竣工资料整理、归档策划

1 竣工资料整理 归档策划竣工资料整理 归档策划 在施工过程中 由于人员更替或未设置专职档案管理人员 部 门内部职责重叠 工程顺利完工后 工程资料远远达不到竣工交验 目标 资料中常见的问题为 原始资料和电子版资料缺失 签字不 全 人员签字界限模糊 原始资料缺失造成施工过程的模糊 只好 编造资料 电子版资料缺失导致补资料的效率大大降低 且不能保 证与当时施工情况一致 资料签字不全 后期代签造成资料真实性 遭到质疑 工程完工后竣工资料编制过程中就要花费很多时间在补 资料上 费时费人费钱费力 造成这种情形的原因是缺乏系统条理的整理思路与方法 下面 我们就从以往资料编制过程的经验 制定相关资料收集策划 以便 在交工验收后三个月内将资料验交 一 建立资料整理的组织机构 各部门职责及制度一 建立资料整理的组织机构 各部门职责及制度 1 1 组织体系 组织体系 在工程初期施工准备阶段 就应建立职责明确的资料整理组织 机构 要选用有一定经验的人员担当专职档案负责人认组长 由各 个部门负责资料的人为组员 配合其资料收集和整理工作 组织体机构组成及流程图 只有建立职责明确的资料整理组织体系 才能有条不紊地开展 后续工作 2 2 各部门职责 各部门职责 明确各部门各岗位文件材料收集归档责任 每一工序和每项工 作完成后 负责人及时将有关材料向资料管理人员归档 档案室 工程部工经部 办公室 安全质量环保部 试验室 档 案 负 责 人 整套资料 合 格 不 合 格 合 格 合 格 合 格 不 合 格 不合格 不合格 不合格不合格 合 格 合 格 不合格 不合格 2 部门职责明细表部门职责明细表 表表 1 1 立卷部门归 档 内 容备注 1 工程总结 进度计划 进度执行情况 2 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 工程日志 3 施工组织设计 施工方案 施工计划 重要会审纪要 4 分项工程开工申请批复单及附件 5 施工原始资料 6 隐蔽工程验收记录 7 工程记录及测试 沉降观测记录 事故处理报告 8 单位工程 分项 分部质量检验评定报告 9 施工总结 技术总结 10 工程声像材料 工程部 11 竣工图 1 计量支付文件 合同管理文件 工经部 2 设计变更文件 1 原材料及构件出厂证明 质量鉴定报告 2 原材料试验报告试 验材料汇总表 3 中间检验报验单及试验材料 4 天气 温度及自然灾害记录 试验室 5 专项检测及监控材料 1 征用土地申请 批准文件及红线图 2 建设项目用地呈报表 征地数量明细表 拆迁补偿协 议 3 与业主监理往来文件 会议纪要 办公室 4 科研资料 新技术应用资料 安全质量 1 环保 劳动安全卫生 消防 规划 文明施工 安全 3 环保部技术交底及专项施工方案等文件 3 3 平时预立卷制度 平时预立卷制度 为使立卷归档工作规范化 制度化 以确保交工后三个月内完 成竣工资料交验工作 并保证归档材料齐全 完整 准确 系统 必须做好平时预立卷工作 为此 特制订本制度 1 项目实行文件 资料形成部门预立卷归档制度 各部门有 一位负责人分管本部门的档案工作 并由档案负责人负责材料的收 集 整理 预立卷归档工作 2 各部门根据本部门工作职责或施工进度 参照 档案管理 文件 收集整理资料 并根据工作实际 设计及变更 进行调整 3 各部门负责人平时应对已完资料或文件材料及时进行收集 整理 并按预立卷类目分类存放 4 根据有关规定 对文件材料进行鉴定 并检查资料或文件 材料是否齐全 完整 对不完整的材料及时进行追踪积累和收集 对应归档的文件材料进行整理 5 科研或新技术开发档案按有关规定 标准进行整理 要保 证一个科研项目或新技术开发项目材料的齐全 成套性 6 对资料定期进行检查及时归档 7 与收集工作同步开展预立卷工作 8 预立卷工作应保持其连续性 9 按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目 10 结合案卷整理工作开展预立卷工作 二 资料收集整理的原则二 资料收集整理的原则 1 1 原始性 原始性 在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设 过程的原始记录文件 应是原件 2 2 完整性 完整性 收集齐全 记录全面 记录内容和数据能反映抽查 频率和质量指标 3 3 真实性 真实性 现场记录 同步进行 4 4 4 准确性 准确性 施工原始记录数据准确 竣工图编制规范 图物相 符 5 5 规范性 规范性 表格填写应按规范进行 自检意见 监理意见应明 确 签署手续完备 字迹清晰 复印清楚 字迹材料应能满足长期 保存需要 三 资料收集整理的内容三 资料收集整理的内容 根据工程设计图纸 对本合同段进行单位 分部 分项及其中 的子单位 子分部 子分项的划分 划分结果要合理 简便使用 符合 质量检验评定标准 的要求 然后上报监理工程师审批 施 工资料的整理与评定均按此办理 1 1 分项工程的组卷 分项工程的组卷 1 组卷顺序 卷内分项工程使用材料位置一览表 开工 申请批复单及附件 质量检验评定表及附件 检验申请批复单 及附件 中间交工证书 2 注意的问题 开工申请批复单中附件包括本分项工程的施工方案 原材料 试验报告 检测报告 材质书 施工放样报验单 放样数据中的坐 标应写全 质量检验评定表中的基本要求应用施工语言表述 检测频率 应大于等于规范要求 如表格中数据超出表格个数 应填写检测数 目 必须另加附表将数值一一填写 评定表的时间应与中间交工证 书时间相同 砼或砂浆抗压评定表附在质量检验评定表后 检验申请批复单中附件的顺序应与封面质量证明的顺序一致 且符合施工逻辑 资料后面要附原始记录和试验资料 a 原始记录 有 初期支护施工记录表及注浆记录 超前支护施工记录表及注浆 记录 钻孔或挖孔记录 桥梁张拉记录及压浆记录等 b 试验资料 有 砼或砂浆抗压试验报告 砼抗弯拉试验报告 砼抗渗试验报告 地基承载力试验报告 路基或三背回填压实度试验报告 锚杆拉拔 试验报告 5 中间交工证书盖项目公章和监理单位公章 中间交工证书的 时间应与资料对应 应是本卷资料的最晚时间 包括试验资料监理 签字时间 卷内资料的标题必须以 XX 至 XX 高速公路工程项目 命名 具体资料名称不能与项目名称写在一起 应另行写在项目名称下面 需要附试验报告的分项工程要将试验报告放到相应位置以后 形成资料整体归档 资料归档之前 必须认真检查资料的签字情况 如有漏签必 须及时补签 避免后期组卷代签 代签不仅影响资料的真实性 有 可能还要返工重新签字 如有监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令 以及整 改要求落实情况的回复 应归入相关工序 连同该工序其他施工过 程原始记录文件一并收集整理归档 2 2 工程日志 工程日志 工程日志必须跟进工程进度 及时书写 每一天的工程日志必 须有记录人 责任人签字 工程日志的书写要与原始记录和资料能 相互对应 使工程日志能真实的还原施工过程 3 3 技术交底 技术交底 技术交底是单位工程或分部分项工程施工前 向施工的人员进 行的技术性交待 必须能使施工人员对工程特点 技术质量要求 施工方法与措施和安全等方面有一个较详细的了解 避免技术质量 等事故的发生 技术交底应字迹清晰 便于长期保存 并且下达技 术交底的时间要符合施工逻辑 避免与其他资料时间冲突 4 4 影像资料 影像资料 施工过程中每个分项工程必须拍摄一张或多张照片 照片及时 整理 并且要对照片重新命名 时间 桩号 工程部位 拍摄的照 片要清晰 能分清工程部位 能反应出按规范及设计要求进行施工 要定期对电子照片进行统一归档 由档案负责人进行收集整理 6 5 5 竣工图 竣工图 竣工图必须根据施工进度进行书画 竣工图的图框必须一致 按竣工文件要求书画 竣工图中的说明要用施工语言进行表述 画竣工图的时候要与施工现场一致 做到图物一致 特别是设计 变更的工程部位 整个竣工图的字体要统一 根据 道路工程 制图标准 竣工图中的汉字应为仿宋字体 6 6 试验资料 试验资料 1 组卷内容 试验检测频率一览表 原材料报验单 材 质书 试验报告和监抽报告 原材料外委检测报告 砼和砂浆 配合比申报表和试验报告 桩基 梁板等成品检测报告 原材 料试验台账 2 注意的问题 试验检测频率要满足规范要求 各试验 报告按照日期顺序流水编号 原材料外委检测要全面 避免遗漏 配合比试验报告审批日期符合施工实际情况 砼及砂浆抗压或 抗折试验小票要齐全 各项试验资料签字要避免遗漏 试验报 告标题必须为 XX 至 XX 高速公路工程项目 试验室应做好气 象观测及自然灾害记录 7 7 计量支付 设计变更文件 计量支付 设计变更文件 计量支付文件 设计变更文件 合同管理文件 分类别单独组 卷 归档前必须检查盖章 签字是否齐全 及时补签 补盖公章 8 8 施工安全及文明施工文件 施工安全及文明施工文件 安全组织机构及人员 岗位职责 安全保障体系 安全技术交 底 应急预案 监理指令整改通知单 专项工程施工方案 文明施 工的有关文件 先类别后时间的进行系统组卷 9 9 综合文件 综合文件 监理业主往来文件 设计中重大技术问题来往文件 会议记录 纪要 先类别后时间的进行系统组卷 1010 其它资料 其它资料 7 1 施工组织设计 施工方案及审批文件 施工定位测量记录 图纸会审 先类别后时间的进行系统组卷 2 科研 新技术应用单独组卷 四 建立台账四 建立台账 台账就是明细记录表 是为了加强某方面的管理和更加详细地 了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿 没有固定的格式 没有 固定的账页 可根据实际需要自行设计 尽量详细 以全面反映某 方面的信息 在工程施工过程中建立的主要台账有 收文台账 发文台账 一文一号 已完工程台账 已完未计量台账 计量台账 设计变更及工程变更台账 合同立项计划及合同台账 图纸设计文件台账 施工进度台账 工地试验室管理台帐 原材料进场报验台帐 标准试验台帐 试验检测统计汇总台帐 委托试验台帐 安全事故报告 处理台账 安全交底台账 应急预案编制台账 环保台账 五 交工验收阶段五 交工验收阶段 1 1 整理总体质量要求 整理总体质量要求 8 整理的基本原则 遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成 套性的原则 分类科学 收集系统 编目规范 便于保管和利用 2 2 具体要求 充分利用预立卷 具体要求 充分利用预立卷 分类科学 应按工程文件材料的自然形成过程进行分类 首先是 要按照项目基本建设程序的不同阶段 其次按照工程的自然进展过程 最 后是结合文件材料自身的实际情况 系统 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系 首先应能反映分项 分部 单位 工程施工过程的有机联系 其次应能反映同一类工作活动文件材料间的有机联系 共用原 材料 标准试验等 卷内文件材料的系统化系统 案卷的系统化排列 3 3 卷内文件系统化排列 卷内文件系统化排列 1 由案卷的组卷单位对卷内文件进行系统化排列 2 卷内文件系统化排列基本要求 依据卷内文件之间的有机联系 结合问题的重要程度进行排列 竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列 3 页号 在右下脚用阿拉伯数字依次编写 4 4 完成整理及移交时间 完成整理及移交时间 1 应按工程进展情况同步完成文件材料的收集整理工作 2 合同段应在通过交工验收时 施工单位和监理单