基本建设项目档案管理规定

修改码 版本 1 E 文件编号 GDGS ZY 66 02 05 2010 基本建设项目档案管理规定 页 码 1 73 中国石油管道公司 2012 09 30 发布 2012 09 30 实施 1 目的 为规范公司基本建设项目档案管理 充分发挥项目档案在工程建设 生产 使用 管理 维护和改建扩建中的作用 根据国家有关法律法规和 上级相关文件精神 结合公司实际 制定本规定 2 范围 本规定适用于公司基本建设 含新建 更新改造 大修理 项目档案 管理 3 术语和定义 3 1 建建设项设项目档案目档案 本规定所称建设项目档案指建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 采购 施工 监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的 经过鉴定 整理并归档的文字 图表 声像等各种载体形式的项目文件 3 2 项项目文件目文件 本规定所称项目文件指项目前期文件 项目竣工文件和项目竣工验 收文件 3 3 项项目前期文件目前期文件 本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项 审批 招投标 勘 察 设计以及工程准备过程中形成的文件 3 4 项项目竣工文件目竣工文件 本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工 指建筑 安 装 过程和项目真实面貌的文件 主要由项目施工文件 项目竣工图和监 理文件组成 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 2 73 2 3 5 项项目竣工目竣工验验收文件收文件 本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工 验收时形成的文件 4 职责 4 1 总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门 主要职责 4 1 1 负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度 制订公司建设项目 档案管理办法 4 1 2 负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划 组织协调和监督指导 4 1 3 负责公司建设项目档案验收工作 4 1 4 负责参加公司建设项目竣工验收 4 1 5 负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作 4 1 6 负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体 4 2 工程处是公司新建项目工程管理部门 负责指导 监督 检查各项 目部项目档案管理工作 4 3 生产处 管道处是公司更改大修项目工程管理部门 负责指导 监 督 检查所属各单位项目档案管理工作 4 4 项项目建目建设单设单位位 4 4 1 项目建设单位负责组织 协调和指导项目文件的编制 收集 整理 和归档工作 对项目档案的齐全 完整 准确负责 负责项目档案的移交 工作 4 4 2 项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置 填写等编制标准 督促 检查竣工文件的编制 收集 整理工作 审核 签 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 3 73 3 署竣工文件及设备随机文件 并组织归档 4 4 3 项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集 整 理工作 并向建设单位档案管理部门归档 4 4 4 项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理 归档 检查 接收项目文件 5 管理内容 5 1 建建设项设项目档案管理一般目档案管理一般规规定定 5 1 1 公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证 是生产 运营 管理维护 工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源 同时也 是全面鉴定工程质量 查明事故原因 追究事故责任的可靠凭证 5 1 2 建设项目档案工作应当坚持 三同步 的原则 在签订合同 协议 时 应同时明确项目档案所包括的内容 要求及各相关单位对项目档案的职 责 检查工程进度与施工质量时 应同时检查项目文件材料的收集 整理 情况 在进行工程验收时 应同时审查 验收项目文件的归档情况 5 1 3 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划 纳入项目 建设管理程序 纳入领导和工作人员的岗位职责 与项目建设管理同步实 施 5 1 4 项目建设单位应加强对项目文件形成 收集 整理等过程控制 保 证项目档案完整 准确 系统 5 1 4 1 档案完整指按 建设项目文件归档范围和保管期限表 附录 A 所确定的内容 将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档 各种文 件原件齐全 5 1 4 2 档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建 设过程 图物相符 签字手续完备 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 4 73 4 5 1 4 3 档案系统指项目档案按其形成规律 保持各部分之间的有机联系 分类科学 组卷合理 5 1 5 项目申请立项后 项目建设单位应明确档案管理机构 人员 负责项 目文件的收集 积累和整理工作 建立项目档案工作网络和项目文件管理 流程 对项目文件实行跟踪管理 动态管理 5 1 6 项目文件的收集 整理和归档应当纳入项目的合同管理之中 5 1 6 1 项目建设单位在签订勘察 设计 采购 施工 工程总承包及监理 以下简称参建单位 等合同 协议 时 应当设立专门条款 明确项目档 案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件 包括电子文件 名称 内 容 版本 套数 费用 时间 质量要求及整理 审核 归档与违约责任 并经档案管理部门签署会签意见 5 1 6 2 项目建设单位办理竣工结算时 应当有档案管理部门的签署意见 档案管理部门根据合同 协议 检查所提交的项目文件 符合档案管理 要求的 签署同意付款意见 方能进入合同 协议 付款环节 5 1 7 项目建设单位有关部门负责组织协调和指导参建单位编制 整理和 归档项目文件 并负责案卷质量的审查 5 1 8 项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定 完成项 目文件的编制 整理 归档工作 监理单位负责审核 签署项目竣工文件 5 1 9 建管分开管理的建设项目 其形成的档案由双方共同协商 明确移 交项目档案 包括电子文件 的范围 套数 版本 时间 质量要求等事宜 双方办理移交手续 5 1 10 采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目 项目建设单位应 在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责 要求 并按照合同 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 5 73 5 规定将项目文件归档 5 1 11 项目建设单位应当配备档案库房和档案安全保管的必要设备设施 档案保管条件应符合国家有关标准要求 5 1 12 项目建设单位要应用档案管理系统 E6 对项目档案进行归档与移 交工作 5 2 建建设项设项目档案收集 整理与目档案收集 整理与归归档档 5 2 1 反映和记录项目建设重要职能活动 具有查考利用价值的各种载体 的项目文件 应当收集齐全 归入建设项目档案 参见 建设项目文件归 档范围和保管期限表 附录 A 项目档案保管期限一般分为永久 定期两种 定期保管档案的年限 可根据其参考利用价值分为 30 年和 10 年 5 2 2 项目可行性研究 任务书 以及项目管理文件和竣工验收文件按 件 整理 具体执行 归档文件整理规则 DA T22 2000 项目竣工文 件应按照 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 和 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 进 行整理 图纸应按照 技术制图复制图的折叠方法 GB T10609 3 1989 要求统一折叠 电子文件应符合 电子文件归档与 管理规范 GB T18894 2002 5 2 3 项目建设单位各机构和参建单位 应在建设项目竣工验收前按阶段 或单项 将经过整理的项目文件 提交建设单位档案管理部门归档 项目 建设单位档案管理部门汇总项目文件 将全部档案条目录入或通过离线 客户端导入 档案管理系统 E6 并上载相应电子文件 5 2 4 项目建设单位和参建单位 应当指定专人负责照片 录音 录像等 声像材料的收集 整理 归档工作 工程结束后 项目建设单位应根据工 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 6 73 6 程实际编辑一套反映工程全过程的照片册 另外 公司级以上的项目 还 应编制一套反映所承担工程全过程的不少于 30 分钟的视频资料 并进行 编辑配音 5 2 5 项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章应加盖在标题 栏上方或左边空白处 无加盖竣工图章的位置时 可加盖在标题栏的背 面处 竣工图章中的内容填写应齐全 清楚 签名不得由他人代签或以个 人印章代替 5 2 6 项目档案收集 整理与归档具体执行 建设项目文件整理与归档操 作指南 附录 C 5 3 建建设项设项目档案目档案验验收收 5 3 1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 未经档案验收或档 案验收不合格的项目 不得进行或通过项目的竣工验收 5 3 2 项目档案验收执行下列规定 5 3 2 1 由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目 项目档案验收由 国家档案局组织或委托组织 5 3 2 2 由集团公司组织竣工验收的项目 项目档案验收由集团公司办公 厅负责组织 5 3 2 3 由专业公司组织竣工验收的项目 项目档案验收由集团公司办公 厅负责组织或委托组织 5 3 2 4 由公司组织竣工验收的项目 根据工程实际 项目档案验收可由 总经理办公室单独组织验收 也可与工程竣工验收合并进行 项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查 必要时可组织预检 5 3 3 项目档案验收应当按照下列规定 组成验收组进行验收 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 7 73 7 5 3 3 1 国家档案局组织的项目档案验收 验收组按国家规定组成 5 3 3 2 集团公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收 验收组由集团公司办公厅 项目所在地省级档案行政管理部门等单位组 成 5 3 3 3 公司总经理办公室组织的项目档案验收 验收组由公司总经理办 公室 项目主管部门等单位组成 项目档案验收组人数为不少于 5 人的单数 组长由验收组织单位人 员担任 专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组 5 3 4 申请项目档案验收应具备下列条件 5 3 4 1 项目主体工程和辅助设施已按照设计建成 能满足生产或使用的需要 5 3 4 2 项目试运行指标考核合格或者达到设计能力 5 3 4 3 完成了项目建设全过程文件材料的收集 整理与归档工作 5 3 5 项目档案验收前 项目建设单位应组织项目设计 施工 监理等方 面负责人及有关人员 根据档案工作的相关要求 依照 建设项目文件归 档范围和保管期限表 附录 A 和 建设项目档案验收内容及要求 附 录 B 进行全面自检 并形成项目档案自检报告 5 3 6 项目档案自检报告应当包括以下主要内容 5 3 6 1 项目建设及项目档案管理概况 5 3 6 2 保证项目档案的完整 准确 系统所采取的控制措施 5 3 6 3 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情 况及质量状况 5 3 6 4 档案在项目建设 管理 试运行中的作用 5 3 6 5 存在的问题及解决措施 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 8 73 8 5 3 7 项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建 设项目档案验收申请报告 并附项目档案自检报告 填报 建设项目档案 验收申请表 附表 1 项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验 收申请报告的 10 个工作日内作出答复 5 3 8 项目档案管理机构应当参加项目的中交 间 验收 初步验收和竣工 验收 并同步进行项目档案的预验收 在项目竣工验收 3 个月前应完成 项目档案验收工作 5 3 9 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行 项目档案 验收组全体成员参加项目档案验收会议 项目建设单位 设计 施工 监 理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议 5 3 10 项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收 5 3 10 1 项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况 项目档案 工作情况 5 3 10 2 监理单位汇报竣工文件质量的审核情况 5 3 10 3 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况 5 3 10 4 项目档案验收组汇总项目档案检查情况 对项目档案质量进行 综合评价 并形成项目档案验收意见 5 3 10 5 项目档案验收组宣布项目档案验收意见 5 3 11 检查项目档案 应当采用质询 现场查验 抽查案卷的方式 抽查 档案的数量应不少于案卷总数的 30 抽查重点为重要合同 协议等项 目前期文件及隐蔽工程检查记录 竣工图 设计变更通知单等项目竣工 文件 对抽查情况应填写建设项目档案验收检查记录 包括内容有档案 资料 号 验收检查情况描述 检查人 检查日期等 5 3 12 项目档案验收合格的项目 由项目档案验收组织单位以文件形式 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 9 73 9 印发验收组形成的项目档案验收意见 集团公司办公厅委托进行的项目 档案验收 由集团公司办公厅以文件形式印发验收组形成的项目档案验 收意见 5 3 13 项目档案验收不合格的项目 由项目档案验收组提出整改意见 要求项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改 并进行复 查 复查后仍不合格的 不得进行竣工验收 5 3 14 项目档案验收意见应当包括以下主要内容 5 3 14 1 项目建设概况 5 3 14 2 项目档案管理情况 包括 项目档案工作的基础管理工作 项目 文件的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情况及质量 档案的 种类 数量 档案的完整性 准确性 系统性及安全性评价 档案验收结 论性意见 5 3 14 3 存在问题 整改要求与建议 5 3 15 项目档案验收报告或者档案章节 专篇 应当纳入建设项目竣工 验收报告中 建设项目 竣工验收鉴定书 中应有关于项目档案的评价 5 3 16 新建 扩建和试生产的国家和集团公司建设项目 由总经理办公 室负责填写 建设项目档案管理登记表 附件表 2 一式三份 报集团公 司办公厅 各工程项目经理部负责填报登记表 建设项目档案管理登记表 分为表一 表二 表三 表一于项目开工 后 6 个月内填写 对于未验收的建设项目 每年填此表一次 表二于项目 档案预验收后 1 个月内填写 表三于项目正式竣工验收后 1 个月内填写 5 4 项目建设单位在工程竣工验收后 3 个月内 必须向有关档案管理部 门移交项目档案 建设项目档案移交及档案整理 保管执行 档案管理程 序 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 10 73 10 6 流程 无 7 相关文件 7 1 相关的公司体系文件和公司企相关的公司体系文件和公司企业标业标准准 7 1 1 GDGS CX 66 02 档案管理程序 7 1 2 GDGS ZY 66 02 01 档案分类规则 7 1 3 GDGS ZY 66 02 02 档案标识规则 7 1 4 GDGS ZY 66 02 03 档案著录规则 7 2 相关的法律法相关的法律法规规 标标准 准 规规范和依据性文件范和依据性文件 7 2 1 GB T11822 2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 7 2 2 GB T10609 3 1989 技术制图复制图的折叠方法 7 2 3 GB T18894 2002 电子文件归档与管理规范 7 2 4 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 7 2 5 DA T22 2000 归档文件整理规则 7 2 6 Q SY GD0163 2008 石油与天然气管道工程竣工验收细则 7 2 7 厅发 2010 187 号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规 定 8 记录 8 1 GDGS ZY 66 02 05 JL 06 建设项目档案验收申请表 8 2 GDGS ZY 66 02 05 JL 07 建设项目档案管理登记表 表一 表二 表 三 9 附录 附录 A GDGS ZY 66 02 05 JL 01 建设项目文件归档范围和保管期限表 附录 B GDGS ZY 66 02 05 JL 05 建设项目档案验收内容及要求 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 11 73 11 附录 C 建设项目文件整理与归档操作指南 编编 写写 部部门门 总经理办公室 编编 写写 人人 徐美玲 审审 核核 人人 孙来勇 审审 批批 人人 刘增江 附录 A 建设项目文件归档范围和保管期限表 此归档范围不限以下内容 未列入的请执行其他相关标准 保管期限 序号归 档 文 件 建设单位施工单位设计单位 1可行性研究 任务书 1 1项目建议书及其报批文件永久30 年 1 2项目选址意见书及其报批文件永久30 年 1 3可行性研究报告及其评估 报批文件永久30 年 1 4项目评估 包括借贷承诺评估 论证文件永久30 年 1 5环境预测 调查报告 环境影响报告书和批复永久30 年 1 6安全预评价报告及批复永久30 年 1 7地震安全性评价报告及批复永久30 年 1 8地质灾害危险评估报告及批复永久30 年 1 9水土保持方案报告及批复永久30 年 1 10水资源论证报告及批复永久30 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 12 73 12 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 1 11职业病危害预评价及批复永久30 年 1 12设计任务书 计划任务书及其报批文件永久永久 1 13区域总体规划永久30 年 2设计基础文件 2 1 工程地质 水文地质 勘察报告 地质图 勘察记录 化 验 试验报告 重要土 岩样及说明 永久永久 2 2 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测 量定位 观测记录 永久30 年 2 3水文 气象 地震等其它设计基础资料永久30 年 3设计文件 3 1总体设计 总体规划设计 永久永久 3 2工艺设计包永久永久 3 3初步设计及其报批文件 基础设计 永久永久 3 4施工图设计 详细设计 30 年永久 3 5工程设计计算书30 年30 年 3 6关键技术试验永久永久 3 7设计审查 鉴定及审批 永久永久 3 8安全生产专项设计永久永久 4项目管理文件 4 1征地 移民文件 4 1 1征用土地申请 批准文件 红线图 坐标图 行政区域图永久 4 1 2征地移民拆迁 安置 补偿批准文件 协议书永久 4 1 3 建设用地规划许可证 建设工程规划许可证 征用土地 使用证 永久 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 13 73 13 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 4 1 4建设前原始地形 地貌的状况图 照片永久 4 1 5施工执照永久 4 2项目报批文件 4 2 1项目申请核准文件及附件 核准批复文件30 年 4 2 2项目开工申请报告及附件 项目开工批复30 年 4 3计划 投资 统计 管理文件 4 3 1 有关投资 进度 物资 工程量的建议计划 实施计划和 调整计划 30 年 4 3 2概算 预算管理 差价管理文件30 年 4 3 3合同变更 索赔等涉及法律事务的文件30 年 4 3 4规程 规范 标准 规定等文件30 年 4 3 5技术协议 技术设计审查30 年 4 3 6合同控制文件 投资 进度 质量 安全 30 年 4 4招标投标 承发包合同协议 4 4 1 招标书 招标修改文件 招标补遗及答疑文件 招标文 件审查 30 年30 年30 年 4 4 2 投标书 资质材料 履约类保函 委托授权书和投标澄 清文件 修正文件 永久永久30 年 4 4 3 开标议程 开标大会签字表 报价表 评标纪律 评标人 员签字表 评标记录 报告 30 年 4 4 4中标通知书30 年30 年30 年 4 4 5未中标文件自存 4 4 6合同谈判纪要 合同审批文件 合同书 合同变更文件永久30 年30 年 4 5专项申请 批复文件 4 5 1 环境保护 劳动安全 卫生 消防 人防 规划 职业健 康等文件 永久 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 14 73 14 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 4 5 2 水 暖 电 供气 通信 排水等配套协议文件 以及工 程途径铁路 公路 输电线路和河流穿跨越等协议文件 30 年 4 5 3原料 材料 燃料供应等来源协议文件30 年 4 6QHSE 文件 30 年 4 7声像材料30 年 5施工文件 5 1建筑施工文件 5 1 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设 计交底记录 30 年30 年 5 1 2 施工组织设计 方案及审批记录 施工计划 施工技术 及安全措施 施工工艺文件 30 年30 年 5 1 3原材料及构件出厂证明 质量证明书 复验单30 年30 年 5 1 4建筑材料试验报告30 年30 年 5 1 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料代用核定审批手 续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久30 年 5 1 6 施工定位 水准点 导线点 基准线 控制点等 测量记 录 复核记录 地质勘探资料 永久30 年 5 1 7 土 岩 试验报告 基础处理 基础工程施工图 桩基工 程记录 地基验槽记录 基础检测记录 永久30 年 5 1 8施工日记 大事记30 年 5 1 9隐蔽工程检查验收记录永久30 年 5 1 10 各类工程记录及测试 沉降 位移 变形监测记录 事故 处理报告 永久30 年 5 1 11工程质量检验 评定验收记录永久30 年 5 1 12技术总结 施工预 决算30 年 5 1 13交工验收记录永久30 年 5 1 14竣工报告 竣工验收报告永久永久 5 1 15竣工图永久30 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 15 73 15 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 5 1 16声像材料30 年30 年 5 2设备及管线安装施工文件 5 2 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设 计交底记录 30 年30 年 5 2 2 施工组织设计 方案及其审批文件 施工计划 技术措 施文件 30 年30 年 5 2 3原材料及构件出厂证明 质量证明文件 复验单30 年30 年 5 2 4建筑材料试验报告30 年30 年 5 2 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代 用审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久30 年 5 2 6焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录 质量检测永久30 年 5 2 7隐蔽工程检查验收记录永久30 年 5 2 8强度 密闭性试验报告30 年30 年 5 2 9设备 网络调试记录30 年30 年 5 2 10设备安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告30 年30 年 5 2 11系统调试 试验记录30 年30 年 5 2 12管线清洗 试压 通水 干燥通气 消毒等记录10 年30 年 5 2 13管线标高 位置 坡度测量记录30 年30 年 5 2 14交工验收记录 工程质量检验 验收评定记录永久30 年 5 2 15竣工报告 竣工验收报告永久30 年 5 2 16竣工图永久30 年 5 2 17声像材料30 年30 年 5 3电气 仪表安装施工文件 5 3 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 设 计交底 30 年30 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 16 73 16 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 5 3 2 施工组织设计 方案及审批文件 施工计划 技术措施 文件 10 年30 年 5 3 3原材料及构件出厂证明 质量证明文件 复验单30 年30 年 5 3 4建筑材料试验报告30 年30 年 5 3 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代 用审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久30 年 5 3 6系统调试 整定记录30 年30 年 5 3 7绝缘 接地电阻等性能测试 校核记录30 年30 年 5 3 8 材料 设备明细表及检验记录 施工安装记录 质量检 查评定 事故处理报告等 永久30 年 5 3 9操作 联动试验记录10 年30 年 5 3 10电气装置交接记录10 年30 年 5 3 11交工验收记录 工程质量检验 评定记录永久30 年 5 3 12竣工报告 竣工验收报告永久30 年 5 3 13竣工图永久30 年 5 3 14声像材料30 年30 年 5 4QHSE 文件 5 4 1 作业计划书 项目质量计划 项目 HSE 计划 作业指导 书 化学品和安全设备或器材的安全数据表 30 年30 年 5 4 2 人员培训记录及资质证书 健康检查记录或报告 医疗 依托协议或合同 10 年30 年 5 4 3事故调查材料永久30 年 5 4 4工作计划 总结 会议纪要 来往信函 备忘录永久30 年 5 4 5 自然保护区 文物保护区的施工许可 停工令 复工令 土地使用的有关证明文件 环保部门的许可材料等 永久30 年 5 4 6地貌恢复资料 文物保护相关资料10 年30 年 6监理文件建设单位监理单位 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 17 73 17 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 6 1施工监理文件 资料 6 1 1监理合同协议 监理大纲 监理规划 细则及批复30 年30 年 6 1 2施工及设备器材供应单位资质审核 设备 材料报审资料30 年30 年 6 1 3 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施审核批 准记录 施工进度 延长工期 索赔及付款报审 30 年30 年 6 1 4开 停 复 返 工令 许可证 交工验收记录30 年30 年 6 1 5设计变更 材料 零部件 设备代用审批资料30 年30 年 6 1 6 监理通知 协调会审纪要 监理工程师指令 指示 来往 函件 30 年30 年 6 1 7工程材料监理检查 复检 试验记录 报告30 年30 年 6 1 8监理月报 备忘录30 年30 年 6 1 9 各项测控量成果及复核文件 外观 质量 文件等检查 抽查记录 30 年30 年 6 1 10 工程质量事故 施工安全事故报告 施工质量检验分析 评估资料 30 年30 年 6 1 11工程进度计划 实施 分析统计文件30 年30 年 6 1 12变更价格审查 支付审批 索赔处理文件30 年30 年 6 1 13 单元工程检查及开工 开仓 签证 工程分部分项质量认 证 评估资料 30 年30 年 6 1 14主要材料及工程投资计划 完成报表30 年30 年 6 2设备采购 监造工作监理资料 6 2 1设备采购委托监理合同 采购方案 监造计划30 年30 年 6 2 2市场调查 考察报告30 年30 年 6 2 3 设备制造的检验计划和检验要求 检验记录及试验报告 分包单位资格报审表 30 年30 年 6 2 4原材料 零配件等的质量证明文件和检验报告30 年30 年 6 2 5开工 复工报审表 暂停令30 年30 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 18 73 18 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 6 2 6会议纪要 来往文件30 年30 年 6 2 7监理工程师通知单 监理工作联系单30 年30 年 6 2 8监理月报30 年30 年 6 2 9质量事故处理文件 设备制造索赔文件30 年30 年 6 2 10 设备验收 交接文件 支付证书和设备制造结算审核文 件 30 年30 年 6 2 11设备采购 监造工作总结30 年30 年 6 3QHSE 文件 6 3 1合同 协议30 年30 年 6 3 2 作业计划书 作业指导书 化学品和安全设备或器材的 安全数据表 30 年30 年 6 3 3检测计量设备台帐及证书30 年30 年 6 3 4 人员培训及资质记录 健康检查记录或报告 医疗依托 协议或合同 10 年30 年 6 3 5事故调查 统计报告 审查或审核报告永久30 年 6 3 6工作计划 总结 会议纪要 来往信函 备忘录永久30 年 6 3 7 通知 批复 意见 建议 工程师总结报告 不符合报告 及记录等 10 年30 年 6 4监理工作声像材料30 年30 年 7工程质量监督文件建设单位施工单位设计单位 7 1工程质量监督委托书 协议30 年 7 2工程质量监督注册申请书 证书30 年 7 3工程质量监督报告及评价报告30 年 7 4 工程质量管理监督文件 监督方案 计划 交底 工程项 目划分意见 质量问题处理通知单 质量监督总结等 10 年 8物资 设备 采办文件 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 19 73 19 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 8 1询价 报价 采购计划30 年 8 2合同 协议永久 8 3审批手续 调拨文件30 年 8 4采办决算 物资核销文件30 年 8 5来往函电 备忘录30 年 8 6设备材料仓储 运输有关文件10 年 8 7管理规程 条例 标准 规划文件30 年 8 8管理台帐 统计表30 年 8 9照片 音像资料30 年 9工艺设备文件 9 1工艺说明 规程 试验 技术总结30 年 9 2产品检验 包装 工装图 检测记录 复检记录30 年 9 3设备 材料采购 招投标文件 合同 出厂质量合格证明30 年30 年 9 4设备 材料装箱单 开箱记录 工具单 备品备件单30 年 9 5设备中转及调拨资料30 年 9 6设备原材料质量证明文件30 年 9 7设备图纸 使用说明书 零部件目录30 年 9 8设备测绘 验收记录及索赔文件30 年 9 9设备安装调试 测定数据 性能鉴定文件30 年 10科研项目 10 1开题报告 任务书 批准书永久 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 20 73 20 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 10 2协议书 委托书 合同永久 10 3研究方案 计划 调查研究报告永久 10 4试验记录 图表 照片永久 10 5实验分析 计算 整理数据永久 10 6实验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范说明书永久 10 7实验操作规程 安全措施 事故分析报告30 年 10 8阶段报告 科研报告 技术鉴定报告永久 10 9成果申报 鉴定 审批及成果推广应用材料永久 10 10考察报告 重要课题研究报告永久 11涉外文件 11 1询价 报价 投标文件10 年 11 2合同及其附件永久 11 3谈判协议 议定书永久 11 4谈判记录30 年 11 5谈判过程中外商提交的材料30 年 11 6出国考察 培训及收集来的有关材料10 年 11 7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久 11 8各设计阶段审查议定书永久 11 9技术问题来往函电和备忘录永久 11 10 国外设备 材料检验 安装手册 操作使用说明书等随 机文件 永久 11 11 国外设备合格证明 装箱单 提单 商业发票 保险单证 明 10 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 21 73 21 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 11 12设备开箱检验记录 商检 海关及索赔文件永久 11 13国外设备 材料的防腐 保护措施10 年 11 14外国技术人员现场提供的文件材料30 年 12生产技术准备 试生产文件 12 1技术准备计划10 年 12 2试生产管理 技术责任制10 年 12 3开停车方案10 年 12 4设备试车 验收 运转 维护记录30 年 12 5试生产产品质量鉴定报告10 年 12 6安全操作规程 事故分析报告30 年 12 7运行记录10 年 12 8技术培训材料10 年 12 9产品技术参数 性能 图纸永久 12 10工业卫生 劳动保护材料 环保 消防运行检测记录10 年 12 11QHSE 管理文件材料30 年 13财务 审计管理 13 1财务计划及执行 年度计划及执行 年度投资统计资料10 年 13 2工程概算 预算 标底 合同价 决算 审计文件及说明永久 13 3 交付使用的固定资产 流动资产 无形资产 递延资产 清册 永久 14竣工验收文件 14 1项目竣工验收报告永久30 年30 年 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 22 73 22 序号归 档 文 件 保管期限 建设单位施工单位设计单位 14 2勘察设计总结永久30 年 14 3工程施工总结永久30 年 14 4工程总承包总结永久30 年 14 5工程监理总结永久30 年 14 6生产准备及试运行考核总结永久 14 7引进工作总结永久 14 8物资采办总结永久 14 9项目建设总结永久 14 10质量监督报告永久30 年 14 11无损检测总结永久 14 12工程现场声像材料永久30 年 14 13工程审计文件材料 决算报告永久 14 14 竣工验收会议文件 验收证书及验收委员会名册 签字 验收备案文件 永久30 年30 年 14 15 环境保护 劳动安全卫生 消防 防雷 人防 规划 档 案等验收审批文件 永久 14 16项目评优报奖申报材料 批准文件及证书30 年30 年 15后评价文件 15 1后评价文件材料永久 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 23 73 23 附录 B 建设项目档案验收内容及要求 一 项目档案的基础管理工作 一 项目建设单位 负责人 认真执行国家档案工作法律法规 建立 健全项目档案工作各项规章制度 建立了切合实际的项目档案工作的管 理体制和工作程序 二 项目建设单位 负责人 对项目档案工作实行统一管理 对本单 位各部门和设计 施工 监理等参建单位进行有效的监督 指导 确保项 目档案工作与项目建设同步进行 三 项目档案工作实行领导负责制 确定了负责项目档案工作的领 导和部门 实行了各部门和有关人员档案工作责任制 并采取了有效的 考核措施 四 项目文件材料的收集 整理和归档纳入合同管理 要求明确 控制措施有力 五 配备适应工作需要的档案管理人员 档案管理人员经过档案管 理专业培训 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 24 73 24 六 采用先进信息技术 实现项目档案管理的信息化 七 保证档案工作所需经费 配备了计算机 复印机及声像器材等 必备的办公设备 且性能优良 满足工作需要 二 项目档案的完整 准确 系统情况 一 按照 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范 结合项目产生文件材料的实际情况 检查项目档案的完整性 准确性 系统性 二 项目文件材料的收集 整理 归档和项目档案的整理与移交符合 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 及 GB T11822 2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 三 项目档案的安全 一 档案库房采取防火 防盗 防有害生物和温湿度控制措施 档案 库房与阅览 办公用房分开 二 档案柜架 卷盒 卷皮等档案装具符合标准要求 三 归档文件材料的制成材料符合耐久性要求 四 采取有效措施保证档案实体和信息安全 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 25 73 25 附表 1 GDGS ZY 66 02 05 JL 06 建设项目档案验收申请表 项目名称 审批 核准 机关 立项日期 投资规模建设时间 建设单位 法人 设计单位 主 要 施工单位 主 要 监理单位 计划档案 验收日期 计划竣工 验收日期 联 系 人联系电话 地址 邮编电子信箱 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 26 73 26 申请单位 自检意见 单位盖章 年 月 日 验收组织 单位意见 单位盖章 年 月 日 附表 2 GDGS ZY 66 02 05 JL 07 表一 建设项目档案管理登记表 项目及项目档案和资料情况动态表 编号 项目名称 建设单位或项目法人 地址邮编 上级主管部门 批准概算总投资万元计划工期年 月 年 月 主要单位工程名称 现已完成的单位或单项工程 主要设计单位 主要施工单位 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 27 73 27 主要设备安装单位 主要监理单位 项目档案和资料管理情况 档案资料管理部门名称隶属部门 联系地址 电话负责人 项目建档时间 专职档案人员数据 库房面积 档案工作其它用房面积 设施设备 现有档案和资料数量 正本 卷 册 图纸张数 对项目档案日常监督 指导的上级单位 填表单位 盖章 年 月 日 注 此表于项目开工后 6 个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司 对于未验收的国家建设项目 每年填此表一次 表二 建设项目档案管理登记表 项目档案预验收情况表 编号 项目名称 项目档案总数 正本 卷 册 图纸张数 档案移交单位 库房面积 档案工作其它用房面积 项目预验收日期 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 28 73 28 组织单位 预验收组 成员及单位 项 目 档 案 预 验 收 预验收结论 预验收负责人 盖章 年 月 日 注 此表于项目档案预验收后 1 个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司 表三 建设项目档案管理登记表 项目档案正式验收情况表 编号 项目名称 项目档案总数 正本 卷 册 图纸张数 档案移交单位 项目竣工投产日期 项目正式验收日期 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 29 73 29 组织单位 验收组 成员及单位 项 目 档 案 正 式 验 收 验收结论 验收负责人 盖章 年 月 日 注 此表于项目正式竣工验收后 1 个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 30 73 30 附录 C 建设项目文件整理与归档操作指南 试行 1 范围 本 指南 规定了管道公司建设项目文件整理与归档的要求和方法 本 指南 适用于管道公司所有新建 扩建 改建等建设项目文件整 理与归档工作 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 凡是注 日期的引用文件 其随后所有的修改单 不包括勘误的内容 或修订版均 不适用于本标准 然而 鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本 凡是不注日期的引用文件 其最新版本适用于 本标准 GB T 11822 2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T 11821 2002 照片档案管理规范 GB T 18894 2002 电子文件归档与管理规范 GB 50319 2000 建设工程监理规范 DA T 28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规 范 DA T 22 2000 归档文件整理规则 中油办 2010 187号 中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本 指南 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 31 73 31 3 1 建设项目 建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理 的单位 3 2 单项工程 建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工 建成后可以独立 发挥生产能力或工程效益的工程 3 3 单位工程 具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不能独立发挥生产 能力或工程效益的工程 3 4 项目文件 建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收 全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 包括项目前期文件 项目竣工文件和项目竣工验收文件等 3 5 项目前期文件 工程开工以前在立项 审批 招投标 勘察 设计以及工程准备过程 中形成的文件 3 6 项目竣工文件 项目竣工时形成的反映施工 指建筑 安装 过程和项目真实面貌的 文件 主要由项目施工文件 项目竣工图和项目监理文件组成 3 7 项目施工文件 项目施工过程中形成的反映项目建筑 安装情况的文件 3 8 项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸 3 9 项目监理文件 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 32 73 32 监理单位对项目工程质量 进度和建设资金使用等进行控制的文件 3 10 项目竣工验收文件 项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件 3 11 交工技术文件 施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公 司相关规定 在施工和管理过程中所形成的 在工程交接时移交建设单 位的工程交付 安全质量 使用性能等技术资料 是项目施工文件的重要 组成部分 3 12 项目文件归档 建设项目的设计 施工 监理单位在项目完成时向建设单位或受委 托的承包单位移交经整理的全部相应文件 项目建设单位各机构将项目 各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构 3 13 项目档案 经过鉴定 整理并归档的项目文件 4 职责 4 1 建设单位 业主 项目法人 职责 4 1 1 负责组织 协调和指导项目文件的编制 收集 整理和归档工 作 负责项目档案的移交工作 4 1 2 将项目文件管理工作纳入合同管理 在签订项目设计 施工 及监理等合同 协议时 设立专门条款 明确有关方面提交项目文件的相 关要求 以及整理与归档责任 4 1 3 项目文件管理工作纳入项目建设计划 纳入项目建设管理程 序 纳入领导和工作人员的岗位职责 与项目建设管理同步实施 4 1 4 将项目文件管理工作纳入项目结算管理 建设单位财务管理 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 33 73 33 部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节 确认建设单位 有关部门及档案管理部门对项目文件审核的签字 盖章手续完备后 才 能办理财务结算手续 4 1 5 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置 填写等编制标准 督促 检查竣工文件的编制 收集 整理工作 审核 签 署竣工文件及设备随机文件 并组织归档 4 1 6 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集 整理工作 并向建设单位档案管理部门归档 4 1 7 建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理 归档 检 查 接收项目文件 4 2 勘察 设计单位职责 负责收集 整理勘察 设计文件 并按规定向建设单位相关部门提交 有关设计基础资料和设计文件 4 3 施工单位职责 负责编制 收集 整理施工文件及竣工图 并提交监理单位 建设单 位项目管理部门审核后归档 4 4 工程总承包单位职责 负责审查 汇总各施工分包单位编制 收集 整理的施工文件及竣工 图 并统一将其提交监理单位 建设单位项目管理部门审核后归档 负责总承包项目设备随机文件的收集 整理 并提交建设单位项目 管理部门审核后归档 4 5 工程质量监督机构职责 负责编制 收集 整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监 督文件 并向建设单位档案管理部门归档 4 6 监理单位职责 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 34 73 34 负责监理文件的编制 收集 整理 统一将编制整理好的案卷报送建 设单位项目管理部门审核后归档 负责督促 检查施工单位 工程总承包 单位编制 整理施工文件及竣工图 审核 签署施工文件及竣工图的完整 准确 系统情况 并向建设单位提交有关专项报告 验证材料 4 7 试运行单位职责 负责收集 积累在生产技术准备和试运行中形成的文件 出具生产 试运行考核总结和连续 72 小时满足设计要求的试运行记录 并向建设单 位档案管理部门归档 5