信息化下的会计业务操作流程探析

在传统手工会计核算方式下 会计业务流程表现为 识别所需记录的经济业务 登记日记 账 过入分类账 编制调整前试算表 编制调整分录并过账 编制调整后试算表 编制财 务报表 编制结账分录并过账 编制结账后试算表 编制结转分录并过账 传统会计核算 方法通过长期的实践总结起来主要有总记账凭证法 记账凭证法 科目汇总表法和日记账 法等操作流程 一 传统手工会计业务操作流程的缺陷分析 一 信息来源上的局限性 传统的会计系统与其他子系统没有集成 不能提供实时的会计信息 且以货币为计量 单位 许多重要资源无法用货币计量 传统的财务软件功能单一 难以将整个企业的资源 进行整合 信息使用者更强调未来 强调数据的相关性和灵活性 更多地关注非货币数据 希望从多层次 多视角分析企业的财务状况和经营成果时 信息就明显不够 二 信息处理的局限性 现行会计的信息处理过程是对经过 筛选 的会计数据 通过对原始凭证 记账凭证 明细账及总账进行加工的过程 这个过程有严格的处理原则 按照一定的程序进行 在一 定程度上可以反映经济活动的全貌 但它也存在很大的缺陷 即该过程只是对经济活动的 结果进行反映 从中看不到每项经济活动发生 执行与完成的全过程 三 信息输出的局限性 现行会计信息系统一般都是采用单一化的信息披露模式 将全部会计信息存放于资产 负债表 损益表 现金流量表这三张报表提供给特定的使用者 然而在新的经济环境下 信息使用者的范围越来越广 他们所需要的会计信息也越来越多 单一的信息披露模式已 不能满足他们进行相关决策的需要 二 手工会计业务操作流程与电算化会计业务流程差异的分析 一 是否反映账务处理全过程的差异 由电算化来处理会计业务后 需要手工来做的工作就只剩下汇总原始凭证了 其他的 除了向计算机输入信息和指令外 大部分原先需要手工核算的部分可全部由计算机来完成 电算化在自动处理上与手工处理有着差异 例如 手工核算时如果出现书写的错误 可以 直接改正后盖上个人并标明责任就可以了 或者如果在账目登记上有差错 可以自制一个 说明 然后签章标明责任后就可以作分录冲销 但是电算化程序本身一般都提供记账结账 的逆运算 即如果出现差错操作者通过向软件输入特定的指令就可以恢复到记账或者结账 以前的状态 在将错误改正后便可以重新记账 结账 这样操作下来从账面上根本看不出 任何修改的痕迹 但是会计核算本身就是一个处理的过程 即账簿应该真实全面地反映账 务处理的整个过程 即便是有核算或书写上的错误 也应该将其更正的过程反映在账簿或 凭证中 二 保障会计信息安全问题上的差异 电算化会计业务处理流程的精确度远远超出了人工的核算 一般除了自身程序或者输 入指令错误而造成的计算失误以外 不会再出现其他计算上的错误 然而随着网络技术的 不断发展 人们在日常工作中越来越依赖网络 这同时也对电算化操作带来了一定的隐患 现在市场上流行的财务软件共同特点是本身没有任何网络屏蔽功能 也就是无法从根本上 避免会计信息的泄露 而手工的会计业务操作不会出现这种情况 一会计业务的计算有没 有失误 会计账簿的保存情况等由会计人员的职业道德素质决定 三 财会人员处理会计信息过程的差异 手工会计会计信息与业务过程相分离 只采集存储和加工业务过程中所发生事件的子 集信息 会使财会人员和业务管理人员之间产生隔阂 可能导致业务过程管理与财会工作 中不必要的流程 从而无法有效地起到会计控制的作用 而当前的业务处理新流程 使财 会人员从日常繁杂枯燥的信息处理流程中解脱出来 从核算角色转变成管理控制角色 并 参与制定和实施整个业务处理的过程 四 会计处理程序上的差异 手工会计核算形式本质上是采用直线式数据处理流程 而在电算化会计中通常采用记 账凭证核算形式 对数据采取集中收集 统一处理 数据共享的操作方法 五 相互牵制方法上的差异 在手工会计中主要是通过会计人员之间的职责分离来实现相互牵制 而电算化会计的 会计信息由计算机进行集中化 程序化处理 会使手工处理系统中某些职责分离 使相互 牵制的控制措施失去效用 三 信息化下会计业务处理程序的变化 手工会计业务处理 起初是由计算机专业人员完全模仿手工业务操作流程 把计算机 作为一种通过快速计算来帮助人们降低劳动速度 提高劳动效率的工具 此后会计电算化 不断得到发展 一个比较完善的计算机信息系统也逐步发展起来 目前 所使用的大多数 会计软件仍是基于传统会计循环 电算化会计信息处理的特点 决定了它与手工会计必然 存在明显的区别 概括地说 其区别除了体现在前面所说的差异以外 主要变化还表现在 以下几方面 一 记账的含义发生变化 账簿记录实际上就是将记账凭证按不同的形式进行组织和汇总 手工记账时必须将它 们重新抄写到各有关的账簿上 但电算化后 记账凭证包含了两层意义 一是将当月的输 入到未记账凭证文件中的记录转存到已记账凭证文件中 使经审核的输入凭证成为正式的 会计档案 二是对科目的余额 本期发生额和累计发生额进行汇总 更新 由于手工系统 存在不同的记账程序 各企业要根据业务性质 管理方式规模大小以及经济业务的数量 相应地确定适合自己特点的账务处理程序 而电算化下的记账凭证是指计算机账务处理的 形式和相应的内部数据流程 显然一般只能固定采用一种账簿处理程序 而且其含义也不 同于手工的账务处理流程 例如 当系统不设永久性日记账和明细账时 记账就只是更新 总账中的科目发生余额和当前余额 尤其当连永久性总账都不设置的时候 记账其实只是 对凭证状态的一种确认 手工系统的记账是一个信息分类的过程 而电算化会计系统的信 息分类往往不在记账阶段 而是推 二 对账的含义发生变化 对账是对账簿数据进行核对 以检查记账是否正确以及账簿是否平衡 其目的是为了 保护会计信息的正确性和可靠性 在手工会计中 对账主要包括账证 账账 账实和对三 个方面 账证核对是核对账簿记录与原始凭证和记账凭证的时间 凭证字号 内容 金额 是否一致 记账方向是否相符 账账核对是核对不同账簿是否相符 包括总账与明细账 总 账与日记账 总账与辅助账 会计部门的财产物资保管明细账与使用部门的有关明细账 账实核对是指核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符 通过对账达到账证相符 账 账相符和账实相符的要求 用以确保会计核算的完整性和真实性 在电算化下 由于实行计算机记账和平行登记已经失去了意义 记账程序发生了很大 的变化 因此账账核对 账证核对失去了原来的意义 只要记账凭证录入正确 计算机自 动记账后各种账簿都应该是正确的 平衡的 但是由于非法操作或计算机病毒或其他原因 有时可能出现某些数据被破坏的情况而引起账账不符 同时对网络化系统来说总账和明细 账是由总账系统和其他管理系统分别管理 由于不同系统业务处理时间可能出现不一致 就难会出现不符的情况 因此为了保证账证相符 账账相符 可以使用对账功能由系统自 动核对 而账簿与原始凭证的核对则必须由会计人员人工进行 三 结账的含义发生变化 在计算机环境下 结账的功能主要用于结转各个会计科目的本期发生额和期末余额 同时结束本期的账务处理工作 在这里结账是一个批处理的过程 其处理的内容是将本期 所有的期末余额数据结转到下一期的期初余额 并清除本期的所有借方和贷方发生额数据 最后对本期业务执行封账 而在传统手工处理程序中为了使账簿达到账实 账证 账账相 符 会计人员需要做一系列对账的工作 相比较之下电算化系统的处理程序显得更加简便 易操作 四 期末转账的的含义发生变化 自动转账业务是所有单位在月底结账之前都需要进行的固定业务处理 并且这类转账 业务在企业管理体制或会计核算制度未改变的情况下每个月都要重复进行 不论是哪一种 转账业务 都要通过定义转账凭证 然后由系统自动完成期末自动转账处理 然而在传统 手工会计中 转账业务处理是期末由会计人员根据某些账户的余额或本期发生额填制转账 凭证 登记有关账簿实现的 目前在大部分会计电算化方式下 虽然会计人员的压力有所减轻 但现有的会计电算 化信息系统并未突破手工会计核算方式的框架 仅仅是手工会计业务流程的高度仿真 先 由会计人员手工收集数据 然后进行分类和编制记账凭证 再将记账凭证输入计算机 然 后由计算机自动登记账簿生成会计报表 这种业务流程除了具有手工会计业务流程的特点 外 只是将会计业务流程的许多不必要和无效的中间过渡数据文件 账簿发生额文件 生成 工作 行手工操作也许是必要的 部分程序化 会计人员在计算机软件功能的指导下按照老 模式来进