档案制度管理范文.doc

档案制度管理范文 档案管理制度分发号:文件编号:拟制日期年月日审核日期年月日批准日期年月日1.目的为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。 同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理制度。 2.范围适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3.职责公司人事行政部为本公司员工人事档案的管理部门。 4原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、规范。 5档案管理内容 1、员工入职档案员工入职登记表、身份证复印件、学历学位证复印件、保密协议、农村合作医疗复印件、各类合同、体检报告等。 2、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，辞退等情形。 6.程序 1、新员工报到15天内，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋档案号、员工姓名、性别、档案袋内明细等。 将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案由人事行政部进行统一管理，电子档案入职当天须作好记录。 7.为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下 1、新员工入职、员工调动、任命、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档； 2、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门部长批准。 3、部门部长有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人事行政部部长审核，并报总经理批准。 4、部门部长级别的人事档案，副总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在人事行政部部门内部并在指定人员陪同下调阅。 如需借出人事行政部，需人事行政部部长批准。 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九人事档案归属 1、档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。 部门部长以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 十本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 十本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 借用、查阅人事档案审批表NO.C03AA-_借用/查阅部门借用/查阅人借用/查阅时间归还时间借用/查阅何人档案借用/查阅理由借用/查阅内容借用/查阅人所在部门意见行政人事部审批意见副总经理批示借/查阅人事档