执行计划及工作板块

2018 天府国际骨科论坛执行方案 序 号 阶段板块具体工作细项负责人起始时间 时间 周期 说明 1 协议签署合作协议 与学会签署合 作协议 会前 90 天4 天 2 主 KV 设计 大会主画面设 计 会前 90 天5 天 3 大会日程单页 设计 会前 75 天2 天 4 大会网站 微 信公众号 微 站设计 包含 大会流程 大 会介绍 交通 导航等等 会前 75 天5 天 5 邀请函底页设 计 纸质 线上 会前 75 天3 天 6 PPT 模板设计会前 75 天4 天 7 会议 设计物料延展 设计 注册系统 电 子水牌等电子 物料 会前 75 天3 天 8 Vi 设计 会议 手册 桌卡 胸卡 手提袋 房卡 等等 会前 75 天3 天 9 大会主题大会 slogan会前 60 天3 天 10 短信 大会报名 会 议通知内容攥 写 会前 55 天3 天 11 撰写国外专家 纸质邀请函模 板 会前 55 天3 天 12 撰写国内专家 纸质邀请函模 板 会前 55 天3 天 13 邀请函模板 撰写普通参会 者线上邀请函 模板 会前 55 天3 天 14 预算拟定 会议暂定要求 制定会议预算 所有涉及 物料确定 3 天 15 文稿攥写 执行手册 会议执行文件 包括 Check List 物料表 会前 50 天5 天 rundown 人 员分工等 16 网站 微站 信息更新 根据最新信息 更新内容 会前 10 天5 天 17 串场 PPT专家简介会前 10 天5 天 18 国内专家 邀请 通过电话 邮 件 短信方式 跟进讲者 修 正日程 会前 40 天 15 天 19 国外专家 邀请 通过电话 邮 件等其他方式 跟进讲者 修 正日程 会前 60 天 15 天 20 邀请 大型医疗企 业代表邀请 通过电话 邮 件 短信方式 跟进讲者 修 正日程 会前 40 天 15 天 21 日程拟定 与专家沟通日 程 会前 30 天3 天 22 日程 日程确认 与专家确认日 程 会前 15 天3 天 网站 微站搭 建 设立报名 窗口 根据大 会要求设置不 同注册 并发 送报名短信 24 通过短信 发送会议通知 会前 60 天 会前 15 天 4 天 25 论文征集 征集论坛 投稿论文 会前 40 天 15 天 26 论文 论文审核 审核论坛 投稿论文 会前 25 天 10 天 27 媒体 广泛传递 会议信息 通过线上 线 下双渠道在医 疗界内传递大 会举办信息 扩大会议影响 力 28 对国内外专家 发送纸质邀请 函 会前 30 天5 天 29 邀请函 制作发送 邀请函对普通参与者 发送线上邀请会前 30 天5 天 函 30 议价会前 80 天 10 天 31 签订合同 签署合同会前 80 天 10 天 32 付款会前 1 笔付款会前 20 天 10 天 33 会场 用餐保底 会前确定用餐 人数 会前 7 天5 天 34 确认住宿保底会前 25 天8 天 35 议价会前 25 天9 天 36 住宿签订合同 签署合同会前 20 天 10 天 37 付款 会前两笔付款 需付所有保底 数 会前 7 天7 天 38 数码打印签订合同会前 30 天7 天 39 喷绘签订合同会前 30 天7 天 40 搭建 AV签订合同会前 30 天7 天 41 摄影摄像签订合同会前 30 天7 天 42 礼品签订合同会前 30 天7 天 43 供应商 接送车签订合同会前 30 天7 天 44 签订合同会前 30 天7 天 45 机票 出票会前 30 天7 天 46 小样会前 15 天2 天 47 喷绘物料背景板画面 展架 会前 10 天2 天 48 小样会前 20 天2 天 49 数码物料 会议手册 桌 卡 胸卡 手 提袋等 会前 5 天2 天 50 小样会前 15 天2 天 51 采购物料 礼品会前 5 天2 天 52 小样会前 15 天2 天 53 物料制作 现场搭建 物料 导视 异性框 等 会前 5 天2 天 54 志愿者招募发布招募信息会前 30 天 15 天 55 志愿者 志愿者培训 培训出优质服 务 会前 10 天2 天 56 物料 物料分配 并落实到位 会中3 天 57 住宿分配房间会中3 天 酒店协 助 58 机票 根据专家行程 退改签机票 会中5 天 59 交通接送嘉宾接送会中3 天 60 摄影摄像摄影摄像摄影摄像到场会中3 天 61 搭建会场布置 台型 音视频 设备 同传设 备等现场布置 搭建 会中3 天 62 会场 摆放桌卡 递 送麦克风 ppt 以及视频播放 等 会中2 天 63 现场注册 签到 会中注册签到 交付参会费 领取胸牌和会 议资料 会中2 天 64 提前注册 签到 会前注册签到 领取胸牌和 会议资料 会中2 天 65 发送劳务 证书等 VIP 劳务及代 表的证书发放 会中2 天 66 会务工作 直播 转播 会议直播手术 会中2 天 以及手术转播 67 电子壁报 会议日程以电 子壁报展示 会中2 天 68 与会人员 有在酒店安排 的 午餐晚餐 在就酒店就餐 会中3 天 69 用餐安排 工作人员盒饭发送会中3 天 70 费用结算 各项费用结算 并报销 会后 5 个 工作日 5 天 71 资料 文档资料 整理 将会议现