文员档案工作流程总结

1 文员 档案岗位文员 档案岗位流程及标准流程及标准 1 文书处理文书处理 工作项目名称 文书处理 工作内容标准流程应备注意事项 拟文 根据总经理和总经理办公室主任的要求 起草饭店 综合性业务报告 总结 计划 传递 决议等公文 函件 2 管理呈文管理呈文 工作项目名称 管理呈文 红头文件 工作程序标准流程应备注意事项 收文 拟定底稿拟定底稿 对于各部门呈报的文件 要检查 对于各部门呈报的文件 要检查 1 文字表述是否准确 2 格式是否符合规范 3 是否有各部门经理的签字 4 呈送领导是否准确 针对发文底稿 填写或检查发文稿纸 针对发文底稿 填写或检查发文稿纸 1 是否使用饭店统一印制的发文稿纸 2 发文稿纸填写的内容包括 文件标题 主办部 门和拟稿人 发文时间 发送部门 发文文号 部 门经理是否在核稿人一栏签字确认 3 有附件的 应列明名称 4 对于呈报的文件不规范的 应退回呈报部门整 改 各部门 呈报的 文件 中国 科学院 上海学 术活动 中心发 文稿纸 送审 起草文件上报总经理和总经理办公室主任审查 预 览 签发 1 由办公室主任核稿并签字 2 上报饭店总经理签发 付印 分 送 根据分送机关要求 交付印刷呈文 1 发文对象为中心各部门 一式两份 两份存档 复印件分发至各部门 2 发文对象为董事长 分院 一式三份 一份送 董事会并签收 两份存档 2 3 管理行政档案管理行政档案 工作项目名称 管理行政档案 工作程序标准流程应备注意事项 立卷范围 1 重要的会议材料 2 上级主管机关的发文 3 酒店及各部门的工作计划 总结和经营分析报 告 4 酒店筹建 更新交接的凭证 5 酒店财产 物资 档案交接的凭证 6 社会有关部门发来的文件 7 重要的投诉及信访材料 8 重要业务往来的传递材料 9 与外包单位签定的协议 合同 契据等酒店的 营业执照等经营凭据 10 酒店大事记等 1 检查 调整归卷 卷宗 将各类文件 分类存放 并在平 时归卷的基础上 适当调整 确定组 卷 检查保存的文 件是否齐全完整 文件与归卷类目是 否相符 2 排列卷内文件的 顺序 对平时归卷 的公文系统科学的 排列 保持文件形 成的自然规律和先 后顺序 以来文单 位做为排列的顺序 编写标题 标题要结构严谨 文字通顺 精练 简明 扼要 基本结构是 单位名称 时间 问题或文件案卷用 语 填写表格 填写 卷内文件目录 其中包括顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号及备注 卷内文 件目录 装订 1 装订前要填写案卷封皮 要填写项目有 单位 名称 案卷标题 密级 卷内公文材料张数 起止 日期和保管期限等 3 装订文件时要拆除文件原有的金属钉 针 用装订线装订 装订时要防止装订 后遮住卷内文字 归档 1 将整理好的案卷归档 按照年度排列 2 对存档的案卷统一编号登记 3 保持卷与卷之间的联系 便于调阅 印花税 1 对合同内容计算外包单位的印花税 2 填写入表 并交于财务部 3 待财务部购买后 贴于对应合同背面 3 查 借阅 1 如部门经理因工作查阅存放的档案时 a 查阅本部门档案 须填写 档案查询记录表 b 查阅非本部门档案者 须得到办公室主任的同 意后方可查阅 2 如各部门经理因工作外借存放的档案时 无论是 否为本部门档案 都须得到办公室主任的同意后方 可借阅 并在 档案查询记录表 上登记归还时间 并由借用人签名 由档案管理人员确认 档案查 询记录 表 除中层干部以上不 得随意查阅档案 如需查阅 须由部 门经理委托签字 办公室主任批准方 可查阅 一切责任 有部门经理承担 4 4 集团手机 集团手机号码管理 每月 号码管理 每月 5 5 接待 接待 VIPVIP 客人客人 工作项目名称 接待 VIP 客人 工作程序标准应备注意事项 落实 1 当接到分院 VIP 客人将要抵店的 住宿预订单 后 确认 VIP 客人的身份 接待等级 预住天数 款待项目 付费方式等向办公室主任报告 2 与分院办公室做 VIP 客人行程确认 保证 VIP 客人入住 离店有饭店领导接待 3 对于多间住房的 应落实每名客人所住的房型 住宿预订 单 尽可能掌握 VIP 客 人信息 缓解一线 部门服务压力 工作项目名称 集团手机号码管理 工作程序标准应备注意事项 制表 制作 学术中心 移动工作手机通讯录 如有 人员改动及时更新 如有人员变动及时 与移动公司联系 审批 将打印好的 移动工作手机通讯录 上报办公室主 任审批 分送 审批合格的 移动工作手机通讯录 表进行复印分 送至各部门经理 仓库 总台 商务中心 房屋中 心 安保等处 充值 1 对岗位手机的使用期限 制定统一的充值期限 2 发放 岗位手机充值通知 至各部门 3 充值后余额制表报至各部门 注销手机号码不再 做充值安排 账单 1 每月月初移动公司将账单发至邮箱 2 对账单进行核实 3 确定无问题后 打印交至财务部 尽可能打印在一张 纸上 4 下单 将办公室主任审批后的 住宿预订单 一式三份 下发给总台 销售部各一份 部门留存一份 通知 1 根据分院提供 VIP 客人相关情况 如 航班号 列车号 用餐情况等 制作 VIP 抵店通知书 并上传到老 OA 上 2 通过飞信短消息的方式将 通知概要 发送至 总经理及各部门经理手机上 贵宾团 体接待 服务计 划单 安排抵店 1 按照客人乘坐的交通工具预计抵达的时间 提 前通知相关人员及部门做好准备 2 随时与司机或同行人员保持联系 以便掌握最 佳的迎接时间 3 如客人自行开车抵店 应提前通知保安部预留 车位 检查 1 如遇到客人有用餐准备的 应提前三十分钟落 实餐厅 康乐等区域的准备工作 2 查看保安部是否预留车位 3 如有遗漏或错误 在时间允许的条件下 立即 通知责任部门整改 如时间不允许 应立即向办公 室主任汇报 鲜花 水果 报纸 房卡 房门钥匙及 个人特殊喜好的物 品是否已备齐 房 间的卫生及设施设 备有无明显不达标 的问题 房间钥匙 是否好用 VVIP 客人的房间 应由客房部经理 或办公室主任 检查 迎接 1 提前通知前厅部经理及行李员 客房部经理等 人到客人大堂 避免多人围着一个 客人转 而个别客 人却无人过问的现 象 服务 1 当客人确定就餐地点和时间后 立即电话通知 餐饮部做好准备 留出餐位 4 提前十分钟到客人所在楼座的大厅内或餐厅等 待客人 5 当客人抵达餐厅后 引领客人到所在餐厅就餐 6 随时与餐厅联系 当得到客人准备离开的信息 后 立即到餐厅等候客人 如客人邀请一同就 餐 应婉转地谢绝 客人 是否需要 送别 1 向办公室主任确认客人的预离时间 2 通知各部门经理提前五分钟到达大厅 在大厅 内列队站好 3 预留车道并查看车辆是否到位 4 当客人出来后 督导行李员做好行李服务 5 当客人上车后 送别人员站立一排挥手示意 5 收尾 1 每月月初总台上交须签的签单 1 分院签单 红单 a 核对红单上涉及 VIP 客人消费项目 b 如无差错 送交分院办公室 c 于一周左右后 取回签好的红单 2 饭店签单 白单 a 白单由饭店总经理签字 2 汇总签单单据 交至财务部门核算 红单 白单 6 6 编排 编排 总值班经理值班表总值班经理值班表 每月 每月 工作项目名称 编排 总值班经理值班表 工作程序标准应备注意事项 制表 参照经理排班顺序的班次顺序 编排下月的 总值 班经理值班表 如遇国定假日须在节假日前 3 天 制作 节假日 经理值班表 部门值班表 1 节假日经理值班表 须与各部门经理沟通 得 到确切值班日期等信息 2 部门值班表 须督促各部门及时上报部门基层 干部值班信息 确保节假日期间饭店工作的顺利进行 总值班 经理值 班表 节假日 经理值 班表 部门值 班表 每月排班时 共 12 位领导 11 位 为一轮 其中 1 名轮空 下发 1 总值班经理值班表 复印 15 份 2 复印后发至各位领导 总台 房屋中心以及监 控室等处 保存 将使用过的表格存档 值班数计 算 1 每月 16 日至经理值班室抄誊 总值班记录表 2 统计各部门经理值班数 3 制作经理值班表 一式三份 7 7 饭店公章管理 饭店公章管理 工作项目名称 饭店公章管理 工作程序标准应备注意事项 使用 1 申请部门填写 公章盖印申请表 2 由申请部门经理签字和饭店分管领导签字方可用 公章盖 印申请 办理手续时 须进 行严格审核 查验 6 印 申请部门经理 第一负责人 对用印全权负责 3 总经理办公室接到申请表后 由专人办理用印 登记手续 并加盖公章 表需盖印的文件是否 与申请表上登记的 文件的文件名称一 致 有关手续是否 齐全 确认无误后 方可加盖公章 保管 1 饭店公章由专人管理并放在带锁的抽屉内 使 用后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携 带 2 负责公章的管理人员不能拿公章作私用 一经 查实将按饭店 员工守则 从严处罚 8 8 饭店合同章管理 饭店合同章管理 工作项目名称 饭店合同章管理 工作程序标准应备注意事项 使用 1 先向总经理办公室领用 委托书 2 经总经理审核并在委托书上签名授权 3 合同及委托书交由总经理办公室核对 方可在 合同上加盖饭店合同专用章 委托书须进行严格审核 查验需盖印的文件 是否与申请表上登 记的文件的文件名 称一致 保管1 饭店合同章由专人管理并放在带锁的抽屉内 使 用后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携带 2 负责合同章的管理人员不能拿公章作私用 一经 查实将按饭店 员工守则 从严处罚 9 9 饭店证照使用管理 饭店证照使用管理 工作项目名称 饭店证照使用管理 工作程序标准应备注意事项 使用 1 证照原件及复印件使用由经办人携带相关 办 理通知 并填写 证照借用申请表 2 由总经理办公室人员办理登记手续 写明日期 部门及借阅事由 经分管领导请示确认后才可生效 3 证照一般情况下不得携带外出使用 如有特殊 证照借 用申请 表 7 情况带出使用 必须经分管领导批准后方可带出使 用 证照带出期间由部门经理 第一负责人 对证 照的使用承担一切责任 管理 饭店拥有五项持证机构 学术中心 好望角 商场 车队 影视部 另有其他相关证件 1 中心相关的营业执照正 副本 组织机构代码 证正 副本 税务登记证正 副本 各种卫生许可 证正 副本以及关于饭店其他证照正 副本等由办 公室统一管理 除中心的税务登记证正本由财务部 保管外 2 证照由办公室专人管理并放在专用文件箱内 使用后应及时归还原处并上锁锁牢 钥匙随身携带 3 按照有关规定要求按时办理各种证照的年检 变更 更换工作 保证公司经营主体资格符合法律 法规要求 1010 报刊征订 每年年底 报刊征订 每年年底 工作项目名称 报刊征订 工作程序标准应备注意事项 制表根据本年度各部门报纸订阅情况 制作下一年度 征询表 征询表 征询1 将 征询表 发至各部门经理 2 部门经理根据实际情况 按规定可增减报刊项 目数量并填写 征询表 部门经理签字 3 在期限内 将填写好的 征询表 交至总经理 办公室 如增加报刊项目须 填写 申请书 除摊派及赠阅报 刊外 汇总1 总经理办公室人员根据部门 征询表 做好下 一年度报刊订阅汇总表 2 汇总表 一式三份 办公室主任 财务 邮 局 3 根据各部门上报的摊派或赠阅报刊 做好登记 制作 安保分配表 交至监控室 汇总表 支付1 根据 汇总表 集订分送项目 传真至邮局报 8 刊订阅办公室 2 根据邮局报刊订阅办公室报价 填写支票领用 单 3 领取支票至邮局付款并取支票 非收据 4 凭支票至财务部销帐 1111 办公设施维保 办公设施维保 工作项目名称 办公设施维保 工作程序标准应备注意事项 一体机1 维保公司每月进行机器维保 填写 维保单 2 根据上一年度维保单 上一年度合同签订下一 年度维保合同 以年度未支付单位 复印机1 维保公司每月进行机器维保 记录复印数 2 根据上一季度打印数值表 发票 填写报销单 以季为支付单位 1212 派车工作 派车工作 工作项目名称 派车工作 工作程序标准应备注意事项 申请1 申请部门向办公室主任提出公务用车申请 2 获批后 填写 派车单 沟通办公室人员与驾驶员沟通 确定车辆使用时间 告 知使用部门 登记车辆使用结束后 根据使用情况填写 派车单 1313 板报制作 板报制作 工作项目名称 板报制作 工作程序标准应备注意事项 9 党政板报1 确定板报刊登内容 2 提交内容由办公室主任审批 3 获批后于每月 10 日做板报内容更新 荣誉板报1 根据部门上报获奖信息制作获奖板报 主板 2 将原有获奖板报 制作成标题贴于 荣誉回顾 副板 生日板报每月月初根据人事部提供名单更新板报 1414 中心分机号码表编辑 中心分机号码表编辑 工作项目名称 中心分机号码表编辑 工作程序标准应备注意事项 制表根据人事部提供的人员岗位变动情况及饭店安排 修正 中心分机号码表 中心分 机号码 表 密切注意饭店人员 变动情况 特别是 办公室电话变更情 况 审批上报办公室主任审批 发放审批后 发放至各部门经理 房屋中心 总台 监 控室等 通知部门经理复印下发至各主管处 1515 总办资产 总办资产 字画字画 工作项目名称 总办资产 字画 工作程序标准应备注意事项 总经办 在编字画 总幅数 24 幅 国画 3 幅 题词 16 幅 签名 4 幅 书法 1 幅 总经办 字画目 录 存于档案仓库 总经办 编外字画 总幅数 24 幅 待财务部做备案入库 国画 11 幅 存于档案仓库 10 书法 1 幅 饭店字画 证书 收藏证书 11 本 另附 照片资料 1 张 以上内容为我以上内容为我 2013 年工作总结流程的编写 其中部分内容