水岸假日物业管理中心前台档案管理规程

水岸假日物业管理中心前台档案管理规程一、 目的：为规范部门档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案。二、适用范围：客服专员三、职责：前台负责准备交房资料、填写资料。 工程部负责验收、填写交接书。 前台负责验收遗留问题，跟踪，返修完毕，再次通知业主前来再次确认。四、程序要点：1、房屋入伙程序1）确定业主是否可具备交房条件。2）根据开发商提供的可交房名单，必须验证业主身份，交房时业主或委托代理人须提交：A、入伙通知书、房屋买卖合同B、业主本人身份证或营业执照复印件（公司）C、委托代理人须出据业主委托书加盖手印，业主本人身份证，委托代理人身份证。3）业主或委托代理人在客服专员、工程部陪同下一起进行现场验房，按照验楼交接书上项目进行验收，如没有问题，业主、工程部和前台三方确认签字。4）如有问题，由前台发函致地产公司限期整改，客服专员须跟踪到问题处理好，然后通知业主或委托代理人再次验收，直到业主确认同意。5）前台协助业主或委托代理人填写业主情况登记表（个人）、收楼承诺书等相关表格。6）区域防火责任书、居民精神文明公约、业主验收楼交接书经业主和经办人签约后，业主保管一份，存档一份。7）业主或委托代理人去收银台缴纳相关费用。8）业主领取前期物业管理协议、业主临时公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书。9）确认资料是否填写完整、相关费用是否交清。10）相关表格业主资料TDRJSAJRLH001收楼资料验明收取确认表TDRJSAJRLH002业主住户情况登记表（个人）TDRJSAJRLH003业主入伙情况登记附表TDRJSAJRLH004水岸假日验收楼交接书TDRJSAJRLH005水岸假日验收楼承诺书TDRJSAJRLH006居民精神文明公约TDRJSAJRLH007区域防火责任书TDRJSAJRLH008收楼手续办理流程TDRJSAJRLH009购房合同TDRJSAJRLH01011）附件a、办理房屋资料入伙范本b、办理房屋资料入伙流程图 办理入伙资料流程图 2、店面入伙程序1）确定业主是否可具备交房条件。2）根据开发商提供的可交房名单，必须验证业主身份，交房时业主或委托代理人须提交：A、入伙通知书、店面买卖合同B、业主本人身份证或营业执照复印件（公司）C、委托代理人须出据业主委托书加盖手印，业主本人身份证，委托代理人身份证。3）业主或委托代理人在客服专员、工程部陪同下一起进行现场验房，按照店面验收楼交接书上项目进行验收，如没有问题，业主、工程部和前台三方确认签字。4）如有问题，由前台发函致地产公司限期整改，客服专员须跟踪到问题处理好，然后通知业主或委托代理人再次验收，直到业主确认同意。5）前台协助业主或委托代理人填写业主情况登记表（个人）、收楼承诺书等相关表格。6）区域防火责任书、居民精神文明公约、业主验收楼交接书经业主和业主委托代理人签约后，业主保管一份，存档一份。7）业主或委托代理人去收银台缴纳相关费用。8）业主领取前期物业管理协议、业主临时公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书。9）确认资料是否填写完整、相关费用是否交清。10）相关表格业主资料TDRJSAJRLH001收楼资料验明收取确认表TDRJSAJRLH002业主住户情况登记表（个人） TDRJSAJRLH003业主入伙情况登记附表TDRJSAJRLH004水岸假日验收楼交接书TDRJSAJRLH005水岸假日验收楼承诺书TDRJSAJRLH006居民精神文明公约TDRJSAJRLH007区域防火责任书TDRJSAJRLH008收楼手续办理流程TDRJSAJRLH009购房合同TDRJSAJRLH01011）附件a、办理店面资料入伙范本b、办理店面资料入伙流程图3、车位入伙程序1）确定业主是否可具备交房条件。2）根据开发商提供的可交房名单，必须验证业主身份，交房时业主或委托代理人须提交：A、入伙通知书、购车位合同B、业主本人身份证或营业执照复印件（公司）C、委托代理人须出据业主委托书加盖手印，业主本人身份证，委托代理人身份证3）前台协助业主或委托人代理填写交车位资料里面写清业主车辆名称、车牌号、驾驶人、联系电话、车主、颜色等车位相关资料，并口头告知业主地下室停车注意事项。4）区域防火责任书、居民精神文明公约、租家车位协议经业主或业主委托代理人签字，业主留一份，存档一份。5）业主或业主委托代理去收银台缴纳相关费用，并办理车卡手续。6）办完卡，业主直接去地下室停车场入口处领取车卡。7）相关表格业主资料TDRJSAJRLH001收车位资料验明收取确认表TDRJSAJRLH002业主入伙情况登记附表TDRJSAJRLH003居民精神公约TDRJSAJRLH004区域防火责任书TDRJSAJRLH005地下室私家车位协议TDRJSAJRLH0068）附件a、办理车位资料入伙范本b、办理车位资料入伙流程图4、车库入伙程序1）确定业主是否可具备交房条件。2）根据开发商提供的可交房名单，必须验证业主身份，交房时业主或委托代理人须提交：A、入伙通知书、车库协议书B、业主本人身份证或营业执照复印件（公司）C、委托代理人须出据业主委托书加盖手印，业主本人身份证，委托代理人身份证3）业主或委托代理人在客服专员、工程部陪同下一起进行现场验房，按照车库验楼交接书上项目进行验收，如没有问题，业主、工程部和前台三方确认签字。4）如有问题，由前台发函致地产公司限期整改，客服专员须跟踪到问题处理好，然后通知业主或委托代理人再次验收，直到业主确认同意。5）前台协助业主或委托代理人填写业主情况登记表（个人）、收楼承诺书等相关表格。6）区域防火责任书、居民精神文明公约、业主验收楼交接书经业主和经办人签约后，业主保管一份，存档一份。7）业主或委托代理人去收银台缴纳相关费用。8）业主领取前期物业管理协议、业主临时公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书。9）确认资料是否填写完整、相关费用是否交清。10）相关表格业主资料TDRJSAJRLH001收楼资料验明收取确认表TDRJSAJRLH002业主住户情况登记表（个人） TDRJSAJRLH003业主入伙情况登记附表TDRJSAJRLH004水岸假日验收楼交接书TDRJSAJRLH005水岸假日验收楼承诺书TDRJSAJRLH006居民精神文明公约TDRJSAJRLH007区域防火责任书TDRJSAJRLH008车库协议书TDRJSAJRLH00911) 附件a、办理车库资料入伙范本b、办理车库资料入伙流程图二、未交房巡查管理1、目的：2、适用范围：适用于未交房巡查。3、职责：部门主管负责制定巡查计划。 客服专员按计划进行入户检查，问题跟踪，存档。4、程序要点：1)客服专员每月的15日之前根据区域未交房清单，进行入户检查。2）必要的话，请工程部人员配合按照未交房巡查表上项目检查（见附件1）。3）如地漏是否堵塞、房间门窗是否关紧、损坏等，通知相关部门及时维修，如在三小时之内未能找到解决办法，上报上级领导，直到确认处理完毕。4）每月18日上交部门主管签字。5）每月19日由管理中心主任签字后部门存档。6）表格：附件1三、物管费催收管理程序1、目的：为提高物管费的收费率，更好的服务业主。2、适用范围：适用物管费催收3、职责：客服专员每月整理未交费清单，进行张贴、电话催费、上门拜访。4、程序要点：1）根据出纳提供数据，每月15日进行物管费清查。（见附付1 清查表）2）每月17日起致电提醒业主缴纳物管费，根据业主所反馈的信息整理，分析原因。3）每月20日进行贴单催费。4）每月25日对那些屡次催未过办理的，进行逐户上门，必要时可以部门主