2013年客户服务部工作总结.docx

2013年客户服务部工作总结2013年对于福赛德物业来说，可以说是飞速成长和大跨越、大发展的一年，也是公司全员在不断改进、提升和完善各项管理机制的一年。客户服务部作为一个成立仅半年的职能部门得到了公司领导的关心与支持，同时也得到了公司各职能部门、项目管理处及地产事业部其他职能部门的大力支持与协助，通过部门员工半年来的努力工作，各项工作制度、流程、培训不断得以完善和落实，各项目管理处质保维修、规划设计施工缺陷整改、房屋交付、装修违建管理、服务品质、社区文化建设不断推进和发展，秉承集团公司“2013客户年”及福赛德物业“全心全意为客户服务”的理念，始终以客户的物业保值增值、为客户提供良好的工作、居住、经营环境作为部门员工的工作准则。新年将至，回顾这半年来的客户服务工作，有得有失，有合作也有争吵、有辛苦也有汗水、走了不少弯路也探索到不同捷径。共同取得了阶段性的成果和经验，为后期其他项目的客户服务工作奠定了基础。现将今年的工作总结如下：（一）2013 年度工作成果及计划完成情况一、各项目管理处质保维修、规划设计施工缺陷整改1、质保维修、规划设计施工缺陷整改是客户服务部的重要工作之一，在地产客户服务中心的大力指导及支持下，按照奥山地产工程维修服务程序、奥山地产客户投诉处理程序、奥山维修组维修扣款、签证工作程序及其他岗位说明书、作业指导书组建了欧5期、V公馆、怡江苑、怡君苑、怡景苑、CC尚品、黄石奥山星城等项目的维修组，并确定维修组成员。以上维修组承担了奥山地产旗下所有商品房、还建房质保期内的质保维修工作。2013年质保期内客户报修处理情况统计表项目管理处报修户数报修条数已完成维修户数已完成维修条数维修关闭率欧景苑5期7484708095.20%V公馆65571764870798.60%怡江苑50050330035370.20%怡君苑17728415525589.80%怡景苑31536429834695%合计1721195214711741注：该数据日期为2013.6.52013.12.19，维修关闭率是以报修即完成维修条数为基数。经统计分析，在这1952条客户报修中：部品报修11条、电气工程报修272条、给排水报修137条、公共部分报修148条、裂缝报修220条、门窗工程报修538条、土建渗漏报修558条、卫生洁具报修2条、装饰工程报修66条。质量类别统计见下表： 从2013年6月5日截止到2013年12月19日，欧5期、V公馆、怡江苑、怡君苑、怡景苑维修组累计受理维修诉求1721户1952条。其中：欧5期74户84条、V公馆655户717条、怡江苑500户503条、怡君苑177户284条、怡景苑315户364条。累计关闭维修70户80条、648户707条、300户353条、155户255条、298户346条。维修完成情况见下表：2013年质保期内质量类别统计表项目管理处质量类别部品电气工程给排水公共部分裂缝门窗工程土建渗漏卫生洁具装饰工程欧景苑5期019102105101V公馆102725126124178209216怡江苑116321928136104041怡君苑05021439828106怡景苑0136992713211302合计11272137148220538558266总计1952在日常工作中，客户服务部对各项目管理处维修组不断培训，使维修组成员能按照奥山地产客服中心的支持性文件要求完成质保期内维修工作，同时客户服务部积极协助各管理处与奥山地产武汉城市公司项目部、客户服务中心、工程管理中心、成本合约中心、研发设计中心、各项目工程总包及分包单位协调沟通，积极落实各种质保期内整改维修工作。2、由于目前地产事业部在规划设计、施工安装、监理、验收移交等环节对物业管理的认识及重视不够，导致项目交付后对物业管理、设施设备维护、物业运营成本、安全隐患等造成诸多影响。为此，客户服务部从业主与非业主使用人及物业管理和运营的角度出发对物业规划、楼宇设计、设备选型、功能规划、施工监管、工程竣工、验收接管等问题以工作报告、工作联系函、请示函、对地产事业部台账、地产事业部例会议题等向地产事业部进行多方面的反馈及跟进落实，同时提出合理方案和建设性意见。截止到2013年12月19日，2013年度客户服务部共发送工作报告、工作联系函、请示函164份。其中：工作报告5份、工作联系函151份、请示函8份。3、客户服务部全年共处理的重要及典型客户投诉7件，客户投诉最为集中的是工程质量及销售服务，其中分别为：1) V公馆D1-2-3401王飞家中多处墙面、天花阴角渗水问题；2) V公馆D3-2901易新建家中墙面多处渗水、裂缝问题；3) V公馆20#商铺刘聘婷商铺墙面及天棚多处渗水问题；4) V公馆D2、D3、D4、D5栋楼5号房阳台与售房合同约定标准不一致赔付事宜；5) 欧景苑5期A-101唐莉家中水泵房噪音问题；6) 欧景苑5期A-2902齐婧媛 家中墙面及天花阴角多处渗水问题；7) 怡江苑C-2-203王文华家中因排污管堵塞导致反水赔付事宜；二、客户服务各项制度、流程、操作手册、培训等客服体系建设1、2013年对于客户服务部而言是建设性的一年，很多工作刚刚起步及开展，公司领导及各项目管理处对客户服务部赋予了很大期望。部门全员按照公司的发展思路及理念发扬努力学习、不耻下问、积极进取、端正态度的精神不断摸索出新的管理方法及经验，为各项目管理处的客户服务工作保驾护航。2013年在客服体系建设方面也取得了一些成效。2、部门成立之初在胡立君及虞成姝两位培训师的组织下，客户服务部对各项目管理处客服、保洁人员组织培训13场次，外出参观学习1次，共计156人次。其中保洁工作完成保洁人员入职培训、仪容仪表、小区及售楼部保洁服务标准、组建各项目保洁部门架构、组织参观学习武汉奇峰石材护理公司石材展示及设备演练中心、协助完成恩施项目开荒保洁以及保洁培训考试等工作；客服工作完成客服职业道德、职业规划、客餐接待、仪容仪表、行为规范、建立客服人员工作标准以及客服培训考试等工作。3、为了提高各项目管理处工程维修组的工作效率，保障维修程序的正常运行，客户服务部联合地产客服中心对欧5期、V公馆、怡江苑、怡君苑、怡景苑、黄石奥山星城、CC尚品等项目管理处共集中组织工程维修、签证扣款培训、答疑11场次，共计98人次。客户服务部深入各项目管理处现场组织维修程序培训8次，共计56人次。通过不断的培训及指导，让各项目维修组成员充分理解透彻质保维修程序、流程、报表的填写以及软件录入等。4、编制智能物业管理系统维修诉求登记操作手册、VIP客户拜访方案、客户满意度调查方案等操作操作性文件及制度，配合品质管理部编制商铺装修服务流程，配合集团风险控制中心、地产成本合约中心、客户服务中心等部门编制奥山地产总包工程质量保修协议、分包工程质量维修协议、维修保养协议等规范化文件。5、在部门业务和团队建设方面建立了客户服务部岗位说明书、工作职责、部门组织架构、培训计划等，在后期将建立部门工作流程、各岗位工作流程、部门激励考核制度、客户回访制度、物业管理投诉处理程序、客户资料收集整理制度、物业管理法律法规、政策宣传制度等。同时加强部门档案管理，对各种文件进行整理、归类、装订和存档。在部门内倡导互相补位、互相支持的工作氛围，在一个项目需要帮助时能够及时组织部门力量进行支持与协调。6、为了了解公司的优势竞争力及劣势，探索提升物业服务品质内容，倾听客户心声及建议，增进企业与客户的沟通渠道,发掘客户的潜在需求，提升客户满意度与忠诚度，为公司运营决策提供数据分析。客户服务部在公司领导的组织下计划对各项目进行2013年度客户满意度调查，此次调查将涉及到奥山星座、欧5期、V公馆、怡君苑、怡江苑等项目，对调查结果将进行数据分析，通过调查活动，发现影响客户满意度的关键因素并制定有效的客户满意策略，满足客户的要求并争取超越客户期望值。坚决执行“全心全意为客户服务”的理念。三、 其他工作1、针对各项目管理处工作中存在的一些流程不顺、职责不清、协调不力的问题。由部门牵头协调相关部门解决的各项目管理处的专项问题和遗留问题，通过组织专题会议的方式提高解决问题的效率及力度。在7月26日组织召开K1-1项目总包及分包单位会议，从K1-1项目开始，在会议上向各施工单位项目负责人传达奥山地产及物业公司的维修、投诉处理要求及精神，要求各承建单位按时保质保量履行维修义务。同时每周二召开由地产客服中心及客户服务部组织的物业维修组碰头会，通过碰头会达到信息传达有效、任务落实具体、问题解决及时的目的。使各类专项问题及遗留问题能有跟进、有推进、有落实。2、 奥山世纪广场在奥山集团的全力打造下在11月16日盛大开幕，客户服务部配合奥山商业管理有限公司、K2-1项目部、物业项目部、品质管理部对商户装修相关协议的签订、装修现场管理、巡查、整改、装饰建材及垃圾清运提供有力的支持与服务，协助品质管理部编制了相关装修协议、制度、表格及流程等支持文件。3、配合运营中心、技术中心、行管中心对怡景苑、CC尚品、黄石奥山星城房屋交付制定及提供交房方案、分户验收记录及整改、物业服务协议、两书、人力增援等相关服务与支持工作。及时与地产事业部、物业项目管理处沟通、协调，解决交房前期影响交房计划节点的专项问题。4、2013年，客户服务部继续贯彻服务广大客户、服务各项目管理处的指导思想，在做好客户服务的基础上，尽量摆脱客户服务工作的局限，2014年，将积极开展主动服务提升公司的客户服务水平。1）、主动配合品质管理部补充、完善物业品质管理标准及细则；2）、主动配合各项目管理处物业管理费、临时电费以及其他费用的收缴工作；3）、根据近2年来奥山地产各项目的规划设计、施工缺陷，主动为技术中心、设备管理部提供物业管理前期工程介入的标准、要求及细则；完善物业的使用功能，改进、改善物业的具体设计，便于日后物业管理，为竣工验收和接管验收打下基础4）、主动组织各项目维修组在项目交付阶段（6个月12个月）对空置房、未出售房、未装修房进行排查，统计房屋质量问题并开单维修。制作各项目工程质保期统计明细表，（12个月24个月）在各总包、分包工程质保期到期之前发出通知，由客户报修房屋质量问题并开单维修；（二）客户服务工作中存在的问题及改进计划一、进一步加大“全员客服”理念的执行与落实经过半年的质保期内维修、规划设计整改工作发现：部分总包及分包单位项目负责人对客户服务的重视程度不够，带有回避、逃避、甚至抵触的态度，在处理客户报修、投诉时工作协调难以打开局面。而目前各项目维修组受理的客户报修、投诉75%是关于工程质量问题的，这是公司提升服务品质从而增强竞争力的重点和关键。这些承建单位一是推卸责任，常常以“这是建筑通病”、“出现这样的问题正常”等简单方式来对待客户的报修与投诉；二是敷衍了事，维修方案差、投入技术能力差，导致维修质量不高出现反复维修；三是维修响应不及时，部分质量问题几分钟就能解决，但偏偏要拖上几天、十几天甚至要几个月，甚至完全不履行维修义务。针对以上暴露出的典型问题，需要不断培训灌输“全员客服”的理念,通过各项目维修组成员的日常工作影响所有总包及分包单位项目负责人。通过沟通、交流、工程维修明细表、维修日报表不断向这些项目负责人传达施工过程中所出现的问题对奥山集团提升客户满意度与忠诚度、奥山地产合作伙伴、工程进度款与质保金结算的影响。二、完善工程质保维修、扣款签证工作目前各项目维修组承担了奥山地产旗下所有商品房、还建房质保期内的维修工作。维修组小部分成员对质保维修工作也存在推卸、敷衍的现象。主要体现在报表数据不能及时正确的录入、维修过程中没有跟踪、不能及时向客户反馈维修进度及结果、将扣款签证程序当做杀手锏等。针对以上问题，首先不断对维修信息员加强培训与考核，因为维修信息员从报修到关闭是贯穿全程的，所有的维修是必须体现在物业管理软件里的，最终是以维修明细表和维修日报表的数据为结果导向，这些数据真实反映了整个维修组的工作水平和能力。其次是加强对项目主管维修工程师及维修工程师的培训，按照奥山维修组岗位说明书的要求严格执行维修流程，做到报修能上门查看、与客户能良好沟通、维修方案能参与制定、维修过程能及时反馈。同时客户服务部也一直对各种复杂维修全程介入，帮助各项目管理处通过沟通协调维修单位确定维修方案、预算以及客户的沟通解释工作。三、建立顺畅的工作流程和部门分工，提高工作效率通过技术中心对公司OA的不断开发，使各项目管理处与总部各中心、各职能部门之间能及时、高效、快捷的处理各种问题及信息共享。OA中工作报告及工作联系函的目的主要是为了解决各项目管理处的管理层、执行层无法决策、解决亟需总部各中心各部门协助的专项问题。但部分员工遇到问题无法判定、无法甄别、没有解决方案、没有协调组织能力，所发的工作报告目的不明确、数据信息错误、不全面的现象屡屡出现。抱着“会哭的孩子有奶吃”这一思想：反正发给总部去解决，总部会帮忙组织协调沟通，自己就什么都不用管，也没有责任！同时在公司对工作报告审批效率进行考核的情况下将工作报告视为“烫手山芋”。针对以上暴露出的问题，客户服务部将尽快联合品质管理部对OA工作报告上报总部发函解决的工作流程及职责尽快划分，编制OA工作报告、工作联系函审批制度，确定各部门、各项目管理处的责任和义务范围。打破各种依赖、懒惰思想，提高工作效率。四、客户服务体系的建立与完善2013年，在公司领导的决策下决定通过