讨、解决问题、寻求合作11. 公共关系需要12. 传播教义13. 扩大城市知名度，树立城市形象二、 参加会议的目的第五节 会议的作用与发展趋势一、会议的作用（一）会议可以传递交流并创造信息（二）会议给所在城市或国家的会议产业带来直接受益（三）会议给所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接受益（四）会议可以提升会议目的地的知名度（吸引未来的投资）（五）会议可以促进会议目的地的建设和经济发展（六）会议是社会民主的重要手段（七）会议可帮助人们消除隔阂、促进和平（八）会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高二、会议的发展趋势（一）全球化：经济与旅游业的全球化发展（二）会议中心的涌现（三）二级城市：由于大城市的办会成本上涨，许多会议开始往二级城市发展（四）专业会议服务机构涌现：独立会议策划人协会管理公司目的地管理公司奖励旅行社旅游代理商（五）日益增加的技术含量（六）合作式营销上海会议业发展存在的问题：硬件不足软件不足法律法规市场化程度不高上海会议业发展原因条件：1.市场需求：四个中心（金融、航运、贸易、经济）2.政府推动：发展现代服务业3.国际机构介入4.国际化程度高第二章 会议市场及其细分第一节 会议市场会议市场：指那些主办会议的机构和残疾会议的人们所组成的消费群体。主要细分：社团会议市场* 企业会议市场* 政府会议市场 工会会议市场 教育会议市场 宗教会议市场第二节 社团会议市场一、社团组织：指各类协会、学会、研究会、商会、同业公会、促进会、联合会、联谊会、基金会、校友会等称谓的社会团体组织。收入来源：社团会员费、会议注册费、社团出版物、赞助二、社团会议的类型（一）年会：大型或一些小型年会，有些年会附有展览及晚宴活动（二）地区年会：资金短缺，规模较小（使用郊区会议场地或酒店，房间价格较低，策划者非专职）（三）理事会和委员会会议（四）专业性会议和小组研讨会（五）专题研讨会、研修会（六）培训会议（七）其他会议三、社团会议的特点1.周期与模式：“每年举办，两年举办”（从会议举办时间来看，1、4、5、6、9、10、11、12为活跃期，经常在周三、五、四或跨周末）2.筹备时间3.地理局限4.自愿参加5.价格：会议价格、住宿价格、餐饮价格6.与会者常常带有陪同人员7.会议节目内容和社会活动重要性8.会议主办者事先并不很清楚与会者的具体情况9.会议地点经常变换10.会议人数确定得比较晚11.会议组织者通常不直接于会议供应商接触会议供应商-PCO-会议组织者-潜在会议参加者四、 社团组织会议的平均周期五、 影响社团组织会议的决策者选择场地所重要的因素适当会议空间：大小会议室及相关功能客房充足：能否安排在同一家饭店，邻近酒店（安排接送）适当展示空间：有展示厅，在同一会场内或附近优越地理位置：交通，机场距离服务：对于PCO而言，服务是面临的危机六、 社团会议的决策人1. 社团主席、副主席（副主席可能是下届的主席）2. 秘书长（是初期筛选会址的重要人物、执行总监）3. 委员会主席4. 理事会成员（成员意见或者成员支持赞助）七、 如何找到社团组织1. 会议类杂志：美国成功会议、中国中国会议、会议杂志2. 全国性的社团组织名录，寻找当地的社团登记3. 网络搜索，各酒店会议中心第三节 企业会议市场一、 企业会议想要什么1. 高质量多次服务：企业在挑选会议场地时，餐饮质量至关重要2. 适当的会议空间：应仔细讨论需要的会议室3. 服务：需要良好的服务兑现，而且需要及时兑现4. 充足的客房：没有企业在会议期间分开，开会接驳的麻烦5. 便利的地理位置：便于到达，公司会议策划者使用市区饭店6. 有吸引力的位置：公司会考虑其企业的形象与酒店保持一致7. 对会议内容的保密性二、 企业会议的类型1. 全国性和地区性销售会议：企业会议市场中最大的一部分，持续34天，销售会议的原因多种多样，设计新品发布鼓舞士气，主要销售或营销部门举办2. 新产品发布会或分销商会议：规模不等，从几十人的鸡尾酒会到上千人大型活动3. 管理会议：管理层参加的会议，会议人数少，但需要高端的服务4. 培训会议：要求不是很高（适合在小饭店承包）5. 专业/技术大会6. 股东会议7. 奖励会议：参与者供应商、分销商、客户、销售人员其他各种雇员，需要精心的策划都是高端的消费8. 学术研讨会、大学会议市场三、 企业会议的特点（一） 会议举行频率多无规则（二） 会议筹备时间短（三） 会议人数确定早：可预测性，人数提前确认（四） 没有各种委员会，不需要设立各种委员会（五） 会议资金由企业全额支付，只有一个账户（六） 展品：社会组织的一个标志，但现代企业也经常举办（七） 会议室要求：经常需要分割四、企业会议的会期五、影响企业会议选择会议场地的重要因素六、企业会议决策人1.全职会议决策人2.办公室主任、行政部3.总经理4.市场营销部经理5.广告和促销经理6.培训总监或人力资源总监七、如何找到企业会议1.会议类专刊2.商务出版物、行业目录和出版物3.行业协会4.横向推荐与渗入抓住上的咨询第四节 社团组织会议市场与企业会议市场比较因素社团组织市场公司市场与会人员自愿必须参加决策分散，通常是委员会集中会议数量很少，但与会人员多很多，但每次会议与会人员很多回头客潜力有，但会址必须轮换很大潜力房间预定必须紧紧跟踪预定固定配偶参加经常很少奖品经常有，大量需要接待服务较少选择企业需要有吸引力的地方激励寻找方便服务和安全地理模式地区轮换没有固定模式筹会时间很长短支付方式个人支付主账户取消会议的风险最小很高到达离开可能提前到达很少提前到达价格敏感不太敏感会议和旅游局参与会有联系很少联系预定程序需客房协调部门提供客房单从会议数量和会议总人数来比较从会议总花费来比较第五节 其他会议市场SMERF团体是主要的非赢利组织市场的组成部分。社交、军人、教育、宗教和联谊团体的集合组织。这些团体是典型的价格敏感型的团体，但因为他们人数众多，并且多数在淡季举行会议。也是在某些方面作为补充市场。一、教育会议教育市场很宽泛，是会议市场淡季最好的补充，时间交短（有时只持续一天）1教育研究院会议的类型2教育研究院会议的特点3教育研究院会议的决策人二、政府会议市场1政府会议的类型2政府会议的参加对象3政府会议的特点：A会议筹备时间较短B会议筹划过程政治色彩浓厚C会议目的往往是磋商问题，做决策或传达、贯彻上级指示D一般不需要社交节目E公款支付会议费用，往往不大讲价格（但是有新的出差补贴限额）F会议讲究规格、秩序4政府会议的决策人三、宗教会议市场1宗教会议的类型2中交会议的特点：A参会人数往往很多、几百人、甚至成千上万人B与会者成群结队一起前往C组织纪律性很强D对价格较敏感E服务上对餐饮有一定的要求（素食或犹太戒食）四、军人和其他团体由家庭、班级和军人聚会组织成德聚会市场是一个迅速发展起来的细分市场，其中重游旧地（军事基地）是军人会议市场的一个特点，另外班级和家庭聚会对休闲设施十分需要，但是所有费用都是自己付。五、 奖励会议（一） 尽管奖励旅游是公司会议市场的一部分，但是这个市场对风景区饭店日益增加的影响和重要意义，值得一提奖励旅游是一种旅游奖励，一般是一次全包豪华旅游作为刺激提供给工作特别努力和达到企业规定的标准的员工和客户使用旅游奖励鼓舞士气，减少员工外流并达到特别销售目标，大部分奖励旅游持续5天到一周，一般会限制参加人员以保证参与的所有人员受到特别重视（二） 奖励旅游的几大使用者保险业、医药业、金融业、电子业、汽车业、家化业、制造业、建筑业（三） 会议策划者往往选择“游乐场”的地点：出国旅游、国内胜地、游轮旅游.如“拉斯维加斯”“夏威夷”“高尔夫球场”“滑雪场”游轮旅游优势：1. 豪华（接近或超过五星级）2. 流动3. 活动4. 广泛接触深入交往游轮旅游弊势：1.2.游轮航线路线相对固定3.游轮总体支出大于地面会议4.航线根据顾客决定（通常为47天）5.停靠城市不多，相关代表到达相关地点，花费较多6.游轮需要提前时间预定7.一旦选定需要充足的准备游轮适宜的会议类型：奖励会议、股东会议、管理层会议、高端会议（四） 全面服务奖励旅游公司1. 旅游公司2. 目的地管理公司3. 设有专门奖励旅游部门的旅行社六、 保险会议（一） 地区性会议较多，多数在饭店举行（部门会议较多）（二） 了解保险业：保险业主要以销售两种基本保险（即寿险和意外险）。大部分业务又来自寿险市场。所以该部门为了鼓舞销售人员的士气举办大量奖励会议（三） 特点：对价格不十分在意，需要休闲设施，上午、下午进行商务会议，晚上安排休闲活动（四） 游说保险会议