Windows终端---企事业办公网络应用方案

Windows 终端 企事业办公网络应用方案 一 概述 企业办公系统是通过先进成熟的计算机技术手段建设的一个高 质量 高效率 智能化的办公系统 为领导决策和企业办公提供信 息服务 提高办公效率 减轻工作人员工作负担 节约办公经费 从而实现企业的办公自动化 办公无纸化 资源信息化 决策科学 化 企业办公系统的建设应以现代网络技术为依托 选择技术先进 扩展性强 覆盖园区的主干网络 将企业的各种 PC 机 工作站 终 端设备和局域网连接起来 并与有关广域网相连 在网上宣传自己 和获取 Internet 网上的资源 形成结构合理 内外沟通的计算机网 络系统 在此基础上建立能满足科研和管理工作需要的软硬件环境 开发各类信息库和应用系统 为企业各类人员提供充分的网络信息 服务 系统总体设计将本着总体规划 分布实施的原则 充分体现 系统的技术先进性 高度的安全可靠性 同时具有良好的开放性 可扩展性 本方案在调研和实际应用的基础上完成 满足企业办公网络应用的 需求 整体性能上有较大的冗余 扩展性好 能够为将来网络的升 级和扩容提供良好的基础 采用的技术均为成熟 可靠 可实现性 好的技术 很明确 我们的选择就是要享受科学技术的发展给教学 科研带来的革命性成果 同时我们付出最小的代价 拥有今天和明 天的技术 二 设计原则 建设和实施企业办公系统应该确保可以达到如下目的 1 立企业内部经济 方便 快捷的电子邮件通讯平台 2 现企业内部市场动态信息的及时反馈 收集 指导生产良性循 环 3 实现企业客户资源的及时积累 查询 4 实现企业图书 资料的有效管理 5 实现企业内部文书 科技 人事 财务档案的有效管理 6 企业生产状况 项目进展 行政管理事物的督办查办 7 网上收集企业内部生产 行政信息形成电子刊物 8 建立网上培训基地 使企业职工能不断学习新知识 9 内部日程安排 办事指南 通讯名录方便企业工作人员办公 在进行企业办公信息化的建设过程中 应该将 MIS ERP MRPII CRM 等系统有机的进行结合 从而满足企业 INTRANET 建设的各种应用需要 一个企业的办公信息化系统的建设 还应该满足如下要求 1 安全性 安全性主要指系统的可靠性 保密性和数据一致性 网络系统 的安全 可 靠性是整个 INTRANET 建设应用的前提 也是网络软件系统 安全可靠性 操作 系统安全可靠性 数据库系统安全性及应用软件安全可靠性的 保证 2 技术的先进性与成熟性 新技术 新产品不断出现 需要在技术成熟的前提下采用先进 的技术及设 备 提高整个系统的工作效率 保护客户的长期投资 3 开放性 开放性是保证网络互连性的关健 选用开放性好 符合公开 国际标准的 产品 可以保证网络与其它产品的互连 利于网络的扩展 升 级及系统管理员的维护 4 兼容性 兼容性是保护用户已有投资的关健 应主要从以下几个方面来 实现 A 充分利用现有的系统资源 包括与现有的综合布线系统的 紧密结合 与现 有的硬件设备及软件资源的紧密结合以及与用户技术人员的技 术结合 B 保护用户已有的应用业务系统 使其在新的网络中充分利 用 可以节省用 户有应用软件上所花费的人力 物力和财力 C 兼容现有和未来将出现的网络技术 使系统保持尽可能长 的生命周期 从 而保护用户对新系统的投资 D 扩充性 采用的产品具有充分的可扩充性及升级能力 具 有足够的向未来 网络发展方向过渡的可能 三 OA 办公应用系统建设要求 智能化办公 无纸化办公的呼声在国内政府部门和企业内部越 来越高 特别是随着计算机和网络技术发展的日新月异 产生了许 多计算机应用软件 为各个政府部门和企业机构利用软件群件技术 联合协同工作提供了良好的智能化办公的环境 随着计算机信息技 术 网络通讯及电视 电话 传真等高新技术的发展 人与人之间 的联系变得更为紧密 工作节奏也日益加快 如何使信息得到更大 程度的共享 如何更进一步提高工作效率 人与人之间如何完美协 同工作等一系列问题日益受到人们的重视 于是对办公自动化系统 就提出了更高的要求 要求办公自动化系统进一步发展成为办公信 息系统 Office Information System 简称 OIS 这样不仅可以满 足面向办公者的通常意义上的繁琐事务处理 而且还能提供面向决 策者的决策支持 专家咨询等智能服务 实现行政机关的办公现代化 信息资源化 传输网络化和决策科学化 为管理人员办公和领导决 策提供服务 在一个 OA 办公系统中其应用功能包括如下 1 日常办公系统 系统是对全行范围内的日常办公进行管理 包括三大功能子系 统 领导日常办公子系统 秘书日常办公子系统 个人日常办公子系统 2 领导日常办公子系统 该子系统是为行领导提供的一个集成办公环境 由综合业务查 询子系统与领导专用办公子系统两大部分构成 1 综合业务查询子系统 2 领导专用办公子系统 领导日程活动安排 领导专用信息管理 3 秘书日常办公系统 秘书办公系统主要为领导的秘书提供的集成办公环境 包括三 大功能 领导日程安排 重要电话记录 重要人物来访登记 4 个人日常办公管理子系统 个人办公管理子系统是为用户建立起来的各自的独立的工作环 境和日常事务处理环境 提供给用户一个轻松的信息管理环境 包括两大功能 1 个人办公事务管理 2 私人事务管理 5 公文管理系统 公文管理是指从公文的起草到审批一系列过程的管理包括收发 文管理 文件催办等功能 利用 Notes 工作流方式管理从拟办 本部门领导审核 其他部门会签 所领导审核 所领导审批 办公室登记 签发 归档等全部工作流程 全过程可以由公文 管理员实时监控 6 收文流程处理 在此流程中描述了五个状态 登记 拟办 批办 承办和办结 一般收文流转的缺省过程是登记 拟办 批办 承办 办结 登记和办结状态是必不可少的 但拟办 批办和承办三个状态 是可选的 可以只有其中之一 任意两个的组合或三者全部 具体选择何种方式根据公文的具体办理情况而定 登记 公文管理员 专门部门的人员 如办公室 负责对来文 进行登记 分发处理 其中非电子来文需通过键盘或扫描录入 原文 而电子来文则可以不用键盘或扫描录入原文 可直接通 过接口程序自动转录 节省时间 拟办 公文管理员的直接领导 如办公室主任 决定来文给 上级领导或其它部门传阅办理等 批办 上级领导的审批处理 承办 具体对来文办理的签批部门 办结 来文办理结束作标志 可由公文管理员作 也可由承办 单位作 在实现过程中 由公文管理员根据文种 来文单位 来文级 别等等的分类方式决定来文的具体流程 决定当前文的流程状 态可以在表单中备有状态域作标志 公文管理员可以对整个流 程进行监控 可以根据临时出现的情况进行流程的添加 跳过 撤回等 自动对流程中的每个节点 即环节 所花的时间进 行统计 然后生成一个该流程的时间报表 由此可以完成对各 部门办事效率的统计 文件办理完毕以后将该报表与文件一起 进行归档 7 发文流程处理 行文 签报 正式发文拟稿可由办公室之外的其它部门拟稿 然后交给办公 室作处理 下图是典型的发文流程 发文一般包含的状态 拟 稿 审核 核稿 会签 签发 校对 印发 办结八个状态 一定有的状态是拟稿 签发 印发 办结和归档 缺省流程是 拟稿 审核 核稿 会签 签发 校对 印发 盖章 办结 归档 除了必有的状态之外 可选的状态和状态的顺序同样也 是可设置的 办理状态是在文档中记录状态标志 拟稿 起草发文 审核 拟稿人的部门领导对公文把关 核稿 由专门人员对公文的书写格式和文字把关 办公室人员 会签 如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单 位的联合发文需要经过发文部门签字认可 签发 单位的领导决定该文是否能发 可以通过电子手写体签 名和电子签名来保证真实性 有效性 校对 按照领导签批的意见 修改文中的字句等 印发 具体办理文的人员签字并对发文盖章 办结 标志该发文的流程结束 发文处理在实现过程中 同 样可由专人 公文管理员 根据实际的方式或领导审批意见来 决定流程 审批状态和审批人 走向 或由上一办理状态的办 理 审批 人决定下一办理状态的办理人 以上的公文系统 流程仅供参考 8 会议管理子系统 本系统以工作流方式把会议管理从会议筹备 会议审批 会议 通知 会务到会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理 会议 召集人在会议计划审批通过并确认会议地点 日期 与会人员 及相关事项后 可将此会议通知发送给所有与会人员 系统将 在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录 届 时 系统将会自动提醒每一位与会者参加会议 会议管理由 办公室之外的其它部门进行会议筹备拟稿 然后交给办公室作 处理 进行审批后再返回该部门 9 档案管理子系统 档案管理子系统主要包括三部分 公文档案管理 资料档案管理 实物档案管理 10 公共信息管理系统 公共信息管理子系统用于全行及各分行进行信息管理 它包括 两个部分 1 信息服务管理系统 信息服务系统是全行范围 内为内部用户提供信息服务的环境 2 信息宣传管理系统 信息宣传系统是用来对内部用户进行 信息宣传和信息发布的环境 11 人事管理系统 人事管理系统主要用于全行范围内的人事管理 基于人事管理 的特点 需要采取关系型数据库 RDBMS 可以根据数据量 的大小选取相适应的关系数据库 该系统包括人事管理的基本内容 人员情况子系统 本子系 统主要包括五大功能项 基本情况 培训情况 奖惩情况 年 度考核 出国审查 人员调配子系统 本子系统主要包括六大 功能项 调入 调出 干部任免 辞职 辞退 退休 机构编 制子系统 本子系统的功能主要是对机构编制进行管理 包括 两大功能项 登记 查询维护 12 电子邮件系统 1 办公自动化系统中的公文 会议 信息等都是基于群件软 件系统 来协调多个人 多个机构的多项活动而达到一个目标 2 电子邮件在其中主要起信息传递作用 13 催办管理系统 催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件作出快 速反应 以解决应急事务的全过程处理和控制 确保在限定的 时间内完成任务 对每一个催办事件都有相应的文档以备日后 查询 同时对公文 会议等子系统也支持该项功能 14 车辆管理系统 车辆管理系统是对车辆进行登记 分类 并对用车进行登记 审批和车辆的维护费用进行管理 15 物资管理系统 物资管理系统主要是全行物资的订购 台帐 仓库及高度管理 包括以下几大功能模块 出入库台帐 库存数量及价值量统计报表 最优量及最小量管理 供货商管理 16 领导决策支持系统 领导决策支持系统是在大量的数据基础之 上进行综合分析 分析的结果用以辅助领导进行决策 专业化 的领导决策支持系统需要专门的智能系统 17 教育培训系统 教育培训系统实现对教育培育方面的业务进行 管理 如下是一个简单 OA 办公系统的配置解决方案示意 四 终端应用解决方案描述 在大多数 OA 办公系统应用建设的过程中 均采用 IBM Lotus Notes 或 Microsoft Office 系列产品 在利用 IBM Lotus Notes 来搭建 OA 办公应用系统时 常采用 Lotus Domino R5 Lotus Notes R5 中文版群件系统平台来作为系 统应用的基础平台 从功能上看 已经实现了一部分办公自动化的 功能 包含内部电子邮件 并提供开发工具 能集成化开发用户需 要的模块 并能与数据库很好的连接 容易与现有 MIS 系统并存 在利用 Microsoft Office 来搭建 OA 办公应用系统时 常采用 Office 系列产品结合 Exchang Server 和 IIS 等系统 同时需要进 行第三方应用程序 如 VB Delphi 或 VC 等 来制作应用功能部分 随着信息技术应用的不断更新 原有大部分应用信息系统已由 原有的 C S Client Server 模式变更为 B S Browser Server 模式 在应用过程中企业办公人员的使用方式也随之发生了变化 在原有 C S 模式中 办公人员所使用的电脑均为 PC 机 随着 B S 模 式的不断广泛应用 企业员工仍然所使用的 PC 机在一定程度上不能 不说是对企业资源的浪费 由于 PC 机经常需要进行维护 无形中企 业增添了人力和财力的附担 同时对于电脑的管理添加了许多工作 利用终端产品代替现有企业中所使用的 PC 机 解决了企业采用 PC 机应用所带来的诸多不便 这种方案解决模式采用基于 Microsoft 公司最新发布的 WIN2000 服务器 所有终端均应用于此服务器上 那么在应用中所有应用的操作均在服务器端进行 在满足学校应用 的同时增强了可管理性和安全性 联动科技有限公司开发的优胜系列 Windows 终端产品结合现在 OA 办公系统建设中常用的应用软件 进行了各种应用环境的测试 测试环境采用的结构模式为 终端 服务器 经过虚拟环境的应用 我们发现终端产品应用于现有 OA 办公应用系统的建设是可行的 减 少了以前对于电脑管理的烦琐和投入的开支 增强了应用系统的安 全性和稳定性 我们便以 Windows 终端 NC NetPC 为代表的 瘦身方法 和 以 PC 为代表的传统 胖终端 来进行一下具体的比较 看一看各自 的特点在哪里 下表中的 多少代表着相对性能的高低 比较项目 PC 个人电脑 NC 网络电脑 NETPC 无盘工作站 WBT 视窗终端 管理性能 维护 安全性 可移植性 硬件要求 软件资源要求 软件运行效能 网络要求 网络连接 升级压力 适用范围 整体拥有成本 终端产品系统应用的测试情况 1 占用服务器系统资源小 测试表明在有 50 人同时使用