公司采购管理必备制度采购管理规定.doc

公司采购管理必备制度采购管理规定 采购管理规定 1、目的规范公司物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。 2、适用范围适用于公司有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。 3、职责3.1各部门由专人负责拟定本部门次月采购计划及清单。 3.2各部门负责人审核本部门次月的采购计划及清单，并交采购部。 3.3采购部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各部门的月采购清单，并汇总编制月采购计划，报总经理审批，落实供应商的评审管理工作。 3.4财务部负责资金审核及调拨。 3.5总经理负责审批月采购计划及采购清单。 3.6仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。 4、采购制度要点4.1生产物料的采购原则实行补仓制，由仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。 每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。 仓存金额最高限额在10,000元内，零星或补储备仓的采购每月的次数不超过（含）三次。 4.2采购行为分类4.2.1固定资产类指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的资产。 包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 4.2.2非固定资产物品/费用类指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。 包括低值易耗品、生产零星耗材物料、办公设备的维修费、邮递费及其它杂项品。 4.3采购方式4.3.1长期协议范围工厂办公区域租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。 4.3.2固定供应商范围文具/办公用品、生产物料、生产部分零配件等。 4.3.3一般供应商经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。 4.4采购审批权限按湖南XX公司财务报销权限执行。 5其他采购要求:5.1尽量要求按时送货，如需外出采购，采购部应安排集中物品采购。 5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。 5.3对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。 6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。 6.1请购6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月25日前汇总下月的资金使用计划（附请购清单），依权限逐级报批。 6.1.2采购部汇总审核公司的月采购计划后分两次进行采购，时间定为次月的11号和515号，并交总经理批准。 6.1.3急需（生产维修配件和临时下单件），由申请部门填写请购表交财务部统计审核，经财务主管批准后交采购部统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报总经理批准。 6.1.4大件贵重物品除按照月采购计划程序报批外，仍需由使用部门拟写书面详细申请报告报总经理批准。 6.1.5固定资产（1000元以上）采购需填写固定资产采购申请表。 6.2询价、比价、议价6.2.1采购部按月采购计划中的采购清单或请购表的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于请购单上注明并填报独家特约委托方/供应商审批表外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。 6.2.2采购部应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产品的必要信息外（如货号、规格、产地、价格、货期等），还须显示供应商的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。 6.3呈核、订购6.3.1采购员须将经议价后的报价资料汇总，归纳报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于请购单上，依权限逐级报批。 6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，采购员应在请购单上注明并附上详细资料，一同呈报使用部门核准后，再依权限逐级报批。 6.3.3采购材料较专业复杂时，采购需密切联系使用部门，并先把请购单交使用部门确认无误后，才依权限逐级报批。 6.3.4请购单经核准后，如数量、金额发生变更尤其增加时，采购员应重新依权限报批。 6.3.5采购员接到核准后的请购单后，应密切跟进交货事宜，并及早做好相关的收货准备工作。 6.4验收6.4.1验收原则上应有采购员和仓管员会同使用部门人员共同检验，专业产品还需要专业人员陪同验收，验收合格后验货人需在送货单上签名确认收货，如不合格，由验货人填写不合格产品验收表要求供货商签名，交财务部存档备案，月底总结，如不合格产品验收单超过一定数量，取消供货资格，另换其它供货商。 6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐记录，对退换产品一律开退货单，并注明产品退货原因及入库时间等。 其它分批交货产品需及时反馈使用部门，并作出跟进。 6.4.3采购员持手续完备的请购表、入仓单、相关申请报告及发票到财务部报销。 6.5存档跟踪管理6.5.1采购部应设立档案，便于查阅，以及做好跟踪管理工作。 6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料，须由采购部统一管理。 6.5.3采购部应定期资料，做好归类、数据统计工作，随时为使用部门提供准确的记录信息。 6.5.4采购合同应备存仓管员一份留存。 6.5.5采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理的定期稽核监督。 7仓库管理7.1.物品出仓7.1.1各部门出仓物品范围请购单中申购的物品；必需的办公用品。 7.1.2各部门根据出仓物品范围凭工作任务单向仓管员办理材料出仓手续。 7.1.3仓管员将每天出仓的物品数量登记在库存物品盘点表上。 7.2物品盘点7.2.1每月25日前，仓管员对仓库内物品进行逐一清点。 由财务部复核。 7.2.2根据清点结果，填写库存物品盘点表。 7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。 7.2.4在次月1日前将前月库存物品盘点表、入仓单、出仓单交财务部审核。 7.3仓库管理7.3.1仓库物品应摆放整齐，由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放；7.3.2物品应分名别类，在物品前挂上物品标签卡；7.3.3仓库除仓管员外，无特殊情况其他人员不准入内；7.3.4仓库应通风良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠药，对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒；7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油；7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器；7.3.7仓库内应做好安全用电管理，不准在仓库内进行加工、烹调等作业，必须做到人走灯关；7.3.8仓库内应做好防范措施，门、窗、锁保持完好；7.3.9仓管员休息或不在岗位时，应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管，在此期间如需领用物品须有两人同往，并做好登记记录。 8物品供应商评审管理8.1评审范围8.1.1长期供货合作的供应商/委托方；8.1.2成交标的大额的供应商/委托方9采购员应当对合格供应商及时建档，包括以下内容9.1供应商/委托方的名称、注册地址9.2营业执照复印件9.3资质等级证书9.4评审结果和记录9.5其他证明材料10采购部每半年至少应当对公司所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。 具体要求10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况10.2委托方/供应商产品价格的变化10.3社会信誉的变化9.10.4同公司合作的情况跟踪9.10.5其他应当跟踪管理的要素11跟踪评审结果的处置11.1采购部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。 11.2委托方/供应商将作为公司对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。 12物品采购流程采购流程预算内预算外需临时应急采购物价值是否=1000元?部门负责人审核书面同意各部门月底汇总本部门下月资金使用计划(附请购清单)。 采购部汇总审核报公司总经理审批部门负责人拟写书面申请报提交部门负责人通过否是是否为专控物品货比三家报价分析采购员跟进往后采购流程直