制药厂企业资源计划系统调研.doc

XXXXXX制药厂 企业资源计划系统 调研报告 文档作者 应用顾问 陈云军 创建日期 2001 10 10 确认日期 2001 10 10 控制编码 当前版本 1 0 审批签字 审批签字 制药厂项目经理 项目经理 复印份数 III 69 目录目录 XXXX制药厂简介 V XX制药厂组织机构图 6 财 务 部 分 7 简介 8 调 研 范 围 及 目 的 8 制药厂财务部组织机构 9 制药厂财务部组织机构 9 会计核算 11 会计核算总体情况 11 会计核算具体业务情况 12 会计核算需求 21 资金管理 22 资金管理现状 22 资金管理需求 23 预算管理 24 预算管理现状 24 预算管理需求 24 财务分析 25 财务分析现状 25 财务分析需求 25 采购部分 26 制药厂采购组织机构 27 制药厂采购组织机构 27 采购员管理 29 采购部门配置 29 采购员配置 29 采购审批管理 29 供应商管理 30 供应商类型 30 供应商名称和编码 30 供应商选择 30 请购定单的管理 31 请购定单的来源 31 请购依据 31 采购定单的管理 32 采购定单的类型 32 采购定单的审批 32 采购定单的处理过程 32 采购退货的管理 33 采购接收管理 33 采购退货管理 33 采购付款管理 34 采购价格管理 35 采购定价 35 采购报表的管理 36 采购报表 36 采购处理单据 36 采购管理需求 36 销售部分 37 制药厂经营公司组织机构 38 制药厂经营公司组织机构 38 IV 69 制药销售分公司 40 制药销售分公司主要职责 40 制药销售分公司业务流程 40 基础办公室 41 基本情况 41 职责 41 销售管理的需求 42 仓库部分 43 制药厂库存组织机构 44 制药厂组织机构 44 仓库管理 45 仓库设置 45 仓库配货关系 45 仓库分区管理 46 库存物资管理 47 物资分类管理 47 物资名称和编码 47 物资存储和物资控制管理 48 管理部门 48 库存业务管理 49 出入库业务类型 49 盘点业务管理 50 报废业务管理 50 报表管理 52 报表管理 52 仓库管理的需求 52 生产管理部分 53 制药厂生产部组织机构 54 制药厂生产部组织机构 54 生产部业务流程 56 生产管理 56 设备管理部分 61 制药厂设备部组织机构 62 制药厂设备部组织机构 62 设备部业务流程 63 设备管理理 63 质量管理部分 65 制药厂质检部组织机构 66 制药厂质检部组织机构 66 质检部业务流程 67 质量管理 68 V 69 XXXXXXXX制药厂简介制药厂简介 XXXX制药厂已有40多年的发展史 是山东省重点中成药生产企业之一 XX 市医药行业的龙头企业 企业注册资本金额657 4万元 总资产1 07亿元 固定资 产2500万元 生产占地面积56394 25平方米 在职员工713人 XX制药厂主要生产 中成药和酶免诊断试剂两大系列产品 其中中成药8个剂型98个品种 生物诊断试 剂6个品种 制药厂各类专业技术人员齐全 技术开发力量雄厚 近几年 棉队激 烈的时常竞争 制药厂实施科技兴企战略 积极与科研院所合作 共同研究开发 高科技含量和适销对路的产品 并初见成效 目前已有心可舒片 胶囊 琥珀 消石颗粒 橘红梨膏 小儿退热颗粒等6个品种获得国家重要保护品种证书 心可 舒等36个品种被列入国家社会医疗保险用药目录 另有30个品种进入了非处方用 药目录 其中心可舒片获得1991年 山东省科技进步奖 1992年 全国名优新 医药 器械 保健品博览会金奖 1993年被列为首批重要保护品种 1994年被 卫生部定为治疗冠心病首选药物 1995年被推荐为 中国重要名牌 是制药厂 的主导产品 在生物制品的开发方面 继1998年与中国预防医学科学院联合研制 成功国家二类新药 胃幽门螺杆菌尿素酶体外诊断试剂盒 后 2000年又自行研 制开发了妊娠快检五项 肺炎支原体检测等系列诊断试剂 为进一步扩大生物制 品生产经营奠定了基础 在日趋复杂的时常竞争条件下 制药厂把树品牌 拓市场 上规模放在经营 工作的首位 努力增强员工的市场观念和竞争意识 不断加强营销队伍和销售网 络的建设 经过十几年的努力 目前已在全国建立了三大区 24个办事处 1000 多个销售网点 覆盖全国30个省 市 自治区 使企业的销售收入连续6年以平均 30 的速度增长 促进了企业的快速发展 面队医疗制度改革的大力推行 尤其是面临入世的挑战 制药厂不断加大技 改投入 提升企业的硬件设施水平 以保证产品质量 增强企业的市场竞争力 近三年来 先后投资2000多万元对厂区进行了同意规划调整 对车间进行了改 造 目前制药厂已有生物诊断试剂 片剂 胶囊 颗粒四个剂型 先后通过国家 药品监督管理局的GMP认证 新的世纪 制药厂将扩大经营规模 增强企业的发展后劲 想市场提供优质 高效的药品 为维护人民的用药安全及身体健康做出新的贡献 6 69 XXXX制药厂组织机构图制药厂组织机构图 7 69 财财 务务 部部 分分 8 69 简介 简介 调调 研研 范范 围围 及及 目目 的的 此文档提供了2001年 9月就制药厂现行组织机构和财务业务所进行调研的 业务范围 该文档将作为制作财务及库存管理系统解决方案 财务部分 的基础 9 69 制药厂财务部组织机构制药厂财务部组织机构 本章节将主要了解制药厂的供应部组织机构情况 制药厂财务部组织机构制药厂财务部组织机构 制制 药药 厂厂 财财 务务 部部 组组 织织 机机 构构 图图 财务部 部长 副部长 副部长 财务办公室 实体财务科 财务部门内部具体的科室划分 各科室岗位设置以及各岗位财务人员的职责范财务部门内部具体的科室划分 各科室岗位设置以及各岗位财务人员的职责范 围职责 围职责 财务部定员 11人 部长 1人 职责范围 总分类帐 制作审核财务报表 资金使用 其他应 收款 其他应付款 稽核监督 对外业务 副部长 甲1人 制作审核财务报表 成本费用 产成品 管理费用 财务 费用 营业费用 稽核监督等 副部长 乙1人 负责增值税专用发票的管理 出纳 1人 办理现金和银行存款受付业务 审核有关原始凭证 根据会计 原则编制的收付款凭证支付 然后逐笔顺序登记现金和银行存款日记帐 核对银行帐目 调节银行税表 10 69 财产物资 甲1人 原材料 备品备件 燃料 根据仓储部入库单 会计审 后 原始发票入库单付后 按实际价格制作会计凭证 出库时 根据核算 员 领料单 用加权平均法划价 参与核对库存材料的盘店清查核对帐 目 财产物资 乙1人 包装材料 同上 工资核算 审核发放工资 工资基金 使用 财产物资 丙1人 主要原材料 同上 审核制作主营业务收入 微机操作 事项 固定资产 1人 计提固定资产折旧 编制固定资产明细 应付帐款 项目 资金 往来结算 1人 应收帐款 省级 市级 县 医院 四级分类 开据发票员 2人 根据税务机关要求 金税卡 增殖税票双人双柜保管 11 69 会计核算会计核算 会计核算总体情况会计核算总体情况 会会 计计 电电 算算 化化 程程 度度 目前使用自编软件 万能财务软件 财务软件 会会 计计 账账 簿簿 总总 体体 情情 况况 目前公司拥有 9个会计账簿 各账簿所遵循的会计准则分别为 现金日记帐 银行存款日记帐 总分类帐 各种往来帐 原辅材料帐 成品帐 期间费用帐 固定资产帐 低值品帐 各会计账簿的科目编码规则 包括科目级别 各级别编码位数 目前使用三级帐 一 二级三位数 三级四位 现行行业会计制度 今后可能执行新的企业会计制度 各会计账簿现行详细的会计科目表 有 各会计账簿的科目维护流程 包括新科目的增加和不使用科目的删除 无 各会计账簿的会计日历及会计周期 元月一日 十二月三十一日 均按公历起止日期确定 各会计账簿的记账本位币 以人民币为记帐本位币 各会计账簿是否存在外币业务 若存在 记账汇率和期末调整汇率分别 是 有外币货款 汇率按当日的外汇牌价 各会计账簿记账凭证类别和凭证编号规则 1 收付凭证 2 借贷转帐凭证 3 会计科目合并表 4 凭证汇总表 5 顺序凭证编号簿 12 69 转帐凭证 全年凭证按顺序编号 每月记账凭证数量 每月记账凭证数量约600余张 各会计账簿主要内部和外部财务报表以及编制时间 并请提供样张 月报 每月最后一天 报表附后 各会计账簿会计核算的现有流程 原始凭证 编制记账凭证 审核 登记帐簿 汇总 成本核算 报表 说明 会计员根据职责范围 审核原始凭证后 制作会计凭证 部长 副 部长根据会计制作凭证 集合无误 盖章流程到各会计员的职责 范围登记帐本 汇总会计科目月结单 部长根据会计科目月结单 汇总总分类帐目 然后根据总帐做会计月报表 记账凭证审核流程及审核人员的权限划分 会计主管人员负责审核 部长 副部长根据会计员制作的会计凭证 经过审核无误流程到各会计员 职责范围 各会计账簿的结账日期以及结账前后的业务处理 目 前 每 月 的 2 5 日 结 帐 结 帐 后 帐 帐 相 对 帐 实 相 对 会计核算具体业务情况会计核算具体业务情况 存存 货货 核核 算算 存货取得和发出流程 包括相关部门和流转单据 采购 检验入库 生产领料 在产品 产成品 成品入库 销售 出货 说明 1 根据车间核算员用移动加权平均法制作 2 制作会计凭证 存货取得和发出的计价方法 1 存货取得按实际价格入帐 2 发出用移动加权平均法划价 存货的财务分类 1 原材料 主要材料 辅助材料 2 备品备件 燃料 维修材料 化学试剂 3 总务 劳保用品 4 包装物 5 低值易耗品 6 产成品 7 在产品 13 69 存货盘点流程 包括涉及部门人员及盘点用表单 并请提供表单样张 和 时间 每月最后一天 仓储 设备 车间 行政 保管员盘亏 盘盈明细表 说明原因 部门主管审批 存货盘盈 盘亏报批流程和相关账务处理 盘盈 盘亏填表 厂部研究决定 报上级主管部门及 税务部门 说明 财务部长根据保管员添置的盘盈 盘亏报批明细表 审核后 财务 处理 贷 原材料 备品备件等 借 待处理财产损益 采购退货和销售退货业务 业务流程 包括相关部门和流转单据 和相关 账务处理 1 存在采购退货和销售退货 采购退货按正常业务处理 2 销售退货销售员填写退货申请表 写明原因 销售主管签字 3 财务部长审核后 帐务处理 冲 借应收帐款 冲 贷主营业务收入 目前存货的账面数量和价值 截止到目前存货价值约1100万元左右 其中 原材料累计帐面价值约32万元 包装物约118万元 产成品约700万元 在产品约243万元 存货财务账与库存账的对账流程和时间间隔 每月的上旬与仓库对账 对帐时间为2 7天 存货财务账与库存账的对账未达情况以及未达产生的主要原因 未达帐不多 主要原因是记账不及时 低低 值值 易易 耗耗 品品 管管 理理 和和 核核 算算 低值易耗品财务分类 分 生产用 非生产用 是否存在低值易耗品卡片 卡片编码规则及登记内容 14 69 无低值易耗品卡片 无卡片编码规则 低值易耗品采购流程 包括相关部门及流转单据 及账务处理 采购申请 领导签字 由后勤 设备部门负责采购入库 填写入库单与发 票一起入帐 低值易耗品领用流程 包括相关部门及流转单据 及账务处理 由后勤 设备部门开出单据 传给财务部门进行帐物处理 低值易耗品摊销方法及账务处理 采用五五摊销法 直接进管理费用 低值易耗品盘点流程 包括涉及部门人员及盘点用表单 和时间 同其他物资同样处理 低值易耗品盘盈 盘亏报批流程和相关账务处理 盘盈 盘亏填写有关单据 报厂长和上级主管部门批准后 由财务部门进 行帐务处理 采购退货业务 业务流程 包括相关部门和流转单据 和相关账务处理 存在 目前低值易耗品的账面数量和价值 价值约100万元 存货财务账与库存账的对账流程和时间间隔 每月的10日 由财务部门与各相关部门对账 存货财务账与库存账的对账未达情况以及未达产生的主要原因 未达帐项基本不存在 原因 入帐处理不及时 固固 定定 资资 产产 管管 理理 和和 核核 算算 固定资产财务分类以及各类固定资产包含的具体资产项目 分为 生产用 设备 厂房 非生产用 设备 厂房 专用设备 通用设备使用年限10年 运输工具 电子设备使用年限5年 房屋建筑20年 固定资产卡片编码规则及卡片登记内容 有帐无卡片 有编码 设备科登记固定资产台帐 15 69 固定资产日常维护和管理流程及相关账务处理 包括小修 大修 改良等 业务 1 大修 设备员提供资料 会议审定 财务审核 2 小修 车间设备员提供资料 设备科审定 财务部审核 3 日常维修费用按权责发生处理 固定资产盘点流程 包括涉及部门人员及盘点用表单 并请提供表单样 张 和时间 行政 设备部门按月 季 年盘店 填写盘点表 根据报废明细表审核 由财务部门核实 固定资产变动 如新增 盘盈 盘亏 报废 出售等 的业务流程和账务 处理 财务部长根据设备科提供的固定资产报废审批明细表 做帐务处理 贷 固定资产 借 累计折旧 借 固定资产 各类固定资产折旧年限和折旧方法 分类折旧法 按折旧率 固定资产折旧账务处理 借 生产成本 各车间资产 借 管理费用 资产折旧 贷 累计折旧 不同部门共用的固定资产 其折旧的分摊方法和标准 按分类折旧 固定资产账面数量和账面价值 帐面价值 原值 3523万元 在建工程 其核算方法 有关工程支出发生时 借 在建工程 贷 其它科目 包含财务费用 待待 摊摊 费费 用用 和和 预预 提提 费费 用用 核核 算算 待摊费用种类 销售费用 管理费用 各类待摊费用发生频率 摊销周期和方法 频率低 摊销在一年内平均完成 财产保险费 养路费 报刊杂志费 修理费以及发生的总费用 平均每 月分摊 预提费用种类 销售费用 16 69 各类预提费用发生频率 摊销周期时间和方法 频率低 摊销周期在一年内平均完成 无无 形形 资资 产产 及及 其其 他他 资资 产产 管管 理理 和和 核核 算算 无形资产和其他资产 其管理方法和核算流程 土地出让金按实际价格款作为实际成本 借 管理费用 贷 其他应付款 对对 外外 投投 资资 管管 理理 和和 核核 算算 是否存在长期和短期投资 存在长期投资 外地某药厂 电子债卷 长期和短期投资的投资类型 股票 债卷 投资收益的确认时间 方法和相关账务处理 支付投资时进行张物处理 贷 银行存款 借 长期投资 股权投资 债券投资 应应 收收 账账 款款 与与 预预 收收 账账 款款 管管 理理 和和 核核 算算 公司客户管理情况 客户类别 数量 编码规则 省 市 县 医院 四级类别 编码规则无 应收账款和预收账款形成的业务来源 赊销形成 客户应收账款付款条件 包括付款期和现金折扣 和现金折扣的账务处理 方法 1 当月回款 8 让利 2 现金折扣入财务费用 3 发生应收帐款时 借 应收帐款 贷 主营业务收入 4 收到帐款 借 应收帐款 贷 应交税金 增值税 17 69 应收账款坏账准备的提取 坏账损失的确认 按年末应收帐款的4 提取 应收账款账龄分析方法 按最后一笔业务发生时间 逾期未收账款的催收流程 暂无 应收账款形成 收款 核销流程 开原即形成应收帐款增加 回款后核销 预收账款形成 核销相应应收账款流程 暂无 应收账款每月发生数量 交易笔数 约700笔 预收账款每月发生数量 交易笔数 约10笔 应收票据业务中 票据管理方法和账务处理为 及时转帐 定时处理 1 收到应收票据时 借 应收票据 贷 应收帐款 2 转帐时 制服材料 借 应付帐款 贷 应付票据 是否存在外币应收和预收业务 无 是否存在以一个币种开账另一个币种收款的业务 无 18 69 应应 付付 账账 款款 与与 预预 付付 账账 款款 管管 理理 和和 核核 算算 公司供应商管理情况 供应商类别 数量 编码规则 按类别管理 约420户 12800笔 编码规则无 应付账款和预付账款形成的业务来源 采购原材料 设备 配件 货已验收入库 但货款尚未支付 应付账款付款条件 包括付款期和现金折扣 和现金折扣的账务处理方 法 按合同 无现金折扣 逾期付款加收利息的账务处理方法 无 应付账款形成 付款审批 付款流程 1 企业购入材料 商品等已验收入库 但货款尚未支付 应付帐款形成 2 供应部门每月计划制服材料审批单流程到财务部 预付账款付款审批 付款 核销相应应付账款流程 财务部根据审批单经审核后 筹措资金 安排资金 应付账款每月发生数量 交易笔数 约100笔 预付账款每月发生数量 交易笔数 约10笔 是否存在应付票据业务 如存在 票据管理方法和账务处理为 无 是否存在外币应付和预付业务 无 是否存在以一个币种开账另一个币种付款的业务 无 应应 交交 税税 费费 核核 算算 公司主要应交税费种类及相应税率 1 应交增值税17 2 城建税2 3 车船税 4 印花税 5 企业所得税33 6 个人所得税 7 管理费 8 价调基金1 5 9 其他应交税金 教育附加费3 各类税费的提取和相应账务处理流程 1 应交水金 增值税 贷 主营业务收入 贷 应交税金 增值税 借 应收帐款 19 69 2 贷 应交税金 城市维护建设税 借 主营业务税金及附加 3 贷 其他应角税金 教育附加费 借 主营业务税金及附加 4 贷 其他应角税金 价调基金 借 主营业务税金及附加 按会计制度及税法要求处理 员员 工工 借借 款款 及及 报报 销销 管管 理理 和和 核核 算算 公司员工管理情况 员工数量 员工编码规则 713人 员工编码无 编码规则无 经常存在备用金借款的员工数量 工作性质以及借款用途 150人 采购 销售人员的备用金 员工备用金借款以及员工费用报销流程 包括相关部门 人员和流转单 据 并请提供单据样张 1 员工借款时 由本部门负责人签字 总经理批准 方可借款 2 报销时 经本部门负责人审核 财务审核 按规定方可报支 所所 有有 者者 权权 益益 的的 构构 成成 情情 况况 1 国家资本 2 集体资本 3 法人资本 4 未分配利润 5 资本公积金 6 盈余公积金 利利 润润 的的 形形 成成 和和 分分 配配 或或 上上 交交 销售收入减去生产成本 费用后形成 1 主营业务收入 2 其帐务收入 3 营业收入 4 结转管理费用 财务费用 营业费用 主营业务成本 5 主营业务税金及附加其他业务支出 营业外支出 所得税 6 年终转利润分配 提取法定盈余公积 提取法定公益金 7 提取任意盈余公积 主主 营营 业业 务务 收收 入入 和和 成成 本本 核核 算算 主营业务种类 1 中成药 2 大输液 水针 口服液 3 胶囊 颗粒剂 片剂 各主营业务收入的财务分类 1 中成药 2 大输液 水针 口服液 20 69 3 胶囊 颗粒剂 片剂 各主营业务收入的其他分类统计标准 无 各主营业务收入的确认流程及时间 包括相关部门和流转单据 当月开票确认 销售员填制产品销售申请表 经销售主管签字后 财务根据申请表开据增 值税发票或者普通发票 登记台帐 然后财务主管盖章 记入主营业务收 入帐 各主营业务成本的财务分类 1 中成药 2 大输液 水针 口服液 3 胶囊 颗粒剂 片剂 各品种按制造成本分类 各主营业务成本的其他分类统计标准 月底 根据产成品移动加权法划价 计算主营业务成本 各主营业务成本的结转流程及时间 包括相关部门和流转单据 按月末加权平均成本结转 期期 间间 费费 用用 核核 算算 期间费用种类 制造费用 管理费用 销售费用 财务费用 运输费用 仓储费用 广告 费用 经营费用 其他费用 各类期间费用的归集和分配流程 制造费用约莫按公式分配 其他费用直接抵减利润 各类期间费用分配方法和分配标准 当期费用 当期分配 非非 主主 营营 业业 务务 收收 支支 核核 算算 非主营业务种类 无 非主营业务收入的财务分类 无 非主营业务收入的其他分类统计标准 无 非主营业务收入的确认流程及时间 包括相关部门和流转单据 21 69 无 非主营业务成本的财务分类 无 非主营业务成本的其他分类统计标准 无 非主营业务成本的结转流程及时间 包括相关部门和流转单据 无 营营 业业 外外 收收 支支 核核 算算 营业外收支种类及核算 固定资产及盘盈 盘亏 按实际发生额核算 内内 部部 往往 来来 业业 务务 管管 理理 和和 核核 算算 公司是否存在内部往来业务 该类账务处理主要针对哪类企业业务进行 经营公司借款 实体的业务往来 各类内部往来业务流程 包括相关部门和流转单据 经营公司 实体作为制药厂的部门管理 各类内部往来业务具体账务处理 业务往来挂内部往来帐 内部往来业务的对账方式和时间间隔 每笔帐帐相对 内部往来业务的对账未达情况以及未达产生的主要原因 无 会会 计计 报报 表表 合合 并并 业业 务务 公司是否存在合并会计报表业务 如果存在 合并范围和方法是什么 无 会计核算需求会计核算需求 1 加强应收帐款的处理 最好是跟踪管理 2 各种报表的灵活运用 组合 22 69 资金管理资金管理 资金管理现状资金管理现状 公司银行开户情况 包括开户行名称 账号 账户性质 币别和用途 基本帐户 XX市工商银行南关支行 帐号 人民币帐户 普通帐户 XX市交通银行西关支行 帐号 人民币帐户 公司业务往来中采取的银行结算方式和相关账务处理 1 电汇 2 转帐支票 收到货款 借 银行存款 贷 应收帐款 3 现金支票 支付材料 借 银行存款 贷 应付帐款 4 汇票 公司是否存在银行长期和短期借款 借款利息计提方法 还本付息方法和 相关账务处理 存在长期和短期借款 借款利息按权责发生计算和帐物处理 还本付息通过银行转帐 1 长期借款 贷 长期借款 借 银行存款 2 短期借款 贷 短期借款 借 银行存款 3 计提利息 贷 预提费用 借 财务费用 4 支付利息 贷 预提费用 借 银行存款 公司各银行账户现金日流入流出量 交易笔数 工行 50笔 交行 50笔 23 69 银行对账方式和时间间隔 每月一次对账 银行余额调节表 公司各银行账户资金管理和运作方式 及时入帐 合理调配 公司目前编制哪些与资金管理相关的报表 编制方法是什么 并请提供样 张 无 资金管理需求资金管理需求 提供资金管理的报表 24 69 预算管理预算管理 预算管理现状预算管理现状 公司预算范围 请详细列示 固定资产 大修理 低值易耗品 原材料 领导费用 技术改造 基本建设及其它各种声厂用资金 公司预算编制方法 各部门编制 财务部门汇总 公司预算形成和分解流程 无 公司预算执行方式 按月执行 5公司目前编制哪些与预算相关的报表 请提供样张 无 预算管理需求预算管理需求 无 25 69 财务分析财务分析 财务分析现状财务分析现状 目前公司进行哪些财务分析 企业效益情况 费用情况 盈利能力分析 资金运做情况分析 财务分析方法 按会计制度 运用分析方法 公司目前编制哪些与财务分析相关的报表 请提供样张 无 财务分析需求财务分析需求 最好包括所有会计制度上提到的所有方法 同时还能结合财务管理的一些 要求 26 69 采购部分采购部分 27 69 制药厂采购组织机构制药厂采购组织机构 本章节将主要了解制药厂的采购组织机构情况 制药厂采购组织机构制药厂采购组织机构 制制 药药 厂厂 供供 应应 部部 门门 组组 织织 机机 构构 图图 介绍 本次采购调研包括原材料采购 销售部 包装材料采购 生产部 介绍 本次采购调研包括原材料采购 销售部 包装材料采购 生产部 设备采购 设备部 劳保用品采购 后勤保卫部 设备采购 设备部 劳保用品采购 后勤保卫部 组织机构图组织机构图 略略 各各 个个 部部 门门 的的 职职 责责 生产管理部 负责包装材料 辅助材料 化学试剂 燃料的采购 仓库的管理等 的管理工作 经营公司 负责制药材 蜂蜜的采购 设备管理部 设备 备品备件 燃油 金属材料的采购和库管等管理工作 后勤保卫部 劳保用品 办公用品 低值易耗品 基建物资的采购和库管等管 理工作 岗岗 位位 职职 责责 经理和副经理职责 1 审批 采购和付款 2 计划审批 3 付款计划 4 合同的执行控制 5 具有部分业务员的职责 28 69 业务员职责 执行采购业务 1 和供应商联系 2 市场调研 资料收集 3 采购计划 4 采购执行 5 采购接收控制 6 接收供应商发票 7 付款 库管科长 1 分配工作 2 采购接收 3 报表 保管员 1 接收 2 入库 3 清点 4 报表 29 69 采购员管理采购员管理 本章节将主要了解制药厂供应部的采购员管理情况 采购部门配置采购部门配置 整个制药厂的采购业务由四个部门负责 采购员配置采购员配置 根据采购物资的性质不同 制药厂供应部主要设有以下采购员 制药厂 设备采购 1 人 制药厂后勤采购 1 人 制药厂原材料采购 1 人 制药厂包装材料采购 2 人 采购审批管理采购审批管理 制药厂各个部门采购审批流程如下 制药厂各个部门采购审批流程如下 1 内销大宗货物的采购审批流程一般为 1 供应部经理审批 2 经营部经理 3 财务科 4 总经理 副总经理 2 样品的采购审批流程同上 3 部门用品的采购审批流程同上 30 69 供应商管理供应商管理 本章节将主要了解制药厂的供应商管理情况 供应商类型供应商类型 根据供应商供货的类型不同 可以分为以下类型 1 药材供应商分为有业务关系的商业单位和市场 供应商名称和编码供应商名称和编码 供应商的名称一般是根据供应商的供货类型和地理位置命名 供应商无编码 供应商选择供应商选择 制药厂在采购过程中选择供应商 主要参考以下几个因素 1 供货类型 2 信誉度 3 质量稳定性 4 价格 31 69 请购定单的管理请购定单的管理 本章节将主要采购请购定单的管理 请购定单的来源请购定单的来源 制药厂一般有以下部门可以请求采购物资 1 生产部 2 采购部 3 后勤保卫部 4 销售部 请购依据请购依据 制药厂请求采购各种物资的依据一般是 1 大宗采购根据生产部门 特许经营等部门的采购计划 2 2 采购根据业务员 科研部门 外埠分公司的采购单 3 3 部门用品的采购根据各部门的需求报告 32 69 采购定单的管理采购定单的管理 本章节将主要采购定单的处理过程 采购定单的类型采购定单的类型 1 1 制药厂采购业务类型 按照业务类型进行描述 制药厂采购业务类型 按照业务类型进行描述 1 一般物资的采购 2 紧急物资的采购 3 设备和备件的采购 4 劳保用品的采购 5 部门用品的采购 采购定单的审批采购定单的审批 采购定单在发出之前需要审批 通常是财务部门审批 总经理和副总经理审批 经营部门审批和主管部门经理 审批 审批的方法一般为签字和询问 采购定单的处理过程采购定单的处理过程 一一 般般 物物 资资 的的 采采 购购 处处 理理 过过 程程 提交需求计划 制定采购计划 集中竞价 交采购申请单 审批 签定购销合同 部部 门门 用用 品品 采采 购购 处处 理理 过过 程程 同上同上 33 69 采购退货的管理采购退货的管理 本章节将主要有关采购退货的管理情况 采购接收管理采购接收管理 在制药厂 采购接收有采购检验处理 检验涉及到生产部和质检部 大大 宗宗 货货 物物 的的 接接 收收 流流 程程 各种材料的送货单 报验 检验 清点入库 部部 门门 用用 品品 的的 采采 购购 接接 收收 同上 采购退货管理采购退货管理 如果产品检验不合理 处理步骤如下 1 部分不合格 1 合格的入库 不合格的退回 2 要求供应商补货 3 全部入库 2 完全不合格 处理有三种方式 1 全部退回 2 降等处理 3 3 要求供应商补货 34 69 采购付款管理采购付款管理 本章节主要描述采购付款的流程 采采 购购 的的 付付 款款 流流 程程 到货 检验 入库 付款 35 69 采购价格管理采购价格管理 本章节将主要了解制药厂的有关采购价格的管理情况 采购定价采购定价 制药厂在制定采购合同时如何定价依据如下 1 根据市场整体行情 2 根据原材料成本 3 3 在同等质量的物资下选择价格低的 4 大宗主要物资按招标价格执行 36 69 采购报表的管理采购报表的管理 本章节将主要了解制药厂供应部的有关采购的各种报表情况 采购报表采购报表 制药厂供应部采购报表和各种报表的用途如下 1 采购表 采购样品的收发管理和统计 2 采购物资管理表 统计每日的合同信息 3 辅料采样台账 采样及结果的记录 4 分供方供货质量情况台账 5 采购合同台账 采购处理单据采购处理单据 制药厂供应部和采购有关的单据及用途如下 1 借款单 临时付款 预付款审批用 需要供应部经理和财务经理审批 2 供应部辅料付款审批单 辅料付款用 供应部经理和财务经理审批 3 急需物资采购单 采购审批用 经营部门审批 财务审批 总经理和副总 经理审批 供应部经理审批 4 到货通知单 通知库房作接收物资的准备 5 确认单 对供货单位发货前提供的大样与经营单位进行确认 6 代用发票 对已入库但未收到发票的物资先填写代用发票 7 采购计划 由经营部门发出 8 寻价 报价单 由经营部门发出 9 采购管理需求采购管理需求 反映真实的库存 退货信息及时反馈 各种材料的报废信息的及时反馈 应付款的情况 价格的变化趋势 生产计划及其执行情况 37 69 销售部分销售部分 38 69 制药厂经营公司组织机构制药厂经营公司组织机构 本章节将主要描述制药厂经营公司的组织机构情况 制药厂经营公司组织机构制药厂经营公司组织机构 制药厂经营公司直属于副总经理负责 组织机构图如下 经营公司经营公司 生物销售分公司生物销售分公司 制药销售分公司制药销售分公司 基础办公室基础办公室 财务办公室财务办公室 东北区东北区 西北区西北区 苏浙区苏浙区 办事处办事处 办事处办事处 办事处办事处 制药厂经营公司岗位职责制药厂经营公司岗位职责 岗岗 位位 职职 能 能 制药销售分公司 制药销售分公司 执行整个合同从接单 加工到运输 收款的全部过程 1 1 联系客户 2 2 接单 3 3 合同评审 4 4 发货安排 5 5 结汇 基础办公室 基础办公室 审核 审核提货单据 销售单据 合同 备案单据 货物清单 发票 箱单 等 39 69 统计 进行销售量的统计等 制药厂经营公司业务流程 业业 务务 流流 程程 图图 新客户 签定合同 合同经经营厂长审核后签字 经营公司基础办公室开调 运单 储运科发货 调运单传递回经营公司基础办公室 登记合 同 台帐 商品发出帐 单品种帐 开发票 发票传 递给经营公司财务办公室 老客户 业务员电话订货 合同经经营厂长审核后签字 经营公司基础 办公室开调运单 储运科发货 调运单传递回经营公司基础 办公室 登记合同台帐 商品发出帐 单品种帐 开发票 发 票传递给经营公司财务办公室 40 69 制药销售分公司制药销售分公司 本章节将主要描述制药厂经营公司的制药销售分公司情况 制药销售分公司主要职责制药销售分公司主要职责 制药销售分公司是对各个客户进行协调 监控和管理功能 并不直接接单 其 主要功能有 1 1 制定经营计划 包括分公司产品运作计划 费用计划 销售利润计划 资 金流计划等 2 2 根据业务需要设立新的办事处 各办事处申请建立和撤消 3 3 定价 制定定价单 4 4 订货会汇总 根据每年的订货会情况进行汇总 5 5 销售分析 对销售数据进行汇总 分析 制药销售分公司业务流程制药销售分公司业务流程 制制 定定 年年 初初 经经 营营 计计 划划 成成 品品 退退 货货 成品退货运作过程 因质量问题 客户单位退回 仓库清点 开据退货单 经营公司基础办公室开据退货调运单 报废 因其他原因退回能继续销售的成品 客户单位退回 仓库清点 开据退货单 经营公司基础办公室开据退货调运单 仓库接 收盖章 调运单返回经营公司基础办公室记账 41 69 基础办公室基础办公室 本章节描述基础办公室的业务情况 基本情况基本情况 经营科隶属于经营公司 主要业务是销售的前期开发和后期支援工作 职责职责 基础办公室主要有两大部分的职责 前期开发和后期支援 一 前期开发 1 咨询 2 接恰 3 申请人评估 经过以上几个步骤 确定与合作者进行合作的可行性 然后做如下工作 4 签定合同 5 缴纳费用 6 制定实施装修方案 7 制定合作计划 二 后期支援 1 日常业务往来 产品调配和财务核算 2 市场信息 3 营销策划 4 处理突发事件 5 实施销售计划 包括人员培训和促进销售 业业 务务 情情 况况 根据销售情况制定生产预订书即生产计划 生产部接到生产预订书制定生产计 划 相当于生产通知单 根据粗略的生产计划 采购计划 根据生产预订书制 定详细的生产计划 把采购计划和生产计划传递给制药销售分公司 把生产通 知单下达给生产车间 各车间根据生产指示书到库房领料 仓库根据生产指示 书开出库单 42 69 报报 表表 主要有成品台账 原料台账 每日有产成品变动表 票票 据据 流流 通通 过过 程程 调运单 经营公司基础办公室 储运科 经营公司基础办公室 发票 经营公司基础办公室 经营公司财务办公室 厂财务科 客户单位 收款收据 经营公司基础办公室 厂财务科 客户单位 销售管理的需求销售管理的需求 重复劳动过多 报表要及时 加强客户管理 加强各项统计报表的管理 加强销 售回款情况的查询 43 69 仓库部分 仓库部分 注 包括生产部仓库 设备仓库 后勤仓库 44 69 制药厂库存组织机构制药厂库存组织机构 本章节将主要了解制药厂以及下设的各个部门和工厂库存管理组织机构情况 制药厂制药厂组织机构组织机构 1 制药厂下的组织机构图 含各个部门和工厂的机构图 附后 2 组织机构各个部门的主要业务和职责 采购各部门负责原料的采购和质量控制 客户 指供应商 开发 样品开发和付 款 库房负责 接收和发放原材料 接收发放节余物资 对库存进行盘点 接收发放退货和换货物资 45 69 仓库管理仓库管理 本章节将主要了解制药厂仓库设置情况 仓库设置仓库设置 1 制药厂总共设置了多少个仓库 分布情况如何 隶属哪个工厂和哪个部 门 一般存储哪些物资 制药厂总共设置了7个仓库 原材料仓库 包装材料仓库 成品仓库 辅助材料仓库 隶属生产部 五金材料仓库 备品备件仓库 隶属设备部 劳保用品仓库 隶属后勤保卫部 原材料仓库 包装材料仓库 成品仓库 辅助材料仓库 存储生产所需的各种 原材料 各种制药材 动物药材等 包装材料 产成品和生产用的各种辅助 材料等 五金材料仓库 备品备件仓库 一般存储二类机电 水暖管件 设备的备品备 件 钢材 机油等材料物资 劳保用品仓库 一般存储劳动保护用品及卫生清洁用品等 仓库配货关系仓库配货关系 1 各个仓库是否有调货关系 如果有如何调货 调货时财务如何作帐 无调货关系 无 46 69 仓库分区管理仓库分区管理 1 仓库是否进行分区管理 如果进行分区管理如何划分分区 进行分区管理 原材料仓库 根据药用部位划分 包装材料仓库 根据种类划分 成品仓库 根据剂型分类 设备仓库 根据备件 油料 钢材 五金 电器等分类 47 69 库存物资管理库存物资管理 本章节将主要了解制药厂的仓库存储物资情况 物资分类管理物资分类管理 1 在制药厂如何对库存物资进行分类管理 成品 按剂型挂标志牌管理 原材料 按品种挂标志牌管理 包装材料 按尺寸大小 外包内包标示分类管理 辅助材料 按粉状 液状 固状等分类管理 设备 按备件 油料 钢材 五金 电器等分类管理 物资名称和编码物资名称和编码 1 库存物资名称的命名原则是什么 无 2 制药厂在仓库中大概有多少中物资 大约有2600余种 原 辅材料281种 包装材料230种 成品82种 设备仓库约2000种 3 库存物资现在是否有编码规则 编码规则是什么 生产部仓储科有物资编码 设备仓库无编码 48 69 物资存储和物资控制管理物资存储和物资控制管理 1 各种物资是否有专用存储仓库和专用存储区的限制 有专用存储区 2 各种物资是否有最大存储量和最小存储量的限制 有 3 各种物资如何补充库存量 补货依据是什么 生产部仓库无补充库存量 设备仓库有补充库存量 根据生产需要及时供货 补货依据是根据维修项目计 划 查看库存情况后确定 4 有那些物资实施有批次控制 按类说明 成品按批次控制 无片机冲模 粉碎机锤片按批次控制 5 有哪些物资实施有效期控制 按类说明 成品 脑上清丸 包装材料 铝箔 辅助材料 化学试剂 管理部门管理部门 1 库存物资是由哪些部门管理 仓储科 设备部 后勤保卫部 49 69 库存业务管理库存业务管理 本章节将主要了解有关日常库存业务管理 出入库业务类型出入库业务类型 1 制药厂各个仓库一般都有哪些日常出入库业务 按照仓库说明 成品仓库 车间入库 购方提货 厂内部门领用 包装材料仓库 客户送货 车间领用 辅助材料仓库 客户送货 车间领用 原材料仓库 客户送货 车间领用 设备仓库 客户送货 车间领用 2 日常出入库业务中经常涉及到哪些单据 请附单据样张 包装材料仓库 入库单 收条 车间领用单 请验单 辅助材料仓库 入库单 收条 车间领用单 请验单 原材料仓库 入库单 收条 车间领用单 请验单 成品仓库 车间成品入库单 质检报告 货物调运单 购货小票 内部领用单 出门证 设备仓库 入库单 出库单 收条 样张附后 3 请按照日常出入库业务类型画出处理流程 流程中要求有涉及到的部门和涉 及到单据 按照业务类型 成品 车间 入库单 质检报告 仓库 内部领用单 内部领用样品 经营公司 调运单 出门证 购货方 包装材料 供方 收条 仓库 请验单 质检科 领用单 车间 原 辅材料 供方 收条 仓库 请验单 质检科 领用单 车间 设备仓库 采购员采购货物 验收入库开收条 采购人员开据入库 单 保管人员核对盖章 领料部门开领料单并由部门负责人签 字 保管人员见单发料 50 69 盘点业务管理盘点业务管理 1 制药厂各个仓库的盘点方式是什么 全盘或局部盘点 一般多长时间 盘点一次 生产部仓储科 全部盘点 每月小盘 半年 年底大盘一次 设备部仓库 全部盘点 每月小盘 半年 年底大盘一次 2 盘点一般由哪个部门操作和执行 涉及到哪些部门 有哪些单据 盘点由仓库保管员负责执行 涉及到仓库 生产部仓储科 设备部仓库 财务部 单据 盘点明细表 3 如果盘点出现差异如何处理 申报 报损或报溢 根据盈亏处理单写明原因包主管部门审查后 报厂长审批和财务部门处理 4 请画出盘点处理流程图 要求有涉及到的部门和相应的单据 财务 盘点表 仓库 财务 仓库和主管部门 财务部门根据库存帐清查实物 报废业务管理报废业务管理 1 制药厂是否有库存物资报废处理 有 2 报废一般由哪个部门操作和执行 涉及到哪些部门和涉及到哪些单据 报废由仓库和质检部门执行 涉及 财务 生产 仓库 质检 报废处理单 3 请画出库存物资报废处理的流程图 要求有涉及到的部门和相应的单据 仓库 质检 报废意见 生产 财务 处理意见 仓库 质检执行 生产 财务监督 设备仓库报废处理单 设备部审查 财务部审查 厂长审批 51 69 52 69 报表管理报表管理 本章节将主要了解制药厂有哪些有关库存业务的报表 报表管理报表管理 1 制药厂主要有哪些报表 这些报表的作用是什么 一般在什么时候出这些 报表 有货物库存表 作用让生产部门及时了解库存情况 成品月报表 材料月报表 仓库管理的需求仓库管理的需求 加强成品退货管理 53 69 生产管理部分 生产管理部分 54 69 制药厂生产部组织机构制药厂生产部组织机构 本章节将主要描述制药厂生产部的组织机构情况 制药厂生产部组织机构制药厂生产部组织机构 组组 织织 机机 构构 图图 生产管理部部生产管理部部 办办 一一 二二 三三 机机 车车 仓仓 公公 车车 车车 车车 修修 队队 储储 室室 间间 间间 间间 动动 科科 力力 车车 间间 供应 生产管理 工艺管理供应 生产管理 工艺管理 安全管理 统计报表安全管理 统计报表 岗岗 位位 职职 能能 生产管理 生产管理 生产计划员 6 6 排生产计划 根据销售合同排生产计划 7 7 产前准备 由生产计划作产前准备 包括技术的产前准备和设备的产前准 备 8 8 下材料通知单到检验部门对到货的材料进行检验 55 69 9 9 由科研部门 设备 材料到货情况和材料检验情况作生产指示书 1010 监督生产 每天做生产日报 生产统计 做每日的生产统计 每月的生产统计 出各种报表 工艺管理 工艺管理 1 核对配方 2 首批鉴定 3 工艺技术巡检 机修动力车间 机修动力车间 生产设备的检查 维修等 车间 车间 生产 检验和包装 车队 车队 原材料及成品的运输 仓储科 仓储科 物资的储藏及保管 56 69 生产部业务流程生产部业务流程 本章节主要描述生产部的业务流程 生生 产产 计计 划划 流流 程程 图图 厂领导 一车间 生产管理人员 根据 二车间 工艺管理人员 市场 三车间 一车间 需求 企管 二车间 编制 仓储 库存量 三车间 月度 供应 市场需求 月度生产计划 财务部 留存 年度计划 供应 经营 经营公司 仓库 质量管理 工工 艺艺 路路 线线 流流 程程 图图 原材料原材料 挑选挑选 配料配料 粉碎提取粉碎提取 制剂车间制剂车间 成品入库成品入库 仓库仓库 一车间一车间 二 三车间二 三车间 生产管理生产管理 1 制药厂生产计划执行过程及工艺单管理 根据库存 市场需求 生产计划 各部门 工艺单下发 根据计划准备各 种材料年度计划 领料 生产 57 69 根据生产计划下达工艺单 2 车间作业进度计划依据什麽 原则依据生产计划进行 有月生产计划 无日生产计划 3 制药厂年度生产品种是否按计划进行 年度主导品种有计划 主要方式是以产定销 4 配方管理 配方的制定根据国家药典 配方管理根据耗费指标开单 耗费指标由生产部制定 5 是否有生产过程检验 有 生产过程检验较规范 6 车间盘点管理 车间每月进行一次盘点工作 主要对车间的材料进行盘存清点 盘点结束后各 间各车间在第一时间内把车间材料盘点统计表报到企业管理部 进行制造成本 核算使用 7 车间盘点周期 车间盘点周期与财务周期同时进行 每月26日 下月25日 车间每月25日进行盘点工作 8 车间盘点的事态 每月车间盘点时 是动态盘点 生产照常进行 车间盘点流程 确定盘点时间 车间盘点准备 盘点开始 材料清点 复查 填写车间盘点统计表 车间主管审核 企业管理部 财务 9 车间领料的流程 各车间填写领料申请单 部门主管审批 企业管理审核 企管填写领料单 财务划价 仓库备料 车间领料 10 材料价格的核算方法 材料价格采用加权平均法 11 各类产品在费用上的区别 制药 西药 针剂在分摊费用上是不一样的 58 69 12 为及时掌握生产进度 做好生产统计 目前使用了一套日报 月报制度 主 要报表有 序号报表名称主要内容备注 1 生产进度表 日 月 报 按产品报告 成品报交数量 每个工序的数量 企业管理使用 2 生产完成日报表按各生产部门报告 日生产总 量 现行价 不变价 及全厂 合计数 企业管理使用 3 主要产品产量月报表按每个产品报告 本月实际生 产量 本年累计数量 去年同 期累计数量 企业管理使用 生产管理