office2000培训教材

OFFICE 2000 培训教材培训教材 目目 录录 第一章 第一章 OFFICE 2000 办公软件介绍办公软件介绍 第二章 第二章 Word 2000 基础知识基础知识 第三章 第三章 EXCEL 2000 基础知识基础知识 第四章 第四章 PowerPoint 2000 基础知识基础知识 第五章 第五章 FrontPage 2000 基础知识基础知识 第一章 第一章 OFFICE 2000 办公软件介绍办公软件介绍 Office2000 中文版是 Microsoft 公司继 Office 97 之后 面向 21 世纪推出的一套功能强 大的办公自动化应用软件 它不仅继承了 Office 97 的 Windows 界面一致性 操作直观 数据共享 版面丰富 自动格式编排等优秀特性 而且还包含了在整个软件包的新增和改 进功能 一 自定义安装项目 其实 在 Office 97 中用户已可以自定义安装项目 但通过 Office2000 的安装过程 您 可以看到对各种项目的选择在一个树形菜单中就可实现 真是一目了然 二 方便的用户界面 1 个性化菜单 当您第一次启动 Office 2000 时 该应用程序的菜单只包含经常使用的命令 而不常 使用的命令不立即出现在菜单上 在每个菜单的底部 是一个将菜单扩展到所有选项的按 钮 通过此按钮 用户仍可容易地找到所有菜单命令 另外 菜单将根据智能感知规则 即计时 循环等 自动扩展和调整 经过一段时间的使用之后 菜单将显示使用最频繁 的命令 从而大大地简化了界面 您还可以自定义或关闭此项功能 2 个性化工具栏 与个性化的菜单类似 Office 2000 的工具栏重叠显示在一行上 您可以通过带有 符号的 其他按钮 来显示整个工具栏并使用该工具栏内的其它按钮 经过一段时间 工 具栏会将您最常用的按钮显示在界面上 另外 您仍然可以拖动工具栏使其完全显示在界 面上 3 自定义工具栏 您只需在任何一个工具栏上单击 其他按钮 按钮 然后单击出现的 添加或删除按 钮 就会显示一张该工具栏上潜在按钮的列表 您可以选择所想显示的按钮和清除不想显 示的按钮 如果还想进步设置工具栏 可以单击按钮列表最下端的 自定义 按钮 4 增强的打开 保存对话框 在 Office 2000 中对打开 保存对话框进行了许多改进 包括更容易访问更多的文件 减少杂乱和一步选择所有最常使用的文件 该软件为普通文件管理任务 例如复制 移动 删除文件 增加了一个工具栏 还为经常使用的文档所在的文件夹提供了位置栏 一些类 似 Outlook 的图标 以帮助用户摆脱永远混乱不堪的分层目录结构 包括 历史 My Document 桌面 收藏夹 Web 文件夹 还增加了一个 返回 按钮 使用户可 以容易地回到先前访问过的文件夹 而不必考虑它们在目录结构中的位置 5 多重剪贴板 Office2000 对以前单步的 复制 和 粘贴 功能进行了扩展 Office 2000 剪贴板 允许用户从一个或多个文档 电子邮件 Web 页面 演示文稿或其他文件方便地复制多达 12 个文档 电子邮件 Web 页面等一次全部粘贴功能 6 直接预览字体 我们在 Office 97 的字体下位列表中选择一种字体时 可能并不知道该字体的具体风 格 以及是否真的喜欢 如果不喜欢 可能要尝试多次字体选择才找到需要的字体 为了 节省时间 在 Office 2000 的字体下拉列表中直接显示了该字体的样子 这可方便多了 7 快速文件切换 快速文件切换 类似 单一文档界面 提供了直接访问任何单个 Office 文档 而不是 应用程序本身的 方法 如果某一用户在任一个 Office 2000 应用程序中打开了多个文档 那么每一个文档都将在 Windows 任务栏上有一个自己的按钮 8 多语言支持 Office 2000 应用程序现在为 Unicode 提供了更好的支持 允许用户在单一版本中输 入并显示任何一种所支持语言的文字 Unicode 也允许用户输入附加的 超出旧系统代码 页范围的亚洲国家和地区的字符 9 扫描仪和数字照相机的支持 用户可将支持 TWAIN 界面的扫描仪和数字照相机制作的图片直接插入 Office 2000 而不必运行独立应用程序 在某种扫描仪上 只要单击一下即可插入图片 剪辑和 解决方案将自动设置 用户还可以使用数字照相机一次选择和插入多个图像 10 对 2000 年问题的解决 Microsoft Office 2000 对 2000 年问题进行了解决 是支持可管理的四位年份转换的 应用程序之一 例如 它允许管理员或用户将日期 2 2 02 设置为 1902 2002 或是 9002 11 增强的 Internet 功能 对 Internet 功能的增强是 Office 2000 突出的特色 它包括多个方面 与 HTML 互通 在将 Office 文档转换为 HTML 格式时 Office 2000 以图形的本地格 式和浏览器格式两种方式保存图形 这使以后利用适当的工具来编辑非位图格式的图形更 加方便 Office 2000 还包含一个新版本的照片编辑器 使扫描图像和其他位图图像的处 理更为方便 联机数据分析 Microsoft Excel 和 Microsoft Access 可向用户提供接收数据 分析 数据 制作报表的能力 并提供了一些工具 使数据库开发者及用户可以通过普通工具浏 览器来充分存取重要数据 Office Server Extensions Office 2000 的 Office 服务器扩展 OSE 在现有的 Web 技术下提供了一种方法 使 Web 成为一个能同其他人及各类信息进行协同工作的友好 环境 通过 OSE 您可以将文档发布到可用 Web 服务器上 可利用资源管理器来浏览 Web 服务器上的内容 或是对 Web 文档协同处理 交流批注信息 还能在文档被更改后收 到通知 自我检测与修复 在某些情况下 Office 会出现一些问题 例如文件的字体损坏或模板的 丢失 这类问题要花费数小时才能发现并加以修复 Office 2000 提供的 检测及修复 扫描非关键性 Office 2000 文件 以寻找用户计算机的原始安装状态与当前状态之间的差 异 然后在可能的地方修复这些问题 在这一部分中 我们将帮助大家认识 WORD2000 EXCEL2000 和 PowerPoint2000 的界面 风格 了解 WORD2000 EXCEL2000 和 PowerPoint2000 的各个组成部分 知道它们的基 本用途 第二章 第二章 Word 2000 基础知识基础知识 学习目的 使读者能够认识 Word 2000 的界面风格 其中包括各个窗口的组成以及各种不同的页面视 图方式 能够熟练地了解 Word 2000 的各个组成部分 知道 Word2000 的基本用途 使读者 对 Word 2000 的学习产生兴趣 学习内容 Word 2000 中文版的启动 界面的各个组成部分 选择不同的页面方式进行浏览 最后能 够安全的退出 Word 2000 本节重点在于介绍并且让读者掌握 Word 界面的各个组成部分以及 Word 提供给我们的各种 不同的视图方式 Word 2000 新增功能新增功能 Word 2000 可以即点即输 文字的输入不一定要从文件第一行开始 只要在页面任意 处双击鼠标左键 就可以开始输入 对于使用表格 可以用拖动方式直接调整表格的大小 不需要使用表格命令来修改表格格式 可以将表格拖放到文章的任何一处 并且可以让表 格并排 文章可以自动环绕在表格四周 可以在表格中插入表格 变成嵌套表格 Office 2000 通过和 NetMeeting 联机会议 结合 使得在办公室或分散于世界各地的用户都可以 利用联机会议的方式 即时编辑同一份文件 并且可以在同一篇文件中输入多种文字 如 中文 英文 日语和韩文等 IE5 0 中可以选择安装其他语言输入法 还可以将 Word 文 件作为电子邮件发送 1 1启动 Word 2000 我们所用的 Word 2000 是 Microsoft 推出的 Office 2000 中的一个组成部分 它的功能 在于编辑各种文档 比如说我们常用的信件 传真 公文 报纸 杂志 书刊和简历等等 随着文档制作软件 Word 系列的不断完善 给我们提供了许多方便优越的性能 可以让我 们在极短的时间内完成我们想实现的任务 在 Windows 95 或者 Windows 98 系统中启动 Word 的方法有很多 我们介绍几种常用的启 动方法 希望大家能够熟练掌握 1 1 1 开始 菜单来启动 Word 2000 可以这样来完成 1 单击 Windows 任务栏中的 开始 按钮 随即弹出 开始 菜单 2 将鼠标指针指向 程序 命令显示出 程序 下的菜单 如图 1 1 所示 3 单击 程序 菜单下的 Microsoft Word 命令 就可以启动 Word 1 1 2 利用文档启动 Word 2000 我们可以通过从 我的文档 Windows 资源管理器 或 我的电脑 中 选择文档启动 Word 要启动 Word 并且同时打开指定文件 只要在 我的文档 Windows 资源管理器 或 我的电脑 中双击一个 Word 文档的文件名就可以了 另外 我们如果要打开一个最近使用过的文档 可以单击 开始 文档 找到想要打 开的文件 双击文件名 图 1 1 在 开始 中选择 Microsoft Word 命令 1 1 3 双击桌面上的 Word 2000 快捷方式图标 我们可以把 Word 2000 图标放在桌面上 以后可以双击此图标来启动 Word 2000 在 桌面上创建 Word 2000 快捷方式图标的方法如下 1 桌面的空白区内单击鼠标右键 随即弹出一个菜单 2 单击 新建 快捷方式 出现 创建快捷方式 对话框 3 单击 浏览 按钮 出现 浏览 对话框 找出 Office 2000 应用程序所在的文件夹 进一步选择 Office 子文件夹 选择 winword exe 文件双击 将其路径加入到 快捷方 式 对话框的 命令行 的文本框中 如图 1 2 所示 图 1 2 显示 快捷方式 对话框 4 单击 下一步 按钮 在出现的 选择程序标题 对话框中输入快捷方式的名称 然 后单击 完成 按钮 这样 我们就在桌面上创建了一个 Word 2000 的快捷方式图标 只要双击它 就可以 启动 Word 2000 了 要删除该图标 只要用鼠标右键单击它 从出现的菜单中选择 删除 命令 会出现一个 确认文件删除 对话框 单击 是 按钮就完成删除 1 2Word 2000 窗口的组成 启动 Word 2000 时 我们首先会看到 Word 的标题屏幕 随后便可以进入 Word 的工 作环境 如图 1 3 所示 其中主要包括以下一些组成部分 标题栏 菜单栏 工具栏 标 尺 编辑区 滚动条和状态栏等 下面我们分别介绍 图 1 3 Word 2000 的工作环境 1 2 1 标题栏 标题栏位于窗口的最上方 激活状态时呈现蓝色 未被激活时呈现灰色 标题栏包含 了控制菜单按钮 所要编辑的文档名 程序名称 最小化按钮 还原按钮和关闭按钮 单 击标题栏右侧的控制菜单按钮 将显示出如图 1 4 所示的 Word 控制菜单 Word 控制菜单 中的命令用于改变窗口的大小 位置和关闭 Word 等 为了使 Word 窗口充满整个屏幕 可以从 Word 控制菜单中选择 最大化 命令或单 击标题栏右端的 最大化 按钮 如果单击标题栏中的 最小化 按钮 Word 窗口则缩小 为一个图标显示在任务栏中 单击该图标 又可以回复为原窗口的大小 选择 Word 控制 菜单的 关闭 命令或者单击标题栏中的 关闭 按钮 可以退出 Word 如果在文档窗口 中编辑的文本还没有进行保存 单击 关闭 时 将会出现提示是否保存当前的文档 图 1 4 Word 2000 控制菜单 1 2 2 菜单栏 菜单栏位于标题栏下方 我们可以通过选择菜单命令来告诉 Word 执行的功能 Word 2000 提供给我们自动记录功能 也就是说 Word 记录了我们的常用操作习惯 只在菜单中 显示最近常用的命令 这为我们选择常用命令提供了很大的方便 如果某些命令在一段时 间内没有被使用 就会自动隐藏 在每个菜单的底部都有一个箭头按钮 可以显示全部的 菜单命令 如图 1 5 所示 图 1 5 Word 2000 的智能化菜单 要选择菜单中的命令 可以用鼠标 同时也可以用键盘来选择 下面我们讲述如何使 用鼠标和键盘选择命令 使用鼠标选择命令 使用鼠标选择命令 1 将鼠标指针指向菜单栏的菜单名 然后单击鼠标左键 2 当出现下拉菜单时 便可以单击需要的命令 如果我们看到某个命令之后带有省略号 说明在看见该命令时会出现对话框 反之 则会直接产生我们想要实现的效果 使用键盘命令 使用键盘命令 1 按下 Alt 键激活菜单栏后 可以键入菜单名后带下划线的字母 例如 按 Alt E 键可 以打开 编辑 下拉菜单 2 当出现下拉菜单时 可以使用键盘的上下编辑键将高亮条移到要选择的命令上按回车 键 当然也可以直接键入命令之后带下划线的字母 例如 当出现 编辑 下拉菜单 时 可以直接键入 Z 来选择 撤销 命令 使用快捷键选择命令 使用快捷键选择命令 快捷键是我们更为常用的一种选择方式 当我们浏览菜单时 会看到 Ctrl N Ctrl E 这样的组合 这些组合就是快捷键 我们可以直接按这些快捷键来选择对应的命令 比如 按 Ctrl Z 可以撤销上一步的操作 1 2 3 工具栏 工具栏位于菜单栏下方 Word 可以将一些常用的命令制作成按钮 然后按照不同的功 能列不同于的工具栏中 我们用鼠标单击某个按钮 就可以快速执行这个命令 例如 新 建 打开 保存 剪切等命令就被放入了工具栏中 原来需要好几步才能完成的工作 现 在只要用鼠标在对应的命令按钮上单击就可以了 显示或隐藏工具栏 在 Word 缺省的情况下 我们只能看到 常用 工具栏和 格式 工具栏 另外 Word 还提供给我们许多工具栏 由于我们的屏幕空间有限 不可能把它们全部显示在工具 栏中 我们一般只把最为常用的命令制成工具按钮放在工具栏中 具体操作步骤如下 1 选择 视图 工具栏 命令 出现如图 1 6 所示的菜单 2 工具栏 菜单中列出了可以显示或隐藏的工具栏 其中我们看到 常用 和 格式 的左侧出现 标记 如果我们要显示某个工具栏 只要单击 工具栏 菜单中相应的 工具栏名称 这时其左侧出现 标记 说明想要的工具栏已经选中 反之 如果要隐 藏某个工具栏 只要选择 视图 工具栏 命令 单击 工具栏 菜单中相应的工具栏名 称 以取消左侧的 标记 小技巧小技巧 可以在工具栏中的命令按钮上单击鼠标右键 从出现的快捷菜单中选择显示或隐藏的 工具栏名称 我们在使用 Word 工具栏提供的命令按钮时 往往不能满足需要 那么可以自己在工 具栏中创建我们常用的命令按钮 具体操作步骤如下 1 选择菜单 工具 自定义 命令 然后单击 工具栏 标签 2 单击 新建 按钮 出现 新建工具栏 对话框 3 在 工具栏的名称 文本框中输入新的工具栏名称 我们可以命名为 我的工具栏 图 1 6 工具栏菜单 3 在 工具栏的有效范围 列表框中选择该工具栏所适用的模板或文档 如果我们只是 在一个文档中使用 可以选择文档的名字 如果在以后所有的文档中使用 可以选择 Normal 4 单击 确定 按钮 就在正文区域的左上角出现一个空的工具栏 5 如果要删除创建的 我的工具栏 可以选择菜单 工具 自定义 命令 单击 工具 栏 标签 选择要删除的工具栏名称 然后单击 删除 按钮 在出现的消息框中单 击 确定 按钮 向工具栏中添加命令按钮向工具栏中添加命令按钮 我们要向工具栏中添加命令按钮 具体操作步骤如下 1 选择菜单 工具 自定义 命令 然后单击 命令 标签 2 在 类别 列表框中 单击添加按钮要执行的命令类型 3 从 命令 列表框中单击想要添加到工具栏中的按钮 这时出现一个虚线框 表示为 选中状态 按住鼠标左键将其拖拉到工具栏中的某个位置 然后松开鼠标 4 单击 关闭 按钮 关闭 自定义 对话框 5 例如我们选择 自定义 命令 格式 下标 用鼠标左键按住并拖到工具栏中 单击 关闭 按钮完成 另外 在 Word 2000 中 我们还可以直接添加或删除工具按钮 只要单击工具栏最右 方的箭头 从下拉列表中选择 添加或删除按钮 出现如图 1 7 所示的菜单 从菜单中选 择相应的工具按钮名称 恢复原来工具栏上的按钮和菜单恢复原来工具栏上的按钮和菜单 当我们多次增加或者删除工具栏上的按钮和菜单后 还想恢复原来的按钮和菜单 可 以执行以下步骤 图 1 7 从工具栏中引入的下拉式菜单 1 选择菜单 工具 自定义 命令 然后单击 工具栏 标签 2 选择想恢复原来按钮和菜单的工具栏名称 单击 重新设置 按钮 出现如图 1 8 所 示的 重新设置工具栏 对话框 图 1 8 重新设置工具栏 对话框 3 在 重新设置工具栏 对话框中 选择希望恢复的工具栏所适用的模板或文档 4 单击 确定 按钮 工具栏的移动工具栏的移动 我们看到的工具栏位于窗口的边缘 同样也可以在窗口中自由移动 窗口边缘的工具 栏具有一个按钮宽度和高度 浮动的工具栏可以被整形 并可以将它拖拉到窗口的任何地 方 移动工具栏时 在工具栏边缘灰色区域按住鼠标左键 并拖动它 当拖动到窗口边缘 时 工具栏便停在窗口边缘处 当拖到窗口中间时 工具栏便浮动于窗口中 如图所示 当工具栏浮动在窗口时 将鼠标指针移动到工具栏边框上 指针变成双箭头 这样就可以 拖拉工具栏边框改变浮动工具栏的大小 在 Word 2000 中 我们可以将多个工具栏并排在同一栏 这样不仅可以自动调整工具 栏的显示宽度 而且只要单击工具栏最右方的向下箭头 就可以看到没有显示的其它工具 按钮 如图 1 9 所示 图 1 9 工具栏的移动 显示按钮提示显示按钮提示 Word 2000 可以使我们直接从工具栏中看到命令按钮的提示 例如 常用 工具栏中 有一个打印预览的图标 表明该按钮用于预先模拟显示打印的文档 如果我们要知道某个 按钮的功能 可以把鼠标放到该按钮上稍停一会儿 这样就会显示出按钮的提示 如图 1 10 所示 如果我们把鼠标指针放到按钮上时没有出现提示框 可以进行以下步骤进行以下步骤 1 选择菜单 视图 工具栏 命令 从弹出的菜单中选择 自定义 命令 2 打开 自定义 对话框 单击 选项 标签 如图 1 11 所示 3 选择 显示关于工具栏的屏幕提示 和 在屏幕提示中显示快捷键 两个复选框 5 然后单击 关闭 按钮 关闭 自定义 对话框 图 1 10 显示按钮提示 图 1 11 自定义 选项 标签 1 2 4 标尺 标尺由两部分组成 水平标尺和垂直标尺 在 Word 2000 默认的情况下 水平标尺位 于 格式 工具栏的下方 标尺的功能在于缩进段落 调整页边距 改变栏宽以及设置制 表位等 特殊地 在页面视图中 编辑区的左侧还会出现垂直标尺 如果我们想要隐藏标尺 选择菜单 视图 标尺 命令 在该命令上用鼠标单击 消 除左侧的 标记 这样标尺就被隐藏起来了 反之 标尺被显示出来 在 Word 2000 中 当把鼠标指针移动到标尺的制表符 缩进 分栏等标记上 则会出 现相应的屏幕提示 让我们知道每个标记所代表的功能 小技巧小技巧 改变标尺的度量单位 厘米 毫米等 选择菜单 工具 选项 命令 再选择 常规 标签 然后在 度量单位 列表框中选择所需的单位 图 1 12 所示 1 2 5 编辑区 在水平标尺的下方的面积很大的空白区域是编辑区 当在 Word 默认的新文档中 我 们可以看到在编辑区的左上角有一个不停闪烁的竖条 这叫插入点 作用是指出下一个键 入字符的位置 图 1 12 选项 标签中的度量单位 插入点后的灰色折线是文档的结束符 另外在页面视图中 编辑区中可能会出现灰色 的网格线 这些网格线是帮助我们编辑的 在打印文档时不会被显示出来 如果我们想要 隐藏网格线 选择菜单 视图 网格线 命令 在该命令上鼠标单击 消除左侧的 标记 这样网格线就被隐藏起来了 反之则被显示出来 1 2 6 滚动条 滚动条分别位于文档编辑区的右侧和下侧的可移动的条形工具 是用来查看文档的显 示位置 它包括垂直滚动条和水平滚动条 我们用鼠标指针拖拉滚动条的滚动块或者单击 滚动箭头 就可以显示文档的不同位置 我们同样可以切换滚动条的显示和隐藏 参照图 1 12 选择菜单 工具 选项 命令 在单击 视图 标签 选择 水平滚动条 和 垂直滚动条 复选框 1 2 7 视图 切换按钮在水平滚动条的左侧有 4 个视图方式的切换按钮 从左到右依次是 普通 视图 Web 文档视图 页面视图 大纲视图 如图 1 13 所示 选择它们可以改变文档的 视图方式 这 4 个按钮分别对应于 视图 菜单中的相应的命令 1 2 8 状态栏 状态栏位于水平滚动条的正下方 其中包括页数 节 目前所在的页数 总页数 插入 点所在的位置 行数和列数等信息 状态栏的右侧有 4 个按钮 录制 修订 扩展 改 写 在打开 Word 时它们都是灰色 每一个按钮代表一种工作方式 双击按钮就可以进入 或者退出这种方式 如图 1 13 所示 在改写框的右侧是语言框 说明当前文字所使用的语 言 如中文 英文等 图 1 13 视图切换按钮和状态栏 小技巧小技巧 单击按钮时 该按钮呈现黑色字 表示进入某种方式 退出该方式时 按钮呈现灰色 1 3Word 2000 的视图方式 Word 提供了不同的视图方式 我们可以根据自己的不同需要来选择最适合自己的视图 方式来显示文档 比如 我们可以使用普通视图来输入 编辑和排版文本 使用页面视图 来观看与打印效果相同的页 使用大纲视图来查看文档结构 下面我们就来具体学习一些 常用的视图方式 1 3 1 普通视图 普通视图是最常用的视图方式之一 可以完成大多数的文本输入和编辑工作 在普通 视图方式中 可以显示字体 字号 字形 段落缩进以及行距等格式 Word 可以连续显示 正文 页与页之间用一条虚线表示分页符 节与节之间用双行虚线表示分节符 使文档阅 读起来更连贯 缺点是只能将多栏显示成单栏格式 页眉 页脚 页号以及页边距等并不 显示出来 要切换普通视图方式 可以选择菜单 视图 普通 命令 或者单击水平线滚动条左 侧的 普通视图 按钮 普通视图方式如图 1 14 所示 1 3 2Web 版式视图 Web 版式视图用来创建 Web 页 它能够模仿 Web 浏览器来显示文档 在 Web 版式视 图方式下 我们可以看到给 Web 文档添加的背景 文本将自动适应窗口的大小 要切换到 Web 版式视图方式 我们可以选择菜单 视图 Web 版式 命令 或者单击水平滚动条左 侧的 Web 版式视图 按钮 Web 版式视图如图 1 15 所示 图 1 14 普通视图 图 1 15 Web 版式视图 1 3 3页面视图 页面视图可以查看与实际打印效果相同的文档 也就是说 我们在页面视图浏览到的 文档是什么样子 那么打印出来的就是什么样子 我们也可以滚动到页的正文之外 就可 以看到如页眉 页脚以及页边距等项目 与普通视图不同的是 页面视图还可以显示出分 栏 环绕固定位置对象的文字 要切换到页面视图方式 我们可以选择菜单 视图 页面 命令 或者单击水平滚动条左侧的 页面视图 按钮 在页面视图中 不再以虚线表示分 页 而是直接显示页边距 如图 1 16 所示 图 1 16 页面视图 1 3 4大纲视图 我们在大纲视图中可以折叠文档 只查看标题 或者展开文档 这样可以更好地查看整个 文档的内容 移动 复制文字和重组文档都比较方便 要切换到大纲视图方式 我们可以 选择菜单 视图 大纲 命令 或者单击水平滚动条左侧的 大纲视图 按钮 如图 1 17 所示 图 1 17 大纲视图 1 3 5打印预览视图 打印预览以不同的方式显示文档 比如一屏显示的页数 显示比例 查看标尺 缩至 整页和放大缩小显示功能 我们可以在打印之前检查文档的布局 要切换到打印预览视图 方式 我们可以选择菜单 文件 打印预览 命令 或者单击 常用 工具栏中的 打印 预览 按钮 结果如图 1 18 所示 图 1 18 打印预览视图 1 3 6 全屏显示视图 有时我们在输入或者编辑文本时 可能觉得屏幕上的工具栏 标尺以及滚动条等占用 屏幕空间并且分散我们的注意力 可以使用不显示这些工具的全屏显示视图 在全屏显示 视图中 标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏以及其它的屏幕元素都被隐藏起来了 从而使 有限的屏幕空间可以更多地显示文档内容 在该视图方式中可以输入和编辑文本 也可以 选择常用的键盘命令 要切换到全屏显示方式 可以选择菜单 视图 全屏显示 命令可以切换到全屏显示 视图中 如图 1 19 所示 如果想返回原来的视图方式 鼠标指针单击 全屏显示 工具栏 中的 关闭全屏显示 按钮 小技巧小技巧 可以按 Alt V 键打开 视图 菜单 从 视图 菜单中选择 全屏显示 命令 图 1 19 全屏显示视图 1 3 6改变显示比例视图 在 Word 窗口中查看文档时 我们可以按照某种比例来放大或者缩小显示的比例 放 大显示时 当然可以看到比较清楚的文档内容 但是相对看到的内容就少了许多 这样显 示通常用于修改细节数据或编辑较小的字体 相反 如果缩小显示比例时 可以观察到的 内容数量很多 但是文档的内容就看得不清晰 这通常是用于整页快速的浏览或者排版时 观察整个页面 我们可以根据不同的需要来选择显示比例 另外 大家注意 虽然我们改变了文档的显示比例 但实际上并不影响打印的格式 Word 提供给我们两种方法来改变显示比例 具体使用如下 使用使用 显示比例显示比例 框框 鼠标单击 常用 工具栏中的 显示比例 框右边向下的箭头按钮 出现如图 1 20 所 示的下拉列表框 该下拉列表框提供的选项取决于在当前哪种视图方式下 比如 在普通 视图或者是大纲视图下 列表框中包括以下几个选项 10 20 50 75 100 200 500 和 页面宽度 在页面视图方式下 列 表框增加了 整页 双页 文字宽度 选项 使用使用 显示比例显示比例 命令命令 选择菜单 视图 显示比例 命令 出现如图 1 21 所示的 显示比例 对话框 在 显示比例 对话框中包括了 7 个显示比例项 1 个文本框和 1 个显示器图标 在 普通视图和大纲视图中 整页 多页和文字宽度 选项不能选 预览框用于显示设置的选 项所产生的效果 图 1 20 用 显示比例 下拉框放大或缩小页面 图 1 21 显示比例对话框 注意 注意 在显示比例对话框中预设了 3 个缩放比例 200 100 和 75 如果预设的缩放比 例不能满足需要 可以在 百分比 文本框中输入任何的缩放比例 下面我们介绍 显示比例 对话框中的其它选项 页宽 选项功能在于缩小或放大文档的显示内容 左右边界都能在屏幕上显示出来 整页 选项功能在于缩小显示范围以保证页边距完全落在文档窗口之内 多页 选项功能在于查看不止一页文档 单击下方的显示器按钮会出现网格 可以单 击并拖动网格来确认希望在屏幕上一次能看到的页数 文字宽度 选项功能在于缩小或放大文档的显示内容 使文字都能在屏幕上显示出来 1 3 7文档结构图 Word 提供给我们的一个很方便的功能就是文档结构图的显示 我们可以通过文档结构 图在整个文档中快速浏览并追踪特定的文档内容位置 它的用法类似于 Windows 的资源管 理器 在文档结构图中单击某个标题 Word 会在编辑框中显示该标题下的内容 Word 在 Web 视图方式下自动显示文档结构图 同时也可以在其它视图中加以显示 文档结构图在一个单独的窗口中显示文档标题 选择菜单 视图 文档结构图 命令 就可以将 Word 文档窗口分为两部分 左边显示文档标题结构 右边显示文档的内容 文档结构图和文档内容编辑区还可以调整大小 将鼠标指针指向窗格之间的分割条 当指针变为双向箭头时 按住鼠标左键向左或向右拖动 如果某个标题太长 超出文档结 构图窗格的宽度时 也可以不必调整窗格大小 只要把鼠标指针在标题上稍微停留一下 就可以看到这个标题的内容 在文档结构图中 可以控制显示标题的级别 在文档结构图中单击鼠标右键 出现如 图 1 22 所示的快捷菜单 我们可以在菜单上选择要显示的级别 图 1 22 选择要显示的标题级别 1 3 8显示或隐藏指定窗口内容 改变显示或隐藏指定窗口内容 我们可以选择菜单 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 单击 视图 标签 出现如图 1 23 所示的对话框 在 视图 标签中 选中需 要显示的窗口内容复选框 清除需要隐藏的窗口内容复选框 比如要隐藏 水平滚动条 则清除 水平滚动条 复选框的 标记 单击 确定 按 钮就可以隐藏水平滚动条 图 1 23 视图 标签 1 4退出 Word 我们这节课的内容就基本讲完了 最后注意文档编辑完成后 我们还要学会正确关闭 Word 2000 Word 提供给我们的退出方法很多 如下所示 选择菜单 文件 退出 命令 按 Alt F4 键 单击 Word 程序左上角的 关闭 按钮 双击 Word 程序右上角的 控制菜单 按钮 图 1 24 退出 Word 时的对话框 但是不管怎样退出 如果对任何一个文档进行了修改 Word 会自动弹出一个消息框询 问是否保存修改后的文档 单击 是 按钮 保存对文档进行的修改 单击 否 按钮 放弃此次对文档进行的修改 如图 1 24 所示 第三章 第三章 Excel 2000 的基础知识的基础知识 学习目的 使读者能够正确地启动 Excel 2000 认识 Excel 2000 的界面风格 掌握 Excel2000 工 作窗口中各种项目栏的使用方法 并学会如何使用助手来寻求使用 Excel 2000 的帮助 学习内容 Excel 2000 的几种启动方法 Excel 2000 中文版界面的各个组成部分 包括标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 水平滚动栏及状态栏 拆分框 Excel 2000 帮助系统的使用方 法 如果你是 Excel 的老用户 请你留意 Excel 2000 中的一些新的变化 这对你的学习会 有一些帮助 Excel 2000 新增功能新增功能 在企业 Intranet 的应用上 用户可以将 Excel 的数据透视表或图表发布到网站上 使公 司内部可以共同对某一项目进行讨论 也可将业绩统计或产品数据以这种方式呈现给顾客 Excel 2000 能将自动求和公式内的数据范围 往下延伸 包含新增加的单元格 完全不用 手动调整 在 Excel 中不管是工作表 图表或是数据透视表 都可以保存为具有交互功能 的 Web 页 然后发布到网站上 2 1 中文 Excel 2000 的启动 当安装完中文 Excel 2000 后 就可以在 Windows 中启动 Excel 2000 了 启动 Excel 2000 有以下几种方法 使用使用 开始开始 中的中的 程序程序 菜单启动菜单启动 Excel 2000 1 单击 开始 按钮 2 在 程序 菜单中单击 Microsoft Excel 选项 使用使用 Excel 文件启动文件启动 Excel 2000 1 在 资源管理器 或 我的电脑 中找到要打开的 Excel 文件 Excel 生成的文件的 扩展名为 XLS 2 双击该文件名 则启动 Excel 2000 并把该文件自动读入 使用快捷图标启动使用快捷图标启动 Excel 2000 1 在 Windows 的桌面上的任一空白处单击鼠标的右键 2 单击 新建 在级联菜单中选择 快捷方式 选项 3 在 创建快捷方式 对话框中选择 浏览 在对话框中找到文件 Excel exe 双击该 文件 4 单击 下一步 按钮 5 在 为程序选定标题 对话框中单击 确定 按钮 2 2Excel 2000 工作窗口 当第一次启动 Excel 2000 时 就会打开一个空工作薄 窗口的中央为工作表 其中黑 框为等待输入数据的单元格 工作表的底部为工作选项卡 在缺省情况下 每个工作薄中 包含三个工作表 图 2 1 打开 Excel 2000 时显示的空白表格 注意 注意 工作表是一个二维表格 每一格称为一个单元格 其中可以填写数据 是存储数据 的基本单位 每一个单元格的名字由该单元格所处的工作表的行和列决定 例如 B 列的 第 5 行的单元格为 B5 工作薄是 Excel 文件 它可以包括任意多的工作表和图表工作 Chartsheet 用来保存图表 在工作薄的底部是工作表标签 用来显示工作表的名字 如 Sheet1 2 2 1 标题栏 在窗口的最顶端为标题栏 显示了应用程序名 Microsoft Excel 以及当前打开工作簿 名字为 Book1 图 2 2 标题栏 使用控制菜单定制窗口使用控制菜单定制窗口 标题栏的最左端是一个控制菜单图标 用鼠标单击该图标会出现一个下拉菜单 也可 以用快捷键 Alt 空格 其中内容包括 对窗口的恢复 最大化 最小化以及关闭等命令 图 2 3 窗口控制菜单 使用图标定制窗口使用图标定制窗口 标题栏的最右端有三个按钮 最小化按钮 还原按钮 或最大化按钮 和关闭按钮 单击最小化按钮 可以将应用程序窗口缩小成一个图标显示在任务栏中 用鼠标单击图标 又可以恢复为原来的大小 窗口被最大之后 还原按钮将取代标题栏中的最大化按钮 单 击还原按钮可以将窗口还原成最大化以前的窗口 单击关闭按钮 关闭当前窗口 当最大 化窗口消失后 可以双击工作表的标题栏 2 2 2 菜单栏 在标题栏的下方是菜单栏 使用菜单栏中的菜单项可以执行 Excel 的所有命令 这些 菜单命令完成 Excel 的所有操作 图 2 4 菜单栏 鼠标方式使用菜单栏鼠标方式使用菜单栏 如果想使用鼠标选择命令 把鼠标指针指向菜单栏中的菜单名 单击鼠标左键 当出 现下拉菜单时 可以用鼠标单击需要的命令 键盘方式使用菜单栏键盘方式使用菜单栏 如果想使用键盘选命令 可以按下 Alt 键激活菜单栏 然后键入菜单名后带下划线的 字母激活某个下拉菜单 再键入命令名中带下划线的字母 或者按下 Alt 键激活菜单栏后 使用左 右箭头移至所需的菜单名上 按回车键或用下箭头打开下拉菜单 再用上 下箭 头将亮条移至所需的命令名后按回车键 使用快捷键使用快捷键 在下拉菜单中一些常用命令之后都列出了一些组合键名 这是为这些命令定义的快捷 键 例如 Ctrl N 为 新建命令 Ctrl O 为 打开命令 这些具有快捷键的命令都可 以在进入 Excel 2000 程序后随时按下快捷键来执行 注意 注意 如果下拉菜单中的某个命令之后带有省略号 选择该命令执行后可以弹出下个对话 框来定义你的操作过程 选择不带省略号的命令名 可以直接产生操作效果 在菜单栏一行的左端 有一个文档控制图标 在菜单栏一行的右端有文档的控制按钮 在菜单栏一行的右端有文档的控制按钮 其具体用法同前面的 2 1 1 Excel 2000 菜单模式菜单模式 Excel 2000 菜单为一种新的菜单模式 称之为人性化交互式 当你工作时软件会进行 监督 并确定哪些命令是常用命令 然后它自动调整菜单项的显示顺序 使最常用的命令 最容易被访问到 例如初次使用文件菜单 其下拉菜单的菜单栏最短 图 2 5 最初打开的 文件 菜单命令项 当你按下该菜单下面的 肩章 按钮时 这时的菜单栏的长度最长 当你使用了命令 属性 后 再次打开 命令 菜单项 这时的菜单栏为调整后的菜单 图 2 6 单击 肩章 看到隐藏的菜单项 图 2 7 使用了隐藏菜单项后再次打开该菜单 改变菜单模式改变菜单模式 如果你非常习惯以前的菜单方式 要使用菜单系统老式的交互方式 即每次打开菜单 时都列出所有的菜单项 则可使用下列方法 1 从菜单栏 工具 选项中选择 自定义 2 在 自定义 对话框中单击 选项 3 单击名为 菜单中首先显示最近使用过的命令 选项的复选框 删除复选标记 4 单击 关闭 按钮 图 2 8 选项窗口 2 2 3 工具栏 Excel 将一些常用的命令用图标表示 并且将功能相近的图标集中到一起 形成工具栏 利用工具栏来进行操作非常便捷 可以节省许多工作时间 常用常用 工具栏及工具栏及 格式格式 工具栏工具栏 缺省时 Excel 会显示 常用 工具栏如图 2 9 所示 格式 工具栏如图 2 10 所示 把 鼠标放指针放在任意一个工具上就会看到介绍这个工具功能的屏幕提示 如果要执行某个 命令 只要单击相应的按钮即可 例如 要打开一个工作簿 可以用鼠标单击 常用 工 具栏中的 打开 按钮 这样就避免了必须先选择 文件 菜单 再从下拉菜单中选择 打开 命令这一繁琐过程 图 2 9 常用 工具栏 图 2 10 格式 工具栏 分隔分隔 常用常用 及及 格式格式 工具栏工具栏 常用 及 格式 工具栏被并排放置 这样可能会使某些工具被隐藏 使用起来会 很麻烦 有一个简单方法可以改变这一点 1 单击工具栏的任意位置 并从菜单中选择 自定义 打开对话框 2 单击 选项 按钮 3 单击标签为 常用 工具栏和 格式 工具栏并排显示 的复选框 删除复选标记 4 单击 关闭 按钮 图 2 11 定义要显示的工具栏 在窗口中增加与删除工具栏在窗口中增加与删除工具栏 除了 常用 工具栏和 格式 工具栏之外 Excel 还提供了其他许多工具栏 如果想 显示或隐藏工具栏 选择 视图 菜单中的 工具栏 命令或右击已显示工具栏的任一位 置 出现 工具栏 下拉菜单 要显示其他的工具栏 只要单击相应的工具栏名称即可 要隐藏某个工具栏 只要单 击该工具栏名称 以清除该名称左侧出现的 定位工具栏定位工具栏 通过拖动的方法可以把某些工具栏放在工作表的上方 下方或工作表的两侧甚至其他 任意位置 把鼠标移动到工具栏最左侧的拖动手柄上 这时鼠标的形状变成形的双十字箭头 按 住鼠标左键 可将工具栏拖放到任意位置 当把工具栏移动到窗口两侧后 则变为垂直主放置 当把工具栏停靠地单元格上以后 则显示出标题栏 再进行移动时按住标题栏即可 这时如果要关闭工具栏 只需点击一下标题栏右侧的关闭窗口即可 2 2 4 编辑栏 缺省情况下 在 格式 工具栏下面显示编辑栏 用来显示活动单元格的数据或使用 的公式 图 2 12 编辑栏 编辑栏的左侧是名称框 用来定义单元格或区域的名字 或者根据名字查找单元格或 区域 如果没有定义名字 在名称框中显示活动单元格的地址名称 当在单元格中键入内容时 除了在单元格中显示内容外 还在编辑栏右侧的编辑区中 显示 有时单元格的宽度不能显示单元格的全部内容 则通常在编辑区中编辑内容 当把 鼠标指针移到编辑区中时 在需要编辑的地方单击鼠标选择此处作为插入点 可以插入新 的内容或者删除插入点左右的字符 2 2 5 水平滚动栏和状态栏 在应用程序窗口的底部第二行是水平滚动栏 用来查找同一工作簿中的工作表 或工 作表的某一部分数据 有时需要和工作表两侧的垂直滚动栏结合使用 最底部一行为状态 栏 状态栏用来显示当前有关的状态信息 例如 当用户正在输入单元格内容时 在状态 栏中会显示 输入 字样 图 2 13 水平滚动栏和状态栏 自动计算自动计算 在状态栏中有时还会显示一栏求和信息 求和 这是 Excel 自动计算功能 当检 查数据汇总时 可以不必输入公式或函数 只要选择这些单元格 就会在状态栏的 自动 计数 区中显示求和结果 当要计算的是选择数据的平均值 个数 最大值或最小值等时 只要在状态栏的 自动计算 区中单击鼠标右键 会出现一个快捷菜单 单击你要选择的 项目即可 图 2 14 更改自动计算方式菜单 2 2 6拆分框 标签拆分框标签拆分框 标签拆分框是位于工作表标签和水平滚动条之间的小方框 将标签拆分框往左右两个 方向拖动 能够显示更多的工作表标签或增加水平滚动条的长度 如果要返回默认的设置 双击该拆分框 工作表拆分框工作表拆分框 工作表拆分框位于垂直滚动条顶端和水平滚动条右端的两个小方块 如果要同时查看 工作表的两个部分 按照所需的方向拖动拆分框 如果要删除拆分 双击鼠标拆分框即可 图 2 15 拆分后的工作表 2 3帮助系统 在 Excel 2000 中帮助系统的工作方式和以前的版本有所不同 帮助 菜单中不再含有 目录和索引 命令了 该帮助系统是以查询为驱动的 2 3 1 寻找某个主题的帮助 缺省情况下 帮助系统是基于助手的 要显示助手可以使用下列方法 1 单击 常用 工具栏中的按钮或按 F1 键 2 从菜单栏中选择 帮助 下的 Microsoft Excel 帮助 助手会显示一个文本框 你可以 在其中输入要查询的内容 图 2 16 使用助手 你要输入的内容可以是一个词 几个词或者是一个词组 例如 如果需要关于打印的 帮助 你可以输入 print 或者 how I print 或者其他任何可以描述主题的词组 然后单击 搜 索 助手会弹出一系列关于打印的帮助主题 单击 请看下一页 则可获得更多的帮助 主题 然后单击最符合要求的主题旁边的按钮 2 3 2 使用屏幕提示 当我们要知道屏幕上某个元素的功能时 可以通过 帮助 菜单中的 这是什么 命 令 例如 要了解 格式 工具栏中的 合并及居中 按钮有什么功能 可以用鼠标单击 帮助 菜单中的 这是什么 命令 或者按 Shift F1 键 鼠标指针将变成带有一个 问号的箭头 然后移到 合并及居中 按钮上单击鼠标左键 会出现 合并和居中 的文 字说明 第四章 第四章 PowerPoint 2000 基础知识基础知识 学习目的 1 了解 PowerPoint 2000 的基础知识 2 熟悉 PowerPoint 2000 的工作环境 3 能够运用有关的知识进行初步操作 学习内容 本章中你将学到如何启动 PowerPoint 2000 如何打开一个已存在的 PowerPoint 演示文稿 你也将学习 PowerPoint 2000 的窗口环境 基本的菜单操作和工具栏使用知识 你还将学习 如何使用联机帮助得到更多的详细信息以及如何安全的退出 PowerPoint PowerPoint 2000 新增功能新增功能 PowerPoint 2000 提供了许多新的功能与特性 通过三框式显示画面 在幻灯片制作过 程中 可以更方便地编辑与浏览幻灯片内容 通过和 Web 的紧密结合 PowerPoint 2000 可以让分散在各地的用户进行联机会议 联机广播 为大型企业或跨国公司提供更经济 更有效率的即时会议方式 3 1中文 PowerPoint 2000 简介 PowerPoint 是创作演示文稿的软件 它能够制作出集文字 图形 图像 声音以及视 频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿 把作者所要表达的信息组织在一组图文并茂的画 面中 并且在演示文稿制作完成后 可以把它们打印出来 制成标准的幻灯片 在投影仪 上显示出来 另外 也可以在计算机上进行演示 并且可以加上动画 特技效果 声音等 多媒体效果 使你的观点发挥得更加淋漓尽致 PowerPoint 非常简单易学 无论是初学者还是老用户 都可以通过 PowerPoint