内部控制指引7流程图——采购业务

第第 7 章章 企业内部控制流程企业内部控制流程 采购业务采购业务 7 2 采购与验收控制采购与验收控制 7 2 1 采购业务招标流程采购业务招标流程 1 采购业务招标流程与风险控制图 采购业务招标流程与风险控制采购业务招标流程与风险控制 不相容责任部门不相容责任部门 责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险业务风险 总经理需求部门采购部经理采购部供应商 阶阶 段段 D1 D2 D3 开始 审核 结束 采购招标违反国 家法律法规 可 能使企业遭受外 部处罚 经济损 失和信誉损失 采购招标过程违 反法律法规和企 业规章制度 可 能使企业受到有 关部门处罚 从 而造成资产损失 采购招标评审不 规范 可能导致 企业选择不合格 供应商 签定的 合同不符合国家 相关法律法规 可能给企业带来 不必要的损失 准备招标文件 1 审批 3 索取资格 审查文件 采购预算 编制招标书 2 发布招标广告 填报资格 审查文件 采购预算 进行资格审查 确定 合格供应商 发售标书购买标书 填报标书接收标书 初步评审组织论证 选取 最终中标者 宣布 中标单位 签定合同签定合同 提供相关资料 参与论证 4 5 6 7 8 9 2 采购业务招标流程控制表 采购业务招标流程控制采购业务招标流程控制 控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明 D1 1 对需要进行招标的采购业务 采购部准备招标文件 编制 采购招标书 报采购部 经理审核 2 采购部发布招标广告 说明招标方式 招标项目的名称 用途 规格 质量要求及数 量或规模 履行合同期限与地点 投标保证金 投标截止时间及投标书投递地点 开 标的时间与地点 对投标单位的资质要求以及其他必要的内容 D2 3 采购部收到供应商的资格审查文件后 对供应商资质 信誉等方面进行审查 4 采购部通过审查供应商各方面指标 确定合格的供应商 5 采购部向合格的供应商发售标书 供应商填写完毕后递交到采购部 阶 段 控 制 D3 6 采购部对供应商的投标书进行初步审核 剔除明显不符合要求的供应商 7 采购部经理组织需求部门 技术部门 财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标 书进行论证 选出最终的中标者 8 最终中标者经总经理签字确认后 由采购部相关人员宣布中标单位 9 采购部经理代表招标方签定 采购合同 应建 规范 采购管理制度 采购招标管理规定 相 关 规 范 参照 规范 中华人民共和国招标投标法 中华人民共和国合同法 文件资料 采购合同 采购招标书 合格供应商名单 中标单位通知书 责任部门 及责任人 采购部 请购部门 总经理 采购部经理 采购主管 采购专员 7 2 2 供应商的评选流程供应商的评选流程 1 供应商的评选流程与风险控制图 供应商的评选流程与风险控制供应商的评选流程与风险控制 不相容责任部门不相容责任部门 责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险业务风险 总经理采购部经理采购部相关部门供应商 阶阶 段段 D1 D2 D3 2 供应商的评选流程控制表 供应商的评选流程控制供应商的评选流程控制 控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明 阶 段 控 D1 1 采购部通过不同途径 面谈 调查问卷等 收集供应商信息 主要包括供应商信誉 供货能力等方面的信息 开始 结束 供应商调查表 设计不标准 不 合理 可能导致 漏选优秀的供应 商 比质比价采购制 度不完善 可能 造成候选供应商 不符合企业要求 现场评审过程不 规范 可能导致 企业选择不合格 的供应商 收集供应商信息 发放 回收调查表 提出候选名单 编写 现场评审报告 配合 确定 供应商名单 组织现场评审参与评审 进行比质比价 采购物资分类 审核 现场评审 是 审核 审核审批 否 1 参与 2 3 4 5 6 资料存档 D2 2 采购部和使用部门依据收集到的供应商信息 参照企业 比质比价采购制度 等相关 文件 对供应商进行比质比价 3 采购部根据比质比价结果 参照 供应商选定标准 提出 候选供应商名单 报采 购部经理审核 制 D3 4 采购部通过采购物资的分类 根据实际需要判断是否需要组织现场评审 需要进行现 场评审的供应商 采购部组织现场评审 请购部门 生产部门 财务部门 仓储部门 以及质检部门等相关部门参与 对无需现场评审的供应商 可直接提出供应商的等级 排序名单 5 现场评审后 采购部汇总评价结果 确定供应商的等级排序名单 报采购部经理审核 6 采购部根据采购部经理的审核结果确定 供应商名单 并报采购部经理审核 总经 理审批 应建 规范 采购管理制度 供应商选定标准 供应商评价制度 比质比价采购制度 相 关 规 范参照 规范 企业内部控制应用指引 文件资料 供应商名单 供应商调查表 现场评审报告 责任部门 及责任人 采购部 财务部 生产部 仓储部 总经理 采购部经理 采购主管 采购专员 7 3 采购付款控制采购付款控制 7 3 1 付款审批业务流程付款审批业务流程 1 付款审批业务流程与风险控制图 付款审批业务流程与风险控制付款审批业务流程与风险控制 不相容责任部门不相容责任部门 责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险业务风险 总经理采购总监财务部采购部经理采购专员 阶阶 段段 D1 D2 2 付款审批业务流程控制表 付款审批业务流程控制付款审批业务流程控制 控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明 阶 段 D1 1 采购专员定期汇总采购合同及采购订单 办理付款事项 2 采购专员对采购合同约定的付款条件以及采购发票 结算凭证 检验报告 计量报告 开始 结束 付款方式不恰当 执行有偏差 可能 导致企业资金损失 或信用受损 付款申请单据不充 分 不完整 相关 审批权限模糊 可 能导致企业资产损 失 资源浪费或发 生舞弊行为 审批 填写 付款 申请单 和 应付账款表 汇总采购 订单 合 同 审核付款条件 采购发票等相 关凭证 审核审批 安排付款 事宜 发出付款 通知 通知供应商 结款 权限外 1 2 审核 通过 4 3 未通过 通过 未通过 和验收证明等相关凭证的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 并核对合 同执行情况 汇总应付账款 控 制 D2 3 采购专员填写 付款申请单 和 应付账款表 提交采购部经理审核 确保数字准 确无误 4 财务部出纳依据采购合同相关协议 发票等对付款申请进行复核后 提交采购总监和 总经理根据权限进行审批 办理付款 应建 规范 采购管理制度 付款审批权限规定 相 关 规 范 参照 规范 企业内部控制应用指引 文件资料 付款申请单 采购合同 采购订单 应付账款表 责任部门 及责任人 采购部 财务部 总经理 采购总监 采购部经理 采购专员 出纳 7 3 2 预付账款管控流程预付账款管控流程 1 预付账款管控流程与风险控制图 预付账款管控流程与风险控制预付账款管控流程与风险控制 不相容责任部门不相容责任部门 责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分 业务风险业务风险 总经理财务部采购部经理采购专员供应商 阶阶 段段 D1 D2 D3 2 预付账款管控流程控制表 预付账款管控流程控制预付账款管控流程控制 控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明 开始 结束 预付款期限 金额 不合理 可能导致 企业呆坏账增加 付款形式审批权限 不明确 可能造成 企业资金周转困难 预付账款过程不规 范 可能导致企业 资金损失或发生舞 弊行为 填写 预付 款申请单 确定预付款 采购形式 审核 付款 收款备货 出具发票 1 3 4 协商 审核审批 签定 采购 合同 签定 合同 下达采购 订单 审核审核审批 交货 通知 安排收货 验收入库 安排支付余 款 付款 审核审核审批 通知供应商 查收货款 确认收款 开具发票 索取 发票 进行账 务处理 2 5 6 7 预付款金额过高 可能导致企业财产 损失 通知供应商 查收货款 D1 1 采购专员与选定的供应商就采购方式 付款方式 采购项目 货品价格等进行协商 谈判 双方达成一致意见后 确定采购付款方式为预付款 交采购部经理和财务部审 核 总经理审批后签定 采购合同 2 采购专员根据企业生产 经营的实际需求发出采购订单 详细说明采购货品的数量 质量 技术指标要求 价格和交货日期等内容 D2 3 采购专员依据采购订单计算预付款数额 填写 预付款申请单 交采购部经理 财 务部审核 总经理审批 4 财务部出纳按照相应程序将货款划入供应商账户 保存好汇款或付款凭证 同时告知 采购专员 阶 段 控 制 D3 5 经验收确定货品不存在质量等问题后 采购专员根据合同规定安排支付剩余货款 填 写 应付账款单 上报采购部经理 财务部审核 总经理审批 6 经总经理审批后 财务部按照相应