公司公文规定格式（三）.docx

公司公文规定格式公司公文规定格式1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。2、公文的字体采用“宋体”形式。3、公文的文头位于首页最上端，采用“加粗一号宋体”字体，为公司名称（凯诺晟商贸有限公司），文头第二行，采用公文“加粗小初号宋体”写“文件”两字；发文字号位于文头第二行之下，由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成；以上并居中。下划一道4.5磅的双实线（细线在上，粗线在下）。4、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下：总经办粤晟总字行政部粤晟行字财务部粤晟财字公司粤晟字5、公文的标题要简洁、明确，采用“加粗一号黑体”字体。6、公文的正文要做到一文一事；正文超过一页的要加页码；正文采用“四号”字体。7、公文的附件位于正文之下，成文日期之上，前面书写“附”字样，其后分别标出附件序号（只有一件时不标）、附件标题和份数（只有一份时不标）。8、公文稍偏右排写“特此通知”，另起一行偏左排写“请遵照执行！”并空两个空格，采用“三号”字体。9、公文的审批人位于文件底部左侧，是代表公司或部门最后核查并批准向外发出公文的签名，目的在于表明公司或部门发文的具体责任者，另起一行写明审批人职位及姓名，采用“三号”字体。10、公文的呈送部门位于审批人职位及姓名以下，写明呈送部门，采用“三号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。11、公文的抄报、抄送部位于末页下端，采用“三号”字体所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线，形成“抄报、抄送”栏。顶格靠左书写“抄报：”、“抄送：”字样，其后依次标有各抄报、抄送部门，其间用标点隔开。12、成文公司名称（顶格写，其余随后）、校对员名字、日期位于正文的末页最下端，要求用汉字表明完整的年、月、日，并在日期前顶格写上公司名称，采用“三号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。13、主送、抄报、存档文件均使用原件，抄送文件使用复印件。14、公文中出现的所有数字与日期，全部用阿拉伯数字书写，法律文件中的数字用汉字书写。15、各部门在撰制发放范围为公司内部的公文时，如文中需重复使用公司名称，则可使用规范化简称（法律文件一律使用全称）。各公司名称的规范化简称统一如下：*公司简称为“*”， *公司简称为“*”。样本格式如下：佛山市凯诺晟商贸有限公司文件粤晟字092802号 关于*附：1.*2.*特此通知请遵照执行！审批人：*/*呈送：董事会抄送：公司总部各部门各分公司凯诺晟商贸有限公司校对员：*年*月*日印发公司公文一般格式参阅几份有关公司公文格式的资料，其所拟的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处，初拟本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件时有一个统一的格式。一 、公文用纸及版面规格采用A4纸。页边距离：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每页22行，每行28字。二、秘密等级和保密期限（或紧急程度）用3号宋黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。三、文头字体（离版头宋体三号空两行）大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，文件纸已印刷）四、发文字号，发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。代字：发文机关名称极度简缩；年份（年度），用阿拉伯数字写全，外加六角括号“ ”序号，不加“第”字，也不加“0”。用3号仿宋体，居中，离文件头宋体字两行。五、签发人“签发人”3字后标全角冒号，用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体居右空1字标识，与发文字号在同一行（这时发文字号应移到左边）。六、公文标题用小二号黑宋体。离发文字号下空2行，居中排布。七、主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体，左侧顶格标识，后标全角冒号。八、正文在主送机关之下左空2字，用3号仿宋体标识，回行顶格。九、附件用3号仿宋体字，离正文空一行；左空2字标识，“附件”后标全角冒号；若有序号，用3号阿拉伯数字标识，序号与附件名称之间用圆点隔开；附件名称后不加标点符号。十、成文时间和印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间离附件空3行，右空4字，为仿宋3号字，成文时间用汉字，“零”应写为“”；加盖印章应“上不压正文，下压日期”，即上弧距正文2mm4mm，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。若要署发文机关名称的，则离附件空2行，在成文日期之上。若名称比成文日期短，则居日期中间；若比日期长，则首字比成文日期左移2字。十一、附注公文如有附注，在成文时间下空一行，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识十二、主题词 “主题词”用3号黑宋体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字；词目之间空1字，不加标点符号。（主题词编写有规定，另编） 十三、抄送机关如有抄送机关，一般用3号仿宋体字。在主题词之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒号，抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。编排方法同抄送机关。十四、印发机关和印发时间印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。十五、版记版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行版记中各要素之下均加一条分隔线，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版