2010年度办公室工作总结.doc

2010年度办公室工作总结+ T# fr a6 b! D今年在高书记的直接领导，各副总经理、各部门同事的大力配合及支持下，办公室全体员工认真学习、努力提高各自岗位的业务素质，勤恳工作，能较好地履行了各岗位工作职责，积极践行高书记提出的“三二一”（“三要求”：制度化、效率化、规范化，“两注意”：注意经常性、基础性，“一体现”：执行力体现）的工作思路，紧紧围绕本部门的基础管理和企业文化建设等中心工作，在提供优质服务、创造优美环境、发扬优良作风的基础上力求实效，实现了领导信得过、同事能满意的预期效果，较好地完成了公司下达的各项工作任务。2010年度办公室工作取得了一定成绩，现将有关情况总结如下：% M+ t j; o5 X Z, b办公室工作最大的特点就是工作繁杂琐碎。今年来，办公室在高书记的带领下，充分认清了当前本部门需要清晰分工，责任明确，精诚团结、塌实工作，进一步加强了内部基础管理工作，认真做好每一件事，使每项工作有目的，有标准，有结果。1 e A7 j S X& n. W一、加强办公室内部基础管理，练好内功求实效。 v, ?$ L2 Z0 e2 j x1、工作标准化方面，办公室组织全体人员正在重新编制工作流程、工作标准、行为规范、应知应会知识，力求做到精细化。 I7 v* q* D& J4 T; A3 L2、修订、完善了有关管理制度，包括网站管理办法制度、办公环境卫生、绿化、消防管理制度、礼仪礼节手册/廉洁行为准则（试行）、办公设备管理制度、办公用品管理制度、关于强调办公纪律的通知、文书补充制度等。$ R0 z* K! 4 u$ N# P+ s/ Z3、在高书记的组织下，办公室内部推行了每月召开“行政人事工作会议”，会议的目的就是希望达到相互沟通和了解、合作分工的效果；传达公司的要求，让大家能反映工作问题，提出相应要求，强调各岗位的工作总结和反馈，该工作会议大大激发了办公室全员的工作积极性和主动性。6 g7 b: j9 K* W二、加强各项专业管理，使办公室管理水平有效提升。; 2 K6 ) i8 a. O N* L1、文书档案资料管理1、文书档案资料管理( z, i& - L8 1 （1）文件收发管理工作：对以公司名义起草的文件，认真审核，严格把关，及时催收，确保齐全完整；完成各类办公文件、会议资料等的起草、上传、下发及分类归档保存。本年度以公司名义对内、外单位发放的文件共有160份，其中办公室代为发放的文件为95份，签收外来文件共17份，内部收文50份。1 F x& t9 L4 c4 & ?$ 7 N9 k（2）档案管理工作：档案室从3月份开始进入到档案整理阶段，严格执行档案管理的归档、借阅、保密制度。把公司有史以来的工程资料按竣工日期进行了汇总编号；完成了*工程等共26个工程共500多卷资料的卷内容目录录入工作，对已完成录入工程的资料目录进行文档输出，按城建档案对卷内目录的要求编制、打印，并且进行封面录入并打印并入盒上架；完成公司折叠和不可折叠的实物档案（包括奖旗、奖牌/杯、光荣册、样板工程证书）目录编制并贴上档案号，拍照备份等工作。目前如期完成了档案管理第一阶段的工作任务，该工作得到了公司领导及各部门的一致认可。6 E t4 jN4 g( f（3）印章管理工作：1-11月份公章用印1639次，合同章用印143次。其中盖章申请表：*总审批394张，*副总审批247张，*。本年度各部门报办公室申请刻制的项目部印章25枚及资料用印章8枚，费用合计1960元；回收项目部印章2枚。( A% M; v ?! w4 L（4）信件管理工作：1-12月份各职能部门共寄出309份快递(寄至珠三角地区较多，主要是珠海、中山、茂名等地)，共费用3067元。其中总经办寄出*份，工程部寄出*份，*。, q$ ?0 D% S& n# b（5）内刊管理工作：完成了每逢双月份8号发行的企业内刊*总第六至十一期的编辑、出版、发行等工作，共发行了6期，每期各印刷300份，印刷费用合计9000元；每期内刊准时发放至各职能部门、项目部；内容较为丰富，增加的行业动态具有知识性和指导性，报道的内容受到了郑总和员工及外单位人员的肯定。, p! a/ b3 T5 H2 q4 F# u3 （6）图书/报刊管理工作：完成了各部门征订2011年度报刊杂志的汇总及申购工作，共订购了书籍/报刊共计16份，费用为14458元。- U( F, x* j. y; i$ （7）名片/表单印制管理工作：印制员工名片*盒，费用1155元；各职能部门及项目部印刷表单，订制锦旗、横幅等费用合计30716元。6 P, c y/ K; t3 E# u2、会议管理5 K) ?; M% t4 T（1）本年度召开部门以上及专题工作会议（总经理主持的）共60次，其中高层领导会议7次，部门经理例会6次，项目经理例会8次；办公室负责编写、发放相关会议纪要共45次。1 W0 J0 5 X; K- c l（2）办公室1月份举办了公司档案管理培训，3月份组织举办了公司内刊*创刊一周年座谈会，11月份举办了档案管理第一阶段工作专题汇报会，4-12月份部门内部召开了行政人事会议共6次。% U: ?: n9 J2 u$ r/ K# ) g3、物资财产管理; N3 W1 u- 8 w （1）固定资产管理工作：目前只完成了17楼新装修办公区域采购的新办公桌、椅、书柜等办公家具的标识、统计及领用工作，本次共登记入册的有屏风卡位办公桌29张，职员椅63张，文件柜18个，无门活动柜66个，会议桌1张，会议椅8张，真皮大班椅5张等办公家具一批，总费用128897元。对原17楼办公区域内的低柜做了标识，并已标识分配给有关职能部门使用。! x, y8 cn# 0 1 h（2）办公用品管理工作：为节约开支、杜绝浪费修订了办公用品管理制度，对办公用品的申请、购买、保管、领用等各个环节均作了规定；保管落实到各使用人，管理品实行以旧换新，做到所有办公用品收发一目了然。目前共有14个部门申请领用，1-12月份办公用品总费用为81308.31元（其中：职能部门的消耗品31149.91元，管理品6054.86元；项目部的消耗品38618.74元，管理品5484.80元；），耗材费用为44803元（其中：职能部门20508元，项目部24295元），平均每月的办公用品及耗材费用：10509.27元。, u0 q; O; u6 E; q0 U（3）办公设备管理工作：为加强办公设备管理，制订了办公设备管理制度，将在做好公司现有办公设备的资料录入、标识工作后实施该制度。1-12月份共购置了新的电脑49套，手提电脑1台，数码相机3台及电脑配件共四批，喷墨打印机3台，HP激光打印机1台，复印机1台，传真机2台，西门子电话机29台，费用合计216625元；设备维修更换配件17次，费用10920元；已报废的设备有复印机1台、电脑主机2台、打印机3台；拟报废的设备有传真机1台。/ X: , d5 C; U+ n! i6 T1 I, i& （4）工服管理工作：为统一公司项目部的形象，便于现场管理，本年度协助林副总订做了项目部冬、夏装工程服各500套，保安服冬、夏装各150套，订制总费用为：102000元，具体保管及领用由材设部负责，领用手续由工程部审批。拟订制职能部门员工工作服，样板已呈领导过目选款后，另外选择了厂家再次进行了打板及报价，待呈总经理审批。1 V6 b/ x3 v- % 5 A4、车辆管理0 r+ Z5 W5 . _# M- x（1）车辆日常管理工作：积极加强车辆规范化管理，正逐步建全公司车辆、司机、维修、出车的台账和标准，严格管理，合理调度，保证了公司正常的生产经营秩序。办公室负责管理车牌号粤A*的车辆， 1-11月份的车辆支出费用为：% a l, 1 p1 s燃油费：在淘金定点加油111次，共4730.19升，费用33971.33元，长途外出加油9次，费用1800元；总费用为35771.33元。4 W. Q4 ?8 f8 . x- L: ) v7 f% & M粤通卡及路桥费：费用12698.06元。: P9 f! J/ $ i5 x5 z) t% _& V车辆保养及维修：共9次，费用11538.60元。7 + R: p, C h$ 4 T$ R Z（2）车辆的调度和使用工作：为方便于月度统计出车记录，从7月份开始使用新拟定的“用车申请审批表”表格来申请出车。出车总计约376车次，行程约6万公里。1 z! O/ I& u& o1 M8 B0 a( i4 ) D（3）车辆保险续费工作：完成了公司车辆的保险年度续费工作，共15台车，购保险总费用为：53542元。( L v7 Q- k/ p& I4 W: 4 W7 B5、证件管理* f% g( m$ K A; d（1）企业证照管理工作：完成了*、*、*三个公司的营业执照、组织机构代码证的年检、增资变更工作，*资质证书增资后的变更登记工作，*公司的股东变更工作。6 S8 O# GH& ?& K) L- * J（2）员工注册类证件管理工作：今年完成了*师注册共3人。 h# ! n S) 2 G3 h: s4 （3）职称证件管理工作：拟定了2010年新增员工执业资格及职称证补贴情况统计表(一)至(三)，享受补贴人员共20人，其中1-12月份共收到了员工的14个中级职称证、18个初级职称证书。) L, b6 E% Y. g) h: : v- D# _（4）证件外借管理工作：1-12月份分公司、各职能部门及项目部外借公司以上7大类证件次数为：139次。7 i4 g+ O0 r9 H; 6、信息化管理. _1 u) _8 7 |* A* & N) C1 O6 x（1）网站管理：组织办公室、人力资源部人员参加网站建设、维护培训；制定了公司的网站管理办法制度，并安排好人员各自负责相应模块，逐步充实、更新网页资料；就公司网站现行的外观效果及内容设计，征集全体员工的意见。公司的网站建设在本部门及人力资源部的协助下基本完成并已于通过*总审阅，目前已进入日常维护状态，4-12月份共更新了14次，更新内容19篇。* R& R2 m D7 l* O（2）OA办公自动化管理：根据人力资源部的月度项目部各岗位人员名单统计表，每月及时更新公司在“OA办公管理系统”中职能及项目部各岗位员工的资料，做好公司会议纪要及公告栏的信息及时上传等工作。7、公共关系管理3 P. o. R2 1 Q* c$ B7 z9 j- P& T为加强公共关系管理工作，树立品牌，做好宣传。今年以来，办公室将品牌形象和宣传作为一项比较重要的工作，组织或配合有关上级部门开展了一系列宣传、策划等工作，加强企业文化系统建设，进一步增强了企业的凝聚力和向心力，企业形象也得到进一步的提升。4 b; I4 G1 U& i) r2 A（1）品牌宣传工作：6月底跟进完成了公司新的宣传画册的设计、终稿审核、印刷工作，共1000本，费用共计98400元。联系市*联合会办公室领导，落实在联合会网站刊登本单位最新新闻动态的工作。5 x; V8 g2 + D4 b# Z* K5 M/ A# Q（2）广告策划工作：完成公司参与赞助的*赛的具体广告宣传稿设计工作，共6份。+ C( Q1 N+ Z) Y( ( C( q（3）庆典活动工作：3月份组织了2009年度表彰暨迎新春座谈会，11月底跟进*项目部举办奠基仪式中的本公司的企业文化宣传设计、锦旗制作等工作。* * Z5 w* S a% （4）赞助活动工作：为了加强公司对外形象的宣传，公司参加了由广州市人民ZF主办的 “2010*邀请赛”，我们完成该次活动所涉及的广告设计、短片剪切、横幅及空飘的文字内容等工作，并组织安排好公司职能部门人员观看当日活动。活动后积极与*联合会、*杂志社等单位联系，已在他们官方网站发布了报道。0 k5 _* x3 M! E! Y Q- q4 5 w（5）争创荣誉称号：开展了2010年度“守合同、重信用企业”的申报、评选工作；企业内刊*被广东省企业联合会、广东省企业管理咨询协会评为“2010年度广东省优秀企业报刊”。1 W( R3 + p C% Q1 n5 y8、环境卫生管理$ A& f, T * l j6 s, F（1）办公环境卫生绿化管理工作：为明确卫生清洁工作和维护工作的责任和标准，搞好办公区域的绿化、美化、净化，创建文明、整洁、优美的办公环境，已制定了办公环境卫生管理制度。2 i9 h( m u% M* U+ h# d5 f- j# A为加强办公环境的秩序维护工作，担任环境管理员负责检查工作，于10-12月份共进行了6次办公环境巡查工作，发现工程部个别空的工作台面摆放杂乱，经营部、机电部、材料设备部的公共通道放置纸箱杂物，已要求以上部门即时整改。11、员工福利管理 Z+ R% o$ N8 d9 i（1）年度员工体检工作：做好了符合参加2010年度员工体检资格的人员名单汇总、体检项目费用申请、发放体检通知（12月2-3日）等工作，本年度体检总人数约233人（A餐37人，B餐69人，C餐127人），费用合计约：60168.00元。$ L7 i$ L* E r$ t! u2 P（2）节日礼品慰问工作：进行了新春员工慰问礼品采购及发放工作；做好了中秋节前的员工月饼派发的工作（采购月饼共927盒，费用84615.18元），F8 U) t) i. z- I12、文娱活动管理, c# x/ n4 C2 A4 A7 E/ V（1）文体活动管理工作：9月15日组织安排好公司员工（约70人）参加游览白云山的活动。& a8 F 2 ?# j6 U, （2）集体旅游工作：做好了组织对荣获2009年度“特别贡献奖”、“优秀员工”称号的员工，于8-10月份分四批参加了上海世博会四(五) 天参观团的工作，广州出团（三批共49人）外出参观费用总计：300691元，另对剩下的5位因工作忙及其他原因无法参团的先进员工进行了旅游补贴发放，费用为22500元。# S8 v! T) B* e3 r! W13、员工行为规范管理9 / : u+ D% D2 E# （1）礼仪管理工作：为了更好地规范公司员工行为，印制了礼仪礼节手册/廉洁行为准则(试行)小册子500本，发放至各部、室并组织各部门员工学习。14、日常事务管理 y! W- U$ n; y8 M4 C5 w（1）行政经费管理工作： M- q9 C% ?8 W2 F4 y) ah! M7 l办公话费及网络宽带费用：75590.67元(其中：话费47804.78元，宽带27785.89元)，每月平均电信固话费约为3983.73元。& R! q* B7 K% _. W3 o6 j公司的网站域名于10月份到期，办理了2010年11月1日至2013年10月31日共三年的续费工作，共350元。: f, * x. J2 p公司租用三五互联公司的网站空间于11月中旬到期，续订了公司网站系统和空间租赁（2010年11月18日至2012年11月17日）共两年，费用为5880元。$ X7 # A& I/ N# f8 q$ d% n办理2010年度守合同重信用企业会费及公告费共600元。 L2 m. A5 GJ+ . K（2）跟进*单元的房产产权归属、交接、物业收楼等工作。协助总经理签定了*个单元的房屋租赁合同共3份，及办理好以上房屋出租管理备案、收租等手续。- a5 YWu- (3) 跟进新办公区域的全程装修、网络及程控电话的配置工作，做好原办公区域的办公家俱及墙体等维修、更换工作。2 H2 d! T8 r( J三、加强学习，提高效率，确保部门工作高效运转。 - D4 g% O. s一是办文方面。我们本着“提高自我，促进工作”的原则，加强了相关知识的学习，提高了理论水平和工作能力。在具体工作中，我们克服人少文多的实际困难，完成公司工作总结、领导对外文稿、领导讲话、会议纪要、通知通报等110份相关材料的撰写工作，较为圆满地完成了任务。 + UL6 r5 R! D7 n; 0 t- 二是在办会方面。我们按照“认真周到，精简高效”的原则，认真组织或协助有关部门做好了公司级会议及各专业例会的召开，对通知、会场、材料、签到、行政等会务，实行全员参与，各负其责，确保了组织周密，秩序井然，纪律严格，效果良好。6 V$ p3 k+ V8 X三是在办事方面。我们本着“能办快办，全力以赴”的原则，突出办事效率，务求办事质量，对能办的立即办，一时办不了的创造条件办，不能办的及时做出解释，充分展现了办公室工作人员良好的工作作风。四、存在的问题和2011年的工作计划0 1 Z# |: L/ * Ng(一)存在的问题; 7 O8 r3 r# m* F1、OA办公自动化管理系统，目前各部门使用情况仍不理想。: Y/ F5 L d* J! m Q2、涉及各类行政经费管理支出等的有关业务工作流程不够清晰。8 J! y. |. z0 V) r# 3、因缺少相应岗位人员的设置，存在办公设备中的电脑维护、检修工作造成未能够及时完成的现象。5 W9 m* : G. j, A7 i8 A( z办公室在公司领导的支持下，在各部门的积极配合下，在部门全体员工团结协作共同努力下，克服了工作头绪多，人员紧张等矛盾，较好地完成了各项工作任务目标。但是我们清醒地知道，我们的工作标准离领导的要求、发展的要求，以及自身的要求还有一定差距：管理制度仍需完善、落实工作的力度需要进一步加大；工作人员的责任心和主动性有待进一步提高，服务的观念有待进一步转变；部门之间的联系有待进一步密切，工作应当更进一步注重成效等等。特别是在领会公司领导的思路意图上还需要进一步提高，以便于更好地发挥职能部门的服务作用。这也是我们