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培训讲义 用友T3软件使用流程第一章 系统管理1、建立账套：（1）建账步骤系统管理“系统”菜单注册用户名admin，密码（默认空密码）确定“账套”菜单建立（2）建账注意事项 行业性质：即选择什么会计制度来核算。 按行业性质预置科目：如果选择是，则按照选择的会计制度预置科目；如果选择不预置，则公司核算所需要的会计科目一个一个增加。 编码方案：如果预置科目，则科目编码方案不允许再修改；设置适合自己公司需要的编码方案，没有录入相关的基础档案之前，可以修改编码方案。（3）启用模块暂时不需要使用的模块不要启用。模块的启用日期要晚于建账日期。以后想要启用的模块可用账套主管登陆企业门户中设置业面基本信息启用相关模块。2、设置操作员 增加操作员： 系统管理系统注册用户名admin，密码为空“权限”菜单用户增加录入编码、名称、口令等“增加”按钮。注意：编码唯一。 操作员权限： 系统管理系统注册用户名admin，密码为空“权限”菜单权限 账套主管：直接在右上角对应账套和对应年度的账套主管打勾；取消账套主管，则取消这个选项。账套主管拥有该账套的所有功能权限。 一般操作员：选中这个操作员，选择对应的账套和年度，点击“修改”按钮，设置该模块下的明细权限设置完成后，在操作员权限界面，显示选中的操作员对该账套的权限。3、账套管理 备份、恢复账套： 系统管理系统注册用户名admin，密码为空确定账套 输出（备份）：指定备份到什么地方（路径），备份形成的文件是uferpact.lst和ufdata.ba_ 引入（恢复）：到账套的备份路径下，点击uferpact.lst的文件打开，则账套就恢复回来了。备份的说明： admin： “账套”-“引入”/“输出” 账套主管： “年度账”-“引入”/“输出” admin备份的内容为：某一单位账套所有会计年度的数据账套主管备份的是：某一个单位帐套的某一年度的数据 软件自动备份功能：以“admin”身份进入系统管理，在系统设置备份计划增加录入计划编号、计划名称选择备份类型（帐套备份）选择发生频率（每天、每周、每月）发生天数 开始时间（电脑开机时间）有效触发保留天数备份路径选择帐套前打上点增加即可完成。 删除账套：以admin登陆系统管理点击账套下的输出，点击“删除当前备份账套”按钮，则该账套备份后从软件中删除。admin有权删除：某一单位账套所有会计年度的数据 账套主管有权删除：某一个单位帐套的某一年度的数据。 修改账套： 系统管理系统注册用户名账套主管的编码，密码选择账套确定“账套”菜单修改。 可以修改的信息：账套名称、单位信息、没有使用过的分类信息和编码方案。 启用新增模块： 企业门户-用户名账套主管的编码，密码选择账套确定设置状态基本信息系统启用在新增的模块前打勾。 4、系统管理员admin和账套主管的权限区别从前面的介绍中，可以看到在系统管理中，有些操作需要系统管理员admin来注册，而有些操作需要账套主管来登陆。现在就把系统管理员admin和账套主管的权限区别列示如下： 功能建立帐套备份恢复帐套增加操作员设置帐套主管权限增加一般操作员权限修改帐套单独启用模块年度帐管理结转上年数据操作员系统管理员admin账套主管如在使用用友软件时，出现断电或死机或其他原因导致进入软件时出现“X人在使用”或“X人在查询”等情况，请进入系统管理以admin 身份 进入“视图”-“清除异常任务”或“清除单据锁定”点击即可第二章 总账基础设置： 设置凭证类别：建议使用记帐凭证。 设置部门档案：依据编码原则，增设部门档案；必输内容：部门编码、部门名称。 设置职员档案：职员编码用数字、字母编码，编码无规则；必输内容：职员编码、职员名称、所属部门。 设置往来单位资料：依据编码原则，确定地区分类、客户分类、供应商分类；在编码档案中输入客户、供应商档案信息；客户、供应商档案的编码可用数字、字母编码，编码无规则。 设置结算方式：依据编码原则设置企业结算方式如现金结算、现金支票、转账支票、电汇、信汇等结算方式 设置外币及汇率设置科目体系：指定现金、银行总帐科目；增加、修改、删除科目；设置辅助核算科目。包括：1、增加、删除一级科目或者明细科目：建立账套的时候，如果选择了“按照行业预置”科目，则系统会按照该行业的会计制度预置一部分科目，企业根据自己的实际情况再增加、删除。步骤：企业门户设置状态基础档案财务会计科目增加（删除）2、修改会计科目：主要是会计科目名称、账页格式（金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式）、辅助核算（个人、部门、项目、客户、供应商五种辅助核算，可以两两组合）。步骤：基础档案财务会计科目选择需修改科目单击修改或双击该科目打开修改会计科目窗口修改激活修改内容进行修改确定返回 特别说明：如果某个科目设置了辅助核算，就不用再增加很多的明细科目了。如“应收账款”科目设置了客户辅助核算，就不用把一个个的客户作为其明细科目了。录入期初余额并进行试算平衡：启用总账时，首先就是把手工账下的“期末余额”录入到软件中，作为软件的“期初余额”。如果是刚刚成立的公司，则不存在“期初余额”的录入问题。总账设置期初余额注意：A、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加金额；B、红字余额应以负号表示C、辅助核算的科目应双击该科目金额栏进入相应的辅助核算余额窗口进行录入.D、余额录入完毕应点击“试算”和“对账”按钮，确认金额是否正确。试算保证试算平衡，即所有期初借方余额=所有期初贷方余额。对账是总账和明细账、总账和辅助账对账。试算包括期初余额试算和年初余额试算。E、在没有新的凭证记账之前，即期初余额界面没有“浏览、只读”字样时，双击金额栏可修改录入的金额。F、如果是年初启用总帐，则期初余额界面只有“期初余额”一栏；如果是年中启用总账，则显示四栏，年初余额由“累计借方”、“累计贷方”、“期初余额”三列计算得出，不能录入。G、年初启用总账的话，要把损益类科目的累计借方和累计贷方数录入。u 凭证1、填制凭证红字用“”键 方向调整用“空格”键 自动平衡用“”键，适用于最后一笔分录填制凭证前，要先设置“凭证类别”。要求是注销功能模块操作后进行设置。增加凭证的方法：设置状态下：基础档案财务凭证类别增加 选择凭证类别修改制单日期录入或调用摘要录入科目代码(或参照) 录入借方金额回车录入科目代码(或参照) 录入贷方金额(或用“=”号键自动平衡借贷差额)保存 在填制凭证时，经常会发生同样的业务，即凭证摘要会一样。为了减少反复录入工作量。可以设置“常用摘要”。常用摘要的定义：在摘要栏中单击参照按钮一进入常用摘要窗口一增加一录入常用摘要编码一常用摘要内容一增加；常用摘要的调用：在摘要栏中单击参照钮一进入常用摘要窗口一选中所需的摘要一选入一将常用摘要送至摘要栏中：或在摘要栏中直接录入已定义的常用摘要编码回车2、查询凭证总账凭证查询凭证选择查询条件 确认如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤。3、修改凭证 凭证的增行、删行： A、使用增分可在当前光标所在分录前插入一条或多条分录 B、使用删分可将当前光标所在分录行删除 修改他人制单：首先总账设置选项凭证页签下有一个选项“允许修改、作废他人填制的单据”，选中这个选项后重新注册更换正确的制单人进入总账填制凭证查找到制单人错误的凭证使用“空格”键系统提示“是否修改他人填制的凭证”是观察制单人的变化如果没有选择这个选项，则上述操作会提示“不能修改他人填制的凭证”。 凭证修改应注意的问题：A、系统自动编制的凭证号不可修改B、其余内容可直接在相应错误处修改4、作废凭证对于完全错误的凭证，既不想再要的凭证可以先“作废”，再通过“凭证整理”整理掉。1) 作废：填制凭证窗口制单作废恢复，凭证上会显示“作废”二字。如果发现操作有误，可以再点击“作废/恢复”，恢复回来。 删除整理：先将凭证作废填制凭证窗口制单整理凭证选择作废凭证所在的会计期间进入作废凭证表选择需删除的凭证双击该凭证的“删除?”确定系统提示“是否整理凭证断号?”根据实际情况决定是否整理注意：（1）只有在凭证没有审核、没有出纳签字、没有记账的情况下，才能“作废”。如果已经记账，则只能“冲销凭证”来处理或者“取消凭证记账”。（2）凭证作废后，可以恢复。作废后，不整理的话，占用一个凭证号，其数据不记账，月末结账的时候会提示有未记账单据。如果凭证整理，但不整理凭证断号，则占用一个凭证号，该凭证不存在，月末结账时不提示。（3）凭证整理后不能恢复。整理凭证断号即把该作废凭证后之后的凭证号往前提。所以如果该作废凭证号之后的凭证已经记账，则不能整理凭证断号。5、出纳签字公司一般都设置一个出纳人员，来负责“现金”和“银行存款”的收发统计。所有涉及到“现金”和“银行存款”科目的凭证一般要由出纳签字，借以登记“现金日记账”和“银行存款日记账”。步骤：指定会计科目：套主管登陆企业门户设置状态基础档案财务会计科目窗口编辑菜单指定科目现金总账科目待选科目栏中选“现金”送至已选科目栏（科目档案中现金科目界面上右下角显示“日记账”） 银行存款总账科目待选科目栏中选“银行存款”送至已选科目栏确定（科目档案中银行存款科目界面上右下角显示“日记账”和“银行账”更换操作员为出纳员（该操作员至少在系统管理中增加了“出纳签字”的权限进入总账凭证出纳签字选择会计期间确定出纳凭证列表确定签字或签字菜单下的“成批出纳签字” (取消或者“成批取消”的步骤相同)注意：（1）签字人员可以和制单人是同一个人。（2）如果没有“指定会计科目”，则出纳签字的时候，提示“没有符合条件的记录”6、审核凭证更换操作员为审核人（该操作员至少在系统管理中增加权限为“审核凭证”进入总账凭证审核凭证选择会计期间确定所有凭证列表确定审核或审核菜单下“成批审核”。 ( 取消和成批取消的的操作步骤相同)注意：1、审核人和制单人不能是一个人。2、如果在这个界面上，点击“标错”按钮，则凭证上打上“有错”标志。这样的凭证不能记账。标错的凭证可以作废。u 记账和反记账1、记账步骤：更换操作员为记账人进入企业门户总账凭证记账选择记账范围或下一步记账账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡确定系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中。注意：A、如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账。B、如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。C、上月未结账本月不能记账。D、启用月的期初余额试算不平衡不能记账 。E、凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证了。即记账后的凭证只能在“查询凭证”中看到。 2、反记账如果记完账，发现凭证有错误，则需要取消记账。总账期末对账打开对账窗口同时按下“Ctrl+H”系统提示“恢复记账前状态被激活”确定退出对账窗口总账桌面凭证恢复记账前状态恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态确定录入账套主管密码确定u 账表的查询可以随时查看总账中的和辅助模块的账表数据，如余额表、总账、明细账。选择的时候可以“包含未记账凭证”。如果为了“出纳签字”，把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日记账和银行存款日记账总能到“现金管理”模块查询。不能在总账中查询。如果没有指定的话，直接通过明细账查询。总帐、明细帐、多栏帐、余额表、科目汇总表：（查询时记住在包含未记帐凭证前的打上）以上功能是在总帐模块里。如查询总帐，点总帐-帐表-科目帐-总帐，选择科目如为空，即可查询所有科目的；点开后如果想查询相对应的明细帐，在上角有个“明细”的图标，点击一下即可查询相对应的明细帐，起到联查的功能；如查询明细帐，点总帐-帐表-科目帐-明细帐，选择科目如为空，即可查询所有科目的；点开后如果想查询相对应的总帐或凭证，在上角有个“总帐”和“凭证”的图标，点击一下即可查询相对应的总帐和凭证了，起到联查的功能；如查询多栏帐，点总帐-帐表-科目帐-多栏帐，点增加跳出多栏帐的定义，选择核算科目，录入多栏帐的名称再点自动编制按确定后，再返回双击所要查询的多栏帐即可，多栏账查询只能对有明细科目的科目进行定义和查询；如查询余额表，点总帐-帐表-科目帐-余额表，跳出查询条件，选择月份、科目（为空为全部科目）、级次（科目的明细级次）点确认即可查询；如查询或打印科目汇总表，点总帐-凭证-科目汇总，跳出月份（选择所要查询或打印的月份）、凭证类别（选择“全部”）、制单人（为空）、范围（不用选择）、凭证（选择“全部”）再点汇总即可跳出科目汇总表；个人余额表：（查询时记住在包含未记帐凭证前的打上）在总帐模块里，查询公司内部员工的借款，需在基础设置-财务-会计科目里设置个人往来辅助核算后，方可查询。 查询方式：点总帐-辅助查询-个人往来余额表或个人往来明细帐查询X人的借款余额或明细u 结账和反结账1、结账步骤：总账期末结账选择结账月份对账系统自动进行账账核对对账完毕下一步查看结账报告下一步系统提示“通过月度工作检查”结账注意：A、已结账月份不能再填制凭证B、总账和明细账对账不平，不允许结账；总账和辅助账对账不平，允许结账。C、还有未记账凭证则不能结账D、其他系统（工资、固定资产、业务通、核算）匀己结账，总账才能结账。E、如果提示“未通过工作检查，不能结账”，要查看“上一步”，检查工作报告是否存在B、C、D的情况。2、反结账期末一结账一选择最后结账月份一Ctrl+Shift+F6一录入账套主管密码一确定 注：取消结账对新的月份的凭证没有影响。u 正向流程和反向流程u 其他模块说明往来管理：（查询时记住在包含未记帐凭证前的打上）此模块属于查询功能，在基础档案-财务-会计科目如应收帐款、应付帐款、其他应收款、其他应付款、预付帐款、预收帐款里设置了辅助核算即启用“客户往来”，就可在此模块查询相关科目的余额表。如查询所有涉及到客户往来的科目余额表如应收帐款、应付帐款、其他应收款、其他应付款、预付帐款、预收帐款，点财务会计-应收款管理-帐表管理-业务帐表-业务余额表查询;如查询X客户的往来余额表,点财务会计-总账-帐表-客户往来辅助帐-客户余额表查询;如查询所有涉及到客户往来的科目明细帐如应收帐款、应付帐款、其他应收款、其他应付款、预付帐款、预收帐款，财务会计-总账-帐表-客户往来辅助帐-客户往来明细帐如查询X客户的往来明细帐,点财务会计-总账-帐表-客户往来辅助帐-客户往来明细帐现金银行: （查询时记住在包含未记帐凭证前的打上）此模块属于查询功能，在基础设置-财务-会计科目-编辑+指定科目里：现金总帐科目指定已选科目为现金科目，银行总帐科目指定已选科目为银行存款科目，就可在此模块查询现金日记帐和银行日记帐。如查询现金日记帐，点财务会计-总账-出纳-现金日记账-选择查询的现金明细科目-选择查询的方式（按月查或按日查）即可查询；如查询银行日记帐，点财务会计-总账-出纳-现金日记账-选择查询的银行明细科目-选择查询的方式（按月查或按日查）即可查询；项目管理：（查询时记住在包含未记帐凭证前的打上）此模块属于查询功能，在基础设置-财务-会计科目设置项目核算的辅助核算后，在基础设置-财务-项目目录定义核算科目、项目分类定义、项目目录维护后，就可在此模块查询相关项目的余额表和明细帐、总帐等等。如查询工程项目或现金流量项目大类的总帐，点项目-账簿-项目总帐-项目科目总帐或项目总帐即可查询；如查询工程项目或现金流量项目大类的明细帐，点项目-账簿-项目明细帐-项目科目明细帐或项目明细帐即可查询；第三章 财务报表一、基本概念1、两种状态：格式、数据新建或者打开一张财务报表，会看到左下脚显示“格式”或者“数据”字样，单击，变成了对应的“数据”或者“格式”。即：财务报表是有两种状态的：格式状态和数据状态。（1）在“格式” 状态下完成A、定义报表尺寸： “格式” 菜单下的“表尺寸”B、调整行高、列宽： “格式” 菜单下的“行高列宽”C、行（列)的增加、删除：“编辑”菜单下的“增加”、“删除”D、格式属性的调整：“格式”菜单下“单元属性”E、画表格线： “格式” 菜单下的“区域画线”F、定义关键字：“数据”菜单下关键字：设置，偏移，取消G、设置单元公式：“数据”菜单下编辑公式单元公式（2）在“数据” 状态下完成A、追加表页：“编辑”菜单下的追加B、录入关键字：“数据”菜单下关键字，录入B、运算：“数据”菜单下的“整表重算”、“表页重算”D、表页不计算：“数据”菜单下的“表页不计算”E、数据采集： “数据”菜单下的“数据采集”F、表页汇总： “数据”菜单下的“汇总”G、账套初始： “数据”菜单下的“账套初始”2、关键字关键字是整张报表的“向导”。如公式为“fs(502,月,”借“,)”，表示按月来取502科目的发生数（fs)。那么至少要在格式状态下，设置“月”关键字，在数据状态下，比如要取6月份的发生数，录入关键字“6月”即可。常见的关键字有：单位名称、年、月、日、季。格式状态下设置（即增加）、取消（即删除）、偏移（即调整位置）关键字；在数据状态下，录入关键字对于系统提供的报表，一般都设置好了关键字，只需要录入关键字即可。对于自定义报表，设置合适的关键字是决定一张报表取数正确与否的关键。二、公式设置常用的就是“用友账务函数”，根据实际情况，取发生函数（FS),累计发生（LFS),期初函数（QC),期末函数（QM)。公式设置的步骤：格式状态下数据编辑公式单元公式函数向导用友账务函数，选择具体函数名参照录入公式确认即可三、编制报表的基本流程注意：选择的行业性质一定要与建立账套时选择的一样。1、套用报表模版（资产负债表及损益表）注意事项：A. 在新建空白表页的基础上执行套用。B. 行业选择一致，见总帐-设置-选项-其他里的行业性质2、单元公式的检查注意事项：A. 逐一对公式单元进行检查，以总帐中的会计科目编码为准3、运算A. 步骤： 在“数据” 下完成a) 选中新增的表页；b