文件管理控制程序(修订版).doc

文件管理控制程序文件编号Q/XHK02-01-2012文件控制状态版本版次A/0页次5/5受控文件发布日期 2012年11月15日文件修订履历版次修订内容修订页次修订日期A/0初版发行无制定：潘亚磊审核：批准：文件管理控制程序1.0 目的对本公司质量管理体系所有管理手册、程序文件、作业指引/规范类文件、表格进行统一编号及版本控制，使这些文件易于标识区分、避免文件的误用；对产品技术类文件的工艺和生产作业指导书进行统一编号及版本控制，使这些文件易于标识区分、避免文件的混淆；为有需要编号的其它文件及记录提供参考说明，以方便查阅。确保与有关的场所，都能得到和使用相关文件的有效版本。2.0 范围适用于本公司编制的体系文件的管理手册、程序文件、作业指引/规范类文件、表格与产品技术类文件、及其它(如外来文件)需要编号的文件和记录。3.0 定义 无4.0 职责4.1 文控中心4.1.1 负责对体系文件的管理手册、程序文件、作业指引/规范类文件、表格进行统一规范性的文件编号。4.1.2 负责对产品技术类文件与工艺生产作业指导类文件进行统一规范的文件编号。4.1.3 负责对其他文件及记录的编号规则提供参考说明。4.1.4 负责按照以上文件编号规则对文控中心需要编号的各种文件、记录编号。4.1.5 负责对以上体系文件和产品技术类文件的编号及版本进行更换修改。4.2 其它部门4.2.1 负责按照文控中心制定的文件编号规则对本部门需要编号的文件及记录编号。4.2.2 负责将旧版本或失效编号之文件、表格交回文控中心。 5.0程序5.1 文件的分类5.1.1 文件分为受控和非受控两种，需要受控的文件为以下三类：a) 质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、质量计划、作业指引、质量记录等）；b) 技术文件（包括技术规范、工艺文件、检验标准和试验文件等）；c) 外来文件（包括引用或参考的国家标准、法律法规，供应商与顾客提供的技术标准等）。5.1.2 除4.1.1中的受控文件外为非受控文件。5.2 受控文件控制流程 编制 审核 评审（必要时） 批准 发放 实施 更改5.3 文件的编号文件编号按以下规定：（1） 质量手册编号Q/XHK01-#Q代表质量XHK代表惠康新能源科技公司01代表质量手册#代表编写年代。（2） 程序文件编号Q/XHK02-02代表程序文件，两个代表程序文件的序号，代表程序文件的编写年代。（3） 各部门文件编号Q/XHK-前两个代表部门代号，中间两个为部门内文件分类号，后两个代表该部门该类文件流水号；如生产部的编码为05，其作业指导书在部门内文件分类号为01，正极配料作业指导书是01，则其文件编号为Q/XHK0501-01。如部门内文件未开展分类，则中间填写00.（4）各部门运行涉及的记录表格编号：Q/XHK-FM前两个代表部门代号，中间两个为部门内文件分类号，后两个代表该部门该类记录表格流水号。例：Q/XHK04-01-FM001 表示惠康新能源文件控制程序之第一张表格受控文件总览表，该表格在Q/XHK02-01-2012（文件管理控制程序）文件中使用。记录顺序号依次递增。（5） 各部门代码部门代码部门代码人事行政部03采购部07品质部04销售部08生产部05计划部09技术部06设备部105.4 文件版本控制5.4.1文件的版本序号写在文件的每一章节表头及封面上，文件的每次改版，版本序号按26个英文字母顺序递增。手册章节每次修订，修订章节的修改号+“1”。第一次发布时，质量手册的版本序号为“A”，每个章节修改号为“0”。5.4.2文件经多次修改或大幅度修改时应进行换版本。5.5 文件的编写、审核、批准和发布5.5.1 总经理制订质量方针和组织制订质量目标，负责质量方针、目标的发布及更改审批。5.5.2 品质部负责质量手册的编制，管理者代表负责质量手册的审核，总经理负责质量手册的批准。5.5.3 品质部负责组织程序文件的编制及其审核，管理者代表负责批准发布；其它作业文件由各部门编制，部门负责人审核，主管副总经理批准。5.6 文件的发放标识5.6.1 发放的文件应加盖“受控”印章，并注有分发号，每个文件持有者应具有固定的文件分发号，并将分发号记入“文件分发回收记录”中，以便追溯。文件持有人清单：发放编号持有人001总经理002管理者代表、副总经理003人事行政部004品质部005生产部006技术部007采购部008销售部009计划部010设备部5.6.2 文件的发放由品质部文控文员填写文件分发回收记录，经品质经理审核后发放，确保需要使用有关文件的部门和岗位能得到该文件的有效版本。5.6.3当部门或人员需要增加文件时，不得随意复制其他人的文件，需申请并经部门负责人审核品质经理批准后，才可领用文件。5.6.4 当文件持有者的文件丢失或破损严重时，应按4.6.3条规定办理申请领用手续，文控文员对破损丢失文件者办理更换或补发手续时，应编上原分发号。5.6.5 外来文件应到品质部备案，品质部文控文员做好收文登记。若外部文件有编号，则使用外部文件的文件编号，若外部文件没有编号，由品质部进行来文顺序号的识别，此编号作为文件编号。5.6.6顾客提供的技术要求，由技术部接收后并进行管理，技术人员审核其正确性和适用性，发现问题及时与顾客联系协调。5.7 文件的更改5.7.1文件更改时，由更改人在封面文件修订履历上写明更改原因、更改前、后的内容、更改方式及更改日期。5.7.2 文件更改的审批由原文件审批负责人审批，编制部门实施更改；当原审批人不在其职时，由接替其职位的人员审批，若授权其他部门审批，被授权部门须获得审批依据的有关背景资料。5.8 文件的评审、更新以及作废5.8.1 文件实施中因组织结构、产品、工作流程、法律、法规等发生改变时须对相关文件进行评审，确定哪些文件需要更新，更新的文件需再次批准。5.8.2 文件更新后，由品质部将各部门的过期失效版本文件回收。5.8.3品质部文控文员回收到作废文件后，需作资料保留的作废文件加盖“保留资料”印章后归档，其余的统一销毁并填写好受控文件存放文件销毁目录。5.9 文件的管理5.9.1经审批后的原版文件（包括存入软盘的文件）统一归档于品质部，并填写文件分发/回收一览表，原版文件一律不得外借，确需借阅者需经品质部负责人批准。5.9.2 “文件一览表”由品质部文控文员负责分类编制和管理。5.9.3 每次内部质量体系审核前，品质部文控文员负责全面检查在用文件的时效性，核查各使用者手中的文件是