01文件管理程序.doc

文件编号： LH/P01-2010 四川良和消防工程有限责任公司文 件 管 理 程 序（第1版） 编制： 技术部 审批： 2010-09-01发布 2010-09-01实施 四川良和消防工程有限责任公司 文件管理程序1 目 的 为确保相关部门及时得到并使用有效的文件版本，防止误用失效或作废的文件。2 适用范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。3 职 责3.1 总经理负责批准管理手册。3.2 管理者代表负责审核管理手册、审批程序文件。3.3 技术部归口管理管理体系有关文件。3.4 各有关部门负责本部门相关文件的管理。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 内部文件：管理手册、程序文件、公司制定的各项管理制度等。4.1.2 外来文件：国家、行业、地方的法律法规和标准，建设主管部门、各级政府发来的有关文件，顾客提供的施工图纸及变更洽商等文件。4.1.3 记录：按记录管理程序执行。4.2 文件的编写和批准4.2.1 管理手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布实施。4.2.2 程序文件按管理职责规定由相关职能部门编写，管理者代表审核批准发布实施。4.2.3 作业文件由主管职能部门组织编写，主管领导批准发布实施。4.2.4 施工组织设计由项目部编写，工程部审核，总工程师批准。4.2.5 所有文件均应保持清晰。4.3 文件的编号4.3.1 管理手册编号为LH/QEHS（为年号）。4.3.2 程序文件编号为LH/P（为序号，为年号）。4.3.3 第三层次文件编号为LH/W（为序号，为年号）。4.3.4公司公文编号为：（良）字第号（为年号，为序号）。4.3.5外来文件的编号按原各自编号，使用时编发放顺序号。4.4 文件的发放和回收4.4.1文件审批后，由技术部对公司管理体系中需控制的文件建立受控文件清单，按拟定的发放范围发放，并填写文件发放（回收）登记表，以确保本公司在使用处可获得适用文件的有效版本。4.4.2当文件失效或有修改时，技术部应负责作好标识，并发放新版本文件，在可行时应负责回收旧文件。4.5 文件评审4.5.1公司每年在适当的时间对在用文件进行一次全面的适用性评审，由技术部组织各职能部门对各自的文件进行评审。4.5.2当文件在实施过程中，由于公司组织结构、经营范围、工作流程以及适用的法律法规等发生变化时，由各职能部门对相关文件进行评审。4.5.3评审结果报技术部，评审后经更改的文件，要重新按4.2的要求进行再次批准。4.6文件的更改4.6.1当文件需要更改时，由文件更改提出人或部门填写文件更改申请及通知单，说明更改原因，文件更改的审批按原文件的审批程序审批。4.6.2 经审批同意后，技术部回收文件旧版本，统一进行更改。4.6.3 文件的更改方式分为划改、换页和换版，文件的更改情况应在文件更改情况登记表中记录。4.6.4更改完成后，技术部将新文件发放给相关部门及人员。4.7外来文件的管理4.7.1工程项目适用的技术标准、规范等外来文件，根据需要，由需用部门提出需求，技术部收集或购买现行最新版本，纳入受控文件清单并下发。4.7.2 顾客提供的技术资料等外来文件，经工程部登记，验证无误后，下发至项目部。4.7.3 行业主管部门、各级政府及相关单位发来的外来文件，办公室经总经理批示后组织执行，属于需长期执行的，应纳入受控文件清单。4.7.4外来文件的发放和回收按4.4执行。4.8 文件的借阅临时借阅管理体系相关文件的部门，经技术部批准，必要时经有关领导批准后方可借阅，并办理借阅手续。4.9 文件的作废和销毁4.9.1技术部应通过网站、行业信息等渠道，及时跟踪技术标准、规范等文件更新和作废情况，及时组织收回作废文件。4.9.2作废文件，由技术部应加盖“作废”印章，隔离存放，并在受控文件清单备注中加以说明。4.9.3 作废保留文件，由技术部加盖“作废保留”印章后存档留用，并在受控文件清单备注中加以说明。4.9.4 作废文件由技术部及时进行销毁，并在受控文件清单备注中加以说明。4.10文件的保存各部门使用和收到的文件要妥善保管，应分类存放在干燥通风、安全的地方。5 相关文件 记录管理程序6 相关